Arkivering innebär förvaring av informationsmaterial som fastställts som en del av det dokumentära kulturarvet samt tryggande av deras bevarande och användbarhet. Arkiverade informationsmaterial förvaras och används för både nutida och framtida forskning utan tidsgräns, det vill säga varaktigt. För att en myndighet ska kunna uppfylla kraven på informationshantering krävs planmässighet, som även skapar grunden för arkivering av informationsmaterial.
För arkivering krävs:
identifiering av informationsmaterial av betydelse för kulturarvet och forskningen
förmåga att tekniskt förvara informationsmaterial
säkerställande av informationsmaterialets begriplighet och möjliggörande av dess användning.
Alla informationsmaterial ska inte arkiveras, utan arkiveringen grundar sig på Riksarkivets gallringsbeslut eller lagstiftningen. Informationsmaterialets arkivvärde bestäms utifrån kriterierna för bevarande och gallring. Arkiverade informationsmaterial används huvudsakligen för forskning. Vid arkivering fogas handlingar och informationsmaterial till organisationens arkiv. Förutsättningarna för arkivering ska dock beaktas vid informationshantering redan i början av informationens livscykel.
Vad är ett arkiv?
Ett arkiv är en logisk helhet av arkiverade informationsmaterial.
Till arkivet hör handlingar och informationsmaterial som har arkivvärde och som antingen inkommit till aktören med anledning av dess uppgifter eller tillkommit i samband med aktörens verksamhet. I vissa fall kan flera aktörer tillsammans samla ett gemensamt informationslager som bildar ett arkiv.
Man kan också kalla arkivorganisationer och fysiska eller digitala arkivlokaler för arkiv.
Betydelsen hos ordet ARKIVERING har förändrats i Finland
Tidigare kunde man med arkivering avse att sätta handlingar i arkivboxar, att föra eller foga dem till arkivet, att avgöra ett ärende i ett informationssystem eller att förvara information i allmänhet. Arkivering är förknippad med begreppet arkiv som definieras i arkivlagen (831/1994). Enligt arkivlagen hör till arkivet de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet, oavsett deras arkivvärde.
Betydelsen hos ordet arkivering har dock förändrats till följd av EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen, 906/2019). Informationsmaterial som ska arkiveras innehåller nästan alltid personuppgifter. Bestämmelser om behandling av personuppgifter finns i dataskyddsförordningen och i den nationella dataskyddslagen (1050/2018). Insamlade personuppgifter behandlas först i deras ursprungliga användningsändamål. I samband med dessa användningsändamål talar man om förvaring av informationsmaterial. Arkivering sker vanligtvis först efter det att de ovannämnda användningsändamålen har upphört. Arkiverade informationsmaterial får endast behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, vilket främst innebär användning av dem för forskning.
📚 Läs mer: Arkivering och förvaring
Förvaring sker för handlingens eller informationsmaterialets ursprungliga användningsändamål
Med ursprungligt användningsändamål avses den uppgift för vilken myndigheten har fått eller upprättat handlingen eller informationen.
Till exempel för behandling av ett tillståndsärende behöver man vanligtvis en ansökan och eventuellt olika utredningar, utlåtanden och andra bakgrundsuppgifter, utifrån vilka man bereder beslutet. Följandet av tillståndsvillkoren övervakas ofta under tillståndets hela giltighetstid
Ursprungligt användningsändamål kan också betyda till exempel att utvisa medborgarens rättigheter och skyldigheter.
Även efter tillståndets giltighetstid kan man behöva påvisa att verksamheten har grundat sig på ett behörigt tillstånd eller att tillståndet har beviljats på rätt grunder.
När de ursprungliga användningsändamålen har upphört kan handlingen eller informationsmaterialet arkiveras. Arkiverade informationsmaterial behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, vilket främst innebär användning av dem för forskning.
Ofta försvinner de ursprungliga användningsbehoven så småningom. Informationsmaterialets livscykel kan omfatta en fas, där användningsbehov som hänför sig till exempelvis medborgarnas rättsskydd och forskning föreligger samtidigt. Det är dock nödvändigt att fastställa en förvaringstid så att skyldigheterna i anslutning till den registrerades rättigheter samt arkiveringen och förstöringen kan genomföras på ett kontrollerat sätt.
Om ett informationsmaterial inte har bestämts för arkivering, ska det förstöras på ett datasäkert sätt.
