Etapp 3. Säkerställ informationens kvalitet och användbarhet

Åtgärdsvägens tredje etapp är säkerställande av beviskraften och användbarheten av informationsmaterial som ska arkiveras. Högklassig och tillförlitlig information är enhetlig till sin struktur och exakthet och sina metadata. Den är lätt att använda och behandla. I detta avsnitt lär du dig vad beviskraften och användbarheten består av och hur de kan stödjas och upprätthållas. Du lär dig också om beskrivning av informationsmaterial som ska arkiveras samt om särdragen hos arkivanvändningen av informationsmaterial.

Vad avses med högklassig information?

Ur arkiveringens perspektiv är högklassig information beviskraftig, användbar och begriplig. Användaren ska utan svårigheter kunna förstå

• vilken information det är fråga om

• när informationen har tillkommit

• vilken instans som har skapat informationen och vilka sammanhang den anknyter till

• vilka åtgärder som har genomförts för informationen i dess olika livscykelfaser

• på vilket sätt informationen anknyter till annan information

• på vilket sätt informationen får och kan användas.

✔ Utnyttja kvalitetskriterierna för information i bedömningen

Statistikcentralens kvalitetskriterier för information har i första hand tagits fram för bedömning av kvaliteten hos strukturerade informationsmaterial av registermaterialskaraktär. Principerna för dem kan dock med fördel tillämpas på alla digitala informationsmaterial. Egenskaperna hos högklassig information har i kriterierna strukturerats enligt följande:

• Hur beskriver informationen verkligheten? Är den felfri, exakt, heltäckande, konsekvent och uppdaterad?

• Hur har informationen beskrivits? Hur kan man försäkra sig om dess autenticitet och ursprung? Är metadata begripliga?

• Hur kan informationen användas? Överensstämmer informationen med rekommendationerna? Är den tillgänglig i rätt tid? Kan den användas av de som har användarrättigheter enligt bestämmelser och verksamhetssätt? Finns informationen i maskinläsbar form?

 

Säkerställ beviskraften och användbarheten

Information är beviskraftig när dess autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet har säkerställts. Beviskraften bygger bland annat på informationsinnehållet och metadata som beskriver informationsmaterialets

• struktur 

• innehåll 

• ursprung

• aktörer 

• förhållande till annan information 

• förhållande till andra informationsmaterial 

• andra samband.  

Beviskraft gör det lättare att söka och använda informationen. Den information som används ska vara lätt att hitta, känna igen och tolka. Detta grundar sig på högklassiga metadata samt bland annat egenskaperna hos informationssystemen. Begripligheten främjas också av kompletterande dokumentation, dvs. till exempel information om de använda koderna och beskrivningar av informationsstrukturerna.

“Metadata är information som beskriver informationsmaterialets kontext, informationsinnehåll och struktur samt dokumenterar och styr behandlingen och hanteringen av det.” Källa: Finto, Tietotermit

Dessutom förutsätter användbarheten ett kontrollerat genomförande av användarrättigheter. Offentlig information ska vara lätt tillgänglig, så tillgången till information som enligt lag ska hemlighållas eller skyddas måste kunna begränsas. Användningen av informationsmaterial kan vara begränsad till exempel på grund av

• begränsningar som anknyter till informationens offentlighet

• skydd av personuppgifter

• immateriella rättigheter, till exempel upphovsrätten

• behovet av att skydda ett uttryck, till exempel en handling i analog form, och dess fysiska skick.

Användningsbegränsningarna ska vara tillräckligt exakt fastställda och genomföras entydigt så att de kan användas maskinellt och automatiserat. Tillhörande metadatas riktighet och uppdaterad användarhantering ska säkerställas under informationens hela livscykel. I arkivet ska användningsbegränsningarna vara anknutna till den lag, det beslut eller det avtal som den rättsliga begränsningen grundar sig på. Det är också viktigt med information om begränsningens varaktighet och när tiden för begränsningen börjar löpa.

I en analog verksamhetsmiljö har registreringspraxis, förvaringsordning och katalogiseringsuppgifter säkerställt handlingarnas användbarhet, skapat en koppling till kontexten för deras tillkomst och behandling samt stött beviskraften. I informationssystem förverkligas en del av beviskraften bland annat genom integritetskontrolltecken och tekniska egenskaper. Det går inte till exempel att lägga till eller ta bort något väsentligt i systemet utan att lämna spår efter ändringen. Utifrån användarrättigheterna lagras i samband med informationen även användaruppgifter och olika tidsstämplar, som dokumenterar till exempel tidpunkten för skapandet eller redigeringen av informationen.

