Kuvaile ja dokumentoi tietoaineistosi

Beskrivning och dokumentering av informationsmaterial är grundläggande metoder för arkivering och informationshantering. Syftet med dem är att säkerställa informationens begriplighet, användbarhet och bevarande utanför dess omedelbara tillkomst- och användningskontext.

Beskrivning och dokumentering skyddar dina informationsmaterial

Beskrivningsuppgifternas betydelse är särskilt stor när det är fråga om information som ska arkiveras och förvaras utan tidsbegränsning. Informationens ursprungliga användningskontext, informationssystem, applikation eller sakkunskap hos dem som producerat materialet och användarna av informationen är oftast inte längre tillgängliga och som stöd för den som utnyttjar den arkiverade informationen. Vid beskrivning ligger fokus förutom på benämningen av och informationsinnehållet i informationsmaterialet även på en mångsidig beskrivning av informationens form, tillkomstkontext och användningssätt.

Beskrivning omfattar informationsmaterialets

• informationsinnehåll och -strukturer

• ursprung, bland annat uppgifterna och aktörerna med anknytning till materialets uppkomst, information om tid och plats

• information om behandling och livscykelhantering och aktörer med anknytning till dem

• relationer till annan information, andra informationsmaterial och sammanhang, inklusive olika identifierare

• användningsbegränsningar.

Annan dokumentation och kompletterande dokumentation över informationsmaterialen stöder beskrivningen. Med kompletterande dokumentation avses material som stöder användningen och tolkningen av informationsmaterialet och som förvaras i samband med informationsmaterialet. Vanligtvis använder man som dokumentation till exempel beskrivningar av och anvisningar om informationsmaterialet och informationssystemet, som utarbetats under olika faser av deras livscykel. För att säkerställa den senare begripligheten och användbarheten av information som ska arkiveras ska även klassificeringarna, koduppsättningarna och kodnycklarna i anslutning till informationsmaterialet dokumenteras och arkiveras.

Information som beskriver kontexten, informationsstrukturen och användningen behövs alltid. Till exempel metoder för automatisk innehållsigenkänning kan i framtiden minska behovet av beskrivningar av informationsinnehållet i informationsmaterial. Däremot ökar betydelsen av beskrivningar av informationsstrukturen och materialets tillkomstkontext samt bruksanvisningar för materialet när det gäller digitala informationsmaterial som är mångformiga, omfattande eller som kräver expertis inom ett visst område.

Information förlorar sin begriplighet relativt snabbt, när den inte längre har aktiva användare eller när den har tagits ut från den kontext där den har producerats och där den har använts. Detta kan hända bland annat då digital information överförs från dess tillkomstsystem till ett annat system. Kom ihåg att livscykeln för information som ska arkiveras är alltid annorlunda än för en enskild organisation, funktion, process eller ett enskilt informationssystem. Villkoren för begriplighet och bevarande ska beaktas även då förvaringstiden för information för dess ursprungliga användningsändamål är mycket lång.

Beskrivning är också en uppgift och process

Beskrivning och dokumentation stöder användningen och behandlingen av informationsmaterial som har arkiverats eller som ska arkiveras under hela deras långa livscykel. De hjälper också att hantera informationsmaterialen som en helhet. Även om användaren av informationen inte känner till informationens ursprung eller användningssätt, kan hen genom att bekanta sig med beskrivningen och dokumentationen förstå

• vilket slags information det är fråga om

• vilka instanser som har skapat informationsmaterialen eller på annat sätt anknyter till skapandet eller behandlingen av dem

• hur och när informationsmaterialen har skapats

• hur informationsmaterialen som har tillkommit i samband med olika uppgifter, vid olika tidpunkter eller på olika sätt anknyter till varandra

• hur och var informationsmaterialen kan användas.

Förutom metadata som beskriver informationsmaterialet betyder beskrivning också den uppgift och process genom vilka beskrivningsinformationen produceras. Beskrivningen börjar i praktiken när informationsmaterialet tillkommer och fortsätter genom hela dess livscykel. Som uppgift är den därför inte begränsad till den beskrivning som görs i arkivet, även om en del av metadata kan kopplas till informationsmaterialen när de arkiveras eller överförs till arkivet.

