Skip to main content
Skip table of contents

Etapp 4. Säkerställ informationens integritet och bevarande

Åtgärdsvägens fjärde etapp är säkerställande av informationens integritet och bevarande. Innan information som ska arkiveras överförs till arkiv kan den användas och förvaras en mycket lång tid för det ursprungliga användningsändamålet. I detta avsnitt finns anvisningar för säkerställande av informationens integritet och bevarande fram till dess att den överförs till ett arkiv, som sörjer för att förvara den långvarigt och göra den tillgänglig.

image-20241108-104153.png

Bild. På åtgärdsvägens fjärde etapp säkerställs integriteten för informationsmaterialen och filerna under alla förhållanden.

Information som ska arkiveras ska vara autentisk, tillförlitlig och intakt. På denna etapp granskas dessa krav ur tre olika synvinklar:

  1. Förvaring av information intakt och beviskraftig

  2. Filformatens betydelse

  3. Överföring av information i olika livscykelfaser (migrationer) 


Vad avses med informationens integritet?

Integritet (på engelska integrity) innebär att informationen inte har ändrats obehörigt och att den inte har förändrats av misstag. Informationshelheten är då intakt, och till exempel har inga delar som tillhör helheten uteblivit. Det är också viktigt att de eventuella förändringarna kan verifieras. Integriteten indelas ofta vidare i semantisk och teknisk integritet:

  • Semantisk integritet betyder att informationens betydelse inte har förändrats. Ibland använder man också termerna innehållsmässig, informationsinnehållsmässig eller logisk integritet.

  • Teknisk integritet betyder att data och deras lagringsstruktur (bitarna) är oföränderliga (på engelska fixity).

Ju längre man förvarar digitala informationsmaterial, desto viktigare är det att man vid säkerställande av deras integritet beaktar de rekommenderade filformaten för arkivering och digital långtidsförvaring, begränsning av antalet förvarade filformat och regelbunden kontroll av filernas kvalitet. På så sätt lägger man grunden för en sådan långtidsförvaring, där informationsmaterial omvandlas till en ny form som är lämplig för förvaring, när tekniska förändringar med åren och årtiondena kräver det.

Rekommenderade filformat är standardiserade och allmänt använda format som är öppna till sin definition och som sannolikt bevaras i bruk på lång sikt. Kvalitetssäkringen av material för sin del grundar sig på ett noggrant efterföljande av standarden för filformat, att filerna kan användas utan externa beroenden och att deras tekniska integritet bevaras.

Bevarandet av materialens integritet och oföränderlighet kan övervakas bland annat genom att förvara filerna i skrivskyddad form (på engelska read-only). Då kan ändringar endast göras så att de blir dokumenterade och med tillräckliga användarrättigheter. För att följa upp ändringar i filer använder man ofta också integritetskontrolltecken som förvaras avskilda från materialet, och genom att jämföra dem med materialet kan man upptäcka eventuella förändringar. Man bör dock observera att teknisk oföränderlighet inte garanterar semantisk integritet, dvs. att även integriteten för materialets informationsinnehåll bevarats och att informationsinnehållet är begripligt.

Förutom filsynvinkeln är integritet anknuten till hur tillkomst- och behandlingshistorien för digitala informationsmaterial har blivit dokumenterad. Till exempel lagras utifrån användarrättigheterna uppgifter om användarna och behandlingen i samband med informationen, bland annat olika tidsstämplar för när informationen skapats eller redigerats. Uppgifter kan inte läggas till eller tas bort utan att lämna spår. Beskrivning och dokumentering av informationsmaterialen i olika livscykelfaser stöder också integriteten. Som beskrivningsuppgifter kan man till exempel ange att handlingarna har elektroniska underskrifter eller att autenticiteten och integriteten har konstaterats med hjälp av en kontrollsumma. Om några uppgifter i anslutning till informationsmaterialet är osäkra eller om man inte kan bekräfta dem, är det också viktigt att man nämner det.

Att genomföra tillräckliga informationssäkerhetsåtgärder är avgörande med tanke på säkerställandet av informationens integritet och autenticitet på lång sikt. Användaren av informationen ska kunna lita på att informationen har lagrats korrekt och att den under hela sin livscykel är skyddad mot obehöriga ändringar.

Du kan bedöma arkiverad informations autenticitet, tillförlitlighet och integritet ur följande synvinklar:

  • Dokumenterar informationen på ett uttömmande och korrekt sätt de åtgärder, uppgifter eller ärenden för vilka den förvaras som bevis? Eller är informationen till exempel bristfällig, motstridig eller selektiv?

  • Framgår det av informationen när den har skapats? Vilken instans har skapat den? Vilka instanser har behandlat eller ändrat den?

  • Har informationen varit skyddad mot obehöriga tillägg, raderingar och ändringar under hela sin livscykel? Kan de eventuella ändringarna upptäckas, individualiseras och spåras?

  • Har informationen ställts i nödvändiga kontexter, dvs. sammanhang, med hjälp av klassificering, andra metadata och dokumentation så att den kan lokaliseras och hämtas? Kan informationen användas och tolkas?

  • Är informationen tillgänglig i enlighet med aktuella användningsbegränsningar och användarrättigheter?

  • Finns informationen i rekommenderade och stödda informationsstrukturer och filformat? Kan den vid behov konverteras, dvs. omvandlas, till sådana på ett kontrollerat sätt?

  • Kan informationsmaterialet överföras till ett annat informationssystem eller arkivet så att det bevarar sin integritet och på ett kontrollerat sätt?

✔ Utnyttja kvalitetskriterierna för information i bedömningen

Statistikcentralens kvalitetskriterier för information har i första hand tagits fram för bedömning av kvaliteten hos strukturerade informationsmaterial av registermaterialskaraktär. Principerna för dem kan dock med fördel tillämpas på alla digitala informationsmaterial. Egenskaperna hos högklassig information har i kriterierna strukturerats enligt följande:

  • Hur beskriver informationen verkligheten? Är den felfri, exakt, heltäckande, konsekvent och uppdaterad?

  • Hur har informationen beskrivits? Hur kan man försäkra sig om dess autenticitet och ursprung? Är metadata begripliga?

  • Hur kan informationen användas? Överensstämmer informationen med rekommendationerna? Är den tillgänglig i rätt tid? Kan den användas av de som har användarrättigheter enligt bestämmelser och verksamhetssätt? Finns informationen i maskinläsbar form?

Tiedon laatukriteerien kaaviokuva.

Bildens källa. Statistikcentralen. Tiedon laatukriteerit.

 


Var kan man förvara informationsmaterial som ska arkiveras?

Med förvaring avses ofta att man säkerställer informationsmaterials bevarande, oavsett om det är fråga om arkivering av dem eller om förvaring av information för det ursprungliga användningsändamålet. Arkiverad information förvaras utan tidsgräns, alltså i praktiken för evigt, så för att säkerställa dess bevarande och integritet krävs dock annorlunda planering och säkerställande än när det gäller information som förvaras i en kort bestämd tid. Din organisation ska garantera informationens integritet och bevarande fram till dess att materialen har överförts till den egentliga långtidsförvaringen. Organisationen ska ha tillräckliga förfaranden, verktyg och kunskaper för detta.

Arkivering och förvaring – lagstiftningen har ändrat begreppen.

Tidigare kunde man med arkivering avse att sätta handlingar i arkivboxar, att avgöra ett ärende i ett informationssystem eller att förvara information i allmänhet. Så är ofta fallet i vardagsspråket även nu. Ordets betydelse har förändrats i och med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)och lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Lagstiftningen gör skillnad på förvaring av informationsmaterial för de ursprungliga användningsändamålen och arkivering för arkiveringsändamål av allmänt intresse. I praktiken förvarar man även arkiverade informationsmaterial, alltså sörjer för deras bevarande och användbarhet. Arkivering betyder dock också identifiering av informationsmaterial som är betydelsefulla med tanke på kulturarvet och forskning, teknisk förvaring av dem baserat på långtidsförvaring samt möjliggörande av mångsidig användning av dem för forskning och andra ändamål.

Med digital långtidsförvaring avses sådana tekniska och administrativa åtgärder och tjänster genom vilka man säkerställer att materialen kan användas i flera årtionden eller århundraden. I informationssystemen för långtidsförvaring betonas särskilt funktioner som stöder informationsmaterialens så kallade historiska fas, vilka är avsedda att säkerställa informationsmaterialens användbarhet och begriplighet på mycket lång sikt. Viktiga åtgärder är bland annat beskrivning av materialens kontext och informationsinnehåll, säkerställande av integriteten och konversioner av filformatet, där informationsmaterial vid behov, kontrollerat och utan förlust omvandlas till ett nytt format som lämpar sig för förvaring.

En lyckad arkivering eller långtidsförvaring grundar sig på att man beaktar förutsättningarna för en lång livscykel av informationsmaterialet i alla dess tidigare livscykelfaser. Samma behov gäller också andra informationsmaterial som förvaras en mycket lång tid. Digital information i arkivfasen kan innan den överförs till långtidsförvaring förvaras i det system där den har skapats, i ett system som ersatt det ursprungliga systemet eller till exempel i ett separat förvaringssystem. Det väsentliga är att systemets egenskaper stöder en pålitlig förvaring.

FÖRVARING


Tekniska, administrativa, ekonomiska och strategiska åtgärder för att säkerställa informationens bevarande och integritet innan informationen i enlighet med dess förvaringstid antingen förstörs eller arkiveras eller av någon annan anledning överförs till långtidsförvaring.

LÅNGTIDSFÖRVARING


En mängd tekniska och administrativa åtgärder genom vilka man säkerställer informationsmaterialens bevarande, användbarhet och begriplighet, då förvaringen pågår i en såpass lång tid att man måste beakta förändringar i tekniker och användarkretsen. Långtidsförvaring förutsätter att man övervakar informationens integritet, bereder sig på risker och genomför förvaringsåtgärderna på ett kontrollerat sätt.

ARKIVERING


Förutom teknisk förvaring är det viktigt att identifiera information som är av betydelse på grund av sitt kulturarvsvärde eller forskningsvärde, foga den till det dokumentära kulturarvet och bevara dess begriplighet samt att göra den tillgänglig.


