Etapp 2. Vad ska du arkivera – definiera dina informationsmaterials arkivvärde och förvaringsform

Den andra etappen under åtgärdsvägen är värdebestämning. Som resultat av värdebestämningen återstår av den offentliga förvaltningens informationsmaterial ett nationellt dokumentärt kulturarv för forskningsändamål och andra ändamål. Identifiering av förvaringsbehoven och arkivvärdet hos informationsmaterial är en central del av informationshanteringen och planeringen av arkiveringen. I detta avsnitt finns information om vad värdebestämning innebär, hur man bedömer arkivvärdet, hur man väljer förvaringsformen för arkivering och hur ansvaren är fördelade mellan myndigheten och Riksarkivet i dessa uppgifter

Piirroshiiri tutkii suurennuslasilla toisen etapin kuvaa. — **Bild.** På åtgärdsvägens andra etapp definieras vilka handlingar och informationsmaterial som ska förvaras en bestämd tid och vilka som ska arkiveras.

Vad avses med värdebestämning?

Värdebestämning är en process för hantering av informationen livscykel, under vilken man definierar vilka handlingar som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt, och vilka som ska förvaras en viss tid samt hur lång den fastställda förvaringstiden är. Informationsmaterial kan arkiveras för arkivändamål av allmänt intresse. Arkivering förutsätter att man bedömer och identifierar informationens arkivvärde. Arkivvärdet beror på bland annat den samhälleliga betydelsen hos den uppgift inom vilken informationen skapas, verksamhetskontexten där informationen skapas och dess informationsinnehåll.

Arkivvärdet hos informationsmaterial består av deras bevisvärde och informationsvärde. På grund av deras arkivvärde är det motiverat att förvara dem utan tidsgräns som en del av det nationella dokumentära kulturarvet. Med bevisvärde avses informationsmaterials värde som dokumentation av verksamheten. Med informationsvärde avses informationsmaterials värde som information som dokumenterar samhället, samhälleliga processer och fenomen i allmänhet.

Värdebestämningen inbegriper också bestämning av förvaringstider. Enligt 21 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska myndigheten bedöma behovet av förvaring av informationsmaterial och handlingar i sin besittning och bestämma förvaringstider för dem. När förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialet arkiveras eller förstöras. Vid bestämning av förvaringstider ska man beakta lagstiftningen om uppgiften och de olika användningsbehoven för informationen. Man bör observera att förvaringstidens längd och arkivvärdet bedöms på olika grunder.

Bestämningen av förvaringstider styrs av informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen eller de myndigheter som styr förvaltningsområdet. Myndigheten ansvarar för bestämningsarbetet samt för hanteringen och verkställandet av förvaringstiderna. Myndigheten ska även bedöma arkivvärdet hos sina informationsmaterial, trots att Riksarkivet som expertmyndighet för arkivering fattar det slutliga beslutet om vilka informationsmaterial som ska arkiveras.

Värdebestämningen styr gallringen. Gallring innebär verkställande av värdebestämningen. Gallringen kan vara proaktiv eller retroaktiv. Gallringen omfattar följande åtgärder:

beslut om förvaringsformen för informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras eller förvaras en viss tid
bedömning av den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde
åtskiljande av informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras och som ska förvaras en viss tid
arkivering eller förstöring av informationsmaterial och handlingar efter förvaringstidens slut.

I en analog miljö anknyter gallring till arkivbildning och ordnande av arkivering eller förstöring av informationsmaterial som förvaras en viss tid varje år samt bedömning av det kulturhistoriska värdet. I en digital verksamhetsmiljö kan man med gallring avse förutom hantering av förvaringsformen sådana åtgärder och metoder för att stödja livscykelhanteringen genom vilka man avskiljer handlingar och information som ska arkiveras och förstöras i olika informationssystem och genomför arkiveringen eller förstöringen till slut. I praktiken omfattar dessa metoder kombinationer av metadata och funktioner (statusövergångar och motsvarande), utplockning av handlingar och information som ska arkiveras och förstöras samt listor för utgallring och kontroll av dem. Gallring behöver eventuellt göras också i samband med migrationer och materialöverföringar, när man avgör vilken information som ska överföras från ett system till ett annat och i vilken struktur.

Värdebestämning är samarbete

Värdebestämningen utförs i ett samarbete: aktören föreslår och motiverar vilka informationsmaterial som ska arkiveras i gallringsframställan, medan Riksarkivet beslutar om arkivering och motiverar den i gallringsbeslutet.