Metadatas kvalitet, tillgänglighet och upprätthållande är särskilt viktiga när det är fråga om informationsmaterial som ska förvaras långvarigt. Se till att detta beaktas vid utveckling av reglerna i anslutning till metadata. Det är också viktigt att beskrivningen av informationsmaterialen och upprätthållandet av beskrivningsinformationen omfattar hela deras livscykel. I arkivet kan metadata kompletteras och utökas vidare.

Beskrivningsinformation kan i praktiken produceras på flera olika sätt i informationens olika livscykelfaser. I en digital verksamhetsmiljö bör de nödvändiga metadata för arkivering produceras i en så stor utsträckning som möjligt samtidigt med och på samma sätt som metadata för den övriga informationshanteringen. Vanligtvis ökar både felen och kostnaderna när man producerar metadata separat senare i stället för att de samlas under användningen och den övriga behandlingen av informationen. Därför ska man i sådana processer och informationssystem där informationsmaterial som ska arkiveras tillkommer och behandlas även beakta deras verksamhets- och användningskontext i arkivet.

Iaktta kraven – stöd dig på rekommendationerna och standarderna

Metadata behövs och även produceras för många olika användningsändamål under informationens livscykel. Samma metadata kan också ha olika betydelser beroende på informationens livscykelfas. En viktig synvinkel på metadata är det ursprungliga användningsändamålet för informationen och behoven hos dess skapare och användare. Vid definiering av metadata ska man beakta organisationens förfaranden för metadata och verksamhet samt branschspecifika metadatakrav och -rekommendationer, dvs. överensstämmelse med rekommendationer. Det finns standarder och andra definitioner till exempel för geodata, ekonomiska data, statistiska data och data om markanvändning och byggande.

Allmän och branschspecifik god praxis och allmänna och branschspecifika rekommendationer och standarder uppstår oftast utifrån praktiska behov. De kan vara handböcker, ordlistor, ontologier, koduppsättningar, klassificeringar eller metadatamodeller. Man ska vara medveten om standarderna och rekommendationerna. Kunskap om dem är en förutsättning också för det att man vid behov kan avvika från dem med eftertanke.

I samband med ett informationsmaterial som ska arkiveras bör alltid bevaras information om vilka rekommendationer och förfaranden man iakttagit vid skapandet och behandlingen av materialet samt om hur och varför man eventuellt avvikit från dem.

Inom den offentliga förvaltningen styrs metadata och annan informationshantering av överensstämmelse med rekommendationer, men också av överensstämmelse med kraven. Myndigheterna ska i sin verksamhet iaktta kraven i lagstiftningen eller annan reglering. Bestämmelser om ärenderegister och nödvändiga metadata för ärendehantering finns i informationshanteringslagen (906/2019). Dessutom finns det metadatakrav för informationshantering och ärendehantering bland annat i den allmänna lagstiftningen och speciallagstiftningen.

Produktionen av metadata för ärendehantering styrs primärt av informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen, som har publicerat en rekommendation om metadata för ärendehantering. Den upprätthåller också Metadatamodellen för hantering av livscykeln för information inom den offentliga förvaltningen i Interoperabilitetsplattformen.

Rekommendationerna och kraven stöder för sin del interoperabiliteten av information och informationssystem, som är ytterst viktig med tanke på användning, hantering, bevarande och arkivering av digital information. De kan och ska användas i samband med planeringen, upprätthållandet och dokumentationen av metadata, informationsstrukturer och processer.

Riksarkivets rekommendationer om metadata

För närvarande har Riksarkivet två rekommendationer för metadata om informationsmaterial som ska arkiveras. Syftet med dem är att

• säkerställa bevarandet och tillgängligheten av det dokumentära kulturarvet

• möjliggöra begripligheten och användbarheten av arkiverad informationen på mycket lång sikt

• främja överföring av informationsmaterial som ska arkiveras till Riksarkivet för långtidsförvaring och arkivanvändning.