Informationssystem och arkivering – synvinklar

På den första etappen under åtgärdsvägen för arkivering beskrivs hur man kan planera och utveckla arkiveringen som en del av organisationens informationshantering. Planeringen omfattar också en bedömning av de befintliga informationssystemen med tanke på arkivering. Bedömningen hjälper dig att identifiera risker, brister och behov med anknytning till arkivering. Informationen från bedömningen kan för sin del utnyttjas i utvecklingen av de informationssystem som innehåller informationsmaterial som ska arkiveras.

Fundera bland annat på vilket slags planering eller till exempel avtal arkiveringen förutsätter när system skaffas och utvecklas. Och hur syns kraven på arkivering i användningen och förvaltandet av systemen och i organisationens utvecklingsverksamhet i allmänhet?

Systemutvecklingen sker vanligtvis som ett samarbete mellan organisationens substansexperter, tekniska experter, experter på informationshantering och leverantörerna av informationssystemen. Den kan vara både en kontinuerlig och en projektaktig verksamhet. Det kan finnas många olika aktörer och branscher eller många olika bakgrundskunskaper. Se till att alla instanser förstår i en tillräcklig utsträckning vad arkivering innebär på en allmän nivå, och å andra sidan vad den innebär för ett enskilt informationssystem. Använd till exempel minneslistan Arkiveringsperspektiv på ett enskilt informationssystem nedan som stöd.

✔ Minneslista: Arkiveringsperspektiv på ett enskilt informationssystem
  • Arkivering innebär förvaring av information som fastställts som en del av det dokumentära kulturarvet samt tryggande av dess bevarande och användbarhet. Arkiverade informationsmaterial förvaras utan tidsgräns, alltså varaktigt.

  • Arkivering innebär inte en passiv förvaring av informationsmaterial, utan säkerställande av deras begriplighet, integritet och användbarhet. Arkiverade informationsmaterial används huvudsakligen för många olika forskningsändamål.

  • Inte alla informationsmaterial arkiveras. Arkiveringen av myndigheters informationsmaterial grundar sig på Riksarkivets gallringsbeslut eller lagstiftningen. Arkivvärdet bestäms utifrån kriterierna för värdebestämning.

  • Föremålet för värdebestämningen är informationsmaterialen och handlingarna i informationssystemen, inte själva informationssystemen. Informationsmaterialen och handlingarna inom en och samma uppgiftshelhet kan ingå i ett eller flera informationssystem. En uppfattning av så kallade logiska informationslager är central för värdebestämningen och arkiveringen.

  • Informationsmaterial som ska arkiveras har en förvaringstid som berättar hur länge de kommer att behandlas och förvaras för deras ursprungliga användningsändamål. Efter förvaringstiden övergår informationsmaterial som ska arkiveras till den så kallade arkivfasen under sin livscykel.

  • Övergången till arkivfasen innebär att grunden för behandling av informationen förändras från det ursprungliga användningsändamålet till arkiveringsändamål av allmänt intresse. Detta påverkar den personuppgiftsansvariges skyldigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679). De funktioner som förändringen förutsätter ska kunna genomföras i systemet.

  • Vid utveckling och planering av myndigheters informationssystem ska man beakta kraven enligt lagstiftningen samt kraven på informationshantering och arkivering. Informationen ska bland annat kunna förstöras eller arkiveras efter att dess förvaringstid löpt ut i enlighet med kraven i dataskyddslagstiftningen, informationshanteringslagen (906/2019)och arkivlagen (831/1994).

  • Myndigheten ska säkerställa bevarandet, användbarheten och beviskraften av den information som ska arkiveras fram till dess att den har överförts till arkivet, där arkivaktören sköter den egentliga långtidsförvaringen och tillgängliggörandet av den digitala informationen.

  • För att bevara digital informations integritet, begriplighet och användbarhet krävs att man beaktar behoven i anslutning till arkivering och kommande långtidsförvaring i informationens alla livscykelfaser och i de informationssystem där den behandlas.

Ett informationssystems livscykel är vanligtvis ganska kort, i genomsnitt 10–15 år. Fortsättningen av livscykeln för information som ska arkiveras ska däremot garanteras över program- och utrustningsgenerationer. Arkivering grundar sig på planmässighet och konkreta åtgärder som riktas till information och informationsmaterial samt tryggande av informationens kvalitet och integritet under och efter dem. Detta gäller genomförande av arkivering även ur ett enskilt systems perspektiv.

kuva-20250610-142753.png

Bild. Arkiverade informationsmaterial förvaras utan tidsgräns. För att bevara digital informations integritet, begriplighet och användbarhet krävs att man beaktar behoven för arkivering och långtidsförvaring i informationens alla livscykelfaser.

Huvuddelen av åtgärderna för informationshantering och arkivering är beroende av beskrivningarna och förteckningarna i anslutning till informationsmaterialen. Med hjälp av dem kan man förstå informationsmaterialens kontext, bedöma informationens integritet, beviskraft och fullständighet samt planera hanteringen av den information som ska arkiveras. Det är viktigt att se till att man också över det enskilda systemet upprätthåller dokumentation som visar relationerna mellan informationen och informationselementen i systemet, dvs. informationsuppsättningarna, samt deras struktur, innehåll och metadata. De ska dessutom kunna kopplas till organisationens begreppsmodeller, klassificeringar och grupperingar. Dokumentationen ska vara uppdaterad och tillgänglig för alla som behöver den.