Arkivering syftar till att säkerställa bevarandet och tillgängligheten av informationsmaterial som är värdefulla för det dokumentära kulturarvet och forskning samt att möjliggöra och garantera informationens begriplighet och användbarhet på lång sikt.
Bild. Arkiveringen och förvaringen av informationsmaterial förutsätter samma konkreta åtgärder.
I enlighet med författningshierarkin har EU-lagstiftningen företräde framför den nationella lagstiftningen, och nya bestämmelser har företräde framför äldre bestämmelser på samma nivå. EU:s dataskyddsförordning har således första platsen i tillämpningsordningen, och informationshanteringslagen och dataskyddslagen tillämpas före arkivlagen, som är den äldsta av lagarna om informationshantering. Därför bör man använda begreppen i dataskyddslagstiftningen och informationshanteringslagen i stället för begreppen i arkivlagen. Ändring av arkivlagen pågår för närvarande.
Bild. Lagstiftningen har ändrat begreppen för arkivering och informationshantering under 2020-talet.
Arkivering är en del av informationshanteringen
Med informationshantering avses ordnande av informationsprocesser på så sätt att man kan säkerställa att viss information behålls tillgänglig och kan hittas och utnyttjas under hela dess livslängd (Finto, Tietotermit ).
I informationshanteringslagen (906/2019) avses med informationshantering sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet, i syfte att hantera en myndighets informationsmaterial, informationen i olika behandlingsskeden och informationen i informationsmaterial, oberoende av på vilket sätt informationsmaterialen lagras och behandlas i övrigt. Vid en myndighets informationshantering betonas:
kraven enligt de ursprungliga användningsändamålen för information och informationsmaterial,
att stödja skötseln av myndighetens uppgifter samt
att genomföra informationssäkerhet och dataskydd på behörigt sätt.
Uppfyllandet av dessa krav förutsätter planmässighet, som även skapar grunden för arkivering av informationsmaterial. Arkiveringen syftar till att identifiera material som har betydelse för forskning samt att säkerställa materialens bevarande och användbarhet. Enligt arkivlagen (831/1994) har arkivfunktionen till uppgift att
säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras,
sköta den informationstjänst som hänför sig till dem,
bestämma handlingars förvaringsvärde och
gallra ut onödigt material.
Särskilt i en digital verksamhetsmiljö beror informationsmaterialens bevarande och användbarhet på lösningar och åtgärder som genomförts i olika faser av livscykeln, såsom egenskaper hos de använda informationssystemen, produktion av metadata och valda filformat. Upprätthållandet av ett digitalt arkiv, särskilt när det gäller att bevara informationsmaterialens integritet, oföränderlighet och användbarhet, sker delvis genom åtgärder för informationssäkerhet. Dessutom är identifiering av olika användningsbehov för informationsmaterial, dvs. fastställande av förvaringstider och bedömning av arkivvärdet, sammanhängande.
Identifiering och beaktande av informationens särdrag, såsom offentlighet, sekretessbeläggning och personuppgiftskaraktär, är en förutsättning för adekvata åtgärder för dataskydd och informationssäkerhet, såväl i inledningen av livscykeln som i arkivet. Informationshantering skapar en helhet, där myndighetens uppgifter i anslutning till arkivering, informationssäkerhet och dataskydd stöder varandra.
Bild. Arkivering är en del av informationshanteringen. En lyckad arkivering kräver olika slags åtgärder under informationens livscykel, genom vilka man kan säkerställa att de arkiverade informationsmaterialen hålls användbara och begripliga.
En lyckad arkivering kräver åtgärder under informationens livscykel, genom vilka man kan säkerställa att de arkiverade informationsmaterialen hålls användbara och begripliga. Sådana arkiveringsåtgärder som anknyter till informationshantering är bland annat:
Planering av arkiveringen
Definiering av arkivvärdet
Hantering av livscykeln
Arkivering eller förstöring av informationsmaterial efter förvaringstidens slut
Metadata och arkivbeskrivning
Hantering av arkiveringssättet
Förvaringsform och filformat
Migrationer och andra materialöverföringar
Hantering av arkiveringsplatsen
Arkivöverlåtelse
Förvaring av arkiverade informationsmaterial
Ombesörjande av överföring till långtidsförvaring
Även dataskyddsåtgärder spelar en viktig roll när det gäller att upprätthålla arkivet och förvara informationsmaterial på ett säkert sätt.
