Bedömning av det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen

Välkommen att lära dig hur du bedömer det kulturhistoriska värdet av handlingar som ska arkiveras. Guiden är baserad på Riksarkivets kriterier för det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen. I guiden används förkortningen kulturhistoriskt värde för det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen.  

Vad lär du dig? Du kommer att lära dig att bedöma det kulturhistoriska värdet av de analoga handlingar som ska arkiveras och att avgöra vilka handlingar som ska arkiveras i analog form även efter digitaliseringen.  

Vem är guiden avsedd för? Handboken är avsedd för aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) och som bedömer det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar som de innehar.

Vad innehåller guiden? I guiden hittar du information om grunderna, kriterierna och arbetsfaserna för bedömningen av det kulturhistoriska värdet samt exempel och praktiska övningar.  

Vad bör du veta innan du läser guiden?  

• Du känner till de grundläggande begreppen och verksamhetsmiljön för arkivering, bevarandeanalys och gallring. 

• Du känner Riksarkivets allmänna beslut (KA/15927/28.02.01/2023) (ohjautuu suomenkielisten sivujen ko. päätöskohtaan) om bevarandeformen, som fastställer kriterierna för kulturhistoriskt värde och deras tillämpning samt det ansvar som är förknippat med uppgiften. 

• Du känner till kriterierna för att bedöma det kulturhistoriska värdet. 

BEKANTA DIG MED DESSA

📚 Riksarkivets allmänna beslut KA/15927/28.02.01/2023 Riksarkivets allmänna beslut Bevarandeformen för den offentliga förvaltningens varaktigt förvarade digitaliserade handlingar och handlingar som ska digitaliseras samt varaktig förvaring av uppgifter om bedömningen av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde (KA/15927/28.02.01/2023) (ohjautuu suomenkielisten sivujen ko. päätöskohtaan) på Riksarkivets webbplats Beslutet innehåller bestämmelser om förvaringsformen för handlingar som tillkommit före 1.1.2022 och som ska förvaras varaktigt hos de arkivbildare som avses i 1 § 1 mom. 1–6 punkterna i arkivlagen (831/1994) (aktörer inom den offentliga förvaltningen) samt om bedömningen av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde. Digitaliserade handlingar som tillkommit före 1.1.2022 och som ska förvaras varaktigt ska endast arkiveras i digitalt format, med undantag för handlingar av vars analoga bevarandeform har kulturhistoriskt värde. I beslutet bestäms kriterierna för det kulturhistoriska värdet. Aktörerna ansvarar för att bedöma det kulturhistoriska värdet genom att iaktta kriterierna i beslutet och dokumentera bedömningsuppgifterna. De analoga handlingar som ska arkiveras förordnas att digitaliseras i enlighet med Riksarkivets krav på digitalisering. Detta gör det möjligt att ersätta analoga handlingar med digitala uttryck. I arkivlagen avses med handlingar som ska förvaras varaktigt handlingar och informationsmaterial som i lag eller med stöd av lag föreskrivs att ska arkiveras och som arkiveras efter att deras förvaringstid löpt ut. Med bevarandeform avses handlingens digitala och/eller analoga form. En handling kan ha flera förvaringsformer under sin livscykel. De olika formerna är inte kopior av en handling, utan olika uttryck av samma handling. 📚 Föreskrifter, rekommendationer eller anvisningar om ämnet av Riksarkivet Bevarande- och gallringspolicy  (16.12.2020, KA/12247/07.01.01.03.00/2019) på Riksarkivets webbplats Riksarkivets kategorier och kriterier för bedömning av analoga handlingars bevarandeform  samt uppgifter som dokumenterar bedömningen och tillämpningsanvisningar för bedömningen (uppdaterad separat bilaga till policyn 12.1.2024, KA/1042/28.02.00/2024, 1:a versionen publicerad 2019) på Riksarkivets webbplats Bestämmelse om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters handlingar som ska arkiveras (18.5.2021, KA/26492/03.99/2020) på Riksarkivets webbplats (ei linkkiä) Föreskrift om formen för handlingar som ska arkiveras (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) på Riksarkivets webbplats (ohjautuu suomenkielisille sivuille) Riksarkivets krav på digitalisering som syftar till förstöring (12.4.2019, KA/3357/07.01.02.04.02/2019) på Riksarkivets webbplats (ei suomenkielisessä listassa, ohjautuu suomenkieliseen ohjepankkiin) Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial (anvisning 19.1.2021, KA/15780/07.01.02.04.02/2020) på Riksarkivets webbplats (ei suomenkielisessä listassa, linkki ohjautuu suomenkieliseen ohjepankkiin) Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer på Riksarkivets webbplats Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet -ohje (KA/20919/30.01.00/2024 (ei mainita käännöksessä) Guiden Behandling av mögelmisstänkt eller mögligt material (linkki ei toimi) Information om arkivering på Riksarkivets webbplats Information om bevarandeanalys och gallring på Riksarkivets webbplats Fastställande av förvaringsformen på Riksarkivets webbplats (linkki vanhentunut) 📚 Bedömning av det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen. Webinarium (18.3.2024)