Till exempel användningen av ett förvaringssystem, att få informationsmaterialen att omfattas av långtidsförvaring och ofta även införande av ett nytt informationssystem förutsätter överföring av informationsmaterial, alltså migrationer. Överföring är alltid förknippad med risker som hänför sig till informationens integritet och användbarhet. En lyckad överföring beror på informationens kvalitet och på hur informationsmaterialens semantiska och tekniska integritet har säkerställts i informationens alla livscykelfaser. Överföring kräver planering och en djupgående förståelse och definiering av informationsinnehållet och informationsstrukturerna. I planeringen och genomförandet utnyttjar man också dokumentationen över informationssystemen.

✔ Förvaringssystem och arkivering – vad bör man observera

Förvaringssystem är en allmän benämning på ett informationssystem vars huvudsakliga syfte hänför sig till förvaring eller arkivering av digitala informationsmaterial och deras beskrivningsuppgifter eller informationstjänst för dem. Information som lagras i förvaringssystem kan vara information som ska förvaras en viss tid, information som ska förvaras varaktigt enligt lag eller information som ska arkiveras med stöd av arkivlagen (831/1994).

I förvaringssystemen har man vanligtvis beaktat klassificering av information, bestämning av förvaringsvärde och förvaringstider, bevarande av information i oförändrad form, förstöring av onödiga informationsmaterial och överföring av informationsmaterial exempelvis till långtidsförvaring eller arkiv. De överensstämmer alltså oftast väl med kraven på hantering av information som ska arkiveras. Förvaringssystemets egen livscykel är dock begränsad på samma sätt som andra informationssystems. Därför ska man i planeringen och ibruktagandet av det säkerställa att den information som ska arkiveras kan överföras kontrollerat när användningen av systemet upphör.

När information som ska arkiveras överförs till ett förvaringssystem ska man förutom säkerställandet av den semantiska och tekniska integriteten också planera hur man säkerställer omfattningen och begripligheten av den informationshelhet som ska överföras med tanke på framtida forskning. Likaså ska man ta hänsyn till användarrättigheterna och användningsbegränsningarna samt sådana livscykelhändelser som kan ha påverkat materialets begriplighet och bevarande.

I förvaringssystemet ska man kunna beskriva och dokumentera materialet, så att informationen kan förstås och användas även utanför dess omedelbara tillkomstkontext. Förutom informationsinnehållet beaktar man i beskrivningen informationsstrukturen, materialens ursprung och andra kopplingar samt relationer till andra material, aktörer och verksamhet, bland annat uppgifter.

Kompletterande dokumentation är material som stöder användbarheten och tolkningen av informationsmaterialet. I dokumenteringen kan man utnyttja beskrivningar och anvisningar som utarbetats för informationssystemet och materialen i samband med användningen av dem och deras livscykelhändelser, till exempel överföring av information. Till exempel överföring till ett förvaringssystem är en sådan händelse under informationens och materialets livscykel där man vanligtvis ska både beskriva och dokumentera materialet och överföringen, dvs. migrationen.


Hjälp vid bedömningen av informationssystemen

Man kan skapa en bild av synvinklarna och funktionerna i anslutning till arkivering i systemet genom att bedöma hur systemet gör det möjligt att hantera informationens och informationsmaterialens livscykelhändelser. Med livscykelhändelser avses planerade åtgärder eller olika oväntade händelser som riktas till informationsmaterialet.

Planerade, dvs. kommande livscykelhändelser hjälper att hantera och genomföra de olika åtgärder som krävs i informationsmaterialens olika livscykelfaser. Till exempel metadata, statusövergångar, behandlingsregler och andra funktioner som anknyter till förvaringstider och livscykelfaser ska planeras och genomföras i informationssystemet så att man med hjälp av dem på ett tillräckligt sätt kan hantera de åtgärder som anknyter till förvaringen, arkiveringen eller förstöringen av handlingen i alla dess livscykelfaser.

Planerade livscykelhändelser är bland annat:

  • Produktion av metadata, inklusive beskrivning av informationen och informationsmaterialen

  • Ändringar i användningsbegränsningar eller användarrättigheter

  • Omvandling av information från en form till en annan, dvs. konversion, som kan handla om ändring av filformatet eller till exempel databasens informationsstrukturer.

  • Kontroller av informationens tekniska integritet

  • Ändringar i informationens ägande eller livscykelfas

  • Förstöring av information efter förvaringstidens utgång

  • Migrationer, dvs. överföring av information till ett annat system

  • Överföring av information till Riksarkivet

Oväntade livscykelhändelser för sin del kan påverka informationens begriplighet, tillgänglighet eller integritet. Det kan till exempel vara fråga om:

  • Informationens ursprung blir oklarare

  • Informationen blir korrumperad

  • Informationen försvinner helt och hållet.

Man ska förutse och behandla även oväntade händelser i systemet. Dessutom ska deras konsekvenser kunna dokumenteras i samband med informationen, så att man även till denna del kan förstå och tolka informationsmaterialen under de senare livscykelfaserna. På så sätt förbättrar man informationens kvalitet och bevarande.