Bild. Arkiveringens samband med informationshantering. I informationshanteringslagen avses med informationshantering sådana åtgärder och informationssäkerhetsåtgärder baserade på behov som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet.
Bild. Informationshanterig skapar en helhet, där myndighetens uppgifter i anslutning till arkivering, informationssäkerhet och dataskydd stöder varandra.
Grundbegrepp: informationslager, informationsmaterial, handling och information
Information uppkommer i samband med verksamheten hos alla aktörer inom den offentliga förvaltningen. Information uppkommer till exempel då en myndighet betjänar kunder eller handlägger administrativa ärenden. Information bildar informationsmaterial. Även handlingar består av information. Av informationsmaterial kan man bilda eller på annat sätt avskilja handlingar. Informationsmaterial kan struktureras till logiska informationslager. Handlingar och informationsmaterial uppkommer alltid som ett resultat av att en uppgift har skötts och verifierar verksamheten. I denna anvisning har man försökt använda begreppen i anslutning till information så att de passar kontexten och så att allmänbegreppet är informationsmaterial
Informationsmaterial väljs för arkivering utifrån värdebestämning. De består av handlingar och annan motsvarande information. Det ursprungliga informationsmaterialet arkiveras sällan i sin helhet. En del av handlingarna eller informationen i det förvaras en viss tid och förstörs efter förvaringstidens slut.
Handling och myndighetshandling
I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) avses med handling utom en framställning i skrift eller bild även ett meddelande som avser ett visst objekt eller ärende och uttrycks i form av tecken som på grund av användningen är avsedda att höra samman och vilket kan uppfattas endast med hjälp av automatisk databehandling eller en ljud- eller bildåtergivningsanordning eller något annat hjälpmedel.
I offentlighetslagen används också begreppet myndighetshandling, vars viktigaste egenskap är dess anknytning till en myndighets uppgifter. Med myndighetshandling avses också en handling som har upprättats eller mottagits på uppdrag av myndigheten eller för att utföra ett uppdrag.
Begreppen informationsmaterial och informationslager grundar sig på informationshanteringslagen (906/2019) . Ett informationslager är en logisk uppsättning som kan omfatta analoga och digitala handlingar och informationsmaterial som finns på olika platser eller i olika informationssystem. Gemensamt för informationsmaterialen i ett informationslager är den uppgift vars skötsel frambringar dem.
Med dokumentinformation avses sådan information som myndigheten i samband med skötseln av sina uppgifter har lagrat i informationssystemet i form av dataenheter och av vilka vid behov kan skapas handlingar med olika sökkriterier.
Med informationsmaterial avses en datauppsättning som består av handlingar och annan motsvarande information och som har samband med en viss myndighetsuppgift eller myndighetstjänst.
Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet och som hanteras med hjälp av informationssystem eller manuellt.
Bild. Handlingar består av information, och informationsmaterial av handlingar eller annan information. Informationsmaterial hör i sin tur till ett informationslager. Gemensamt för alla dessa är att de har samband med myndighetsuppgifter.
📚 Läs mer om en handling
En handling kan vara analog eller digital. Den är alltså oberoende av lagringsmediet eller -formen. Med tanke på lagstiftningen och skyldigheterna är det väsentligt att aktören inom den offentliga förvaltningen har upprättat eller mottagit handlingen för att handlägga ett ärende eller annars för ett ärende som hör till aktörens verksamhetsområde eller uppgifter.
En analog handling kan vara till exempel ett brev, ett beslut, en fotografi, ett ljudband eller ett kortregister, som lagrats på papper, mikrofilm eller något annat fysiskt material. Digitala handlingar är mer komplexa än analoga. Detta påverkar också arkiveringen av dem. I digital form uppfylls definitionen för handling bland annat av information som finns i olika informationssystem. Det är ofta fråga om datauppsättningar som består av strukturerade data, metadata och filer. Till exempel i ett ärendehanteringssystem bildar en handling som kopplats till ett ärende som fil en uppsättning med samhörande metadata.
Även information som lagrats i en databas är i sig av handlingskaraktär eller så kan handlingar bildas av databasen. En digital handling kan också utgöras av geografiska data, bilder eller till exempel audiovisuellt material. Det väsentliga med tanke på skyldigheter är sambandet med aktörens verksamhet.