Rekommendationerna stöder också organisationens informationshantering när organisationen ansvarar för förvaringen av arkiverad information själv eller när förvaringstiderna för informationsmaterial är långa. Skillnaderna mellan metadatarekommendationerna hänför sig bland annat till den behandlingsnivå på vilken de ger anvisningar om metadata:

• Syftet med rekommendationen Grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiveras (2024) är att utveckla beskrivningen av digitala informationsmaterial och hanteringen av material som ska arkiveras i stor utsträckning. I rekommendationen definieras inte någon viss metadatamodell eller andra informationsstrukturer, utan arkivbeskrivning ses i den som en synvinkel på vilket som helst informationsmaterial som ska arkiveras. I rekommendationen avses med arkivmetadata en helhet av metadata som hjälper att säkerställa informationsmaterialens begriplighet, beviskraft, identifiering och användbarhet även efter arkiveringen. Förutom beskrivande metadata omfattar arkivmetadata även administrativa metadata, som styr arkiveringen av informationsmaterial.

• Rekommendationen om utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (2023) omfattar en konkret metadatamodell och en överföringsstruktur som gör det möjligt att överföra informationsmaterial som ska arkiveras till Riksarkivet. Rekommendationen grundar sig på Riksarkivets SÄHKE-föreskrift.

Observera att när man överför informationsmaterial till Riksarkivet ska man alltid följa de aktuella överföringsanvisningarna och de av Riksarkivet definierade överföringsstrukturerna. Detta kan kräva att man anpassar metadatavärdena efter till exempel ett framställningssätt för metadata som krävs i ett visst överföringsschema.

Gemensamt för informationshanteringsnämndens rekommendation om metadata för ärendehantering och Riksarkivets anvisningar och rekommendationer om arkivmetadata är att de är metadatadefinitioner för informationshantering och hantering av informationsmaterial. Deras gemensamma syfte är att säkerställa att informationen och informationsmaterialen bevaras beviskraftiga, användbara och begripliga under hela deras livscykel.

Planera produktionen och upprätthållandet av metadata

Metadatadefinitionerna för arkivering syftar för sin del till att säkerställa informationsmaterialens beviskraft och stödja deras användbarhet oberoende av sättet, tidpunkten och platsen för vidareutnuttjandet av informationen. Därför kan vissa metadata i samband med ett informationsmaterial som ska arkiveras vara nödvändiga, även om kontexten, standarderna, praxis, lagstiftningen eller ett enskilt informationssystem för informationshantering inte förutsätter dem. Även krav som gäller nominellt samma metadata kan vara annorlunda för arkivbeskrivningen jämfört med organisationens övriga informationshantering. 

Bevarandet av kopplingen mellan informationsmaterialet och arkivmetadata om det ska säkerställas i alla livscykelfaser. Det är särskilt viktigt när beskrivningsuppgifterna inte finns i direkt samband med informationsmaterialet. Till exempel med hjälp av den information som upprätthålls i arkivbildningsplanen enligt arkivlagen (831/1994) och informationshanteringsplanen enligt informationshanteringslagen (906/2019) hanteras och dokumenteras informationsmaterialens kontextuppgifter, såsom kopplingen till den uppgift och verksamhetsprocess i samband med vilken materialen har tillkommit, samt livscykelhändelser, såsom förstöring, arkivering och arkivöverföringar. Koppling av denna information till informationsmaterialen kräver sakkunskap inom informationshantering och arkivering i informationens alla livscykelfaser. Klassificering av informationen och informationsmaterialen samt olika identifierare kan också användas som stöd.

Vid beskrivning kan man stödja sig på beskrivningsuppgifter i textform, men särskilt formbundna och strukturerade lösningar som stöder maskinläsbarheten underlättar hanteringen, kvaliteten och mångsidigheten av beskrivningsuppgifterna samt den senare behandlingen av informationen. Produktionen av metadata bör automatiseras alltid när det är möjligt. Om metadata måste läggas till manuellt, säkerställ att det finns tydliga förfarandesätt och anvisningar för det. Produktionen och upprätthållandet av beskrivningsuppgifter ska alltid planeras, definieras och dokumenteras omsorgsfullt och kvaliteten ska övervakas.