TABELL. Bedöm informationssystemen och upprätthållandet av dem till exempel ur synvinklarna i tabellen nedan

▪️ Informationsmodell och dokumentation

Upprätthåller man en informationsmodell för systemet, som beskriver och förklarar relationerna mellan informationen och informationselementen i systemet, dvs. informationsuppsättningarna, samt deras strukturer?

  • En god informationsmodell har enhetliga begrepp och följer ett standardiserat modelleringsspråk (t.ex. UML-notation). Den ska beskriva både själva informationen och metadata om den.

  • Dokumentationen ska vara uppdaterad och tillgänglig för alla som behöver den.

▪️ Hantering av förvaringstiderna

Har de förvaringstider som bestämts för informationsmaterialen genomförts i systemet som metadata, med hjälp av vilka funktioner för förstöring, överföring eller arkivering av information kan genomföras?

  • Vid behov ska man fastställa olika förvaringstider för informationsmaterialet och dess metadata. I vissa fall förvaras och arkiveras metadata, trots att förvaringstiden för informationen eller informationsmaterialet har gått ut.

  • Man ska kunna bedöma och ändra förvaringstiderna vid behov när lagstiftningen eller verksamheten förändras. Ändringarna ska kunna genomföras i informationssystemen. Då utgången av förvaringstiden inte kan automatiseras i systemet ska du säkerställa att ett alternativt regelmässigt förfarande skapas för hanteringen av den.

▪️ Sökfunktioner och representationer för information

Kan informationen och informationsmaterialen sökas och användas i alla livscykelfaser? Kan de presenteras i en begriplig form?

  • Ett informationsmaterial som ska arkiveras ska alltid ha minst en representation, dvs. ett uttryck, som omfattar all den information och alla de metadata som anknyter till det. Representationen bör ha en beständig identifierare med vilken man kan hänföra till den.

▪️ Hantering av filerna

Har man beaktat funktionerna för identifiering av filformatet och kontroll av filernas kvalitet i de arbetsförlopp som hänför sig till utarbetande, mottagning och överföring av information?

  • Med tanke på långtidsförvaring och arkivering ökar användningen av rekommenderade filformat informationens användbarhet och användningstid.

▪️ Metadata

Är alla informationshelheter kopplade till en heltäckande och aktuell metadatahelhet eller kan en sådan kopplas till dem?

  • Metadatahelheten ska omfatta tillräckligt med administrativa metadata samt kontextmetadata om informationens ursprung och anknytningar. Metadata ska vara tillgängliga för sökfunktionerna.

▪️Överföring

Kan information som ska arkiveras överföras på ett enhetligt och kontrollerat sätt antingen till Riksarkivet eller ett annat informationssystem?

  • Överföringsfunktionerna ska omfatta alla informationsobjekt och deras metadata. Det är också bra att ha en massöverföringsfunktion som gör det möjligt att överföra flera (tusen) objekt på en gång.

  • Överföringsfunktionerna ska testas tillräckligt samt upprätthållas och uppdateras när mängden och kvaliteten av den information som ingår i systemet ökar med tiden.

  • Observera att funktionerna och behoven för överföringar ofta är ganska lika med funktionerna för utgången av förvaringstiden och förstöring av information som förvaras en viss tid. Dessa får inte blandas ihop: den ena resulterar i att ett informationsmaterial överförs exempelvis till ett arkiv, den andra i att information förstörs oåterkalleligt.

▪️Användningsbegränsningar

Lagras uppgifterna om användningsbegränsningar som metadata om informationsmaterialen på ett konsekvent och pålitligt sätt?

  • Informationsmaterialen ska alltid vara tillgängliga för de instanser som har rätt att använda dem.


Dataskydd stöder integriteten och bevarandet

Observera att på arkiverade informationsmaterial tillämpas informationssäkerhetsbestämmelserna i informationshanteringslagen (906/2019), om inte något annat föreskrivs i annan lagstiftning. Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen har publicerat dataskyddsrekommendationer och kriterier för bedömning av informationssäkerheten. Det är bra att ta del av dessa även med tanke på utvecklingen av arkiveringen och upprätthållandet av arkivet:

Observera att med tanke på arkivering och långtidsförvaring kan metoderna för dataskydd även vara förknippade med risker. Till exempel kan skrivskydd och krypteringsmetoder för filer förhindra att filerna behandlas under långtidsförvaring.


Förvaring av analoga handlingar

Informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen är nuförtiden huvudsakligen digital. Om det fortfarande uppkommer analoga handlingar, ska även de arkiveras i digital form. I praktiken ska man alltså utveckla informationssystemen och verksamhetssätten så att det inte längre uppkommer analoga handlingar, eller så ska man digitalisera de analoga handlingarna i efterhand. Det har inte fastställts någon tidsgräns för digitalisering av analoga handlingar. I princip tar Riksarkivet dock emot endast digitala arkivöverföringar.

Många organisationer har dock fortfarande flera kilometer av arkiverade analoga handlingar vars bevarande man måste sörja för. Till säkerställandet av analoga handlingars bevarande hör förberedelser och planering, aktiva åtgärder, lämpliga skyddsmaterial samt förvaringsutrymmen och förvaringsförhållanden.

