Etappi 2. Mitä arkistoit - määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto
Toimenpidepolun toinen etappi on arvonmääritys. Arvonmäärityksen tuloksena julkishallinnon tietoaineistoista jää jäljelle kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö tutkimuksen ja muun käytön tarpeisiin. Tietoaineistojen säilytystarpeiden ja arkistollisen arvon tunnistaminen ovat keskeinen osa tiedonhallintaa ja arkistoinnin suunnittelua. Löydät tästä osiosta tietoa siitä mitä arvonmääritys on, miten arkistollista arvoa arvioidaan, miten arkistoitava säilytysmuoto valitaan ja miten vastuut jakautuvat viranomaisen ja Kansallisarkiston välillä näissä tehtävissä.

Kuva. Toimenpidepolun toisella etapilla määritellään, mitkä asiakirjat ja tietoaineistot ovat määräajan säilytettäviä ja mitkä arkistoidaan.
Mitä arvonmääritys tarkoittaa?
Arvonmääritys on tiedon elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asia-
kirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Tietoaineistot voidaan arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Arkistointi edellyttää sitä, että tiedon arkistollinen arvo arvioidaan ja tunnistetaan. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä ja missä toimintakontekstissa tiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä.
Tietoaineistojen arkistollinen arvo muodostuu niiden todistusarvosta ja informaatioarvosta. Arkistollisen arvon vuoksi niitä on perusteltua säilyttää ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Todistusarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen arvoa toimintaa dokumentoivina tietoina. Informaatioarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa, yhteiskunnallisia prosesseja ja ilmiöitä yleisesti dokumentoivina tietoina.
Arvonmääritys pitää sisällään myös säilytysaikojen määrittelyn. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 § edellyttää, että viranomainen arvioi tarpeet sen hallussa olevien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämiselle ja määrittää niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee huomioida tehtävää koskeva lainsäädäntö sekä tiedon erilaiset käyttötarpeet. On huomattava että säilytysajan pituutta ja arkistollista arvoa arvioidaan eri perusteilla.
Säilytysaikojen määrittelyä ohjaa Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta tai hallinnonalan ohjaavat viranomaiset. Vastuu määrittelytyöstä sekä säilytysaikojen hallinnasta ja toimeenpanosta on viranomaisella. Viranomaisen tulee arvioida myös tietoaineistojensa arkistollista arvoa, vaikka Kansallisarkisto arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena tekeekin lopullisen päätöksen arkistoitavista tietoaineistoista.
Arvonmääritys ohjaa seulontaa. Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:
arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan
tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen.
Analogisessa ympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä ja arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Käytännössä näitä keinoja ovat metatietojen ja toiminnallisuuksien yhdistelmät (tilasiirtymät ja vastaavat), arkistoitavien ja tuhottavien poiminnat sekä hävityslistat ja niiden tarkistaminen. Seulontaa voidaan joutua tekemään myös migraatioiden ja aineistosiirtojen yhteydessä, kun ratkaistaan mitä tietoja ja millaisessa rakenteessa siirretään järjestelmästä toiseen.
Arvonmääritys on yhteistyötä
Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee seulontaesityksessä arkistoitavat tietoaineistot, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä.
Arvonmääritys edellyttää moninaisten näkökohtien huomioonottamista ja kokonaisuuksien hallintaa. Se tehdään aina Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja kriteereitä noudattaen. Lähtökohtana on toimijan tehtävien ja toimintojen hyvä tuntemus sekä käsitys niistä kertyvistä tietoaineistoista ja asiakirjoista. Arvonmääritys on usein ristikkäisten intressien punnintaa, jossa hyödynnetään yhteisesti hyväksyttyjä arvonmäärityksen periaatteita ja ohjeita.
Joissain tapauksissa laissa on säädetty tietoaineistojen tai asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Tietoaineistojen arkistollista arvoa on silti syytä tarkastella. Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sille itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoaineistoja pysyvästi. Toisaalta mikäli pysyvä säilytys purettaisiin lainsäädännön muuttuessa, olisi vaara arvokkaan tietoaineiston tuhoutumisesta. Tietoaineistot voi siirtää Kansallisarkistoon arkistoitaviksi seulontapäätöksen perusteella. Ilman seulontapäätöstä Kansallisarkistoon voidaan siirtää vain sellaiset tietoaineistot, jotka on säädetty laissa arkistoitaviksi.
Arvonmäärityksen kriteeristö työvälineenä
Arvonmäärityksen työvälineitä ovat arvonmäärityksen kriteerit, joilla tehtäviä ja niiden hoitamisen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja arvioidaan.
Kriteerejä on yhteensä seitsemän. Tehtäväanalyysin kriteerejä ovat tehtävän merkittävyys, toimintaympäristö ja toimintaprosessi. Informaatioanalyysissa käydään läpi tietoaineistojen tietosisällöt ja käyttötarpeet. Lisäksi analysoidaan säilytysmuotoa ja kustannustekijöitä. Kriteerien tarkempi sisältö ja käyttö arvonmäärityksessä on kuvattu Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa .

Kuva. Arvonmäärityksen ja seulonnan analyysitasot (1–4) ja niiden kriteeriryhmät (1–7).
📌 ARVONMÄÄRITYKSEN KRITEERIT |
Suojaa arkistoitavat henkilötiedot – älä tuhoa
Arvonmäärityksessä on arvioitava henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoinnin tarpeellisuutta ja oikeasuhtaisuutta. Arkistointitarve on perusteltava.
Henkilötiedon käsite on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)mukaan hyvin laaja, joten tietosuojalainsäädäntö koskee merkittävää osaa arkistoitavista tietoaineistoista. Henkilötietoja ei tule säilyttää tai muuten käsitellä tarpeettomasti. Myös arkistointi on henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain sääntelyä ei kuitenkaan sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin, jos tästä ei ole erikseen säädetty.
Henkilötietojen arvonmäärityksessä arvioidaan tutkimustarpeita ja kulttuuriperintöarvoja suhteessa yksityisyyden suojaan pitkällä aikavälillä. Niin tieteelliselle kuin muullekin tutkimukselle on tärkeää, että arkistoitavat tietoaineistot antavat oikean, totuudenmukaisen sekä riittävän kattavan ja edustavan kuvan siltä ajalta, johon ne liittyvät. Esimerkiksi anonymisointi voi heikentää tietoaineistojen informaatioarvoa ja vaarantaa todistusvoimaisuuden, jolloin niitä ei voida enää pitää autenttisina, luotettavina, eheinä ja käytettävinä tutkimuksen lähteinä. Lisäksi anonymisointi kaventaa aineiston käyttömahdollisuuksia ja estää henkilötietojen yhdistämisen muihin tietoihin.
Arvonmäärityksessä henkilötietoja on punnittava ainakin sivistyksellisten oikeuksien, sananvapauden ja yksityiselämän suojan näkökulmasta. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden luvaton käyttö voi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. Tietosuoja-asetus (2016/679, artikla 9) ja tietosuojalaki (1050/2018, 6 §) mahdollistavat kuitenkin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisia tai yleishyödyllisiä arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten (artikla 9, 2 j). Esimerkiksi terveyteen ja sosiaalihuollon tarpeeseen liittyvät tiedot voivat olla tärkeitä kansanterveyttä koskeviin tutkimustarpeisiin, ja siitä syystä ne voidaan arkistoida.
Arkistossa henkilötiedot on suojattava tietosuojasäädösten ja -määräysten edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen suoja on huomioitava suunniteltaessa tietojärjestelmiä ja tietorakenteita, käyttöoikeuksien toteuttamista sekä metatietoja. Tietoturvan toteuttaminen asianmukaisesti fyysisissä toimitiloissa ja digitaalisessa toimintaympäristössä on keskeinen osa henkilötietojen suojaamista.
Tietosuojavaltuutetun toimistovalvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista.
Arvonmäärityksen kohteena ovat tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät
Arvonmäärityksen kohteena ovat aina tehtävät ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuneet ja muodostuvat tietoaineistot, eivät tietojärjestelmät. Kansallisarkisto ei enää anna päätöksiä yksittäisten tietojärjestelmien tiedoille. Esimerkiksi seulontaesityksessä on oltava mukana tiedot kaikista tietoaineistoista, joita tietyn tehtävän hoidossa syntyy, sekä tiedot niistä tietojärjestelmistä, joissa tietoaineistot sijaitsevat. Loogisten tietovarantojen ja niiden sisältämien tietoaineistojen hahmottaminen on arvonmäärityksen kannalta keskeistä.
Asianhallinnan järjestelmiin sisältyvien tietoaineistojen arkistoinnista päätetään pääosin tehtäväluokka- tai asiaryhmätasolla mutta tarvittaessa myös asiakirjatyypeittäin. Tietokantojen tietojen arvonmääritys kohdistuu ensisijaisesti tehtävien arviointiin ja tietoaineistojen informaatioarvoon. Arvonmäärityksen tuloksena arkistoitavaksi jää tehtäväkohtaisia tietoaineistoja kuvailutietoineen.
Analogisten asiakirjojen taannehtiva arvonmääritys
Analogisten asiakirjojen arvonmääritys kohdistuu pääosin jo kertyneisiin asiakirjoihin, joille ei ole annettu seulontapäätöstä. Tällöin kyseessä on niin kutsuttu taannehtiva seulonta. Arvonmääritys tehdään pääosin asiakirjatyyppikohtaisesti tehtävittäin.
Analogisia asiakirjoja koskeviin jo aiemmin tehtyihin seulontapäätöksiin ja niiden arvonmääritysratkaisuihin ei pääsääntöisesti tehdä muutoksia.
Muistilista
Tee arvonmääritys Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja erityisesti kriteereitä noudattaen.
Arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät sekä niiden tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät.
Arvonmääritysratkaisut on perusteltava.
Henkilötietoja voidaan arkistoida, kun se on yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen näkökulmasta perusteltua.
Käytä arvonmääritystyössä Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteerejä.