Åtgärdsväg för arkivering

Kuva toimenpidepolun viidestä etapista. Piirroshiiri toivottaa tervetulleeksi. — Toimenpidepolulla on viisi etappia. Niille kaikille on oppaassa oma osionsa.

Vad ingår i anvisningen?

Åtgärdsvägen för arkivering är en helhetsbild av arbetsfaserna i genomförandet av arkivering och deras förhållande till den övriga informationshanteringen. I anvisningen får du information om hur livscykeln för informationsmaterial som ska arkiveras bör planeras och om genom vilka åtgärder i varje livscykelfas du kan främja materialens hantering, bevarande, användbarhet och begriplighet.

Vad kommer du att lära dig? Du lär dig förstå vad hanteringen av informationsmaterialens livscykel innebär och vilka åtgärder som ingår i den. Du lär dig planera informationsmaterialens livscykel så att arkiveringen kan genomföras kontrollerat.

Vem är anvisningen avsedd för? Anvisningen är avsedd för aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994). Anvisningen ger nyttig information för alla som producerar och förvarar informationsmaterial för arkivering.

✔ Är din organisation skyldig att följa arkivlagen?

Arkivlagen gäller följande aktörer:

statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter,
kommunala myndigheter och organ samt välfärdsområdens och välfärdssammanslutningars myndigheter och organ,
Finlands Bank, Folkpensionsanstalten, andra självständiga offentligrättsliga inrättningar och i universitetslagen avsedda stiftelseuniversitet,
statens, välfärdsområdenas och kommunernas affärsverk,
ortodoxa kyrkosamfundet och dess församlingar samt
andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt lagar och förordningar eller bestämmelser som meddelats med stöd av dem, till den del det som en följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

På riksdagen, riksdagens justitieombudsmans kansli, statens revisionsverk och forskningsinstitutet för internationella relationer och EU-frågor tillämpas arkivlagen endast delvis.

Om republikens presidents arkiv stadgas särskilt.

Vidare tillämpas på den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv vad som stadgas i kyrkolagen.

På myndigheter i landskapet Åland tillämpas vad som stadgas i landskapslagarna och vad som stadgas eller bestäms med stöd av dem. Arkivlagen tillämpas dock på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som anges i självstyrelselagen för Åland.

Vad bör du veta innan du läser anvisningen? Du känner till lagstiftningen och de övriga skyldigheterna i anslutning till arkivering. Du har även grundläggande kunskaper om lagstiftningen och skyldigheterna i anslutning till dataskydd och informationssäkerhet.

📚 Ta del av de här

Lagstiftning:

Riksarkivets rekommendationer och handböcker:

Kurser:

Observera också det här:
De praktiska anvisningarna i åtgärdsvägen gäller i huvudsak hantering av digital information. Information om hantering av analoga handlingar och arkivbeständighet finns på Riksarkivets webbplats och i läroboken Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. När man läser läroboken bör man observera att lagstiftningen och begreppen har förändrats efter publiceringen av läroboken.

Innehållet i handboken baserar sig på myndigheternas skyldigheter enligt lagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter och rekommendationer om arkivering. I sammanställningen av handboken har man även utnyttjat erfarenhetsmässiga observationer om förutsättningar för digital arkivering. I bakgrunden ligger också internationella standarder och planeringsmetoder för dokumenthantering och arkivering, som har anpassats till den finländska verksamhetsmiljön.

Etapperna under åtgärdsvägen

Åtgärderna för arkivering behandlas på respektive etapps temasidor. Du kan gå igenom etapperna i tur och ordning, eller så kan du gå direkt till den etapp som ger information om de frågor som du just nu funderar på.

	Startruta: Vad avses med arkivering? Arkivering är en del av informationshanteringen Grundbegrepp: informationslager, informationsmaterial, handling och information Myndighetens ansvar för arkivering Styrningsansvar för informationshantering och arkivering Vanliga frågor Läs mer >>
	Planera och utveckla arkiveringen Skapa en helhetsbild av uppgifterna, informationsmaterialen och informationssystemen Identifiera och planera åtgärderna för att genomföra arkivering Utnyttja beskrivningar av informationshantering och konsekvensbedömning Gå till etappen >>
	Vad ska du arkivera? Definiera dina informationsmaterials arkivvärde Bedöm dina informationsmaterial med hjälp av kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy Gör vid behov en gallringsframställan till Riksarkivet Bedöm det kulturhistoriska värdet hos förvaringsformen för analoga handlingar Gå till etappen >>
	Säkerställ informationens kvalitet och användbarhet Skapa grunden för hantering av informationens livscykel med högklassiga metadata Säkerställ informationsmaterialens användbarhet och begriplighet på lång sikt, beskriv och dokumentera Planera metoderna för tillgängliggörandet av informationen Gå till etappen >>
	Säkerställ informationens integritet och bevarande Säkerställ informationsmaterialens integritet och beviskraft Beakta filformatens betydelse och sköt om dina filer Överför informationsmaterialen kontrollerat, förbered och planera Gå till etappen >>
	Utvärdera hur din organisation har lyckats. Identifiera bristerna. Utnyttja mognadsmodeller och självbedömningsverktyg Använd också åtgärdsvägens bedömningslistor: Arkivering som en del av din organisations verksamhet Bedömning av informationssystemen Gå till etappen >>