Interna faktorer som påverkar bevarandet

Externa faktorer som påverkar bevarandet

  • Kvaliteten på papperet eller annat lagringsmedium

  • Märkningsämnenas kvalitet

  • Förhållandena på förvaringsplatsen

  • Förvaringsutrustning

  • Användning av handlingarna

  • Skydd mot brand och vattenskada

  • Annat fysiskt dataskydd

Handlingars bevarande påverkas av både interna och externa faktorer. Interna faktorer anknyter till handlingens material, såsom papperets och märkningsämnenas kvalitet. Externa faktorer anknyter till hur och var informationsmaterialet förvaras och å andra sidan till hur det används. För att säkerställa analoga materials bevarande är det dessutom viktigt att förutse och förbereda sig på situationer – även oväntade – som äventyrar materialets bevarande, såsom brand eller vattenskada.

▪️ Material hos handlingar som ska arkiveras – lagringsmedier och märkningsämnen

Materialet hos handlingar som ska arkiveras, såsom papper och märkningsämnen, inverkar på bevarandet. Riksarkivet har tidigare utfärdat föreskrifter om material och metoder som ska användas vid framställningen av handlingar som ska förvaras varaktigt. Den senaste föreskriften, Material och metoder som ska användas vid framställningen av handlingar som ska förvaras varaktigt (AL/9419/07.01.01.00/2010), är från 2010.

▪️ Skyddsmaterial, dvs. förvaringsutrustning för handlingar som ska arkiveras

Rätt slags skyddsmaterial skyddar analoga handlingar som ska arkiveras mot bland annat damm och skador orsakade av ljus. För skydd av informationsmaterial bör cellulosabaserade skyddsmaterial på samma nivå som anges i Riksarkivets kriterier för skyddsmaterial användas.

Förutom rätt slags skyddsmaterial påverkas bevarandet också av hur materialet placeras i förvaringsmedlet, till exempel i arkivboxen. Förvaringsanordningen får inte lämnas alltför tom, så att materialet inte kan röra sig inom den. På motsvarande sätt kan en alltför full förvaringsanordning orsaka vikning eller nedsmutsning av handlingar när förvaringsanordningen inte är ordentligt stängd. Välj alltid en förvaringsanordning av rätt storlek för det material som ska arkiveras.

Rätt slags skyddsmaterial skyddar analoga handlingar som ska arkiveras mot bland annat damm och skador orsakade av ljus. För skydd av informationsmaterial bör cellulosabaserade skyddsmaterial på samma nivå som anges i Riksarkivets kriterier för skyddsmaterial användas.

Förutom rätt slags skyddsmaterial påverkas bevarandet också av hur materialet placeras i förvaringsmedlet, till exempel i arkivboxen. Förvaringsmedlet får inte lämnas alltför tomt, så att materialet inte kan röra sig inom det. På motsvarande sätt kan ett alltför fullt förvaringsmedel orsaka vikning eller nedsmutsning av handlingar när förvaringsmedlet inte är ordentligt stängt. Välj alltid ett förvaringsmedel av rätt storlek för det material som ska arkiveras.

Kuvassa avattu arkistokotelo, jossa arkistoitavat aineistot on pakattu suojapapereiden väliin.

Bild: Exempel på adekvat skydd i arkivbox med knapp och band.

Läs mer: Suojamateriaaliohje sekä luettelo Kansallisarkistossa käytettävistä sekundäärisuojistaIkoni_linkki_ulkoiselle_sivulle (finns endast på finska)

▪️ Lämpliga lokaler och förhållanden

Lämpliga arkivlokaler har stabila temperatur- och fuktförhållanden och är så brandsäkra som möjligt. För att säkerställa bevarandet ska material som arkiveras analogt skyddas bland annat mot:

  • Vatten och skadlig fukt

  • Skadlig temperatur

  • Ljus

  • Luftföroreningar

  • Eld och brandgaser

  • Ofog, skadegörelse och obehörig användning

Riksarkivet har gett anvisningar om lokalerna och deras förhållanden. Den senaste föreskriften är från 2013 (Föreskrift och anvisningar om arkivlokaler AL/19699/07.01.01.00/2012). Föreskriftens giltighetstid har förlängts tills vidare.

Bäst bevaras materialet då det inte används, skyddat i mörker och i en omgivning som är lämplig även i övrigt. Detta strider mot arkivets syfte, eftersom värdefulla informationsmaterial förvaras uttryckligen för användning. Digitalisering främjar användningen av handlingar, men även analoga handlingars bevarande, eftersom användarna av arkivet i stället för ett analogt material kan använda digitala uttryck.


En väl utförd digitalisering stöder användbarheten och bevarandet

Digitalisering innebär att ett informationsmaterial i analog form, till exempel papper eller mikrofilm, omvandlas till digital form.

Syftet med digitaliseringen är att generera autentiska och beviskraftiga uttryck av information som ursprungligen tillkommit i analog form. En digital handling som producerats genom digitalisering enligt Riksarkivets kravspecifikationer av en analog handling och som har samma innehåll som den analoga handlingen är inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av handlingens uttryck. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck, och den analoga formen av handlingen kan förstöras efter en ändamålsenlig karenstid.