Värdebestämningen kräver att många olika aspekter tas i beaktande och att frågor hanteras ur ett övergripande perspektiv. Den utförs alltid enligt målen, metoderna och kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. Utgångspunkten är en god kännedom om aktörens uppgifter och verksamhet samt de informationsmaterial och handlingar som uppkommer i samband med dem. Värdebestämning innebär ofta ett övervägande av motstridiga intressen, där man använder sig av gemensamt godkända principer och anvisningar för värdebestämning.

I vissa fall föreskrivs det i lag om varaktig förvaring av informationsmaterial och handlingar för de ursprungliga användningsändamålen. Man bör trots det undersöka arkivvärdet hos informationsmaterial. Om aktören inte gör en gallringsframställan, är aktören själv skyldig att varaktigt förvara de informationsmaterial som enligt lag ska förvaras varaktigt. Å andra sidan om skyldigheten om varaktig förvaring upphävs genom ändring av lagstiftningen, finns det en risk för att värdefulla informationsmaterial blir förstörda. Informationsmaterial kan överföras till Riksarkivet för arkivering med stöd av ett gallringsbeslut. Utan ett gallringsbeslut kan endast sådana informationsmaterial som enligt lag ska arkiveras överföras till Riksarkivet.

Kriterierna för värdebestämning som ett verktyg

Kriterierna för värdebestämning är ett verktyg för värdebestämning som man kan använda för att bedöma uppgifter och informationsmaterial som uppkommer i samband med dem.

Det finns sammanlagt sju kriterier. Kriterierna för uppgiftsanalysen är uppgiftens (verksamhetens) betydelse, omvärldenoch verksamhetsprocessen. I informationsanalysen granskas informationsmaterialens informationsinnehåll och användningsbehov. Dessutom analyseras bevarandeformen och kostnadsfaktorerna. Innehållet i kriterierna och deras användning vid värdebestämning beskrivs närmare i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy..

Arvonmäärityksen kriteerit kaavakuvana. — **Bild**. Analysnivåer (1–4) för värdebestämning och gallring och kriteriegrupper (1–7) för dem.

📌 KRITERIER FÖR VÄRDEBESTÄMNING

✔ Kriterium 1: Uppgiftens (verksamhetens) betydelse

Med uppgiftens (verksamhetens) betydelse avses uppgiftens inverkan på samhället och dess utveckling, på medborgarna och miljön samt hur omfattande och djup denna inverkan är. Uppgiftens betydelse kan bedömas i relation till andra uppgifter inom den offentliga förvaltningen. Ett perspektiv kan vara den prövningsrätt som hör till uppgiften. Ju mer prövningsrätt aktören har, desto mer betydelsefulla är uppgiften och dess informationsmaterial med tanke på värdebestämning.

Uppgiften kan också bedömas i förhållande till tidens allmänna samhälleliga värderingar: hur uppgiften återspeglar och förverkligar de rådande värderingarna i samhället, olika intressegruppers mål som anknyter till dem samt kritik och motsättningar mot allmänt accepterade värderingar. Under olika tider kan man exempelvis betona värderingar och uppgifter som anknyter till miljö, säkerhet, ekonomi, teknologi eller internationalisering.

Uppgifter som anknyter till tryggande eller begränsning av de grundläggande rättigheter som nämns i Finlands grundlag är betydande och illustrerar på ett särskilt sätt det konkreta förverkligandet av allmänt accepterade värderingar i samhället. Hit hör bland annat jämlikhet, rätt till liv och personlig frihet, skydd av privatliv, rörelsefrihet, religions- och samvetsfrihet, samlings- och föreningsfrihet, rätt till bildning, rätt till sitt eget språk och sin egen kultur, skydd av egendom samt rätt till arbete och näringsfrihet.

Information från substansuppgifter (kärnuppgifter) är värdefullare än information från stöduppgifter. För vissa aktörer är dock stöduppgifterna substansuppgifter.

✔ Kriterium 2: Omvärld (verksamhetsmiljö)

I analysen av omvärlden granskas aktörerna och föremålen för verksamheten samt samhällsutvecklingen och exceptionella fenomen. I analysen beaktar man jämlikt medborgarna och samhällena, naturmiljön och den byggda miljön. Bedömningen av aktören anknyter indirekt till bedömningen av aktörens uppgifter.