Börja i tid, korrigera vid behov

Begripligheten och användbarheten av informationsmaterial som ska arkiveras kan inte vara beroende av minnet, eftersom det sker förändringar i personalen och minnesuppgifterna om materialen förvittrar. Ett underlag för framtida användning skapas genom utbildning av och anvisningar till personalen samt mångsidiga metadata och beskrivning och dokumentering av informationsmaterialen. Värdet på information som stöder informationsmaterialets begriplighet och användning klarnar senast då det inte längre finns någon i organisationen som känner till ett visst informationsmaterials hela tillkomsthistoria och användningssätt.

I praktiken grundar sig hanteringen av informationsmaterialen och användningen av dem i olika livscykelfaser på metadata. Metadata är information som beskriver informationsmaterialets informationsinnehåll, kontext och struktur samt dokumenterar och styr behandlingen och hanteringen av informationen. Metadatas kvalitet inverkar på hur enkelt eller svårt det är att använda informationen eller till exempel att göra en arkivöverföring. Kvalitetssäkringen bör påbörjas redan när information skapas och tas till vara. Informationen bör då genom klassificering, andra metadata och behövlig kompletterande dokumentation kopplas åtminstone till aktörer, tid, plats och den uppgift och verksamhetsprocess där den har skapats.

Högklassiga metadata grundar sig på standarder samt anvisningar och rekommendationer som getts utifrån dem. Metadata ska vara riktiga, tillräckliga till mängden, aktuella, begripliga och helst maskinläsbara.

Kom ihåg att även metadatas ursprung måste dokumenteras. Vid bedömning av informationens kvalitet och tillförlitlighet är det viktigt att man vet när metadata har producerats, om de har producerats av den ursprungliga skaparen av informationen eller om de har producerats i en senare livscykelfas. Har metadata producerats på det traditionella sättet, dvs. manuellt, eller grundar sig produktionen av dem på automatisering och behandlingsregler? Har de i något skede producerats till exempel av mekanismer som baserar sig på automatiserad innehållsbeskrivning eller artificiell intelligens? Observera också att gränsen mellan informationen och metadata som hänför sig till den inte är entydig, särskilt när det gäller strukturerad information. 

Stöd informationens kvalitet bland annat på följande praktiska sätt:
Kom ihåg att det aldrig är för sent att förbättra kvaliteten på informationen eller hanteringen av den.	Om metadata är otillräckliga, det saknas beskrivningsuppgifter eller dokumentationen är diffus, börja ackumulera dem när du har observerat bristerna. Om informationen har försvunnit helt och hållet eller blivit korrumperad ska du dokumentera även det, så att bristerna och orsakerna till dem kan konstateras senare.
Kom ihåg överensstämmelsen med rekommendationerna och kraven.	Myndigheterna ska i sin verksamhet iaktta kraven i lagstiftningen eller annan reglering. Iakttagandet av rekommendationer och standarder stöder informationens kvalitet och begriplighet samt upprätthållandet av den. Det stöder också interoperabiliteten och underlättar för sin del bland annat överföringen av information, dvs. genomförandet av migrationer.
Förstå betydelsen av metadatakraven i anslutning till informationshantering, ärendehantering och arkivering. De ersätter inte andra metadata, utan kompletterar dem.	Metadatas kvalitet, tillgänglighet och upprätthållande är särskilt viktiga när det är fråga om informationsmaterial som ska förvaras långvarigt. Se till att detta beaktas vid utvecklingen av verksamhetssätten och reglerna i anslutning till metadata.
Kom ihåg enhetliga, standardiserade metadata som bygger på till exempel värdelistor och unika identifierare. Klassificeringar och koduppsättningar som använts och dokumenterats korrekt är också viktiga.	Metadata som producerats i formfria textfält är också oenhetliga till innehållet och kvaliteten samt svåra att tolka. I samband med informationsöverföringar kan de medföra extra arbete och göra det svårt att använda automatisering. Att hålla kodnycklarna tillgängliga och bevara deras begriplighet säkerställer att till exempel informationsmaterial som grundar sig på numeriska koder kan användas och förstås.
Etablera enhetliga förfaranden för benämning av ärenden och handlingar.	Enhetliga registreringssätt gör det lättare att söka information och genomföra dataskydd, då till exempel sekretessbelagd information inte hamnar i titlar av misstag.
Om metadata måste läggas till manuellt, säkerställ att det finns tydliga förfarandesätt och anvisningar för det.	Användarna av systemet och andra producenter av information har en nyckelroll när man talar om högklassig information. Automatisera produktionen av metadata alltid när det är möjligt.
Bedöm hur informationssystemets egenskaper stöder verifieringen av informationens autenticitet och tillförlitlighet.	I informationssystem förverkligas en del av beviskraften bland annat genom integritetskontrolltecken och tekniska egenskaper. Ett ändamålsenligt dataskydd stöder också kvaliteten och integriteten
Dra fördel av dina egna och andras inlärningsupplevelser.	✔ Fallexempel: Enhetliga registreringsuppgifters betydelse Ett litet statligt ämbetsverk tog ett ärendehanteringssystem i bruk. Ämbetsverket hade inga tidigare registreringspraxis, så den nya uppgiften och det nya systemet infördes på prov. I det elektroniska systemet var det lätt och trevligt att göra sökningar. Det elektroniska diariet överfördes till arkivet i pappersform 15 år senare. I de alfabetiska utskrifterna märktes att de som inlett ärendena hade registrerats på varierande sätt, antingen förnamnet eller efternamnet först. Det fanns flera varianter av företagens namn, vilket påverkade den alfabetiska ordningen. Det var nästan omöjligt att använda diarieutskrifterna i pappersform. Det elektroniska systemets goda sökningsegenskaper hade dolt detta problem. Till slut började man utreda om det ändå var möjligt att arkivera det digitala informationsmaterialet i stället för materialet i pappersform. Detta löste problemet. Vid närmare granskning av informationsinnehållet upptäcktes att ärendenas titlar innehöll sekretessbelagda uppgifter och att det inte var möjligt att begränsa synligheten genom användningsbegränsningar. Därför var man tvungen att fastställa en användningsbegränsning för hela registret. Informationsmaterialets kvalitetsmässiga problem som kom fram i arkivet skulle ha kunnat undvikas genom att ge anvisningar om registreringen redan i början av informationens livscykel.