📚 Läs mer om informationsmaterial
I informationshanteringslagen (906/2019) används huvudsakligen begreppet informationsmaterial. Enligt till exempel 21 § i informationshanteringslagen ska informationsmaterialen efter det att förvaringstiden gått ut utan dröjsmål arkiveras eller förstöras på ett informationssäkert sätt. Dessutom ska man enligt 5 § i informationshanteringslagen i informationshanteringsmodellen inkludera uppgifter om överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och -platsen eller förstöring.
Informationsmaterial är ett etablerat begrepp för att beskriva uppsättningar av information i olika storlekar, som tidigare kallades för material, databaser, informationsinnehåll i informationssystem och till och med serier, akter och dossierer. Ett informationsmaterial består av handlingar och annan motsvarande information. Enligt förarbetet för informationshanteringslagen avses med sådan annan information “information som en myndighet i samband med skötseln av sina uppgifter har lagrat i ett informationssystem i form av dataenheter och som vid behov enligt olika kriterier kan omvandlas till handlingar” (RP 284/2018).
Informationsinnehållet i informationsmaterial kan också struktureras till informationsgrupper, såsom kunduppgifter och tillståndsuppgifter. I informationshanteringslagen används ställvis begreppet information vid sidan av informationsmaterial. Till exempel ska en informationshanteringsmodell enligt lagen omfatta uppgifter om informationens förvaringstider (5 §). Å andra sidan ska man bestämma förvaringstider för informationsmaterial eller handlingar (21 §). Begreppen och skyldigheterna i anslutning till dem är inte helt entydiga.
Myndighetens ansvar för arkivering
Syftet med informationshantering är att stödja tillhandahållandet av offentliga tjänster på ett kvalitativare och effektivare sätt samt att främja dataskydd, informationssäkerhet, användning av informationsmaterial på ett ansvarsfullt sätt och förverkligandet av offentlighetsprincipen. Det är också viktigt att främja interoperabiliteten mellan informationssystem och informationslager. Fördel eftersträvas genom en planmässig hantering av informationsmaterial. Man samlar eller förvarar inte onödig information, riskerna förknippade med informationen är under kontroll och informationen stöder ledningens beslutsfattande och organisationens verksamhet. Arkivering stöder uppnåendet av dessa mål på en ännu längre sikt. Dessutom gör arkivering det möjligt att använda informationsmaterial vid forskning.
✔ Är din organisation skyldig att följa arkivlagen?
Arkivlagen gäller följande aktörer:
statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter,
kommunala myndigheter och organ samt välfärdsområdens och välfärdssammanslutningars myndigheter och organ,
Finlands Bank, Folkpensionsanstalten, andra självständiga offentligrättsliga inrättningar och i universitetslagen avsedda stiftelseuniversitet,
statens, välfärdsområdenas och kommunernas affärsverk,
ortodoxa kyrkosamfundet och dess församlingar samt
andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt lagar och förordningar eller bestämmelser som meddelats med stöd av dem, till den del det som en följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
På riksdagen, riksdagens justitieombudsmans kansli, statens revisionsverk och forskningsinstitutet för internationella relationer och EU-frågor tillämpas arkivlagen endast delvis.
Om republikens presidents arkiv stadgas särskilt.
Vidare tillämpas på den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv vad som stadgas i kyrkolagen.
På myndigheter i landskapet Åland tillämpas vad som stadgas i landskapslagarna och vad som stadgas eller bestäms med stöd av dem. Arkivlagen tillämpas dock på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som anges i självstyrelselagen för Åland.
Enligt arkivlagen (831/1994) ska arkivbildaren bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas. Arkivfunktionen ska skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt öppenheten i myndighetens verksamhet. Dessutom ska arkivfunktionens krav beaktas i arkivbildarens informationshantering. I praktiken ska myndigheterna och andra som sköter offentliga uppgifter se till att informationsmaterial med arkivvärde kan arkiveras. Skyldigheterna gäller såväl ursprungligen digitala, digitaliserade som analoga informationsmaterial.
Enligt informationshanteringslagen ska en informationshanteringsenhets ledning ombesörja att det vid enheten
har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen och i någon annan lag (till exempel i arkivlagen),
finns uppdaterade anvisningar om hantering av informationsmaterial, om användning av informationssystem, om databehandlingsrättigheter, om informationshanteringsansvar, om informationsrättigheter, om informationssäkerhetsåtgärder samt om beredskap för undantagsförhållanden,
kan erbjudas utbildning varmed det säkerställs att de anställda och personer som arbetar för informationshanteringsenhetens räkning är tillräckligt förtrogna med gällande författningar, föreskrifter och med informationshanteringsenhetens anvisningar om informationshantering och databehandling samt om offentlighet och sekretess i fråga om handlingar,
finns ändamålsenliga instrument för att genomföra informationshanteringsskyldigheter,
har ordnats tillräcklig övervakning när det gäller iakttagandet av författningarna, föreskrifterna och anvisningarna om informationshantering.
Kan arkiveringen skötas vid sidan av allt annat? I lagstiftningen nämns inte tillräckliga resurser, men myndigheten ska reservera sådana resurser för att sköta sina uppgifter att det är möjligt att sköta uppgifterna korrekt. Med tanke på riskhantering är tillräckliga resurser och kunskaper kritiska för att arkiveringen ska kunna genomföras med framgång
✔ Kan myndigheten låta en privat aktör ta hand om arkivfunktionens uppgifter?
Arkivfunktionens uppgifter är skötsel av offentliga förvaltningsuppgifter, vilka myndigheten inte kan anförtro till en privat aktör. Enligt 124 § i Finlands grundlag (731/1999) kan offentliga förvaltningsuppgifter anförtros andra än myndigheter endast genom lag eller med stöd av lag, om det behövs för en ändamålsenlig skötsel av uppgifterna och det inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning. Bestämmelser om en sådan möjlighet finns inte i arkivlagen (831/1994) . Arkivfunktionens ansvar och uppgifter har ett nära samband med ansvaren och uppgifterna inom informationshantering enligt informationshanteringslagen (906/2019). Inte heller informationshanteringslagen möjliggör delegering av ansvaren inom informationshantering till privata aktörer. Bestämmelser om delegering av ansvaren i vissa fall finns i annan lagstiftning.
Myndigheter kan dock av privata aktörer skaffa bland annat utbildning om arkivfunktionen och informationshantering, experthjälp i utvecklingsuppgifter, digitaliseringstjänster och tjänster för förstöring av handlingar som förvaras en viss tid. Dessutom kan kommuner tillsammans organisera skötseln av arkivfunktionens uppgifter och dela gemensamma arkivlokaler. Ansvaret för att sköta hela arkivfunktionen kan inte delegeras till en annan myndighet.
Styrningsansvar för informationshantering och arkivering
Riksarkivet handleder och instruerar myndigheter i att sköta deras arkiveringsuppgift samt fattar beslut om vilka handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras. Dessutom tar Riksarkivet emot, förvarar och tillgängliggör informationsmaterial med beskrivningsuppgifter som myndigheterna överfört till Riksarkivet.
Informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen styrs av informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen och arkiveringen av Riksarkivet. Informationshanteringsnämnden och Riksarkivet bedriver samarbete, eftersom informationshanteringen, informationssäkerheten, ärendehanteringen och arkiveringen till stor del genomförs och utvecklas med samma metoder. Även målsättningarna är delvis gemensamma.
❓ Vanliga frågor
✔ Vilka uppgifter som hänför sig till arkivering sköter Riksarkivet? Vilka uppgifter ankommer på myndigheterna?
säkerställa att myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och uppgifterna i dem bevaras,
vara expertmyndighet i frågor som gäller varaktig förvaring av myndighetshandlingar och av uppgifter i dem samt i frågor som rör arkivfunktionen, och
främja tillgängligheten till och användningen av varaktigt förvarade handlingar och uppgifter i dem samt att främja användningen av dem i forskningssyfte.
Enligt arkivlagen (831/1994) ger Riksarkivet handledning och råd till myndigheterna i skötseln av deras arkiveringsuppgift, bestämmer om vilka informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras samt tar emot informationsmaterial som myndigheterna överfört till Riksarkivets besittning.
den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar,
enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörig sätt,
tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs, och
handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.
Dessutom ska myndigheten enligt arkivlagen
bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas,
upprätthålla en arkivbildningsplan och informationshanteringsmodell samt bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna,
bedöma handlingars och informationsmaterials arkivvärde och göra en gallringsframställan för dem till Riksarkivet,
framställa handlingar och lagra information som ska arkiveras med användning av material och metoder för långtidsförvaring,
förvara handlingar så att de är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning,
gallra ut handlingar och informationsmaterial som inte ska förvaras varaktigt efter den förvaringstid som fastställts för dem så att datasekretessen är tryggad,
beakta kraven på arkivering i sin informationshantering.