Principer för bedömning av aktören och dess befogenheter:

Ju mer omfattande samhällelig inverkan verksamheten har, desto mer betydelsefull är den information som uppkommer i samband med aktörens substansuppgifter.
Ju mer central ställning aktören har i samhället, desto mer betydelsefull är den information som den producerar. Ju närmare den högsta nivån av beslutsfattande aktören står, desto större är i allmänhet dess inverkan på samhället och dess utveckling.
Ju större andel av befolkningen som berörs av aktörens uppgifter, desto mer betydelsefull är i allmänhet informationen. I bedömningen ska man dock beakta andra faktorer som påverkar uppgiftens betydelse och dataskyddsperspektiv.
Om aktörens uppgifter begränsar eller på ett särskilt sätt tryggar grundläggande rättigheter, är informationen mer betydelsefull. Det kan exempelvis gälla information som skapas i uppgifter som berör språkliga, etniska eller religiösa minoriteter. Dataskyddsperspektiven ska dock beaktas i bedömningen av denna information.
Information som dokumenterar förvaltningsaktörers befogenheter och rättigheter samt centrala informationsmaterial som dokumenterar aktörernas verksamhet ska arkiveras.

Även om själva uppgiften inte är betydelsefull kan information om föremålet för verksamheten vara intressant för forskare och intressegrupper, vilket kan ge skäl till arkivering. Vissa föremål för verksamhet, såsom jordmånen och vattendrag, förändras dessutom långsamt, och information om dem kan användas länge för såväl det ursprungliga användningsändamålet som för arkiveringsändamål.

Även information som belyser avvikande förändringar i samhällsutvecklingen, brytningstider och vändpunkter samt dokumenterar betydande fenomen och händelser är betydelsefull.

✔ Kriterium 3: Verksamhetsprocess

Bedömningen av betydelsen av information som uppkommer i olika faser av verksamhetsprocessen anknyter främst till ärendehanterings- och tjänsteprocesser när det gäller en aktör. I processer med flera aktörer kan den anknyta till användning av gemensamma informationssystem samt tillvaratagande och arkivering av information.

Information från olika faser i en verksamhetsprocess kan arkiveras exempelvis enligt följande:

Betydelsefulla uppgifter

All information från verksamhetsprocessen arkiveras, dock oftast med följande begränsningar:

Hos den aktör vars beslut ett besvär gäller förvaras besvärshandlingarna i regel en viss tid, med undantag för rättelseförfarandet. Aktörer inom rättsskipningsärenden arkiverar i regel besvärshandlingar.
Handlingar från utlåtandeprocesser arkiveras i regel av den som begärt utlåtandet.

Mindre betydelsefulla uppgifter

Från verksamhetsprocessen arkiveras ofta endast beslutsinformation och information om tillsynsprocessen. Övrig information om uppgiften ska förvaras en viss tid (bl.a. ansökningshandlingar, dvs. handlingar om anhängiggörande, och andra beredningshandlingar).

I värdebestämningen ska man försöka beakta uppgiftshelheterna och uppgiftens kopplingar till andra uppgifter, som en eller flera aktörer kan delta i. Om flera aktörer har samma information väljer man för arkivering informationen från den aktör som har det primära ansvaret för förvaringen av informationen eller vars information är mest användbar för forskning och andra användningsändamål.

✔ Kriterium 4: Informationsinnehåll

Informationsinnehållet i det informationsmaterial som är föremål för värdebestämningen bedöms separat från uppgiften. Med andra ord kan ett unikt och omfattande informationsinnehåll som kan användas mångsidigt göra att informationsmaterialet är värdefullt, även om den uppgift inom vilken materialet har uppkommit inte är särskilt betydlig. En bedömning av informationsinnehållet görs också i samband med bedömningen av föremålen för verksamheten. Exempelvis följande kriterier talar för arkivering:

Informationen är unik, motsvarande information finns inte i andra arkiverade informationsmaterial.
Informationen är omfattande i fråga om geografi, tid (långt kontinuum) eller föremålet för informationen (omfattar en betydande andel av befolkningen eller en annan målgrupp). Omfattningen är ur forskningens perspektiv en betydande egenskap, och därför strävar man efter att arkivera exempelvis kunduppgifter om alla föremål för verksamheten (individer, sammanslutningar), om kriterierna för värdebestämning i övrigt uppfylls.
Informationen är lätt att använda och kombinera med annan information.

✔ Kriterium 5: Användningsbehov

I värdebestämningen ska man beakta informationsmaterialens mångsidiga användningsbehov: behoven i fråga om forskning, samhället, miljön samt medborgarnas kunskap, bildning och självförståelse samt vidareutnyttajde av informationen.

I värdebestämningen utnyttjas information om vilka informationsmaterial forskningen hittills har använt, men man strävar också efter att förutse framtida forskningsbehov i samarbete med forskningsorganisationer. Man strävar också efter att jämlikt beakta informationsbehoven och synpunkterna inom olika vetenskaps- och forskningsområden.