Klassificering strukturerar informationen, beskriver den och styr behandlingen av den

Klassificering är ett traditionellt verktyg för informationshantering. Med hjälp av den kopplas information eller mer omfattande informationsmaterial ihop, till exempel utifrån deras innehåll, form, användningsändamål eller något annat drag. Inom arkivering och dokumentförvaltning är traditionella klassificeringssätt olika ärendegrupperingar och uppgiftsklassificeringar som grundar sig på organisationens uppgifter.

Med klassificering avses att fenomen grupperas i klasser enligt deras liknande egenskaper så att klasserna skiljer sig från varandra. Källa: Finto. Tietotermit

Med uppgift avses ett arbete eller en skyldighet som ålagts en organisation med stöd av en författning, en norm eller ett beslut. Källa: JHS 201-rekommendation

Med tanke på informationsmaterial är uppgiftssynvinkeln speciell, eftersom den inte grundar sig på informationsmaterialens innehåll eller form, utan deras tillkomstkontext. Med andra ord kopplar klassificeringen ärendena, handlingarna och informationsmaterialen till den verksamhet och uppgift i samband med vilken de har tillkommit. Uppgiftsklassificering strukturerar uppgifterna i en hierarkisk ordning. Samtidigt kan den skapa en struktur för det arkiv som bildas. I detta sammanhang har man allmänt ansett att fördelen med uppgiftsklassificeringen är att den är mer varaktig än en strukturering eller klassificering som baserar sig på organisationsstrukturen. Även när det sker förändringar i organisationen bevaras ofta organisationens uppgifter. Å andra sidan kan uppgifter inom den offentliga förvaltningen också övergå från en organisation till en annan. Även då tjänar uppgiftsklassificeringen identifieringen och behandlingen av informationsmaterialen.

Den struktur som skapas av klassificeringar och andra metadata kan jämföras med en analog verksamhetsmiljö, där registreringspraxis och en förvaringsordning har säkerställt handlingarnas användbarhet, skapat en koppling till kontexten och stött beviskraften. Typiskt för särskilt digitala informationsmaterial är att de på sätt och vis är immateriella, kan dupliceras samt redigeras lätt, varför metadata och dokumenterande information är särskilt viktiga.

Uppgiftsklassificeringen kan vara organisationens egen eller basera sig på en färdig klassificering. Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering, som definierades i början av 2000-talet i samarbete mellan olika expertorganisationer, är ett exempel på en färdig klassificering. I informationssystem kan uppgiftsklassificeringen eller en annan information som hänför sig till uppgiftskontexten ses som en metadatamängd bland andra. I ärendehanteringssystem är detta ofta fallet, men i andra system har kopplingen av den information som tillkommer till uppgifterna inte alltid genomförts på ett lika konkret sätt. Beakta detta när du bedömer din organisations informationssystem och modelleringarna och den övriga dokumentationen i anslutning till dem med tanke på arkivering. Fundera på hur informationen och informationselementen i dem kan kopplas till de begreppsmodeller, klassificeringar och grupperingar som din organisation använder.