De gällande kvalitetskraven ska iakktas vid digitalisering:

Läs mer om digitalisering på Riksarkivets webbsidaIkoni_linkki_ulkoiselle_sivulle

Den analoga handlingens informationsinnehåll ska alltid överföras till en ny form så att integriteten bevaras, dvs. i sin helhet och felfritt. Det ska också vara möjligt att övervaka att informationens integritet bevaras i alla faser av dess livscykel. Detta betyder att man omsorgsfullt ska bekanta sig med det informationsmaterial som ska digitaliseras, planera digitaliseringen i förväg och genomföra den i enlighet med kvalitetskraven på digitalisering samt övervaka digitaliseringens kvalitet och dokumentera digitaliseringen som en livscykelhändelse i handlingens eller informationsmaterialets beskrivningsuppgifter. Dessutom ska man sörja för kvaliteten hos de filer och den information som produceras vid digitaliseringen samt för lagringen, bevarandet och tillgängliggörandet av dem.

Digitointiprosessi kaaviokuvana

Bild. Åtgärder som hör till digitaliseringsprocessen är bland annat identifiering och beredning av material som ska digitaliseras, skanning, säkerställande av digitaliseringens kvalitet samt överföring av analoga och digitala informationsmaterial.

✔ Digitaliseringsprocessen omfattar följande praktiska uppgifter

  • Uppskatta tidtabellen för digitaliseringen, den totala tiden, kostnaderna och behovet av arbetskraft. Planera alla arbetsfaser detaljerat och praktiskt. Observera att digitaliseringen kan ta en lång tid, till och med flera år.

  • Börja planeringen av digitaliseringen med att sätta dig in i det informationsmaterial som ska digitaliseras. Bedöm i samband med inventeringen eventuella särdrag hos det analoga informationsmaterialet: skick, struktur, innehåll, digitaliseringsordning samt kopplingar till andra informationsmaterial.  

  • Planera alla sätt att skydda, överföra, lagra och använda både det analoga material som ska digitaliseras och det digitaliserade digitala materialet.

  • Katalogisera och beskriv informationsmaterialen innan du inleder digitaliseringen. De digitala uttryck som skapas vid digitaliseringen ska kunna kopplas till katalogiserings- och beskrivningsuppgifter. Även behandlingskedjan för det analoga uttrycket och uppgifterna om beredningen av digitaliseringen bör alltid dokumenteras. Digitaliseringsutrustning och -program bildar i samband med digitaliseringsprocessen filspecifika metadata som dokumenterar processen och egenskaperna hos den fil som skapas vid digitaliseringen. Ofta måste den digitala fil som skapas till följd av skanningen ännu utökas med olika metoder.

  • Bered de analoga handlingarna för digitalisering. Planera till exempel om man ska ta isär banden och handlingarna i häften till separata ark för digitaliseringen eller digitalisera dem utan att ta isär dem. Kontrollera att alla de handlingar som enligt planen ska skannas lämpar sig för skanning med den valda skannertypen. Avskilj vid behov specialmaterialen från de övriga handlingarna. Ta bort smuts samt nitar, plastfickor och plastspiraler från handlingarna. Kontrollera att information inte går förlorad till exempel på grund av separata ark och märkningar som limmats på handlingar. Andra vanliga beredningsåtgärder är att räta ut vikta handlingar och lappa rivskador.

  • Digitalisera i enlighet med aktuella kvalitetskrav. Beakta olika materialtyper. Det är viktigt att man alltid digitaliserar analoga material uttryckligen till filformat enligt anvisningen, och den fil som produceras i digitaliseringsprocessen får inte i någon behandlingsfas ha en kvalitet som underskrider de krav som angetts. Det är inte möjligt att från ett lagringsformat av sämre kvalitet producera en version av bättre kvalitet vid senare behandling.

  • Dokumentera de åtgärder som vidtagits, eventuella avvikelser och de riktlinjer som de grundar sig på. Kom ihåg att dokumentera digitaliseringens steg även i anslutning till det digitaliserade analoga materialet.

  • Utför systematisk kvalitetskontroll under de olika stegen i processen. Utnyttja både olika tekniska metoder och visuell granskning. En digitaliserad bildfil får inte vara otydlig, förvrängd eller på annat sätt förändrad till sina proportioner, så att tolkningen av informationsinnehållet inte äventyras. Utöver bildkvaliteten ska man i utrustningsinfrastrukturen säkerställa att de analoga handlingarna konverteras till digitalt format med komplett informationsinnehåll. Skanningsinfrastrukturen ska optimeras innan skanningen inleds. Prestationsförmågan hos utrustningen ska också observeras planmässigt, så att de digitala uttryckens kvalitet förblir jämn. Valideringen kan genomföras med sampel, vars antal och storlek beror på hur pålitlig skanningsprocessen är. För kvalitetskontrollen behövs vanligtvis en måttavla, referensvärden för måttavlan och en analysprogramvara.

  • Se till att informationsmaterialet digitaliseras i sin helhet.