FBC eller Försörjningsberedskapscentralen? Hilkka eller Hilkka-ärendehanteringssystemet? När du planerar metadata för informationsmaterial som ska arkiveras bör du tänka på deras kommande användningskontext i arkivet. Beskrivningsuppgifterna ska vara autonomt förståeliga, eftersom användaren ska kunna förstå dem utan tilläggsinformation eller andra hjälpmedel. Till exempel förkortningar som vid beskrivningstidpunkten är förståeliga och etablerade blir snabbt oigenkännliga utan tilläggsinformation. Ange alltid den fullständiga benämningen som förkortningen står för eller undvik att använda förkortningar helt och hållet.

Använd vid produktion av metadata standardiserade anteckningssätt (till exempel för tidsangivelser) samt både allmänna och bransch- och organisationsspecifika ordlistor, namnbestånd, klassificeringar och koduppsättningar. För att säkerställa den senare begripligheten och användbarheten av information som ska arkiveras är det viktigt att man också dokumenterar eller arkiverar de använda klassificeringarna, koduppsättningarna och kodnycklarna. Dessutom är det viktigt att bevara informationens och materialets kopplingar till de klassificeringar och identifierare som getts för dem under deras livscykel samt sörja för att de bevaras begripliga.

Vid produktion av metadata kan du planmässigt och kontrollerat använda bland annat:

• Olika standardmetadata som informationsmaterialet i enlighet med förhandsdefinitioner får redan i sin tillkomstfas eller under annan behandling. Standardmetadatas värden ändras om karaktären hos den information som bildas kräver det. Denna metod ligger bakom bland annat informationsstyrningen.

• Arbetsförlopp och till exempel automatiska tidstämplar. Vanligtvis producerar informationssystemen automatiskt tidsuppgifter när en handling eller en annan informationshelhet skapas, ändras eller på annat sätt behandlas eller den antecknas som färdig eller arkiverad.

• Kontrollerad nedärvning av metadata, till exempel hierarkiskt från en övre nivå till nedre nivåer av information. Vid behov kan man genom nedärvning göra så att de önskade beskrivnings- och användningsbegränsningsuppgifterna gäller alla handlingar inom ett informationsmaterial.

• Utökning eller korrigering av metadata som en massa till exempel i samband med migrationer, dvs. när informationsmaterial överförs eller behandlas på andra sätt. Metadata som saknas kan läggas till, överflödiga metadata kan tas bort och felaktiga metadata kan korrigeras. Metadata kan förenas eller å andra sidan avskiljas till separata data. Uppgifter i värdelistor eller kodvärden kan förenhetligas eller förtydligas och till exempel tidsuppgifter kan ändras till standardiserade former. För informationsmaterial kan man också producera till exempel information om den uppgiftsklass som de hör till.

• Beskrivningsuppgifter som upprätthålls i informationshanteringens eller arkiveringens beskrivningar kan kopplas till informationsmaterial till exempel i samband med en arkivöverföring eller annan migration, om metadata är enhetliga till sin kvalitet och sitt innehåll. Av beskrivningar kan metadata produceras för informationsmaterial till exempel om materialets informationsinnehåll, uppgiftsklass, ägare, livscykelhändelser eller informationsstrukturer.

Med tanke på deras hantering är det ofta bra att genomföra strukturerade metadata. Då definieras för metadata tillräckligt med egenskaper som utökar eller preciserar dem. Förutom värdet på den identifierare som hänför sig till materialet ska man ange vilket slags identifierare som det är fråga om, alltså man ska ange identifierarens typ eller det identifierarsystem som den baserar sig på. Till exempel kan metadatastrukturen för materialets OID-identifierare i sin enklaste form bestå av en teckensträng som anger identifierarens värde och typinformation som berättar att det uttryckligen är fråga om en OID-identifierare:

• Identifierarens värde: 1.2.246.10.1901409.10.0

• Identifierarens typ: ISO OID

Strukturera och beskriv informationsmaterialen ur olika perspektiv

Riksarkivets rekommendation om grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiveras anger beskrivningen av informationsmaterial och deras kontext som ett flerdimensionellt nätverk av relationer. För att säkerställa informationens senare begriplighet beskriver man förutom informationsmaterialets innehåll och struktur dess relationer till andra informationsmaterial och de sammanhang i vilka informationsmaterialet har behandlats under livscykeln. Det är särskilt viktigt att man beaktar informationens tillkomstkontext. Informationsmaterialen ska med beskrivningsinformation och andra metadata kopplas till de aktörer, den verksamhet och de uppgifter som anknyter till materialens tillkomst. Under informationens livscykel ska man också hantera metadata om materialens och uttryckens livscykelhändelser.