Vad betyder det kulturhistoriska värdet av en analog handling?

Det kulturhistoriska värdet av en analog handling består av dess immateriella och/eller materiella egenskaper. Bedömningen av det kulturhistoriska värdet är viktig när målet är att material som bestämts att ska arkiveras i regel ska arkiveras uteslutande i digital form. Då digitaliseras även analoga handlingar för arkivering.

Enligt Riksarkivets kravspecifikationer är en handling som producerats genom digitalisering utifrån en analog handling med samma innehåll som den analoga handlingen inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av uttrycken av samma handling. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck och den analoga formen av handlingen kan förstöras. En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är dock i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras i sin ursprungliga form efter digitaliseringen.

Handlingar med kulturhistoriskt värde kommer fortsättningsvis att arkiveras efter digitaliseringen såväl i analog som i digital form.

• När analoga handlingar inte bedöms ha något kulturhistoriskt värde, kan de förstöras efter ändamålsenlig digitalisering. Förstöring är en oåterkallelig åtgärd som måste föregås av säkerställande av de digitala uttryckens beviskraft, hållbarhet och användbarhet.

Bedömningen av det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen är en skyldighet för aktörer inom den offentliga förvaltningen och en viktig del av arkivarbetet. Vid bedömningen tas alltid hänsyn till flera aspekter som rör handlingens immateriella och materiella egenskaper:

• En analog handling kan ha ett kulturhistoriskt värde genom att den till exempel är framställd på en speciell typ av papper eller att den har sigill, frimärken eller andra detaljer som är intressanta vad gäller dess material och betydelse.

• Det kulturhistoriska värdet kan också basera sig på att den analoga handlingen har en särskild betydelse för en individ eller ett samhälle som en symbol (stiftelseurkund, avtal), den fungerar som ett bevisexemplar på en svunnen tid eller att den kan utnyttjas för utställningar och undervisning.

Lär dig skillnaden mellan arkivvärde och kulturhistoriskt värde

En av Riksarkivets viktigaste samhälleliga uppgifter är att säkerställa att myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och uppgifterna i dem förvaras. Riksarkivet beslutar vilka handlingar och informationsmaterial som produceras av den offentliga förvaltningen som ska arkiveras och i vilken form (arkivlagen 831/1994, 8, 11 och 14a §).

Beslut om arkivvärde som fattas av Riksarkivet kallas för gallringsbeslut. De är bindande för de aktörer som omfattas av arkivlagen. Gallringsbesluten baserar sig på bevarandeanalys. Bevarandeanalysen omfattar bland annat en bedömning av uppgifterna för aktörer inom den offentliga förvaltningen och informationsinnehållet i de handlingar som bildas vid utförandet av dessa uppgifter.

Gallring innebär genomförande och tillämpning av bevarandeanalysen. Den innehåller

• definition av bevarandeformen,

• åtskiljande av handlingar som ska arkiveras och som ska förvaras en viss tid och

• förstöring av handlingar som förvaras under en bestämd tidsperiod efter det att förvaringstiden har löpt ut.

Bedömningen av det kulturhistoriska värdet är en del av definitionen av bevarandeformen. Den gäller med andra ord enbart för de handlingar som redan fastställts att arkiveras utifrån ett gallringsbeslut som baserar sig på bevarandeanalys av Riksarkivet.