Om ett informationsmaterial har en långvarig betydelse för det ursprungliga användningsändamålet, indikerar det ofta att det har ett betydande arkivvärde, medan kortvarig betydelse indikerar ett litet arkivvärde. Värdebestämningen påverkas dock även av andra faktorer, såsom bedömningar av omvärlden och informationsinnehållet.

✔ Kriteeri 6: Bevarandeform

Från verksamheten inom den offentliga förvaltningen arkiveras i första hand material i digital form. Arkiverade digitala informationsmaterial är mer jämlikt tillgängliga och användbara i digitala tjänster än analoga handlingar, vars användning är beroende av tid och plats. Möjligheterna att kombinera digitala registeruppgifter ger mer omfattande källmaterial för forskning och annan användning.

Om man har tillgång till både analoga och digitala uttryck av handlingar, arkiverar man i första hand de digitala uttrycken. Om handlingarnas digitala uttryck inte är tillräckligt beviskraftiga arkiveras även de analoga uttrycken.

Om analoga handlingar digitaliseras i enlighet med Riksarkivets krav, kan handlingarnas analoga uttryck förstöras om de inte har kulturhistoriskt värde i analog form. Exempelvis pappersutskrifter av arkiverade ursprungligen digitala handlingar vars beviskraft och integritet säkerställts har inget kulturhistoriskt värde.

✔ Kriterium 7: Kostnadsfaktorer

Vid värdebestämningen och bestämningen av bevarandeform för handlingar beaktas även kostnadsfaktorer. Kostnadsfaktorerna får dock inte i första hand vara avgörande för vilka informationsmaterial som ska arkiveras.

I förvaringsfasen måste man ofta förvara information i operativa informationssystem under långa perioder, och kostnader uppstår för den offentliga förvaltningen redan till följd av denna förvaring. Fastställande av förvaringsbehovet och regelmässig förstöring av material som förvaras en viss tid minskar förvaringskostnaderna.
I målsättningarna och kriterierna för värdebestämning beaktas indirekt kostnadsfaktorerna för digital förvaring.

Målet är att informationsmaterial ska arkiveras bara en gång.
Alla informationsmaterial i ett informationssystem arkiveras inte, och man behöver inte arkivera informationsmaterialen från alla informationssystem.

Arkiveringskostnaderna kan minskas genom att man följer gemensamma standarder och rekommendationer samt använder gemensamt överenskomna filformat.

Skydda personuppgifter som ska arkiveras – förstör inte dem

I värdebestämningen ska man bedöma behovet av att arkivera informationsmaterial och handlingar som innehåller personuppgifter samt arkiveringens proportionalitet. Arkiveringsbehovet ska motiveras.

Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) är begreppet för personuppgift mycket brett, så dataskyddslagstiftningen gäller för en betydande del av de informationsmaterial som ska arkiveras. Personuppgifter ska inte förvaras eller annars behandlas i onödan. Även arkivering är behandling av personuppgifter. Bestämmelserna i dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen tillämpas dock inte på uppgifter om avlidna personer, om inte detta föreskrivs separat.

I värdebestämningen av personuppgifter beaktas forskningsbehov och kulturarvsvärden i förhållande till integritetsskyddet på lång sikt. Det är viktigt för både vetenskaplig och annan forskning att arkiverade informationsmaterial ger en korrekt, sanningsenlig samt tillräckligt heltäckande och representativ bild av den tid som de anknyter till. Till exempel kan anonymisering försvaga informationsmaterialens informationsvärde och äventyra deras beviskraft, varvid de inte längre kan betraktas som autentiska, tillförlitliga, intakta och användbara källor för forskning. Dessutom begränsar anonymisering möjligheterna att använda materialet och förhindrar att personuppgifter kan förenas med andra uppgifter.

Vid värdebestämning av personuppgifter måste man avväga deras betydelse med tanke på åtminstone kulturella rättigheter, yttrandefrihet och privatliv. Uppgifter som tillhör särskilda personuppgiftskategorier ska skyddas särskilt noggrant, eftersom obehörig användning av dem kan medföra betydande risker för de grundläggande rättigheterna och friheterna. Dataskyddsförordningen (2016/679, artikel 9) och dataskyddslagen (1050/2018, 6 §) gör det dock möjligt att också behandla uppgifter som tillhör särskilda personuppgiftskategorier för arkiveringsändamål av allmänt intresse eller för allmännyttiga arkiveringsändamål eller för vetenskapliga och historiska forskningsändamål (artikel 9, 2 j). Till exempel uppgifter som hänför sig till hälsa och behov av socialvård kan vara viktiga för forskning om folkhälsan och kan därför arkiveras.

✔ Personuppgifter och särskilda personuppgiftskategorier

Personuppgifter är sådana uppgifter utifrån vilka en person kan identifieras direkt eller indirekt till exempel genom att kombinera en enskild uppgift med en annan uppgift, som möjliggör identifiering. En person kan identifieras till exempel utifrån namn, personbeteckning eller en omständighet som är karakteristisk för hen.

Av personuppgifter som tillhör så kallade särskilda personuppgiftskategorier framgår personens

ras eller etniska ursprung
politiska åsikter
religiösa eller filosofiska övertygelse
medlemskap i fackförbund
hälsorelaterade uppgifter
sexuella läggning eller beteende
genetiska och biometriska uppgifter för identifiering av personen.

Dessa uppgifter ska skyddas särskilt noggrant, eftersom behandling av dem kan orsaka avsevärda risker vad gäller personens grundläggande fri- och rättigheter.

✔ Anonymisering och pseudonymisering

Med anonymisering avses att personuppgifter behandlas så att personen inte längre kan identifieras utifrån dem. Uppgifterna kan till exempel generaliseras (aggregeras) eller ändras till statistisk form så att uppgifter om en enskild person inte längre är i identifierbar form. Identifiering förhindras på oåterkalleligt sätt och så att den personuppgiftsansvarige eller en utomstående aktör med uppgifter som den innehar inte längre kan ändra tillbaka uppgifterna till identifierbar form.

Anonymiserade uppgifter betraktas inte längre som personuppgifter. Dataskyddsbestämmelserna tillämpas inte på dem.

Med pseudonymisering avses behandling av personuppgifter så att personuppgifterna inte längre kan kopplas till en viss person utan kompletterande uppgifter. Sådana kompletterande uppgifter ska förvaras omsorgsfullt åtskilda från personuppgifter. Även om uppgifter har pseudonymiserats, är det fortfarande möjligt att med hjälp av dem urskilja en enskild person från mängden och kombinera dem i olika informationsmaterial.

Pseudonymiserade uppgifter är fortfarande personuppgifter och dataskyddsbestämmelserna ska tillämpas på behandlingen av dem. Till exempel kodning av personuppgifter är pseudonymisering. Kodade uppgifter kan inte kopplas till en viss person utan kodnyckel.

Om man arkiverar pseudonymiserade uppgifter ska man också arkivera kodnycklarna.

Arkiverade personuppgifter ska skyddas på det sätt som dataskyddsförordningarna och -bestämmelserna förutsätter. Skyddet av personuppgifter ska beaktas när man planerar informationssystem och informationsstrukturer, genomförande av användarrättigheter samt metadata. Att genomföra dataskydd på ett ändamålsenligt sätt i fysiska lokaler och en digital verksamhetsmiljö är en central del av skyddandet av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå övervakar efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen.

Värdebestämningen gäller informationsmaterial och handlingar, inte informationssystem

Värdebestämningen gäller alltid uppgifterna och de informationsmaterial som har uppkommit och som uppkommer till följd av skötseln av dem, inte informationssystemen. Riksarkivet meddelar inte längre beslut om information i enskilda informationssystem. Till exempel ska man i en gallringsframställan inkludera information om alla de informationsmaterial som skapas i samband med skötseln av en viss uppgift samt information om de informationssystem där informationsmaterialen är belägna. En uppfattning av logiska informationslager och informationsmaterialen i dem är central för värdebestämningen.

Beslut om arkivering av de informationsmaterial som ingår i ärendehanteringssystem fattas främst utifrån uppgiftsklass- eller ärendegrupp, men vid behov även enligt typ av handling. Värdebestämningen av information i informationslager gäller i första hand bedömningen av uppgifterna och informationsmaterialens informationsvärde. Värdebestämningen resulterar i arkivering av uppgiftsspecifika informationsmaterial jämte beskrivningsinformation.

Retroaktiv värdebestämning av analoga handlingar

Värdebestämningen av analoga handlingar gäller i huvudsak redan tillkomna handlingar för vilka det inte finns ett gallringsbeslut. Då är det fråga om så kallad retroaktiv gallring. Värdebestämningen görs i huvudsak enligt handlingstyp för varje uppgift.

Ändringar görs i regel inte i tidigare gallringsbeslut för analoga handlingar och värdebestämningar av dem.

Minneslista

Gör värdebestämningen enligt målen, metoderna och särskilt kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy.
Värdebestämningen gäller uppgifterna och deras informationsmaterial och handlingar, inte informationssystemen.
Värdebestämningsavgörandena ska motiveras.
Personuppgifter kan arkiveras då det är motiverat med tanke på arkivändamål av allmänt intresse.

Använd kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy vid värdebestämningen