  • Säkerställ de digitaliserade informationsmaterialens bevarande och användbarhet.

kuva-20250610-142956.png

Bild. Analoga material kan förflyttas med en kärra, men digital information kräver digitala metoder.

Vad avses med den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde?

En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form efter digitaliseringen. Med andra ord kan de ursprungliga analoga handlingarna förstöras efter digitaliseringen endast i det fall att deras förvaringsform saknar kulturhistoriskt värde.

KOM IHÅG DE HÄR!

  • Planera och dokumentera digitaliseringsprocessen samt hanteringen, förvaringen och användningen av de digitaliserade informationsmaterialen.

  • Digitaliseringen ska utföras i enlighet med aktuella kvalitetskrav. Minimikravet för digitalisering som utförts tidigare (före 1.1.2022) är att den överensstämmer med kvalitetskraven från 2016.

  • Analoga handlingar vars förvaringsform har kulturhistoriskt värde arkiveras fortfarande både i analog och digital form efter digitaliseringen.

  • För att digitala uttryck ska bevara sin beviskraft och användbarhet krävs beskrivning och aktiva arkiveringsåtgärder.


Minneslista

  • Information som ska arkiveras ska vara autentisk, tillförlitlig och intakt. Semantisk integritet betyder att informationens betydelse inte har förändrats. Teknisk integritet betyder att data och deras lagringsstruktur (bitarna) är oföränderliga. Aktören ska garantera informationens integritet och bevarande fram till dess att materialen har överförts till långtidsförvaring. Aktören ska ha tillräckliga förfaranden, verktyg och kunskaper för detta.

  • Ju längre man förvarar digitala informationsmaterial, desto viktigare är det att man vid säkerställande av deras integritet beaktar de rekommenderade filformaten för arkivering och digital långtidsförvaring, begränsning av antalet förvarade filformat och regelbunden kontroll av filernas kvalitet.

  • Rekommenderade filformat är standardiserade och allmänt använda format som är öppna till sin definition och som sannolikt bevaras i bruk på lång sikt.

  • Kvalitetssäkringen av filer grundar sig på att man följer standarden för filformat. Filerna ska också kunna användas utan externa beroenden och bevaras tekniskt intakta.

  • Med förvaring avses säkerställande av informationsmaterialens bevarande, oavsett om det är fråga om arkivering av dem eller om förvaring av information för det ursprungliga användningsändamålet.

  • Med digital långtidsförvaring avses sådana tekniska och administrativa åtgärder och tjänster genom vilka man säkerställer att materialen kan användas i flera årtionden eller århundraden. I systemen för långtidsförvaring betonas särskilt funktioner som stöder informationsmaterialens så kallade historiska fas.

  • En lyckad arkivering eller långtidsförvaring grundar sig på att man beaktar förutsättningarna för en lång livscykel av informationsmaterialet i alla dess tidigare livscykelfaser.

  • Digital information i arkivfasen kan innan den överförs till långtidsförvaring förvaras i det system där den har tillkommit, i ett system som ersatt det ursprungliga systemet eller till exempel i ett separat förvaringssystem. Det väsentliga är att systemets egenskaper stöder en pålitlig förvaring.

  • Arkivering grundar sig på planmässighet och konkreta åtgärder som riktas till information och informationsmaterial samt tryggande av informationens kvalitet och integritet under och efter dem. Detta gäller genomförande av arkivering även ur ett enskilt systems perspektiv. Långvarig och säker förvaring av informationsmaterial bygger delvis på informationstekniska och informationssäkerhetsrelaterade metoder.

  • Man kan skapa en bild av synvinklarna och funktionerna i anslutning till arkivering i systemet genom att bedöma hur systemet gör det möjligt att hantera informationens och informationsmaterialens livscykelhändelser. Med livscykelhändelser avses planerade åtgärder eller olika oväntade händelser som riktas till informationsmaterialet.

  • Det är viktigt att över informationssystemet upprätthålla dokumentation som visar relationerna mellan informationen och informationselementen i systemet, dvs. informationsuppsättningarna, samt deras struktur, innehåll och metadata.

  • Många organisationer har fortfarande en stor mängd arkiverade analoga handlingar vars bevarande de måste sörja för. Till säkerställandet av analoga handlingars bevarande hör förberedelser och planering, aktiva åtgärder, lämpliga skyddsmaterial samt förvaringsutrymmen och förvaringsförhållanden.

  • Digitalisering innebär att ett informationsmaterial i analog form, till exempel papper eller mikrofilm, omvandlas till digital form. En väl utförd digitalisering stöder användbarheten och bevarandet.

  • Riksarkivets aktuella kvalitetskrav ska iakttas vid digitalisering.

  • För att digitala uttryck ska bevara sin beviskraft och användbarhet krävs beskrivning och aktiva arkiveringsåtgärder.

  • Analoga handlingar vars förvaringsform har kulturhistoriskt värde arkiveras fortfarande både i analog och digital form efter digitaliseringen. Använd vid bedömningen näthandboken som stöder bedömningen av det kulturhistoriska värdet. Om du inte identifierar grunder för analog arkivering kan du förstöra de analoga handlingarna efter att de har digitaliserats i enlighet med kraven och uttryckens bevarande och användbarhet har säkerställts.

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.