Statliga myndigheter ska överföra sina handlingar som ska arkiveras till Riksarkivet och svara för kostnaderna för överföringen.
Dessutom ska myndigheterna beakta de ansvar och uppgifter i anslutning till informationshantering som föreskrivs i informationshanteringslagen (906/2019).
✔ Hur har uppgifterna fördelats mellan Riksarkivet och informationshanteringsnämnden?
Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen bedömer förverkligandet av de myndighetsuppgifter i anslutning till informationshantering som föreskrivs i informationshanteringslagen (906/2019). Med dessa avses följande:
ordnande av informationshantering,
upprättande av en informationshanteringsmodell,
omvandling av informationsmaterial till elektroniskt format,
utlämnande av information via ett tekniskt gränssnitt,
ordnande av en förbindelse för visning av informationsmaterial,
upprättande av en beskrivning i syfte att genomföra handlingsoffentligheten samt
upprätthållande av ett ärenderegister och genomförande av informationshantering i samband med tjänsteproduktion.
Dessutom främjar nämnden förverkligandet av förfarandena för informationshantering och informationssäkerhet samt kraven enligt informationshanteringslagen (906/2019).
Informationshanteringsnämndens uppgifter gäller informationsmaterial i förvaringsfasen. Riksarkivets uppgifter gäller informationsmaterial som ska arkiveras, dvs. material som är värdefulla för forskning och som hör till kulturarvet.
Riksarkivet har till uppgift att
säkerställa att myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och uppgifterna i dem bevaras,
vara expertmyndighet i frågor som gäller varaktig förvaring av myndighetshandlingar och av uppgifter i dem samt i frågor som rör arkivfunktionen, och
främja tillgängligheten till och användningen av varaktigt förvarade handlingar och uppgifter i dem samt att främja användningen av dem i forskningssyfte. - Lag om Riksarkivet (1145/2016) och arkivlag (831/1994)
Riksarkivet ger handledning och råd till myndigheterna i skötseln av deras arkiveringsuppgift, bestämmer om vilka informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras samt tar emot informationsmaterial som myndigheterna överfört till Riksarkivets besittning.
✔ Vilka aktörer och uppgifter gäller arkiveringsskyldigheten?
Arkiveringsskyldigheten gäller följande aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994):
statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter,
kommunala myndigheter och organ samt välfärdsområdens och välfärdssammanslutningars myndigheter och organ,
Finlands Bank, Folkpensionsanstalten, andra självständiga offentligrättsliga inrättningar och i universitetslagen avsedda stiftelseuniversitet,
statens, välfärdsområdenas och kommunernas affärsverk,
ortodoxa kyrkosamfundet och dess församlingar samt
andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt lagar och förordningar eller bestämmelser som meddelats med stöd av dem, till den del det som en följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
På riksdagen, riksdagens justitieombudsmans kansli, statens revisionsverk och forskningsinstitutet för internationella relationer och EU-frågor tillämpas arkivlagen endast delvis.
Om republikens presidents arkiv stadgas särskilt.
Vidare tillämpas på den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv vad som stadgas i kyrkolagen.
På myndigheter i landskapet Åland tillämpas vad som stadgas i landskapslagarna och vad som stadgas eller bestäms med stöd av dem. Arkivlagen tillämpas dock på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som anges i självstyrelselagen för Åland.
✔ Vad avses med begreppen arkivering, varaktig förvaring och förvaring?
Med förvaring avses förvaringstiden för informationsmaterial, alltså förvaring av informationsmaterial för deras ursprungliga användningsändamål samt bland annat tillgodoseende av rättsskydd och verifiering av tjänsteansvar.
Varaktig förvaring betyder inte samma som arkivering, utan förvaring av informationsmaterial varaktigt för de ursprungliga användningsändamålen. Även i den gällande arkivlagen från 1994 används begreppet varaktig förvaring, men i en annan betydelse.
Med arkivering avses att informationsmaterial förvaras efter förvaringstiden som en del av kulturarvet och för forskningsändamål. Begreppet arkivering motsvarar begreppet varaktig förvaring i arkivlagen (831/1994) .