När man granskar informationsmaterialet ur flera olika synvinklar är det lättare att beskriva. Det förbättrar också beskrivningens kvalitet och omfattning. Samtidigt skapas en bild av den verksamhet inom vilken informationen har tillkommit. Beskrivningar av informationsinnehållet, uppgiftskontexten och aktören kompletterar varandra och berättar om materialet ur olika synvinklar. Beskrivning och dokumentering av informationsstrukturen erbjuder ännu en synvinkel, som också hjälper att förvara och använda informationen i dess senare livscykelfaser.

Livscykelhändelser är planerade åtgärder eller okontrollerade händelser som hänför sig till informationsmaterialet eller dess uttryck, som kan påverka deras begriplighet, tillgänglighet eller integritet. Med uttryck avses informationsmaterialets digitala eller analoga uttrycksformer, som uppkommer när information lagras i ett lagringsmedium.

Du kan utnyttja strukturering av livscykelhändelserna såväl för planering av informationsmaterialens och uttryckens livscyklar som för dokumentering och beskrivning av dem. Minimikravet är att man i samband med händelser som har en betydande inverkan på informationsmaterialet alltid bedömer om man behöver beskriva eller dokumentera händelsen på något sätt, så att informationsmaterialet även till dessa delar kan förstås och tolkas i senare livscykelfaser. Synvinklar som hänför sig till livscykelhändelser kan också utnyttjas i samband med bedömning och utveckling av informationssystems funktioner.

Stöd informationsmaterialens begriplighet och användbarhet med dokumentation

Med kompletterande dokumentation avses dokumentation som stöder användbarheten, begripligheten och tolkningen av informationsmaterial som ska arkiveras. Den kompletterande dokumentationen ska arkiveras i samband med det informationsmaterial som ska arkiveras. Även i de tidigare livscykelfaserna bör den förvaras antingen i samband med informationsmaterialet eller så att den kan kopplas till det på ett pålitligt sätt.

Kompletterande dokumentation kan vara till exempel allmänna beskrivningar av materialet eller den verksamhet vid vilken materialet har tillkommit. Ofta beskriver den också informationsstrukturerna, och vid behov hur materialet kan användas i olika sammanhang.

Behovet av dokumentering av ett informationsmaterial som ska arkiveras beror på materialets informationsinnehåll och användningsändamål, informationens form samt de informationssystem eller tillämpningar där informationen har behandlats. Ibland behöver man inte producera dokumentation separat, utan man kan använda sådan mångsidig information som redan har samlats och producerats under informationens livscykel. Ofta är man dock tvungen att komplettera dokumentationen i samband med arkivering. Därför är det bra att bedöma dokumentationens omfattning och kvalitet i de olika livscykelfaserna och i samband med informationsmaterialets eller systemets livscykelhändelser.

Dokumentation bildas bland annat av beskrivningar som används vid planering och hantering av informationens livscykel, såsom informationshanteringsmodellen, arkivbildningsplanen eller informationsstyrningsplanen. I samband med senare användning och annan behandling av informationen samlas olika definitioner, anvisningar och rapporter. Det är också viktigt att man i samband med materialet förvarar dokumentation över rekommendationer och standarder som hänför sig till tillkomsten och användningen av materialet.

Vid utveckling och upprätthållande av informationssystem uppstår dokumentation som beskriver informationens form, användningssätt, innehåll och kontext. Till exempel dokumenterar informationsmodeller, teknisk dokumentation och anvisningar i informationssystem eller databaser informationssystemen och informationsstrukturerna, men också själva informationen och användningssätten för den. Genom att förvara dem säkerställs också att material som ska arkiveras kan förvaras så att de bevarar sin integritet samt behandlas maskinellt. Databaser och informationssystem kan vara uppbyggda på olika sätt, så även formen och behovet av den dokumentation som kompletterar dem varierar.