Uppgiften eller uppgiftsklassen är en synvinkel på den information som dokumenterar informationens tillkomstkontext, behandlingen av den och dess andra livscykelfaser. Uppgiftskontexten ersätter inte organisationsperspektivet eller informationsinnehållets betydelse, utan erbjuder ett klassificeringssätt som kompletterar hanteringen och förståelsen av information. När handlingar upprättas, tas emot och behandlas, anknyter de också bland annat till

• andra informationsmaterial 

• olika verksamhetsprocesser

• olika aktörer, såsom upprättare, mottagare, enheten för informationshantering, enhet

• plats, såsom stad, land, fastighet, byggnad

• olika tidpunkter, såsom tidpunkt för utarbetande, tidpunkt för färdigställande, tidpunkt för överföring

✔ Informationsstyrning är ett exempel på användning av uppgiftsklassificering i informationshantering

I ett verksamhetssätt i enlighet med Riksarkivets SÄHKE2-bestämmelse grundar sig styrningen av behandlingen av information och livscykelhanteringen (på engelska lifecycle management) i informationssystemet på informationsstyrning, dvs. en elektronisk arkivbildningsplan (informationsstyrningsplan, ISP).

I praktiken avses med informationsstyrning metadatadefinitioner och behandlingsregler baserade på dem i bakgrunden av informationssystemet, som genomför en funktion i systemet. Ett typiskt exempel på en behandlingsregel är automatisk ändring av statusuppgiften om ett ärende eller en handling. En planmässig och centraliserad informationshantering stöder automatiseringen, enhetligheten och interoperabiliteten.

Ramen för informationsstyrningsplanen är en uppgiftsklassificering som grundar sig på organisationens uppgifter eller någon annan motsvarande klassificering, till exempel tjänsteklassificering. I informationsstyrningsplanen kopplas till uppgiftsklassen behandlingsfaserna i anslutning till skötseln av uppgiften, den dokumentinformation som de ger upphov till samt standardmetadatavärden, till exempel användningsbegränsningar, förvaringstid eller sekretesstid. Användaren behöver då inte lägga till denna information.

Med hjälp av metadata, beskrivningar av behandlingsprocesser och behandlingsregler automatiserar informationsstyrningen behandlingen av dokumentinformation. När information skapas eller behandlas, skapas en del av de tillhörande metadata av informationssystemet, en del av användarna i olika roller, och en del av metadatavärdena fås direkt från informationsstyrningsplanen.

Exempel: Handlingen kopplas till behandlingsfasen i informationssystemet och via den till rätt ärende. Samtidigt får handlingen automatiskt en förvaringstid som metadata via informationsstyrningsplanen. Denna information, tillsammans med metadatavärdet för beräkning av förvaringstiden, tidsangivelserna och de behandlingsregler som införts i systemet och andra funktioner, möjliggör en kontrollerad förstöring eller arkivering av informationen efter förvaringstiden.

En informationsstyrningslösning kan genomföras antingen med hjälp av ett centraliserat informationsstyrningssystem eller genom att skapa en informationssystems- eller processpecifik lösning efter behov.

Minneslista

• Ur arkiveringens perspektiv är högklassig information beviskraftig, användbar och begriplig. Användaren ska utan svårigheter kunna förstå

  • vilken information det är fråga om

  • när informationen har skapats

  • vilken instans som har skapat informationen och vilka sammanhang den anknyter till

  • vilka åtgärder som har genomförts för informationen i dess olika livscykelfaser

  • på vilket sätt informationen anknyter till annan information

  • på vilket sätt informationen får och kan användas.

• I praktiken grundar sig hanteringen av handlingarna och användningen av dem i olika livscykelfaser på metadata. Metadata är information som beskriver materialets kontext, innehåll och struktur. Högklassiga metadata grundar sig på standarder samt anvisningar och rekommendationer som getts utifrån dem.

• Överensstämmelse med rekommendationerna och kraven stöder interoperabiliteten av information och informationssystem, som är ytterst viktig med tanke på användning, hantering, bevarande och arkivering av digital information.

• Klassificering är ett sätt att strukturera och beskriva information samt att kontrollera behandlingen av den. I samband med arkivering och dokumenthantering används ofta uppgiftsklassificeringar.

• Inom arkivering och dokumenthantering är traditionella klassificeringssätt olika ärendegrupperingar och uppgiftsklassificeringar som grundar sig på organisationens uppgifter.

• När handlingar upprättas, tas emot och behandlas, anknyter de förutom till uppgiften bland annat till

  • andra informationsmaterial 

  • olika verksamhetsprocesser

  • olika aktörer, såsom upprättare, mottagare, enheten för informationshantering, enhet

  • plats, såsom stad, land, fastighet, byggnad

  • olika tidpunkter, såsom tidpunkt för utarbetande, tidpunkt för färdigställande, tidpunkt för överföring