De många formerna av kompletterande dokumentation

Kompletterande dokumentation kan ha olika former:

• Textfiler, till exempel rapporter och bruksanvisningar, tillämpade rekommendationer, standarder

• UML-diagram och andra beskrivningar vid modellering av information

• Scheman

• Bilder och skärmdumpar, inklusive systemets användargränssnitt eller databasens kontrollvyer och tabeller

• Videoklipp som till exempel dokumenterar användningssätten för informationen i det ursprungliga systemet.

Observera att den kompletterande dokumentationen ska kunna förstås självständigt. Den får inte vara beroende av externa informationskällor, till exempel information som upprätthålls på internet. Den kompletterande dokumentationen ska också lagras i en form som lämpar sig för långtidsförvaring på precis samma sätt som det övriga informationsmaterialet.

Tabellen nedan finns i överföringsanvisningen för strukturerade informationsmaterial i Riksarkivets tjänst för digital arkivering. Den berättar vilket slags kompletterande dokumentation som vanligtvis arkiveras i samband med informationsmaterial som överförs till Riksarkivet.

TABELL. Helheter som beskrivs med kompletterande dokumentation

Minneslista

• Informationsmaterial som enligt lag eller bestämmelse ska arkiveras förvaras utan tidsgräns som en del av det dokumentära kulturarvet. I huvudsak används de mångsidigt för forskningsändamål. Materialen ska kunna användas, även om användaren inte känner till materialet, dess historia och ursprungliga användningssätt. Därför använder man i arkiveringen vid sidan av andra metoder för hantering av digital information beskrivning och dokumentering av informationen och materialen.

• Med arkivmetadata avses en helhet av metadata som hjälper att säkerställa informationsmaterialens begriplighet, beviskraft, identifiering och användbarhet även efter arkiveringen. Förutom beskrivande metadata omfattar arkivmetadata även administrativa metadata, som styr arkiveringen av informationsmaterial.

• Informationsmaterialet ska alltid vara kopplat till en tillräcklig metadatahelhet, som säkerställer att materialet är begripligt samt att det kan sökas och användas. De nödvändiga metadata ska följa med informationsmaterialet under hela dess livscykel. Arkivmetadata ersätter inte andra metadata, utan ger en synvinkel på hanteringen av informationsmaterial.

• Beaktandet av arkiveringsändamålen för informationsmaterial vid produktion av metadata ingår i informationshanteringsuppgiften för aktörer inom den offentliga förvaltningen.

• Metadatas tillräcklighet ska bedömas ur ett praktiskt perspektiv, vid behov fall för fall och riskbaserat. De bör inkluderas i organisationens informationshantering som synvinkel och verksamhetssätt.

• Beskrivningsinformation ska produceras när informationsmaterialens begriplighet, användbarhet, bevarande eller säkerställandet av deras autenticitet och integritet kräver det.

• Behovet av att precisera och utöka beskrivningsinformationen ska bedömas alltid när informationsmaterial som ska arkiveras överförs från ett informationssystem till ett annat eller till arkiv. Även själva beskrivningen är en livscykelhändelse. Produktionen av den ska dokumenteras.

• Man ska säkerställa att kopplingen mellan informationsmaterialet och beskrivningsinformationen bevaras i alla livscykelfaser. Det är särskilt viktigt när beskrivningsinformationen inte finns i direkt samband med informationsmaterialet.

• Beskrivningsinformation som upprätthålls i informationshanteringens eller arkiveringens beskrivningar kan kopplas till informationsmaterial till exempel i samband med en arkivöverföring eller annan migration, om metadata är enhetliga till sin kvalitet och sitt innehåll. Av beskrivningar kan metadata produceras för informationsmaterial till exempel om materialets informationsinnehåll, uppgiftsklass, ägare, livscykelhändelser eller informationsstrukturer.

• När man överför informationsmaterial till Riksarkivet ska man alltid följa de aktuella överföringsanvisningarna och de av Riksarkivet definierade överföringsstrukturerna. Detta kan kräva att man anpassar metadatavärdena efter till exempel ett framställningssätt för metadata som krävs i ett visst överföringsschema.