TABELL 1. Skillnaden mellan bedömningen av arkivvärdet och bedömningen av det kulturhistoriska värdet

Bevarandeanalys och gallringsbeslut

Bedömning av bevarandeformens kulturhistoriska värde

Med bevarandeanalys fastställs vilka handlingar hos den offentliga förvaltningens aktörer som ska arkiveras och vilka som ska förvaras under en begränsad tidsperiod. Arkivvärdet baserar sig på handlingarnas innehåll och kontext. Riktlinjerna och principerna för bevarandeanalys har definierats i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. Riksarkivet ansvarar för bevarandeanalysen. Dess gallringsbeslut baserar sig på myndigheternas gallringsförslag, där de bedömer arkivvärdet för de handlingar som kumuleras i deras verksamhet.

Fokus i bedömningen av det kulturhistoriska värdet ligger på de analoga handlingarnas fysiska utformning och deras materiella och immateriella egenskaper. Resultatet av bedömningen avgör om de analoga handlingar som ska arkiveras eller redan har arkiverats kommer att arkiveras efter digitaliseringen: endast i digitalt format i både digital och analog form De aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) bedömer själva det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar som de innehar. Bedömningen baserar sig på kriterier som definierats av Riksarkivet. Riksarkivet ger stöd och vägledning för bedömningen.

Bedömningarna av arkivvärdet och det kulturhistoriska värdet kompletterar varandra, men de baserar sig på olika kriterier. Båda uppsättningarna av kriterier finns i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy och dess bilaga om bedömningen av det kulturhistoriska värdet.

Tidigare gav Riksarkivet gallringsbeslut även om det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar och bevarandeformen. Denna praxis frångicks i och med det allmänna beslutet (Karin kysyy: Miten linkitetään? Johtaa suomenkielisten verkkosivujen ko. päätöskohtaan) om bevarandeformen (KA/15927/28.02.01/2023). (Suomenkielinen lause: Tästä toimintatavasta luovuttiin säilytysmuotoa koskevan yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023)myötä. ) Det allmänna beslutet är ett gallringsbeslut som gäller för alla aktörer.

• Från och med början av 2024 bedömer aktörer inom den offentliga förvaltningen självständigt det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar och arkiveringsformen i enlighet med Riksarkivets allmänna beslut och bedömningskriterier.

• En framställan om bevarandeformen för analoga handlingar görs till Riksarkivet endast när ersättbarheten av digitaliserade handlingar som inte uppfyller kraven i det allmänna beslutet (KA/15927/28.02.01/2023) behöver bedömas​​.​

Dela upp bedömningen av det kulturhistoriska värdet i olika faser.

Det är bra att dela upp bedömningen av det kulturhistoriska värdet i tydliga faser. Till en början lönar det sig att planera bedömningsprocessen i sin helhet. Bedömningen gäller antingen hela arkivet eller en mer begränsad uppsättning av handlingar, det vill säga en serie- eller uppgiftshelhet eller en arkivenhet.

Det är inte möjligt att gå igenom alla handlingar var för sig, varför det är nödvändigt att ta hänsyn till helheten i det material som bedöms. Om materialet i stort sett är av enhetlig kvalitet, är det motiverat att bedöma värdet på en nivå som omspänner hela arkivet. Ibland är det nödvändigt att använda sig av urval. Sättet att genomföra bedömningen beror också på materialmängden och hur väl du i förväg känner till det material som bedöms.

Den lägsta nivån som ska bedömas är alltid en arkivenhet. Om arkivenheten innehåller handlingar som ska arkiveras, varav en del bedöms ha ett värde i analog form, arkiveras hela arkivenheten i analog form, trots eventuell digitalisering.

I bedömningen finns det skäl att använda de kategorier för det kulturhistoriska värdet och bedömningskriterier som Riksarkivet fastställt.

Planeringen av bedömningen och dess faser

Det lönar sig att börja bedömningen genom att planera hela bedömningsprocessen och dess faser. När du antecknar svaren är det möjligt att dra nytta av den färdiga blankettmallen Analoga handlingars kulturhistoriska värde och förvaring och bedömning av de uppgifter som ska dokumenteras: (ruotsinnoksesta puuttuu: Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx tämä lomake). Kom ihåg att uppgifterna om bedömningen också måste förvaras och arkiveras.

För att uppnå det slutliga bedömningsresultatet krävs vanligtvis flera bedömningsomgångar, under vilka man går tillbaka till de föregående faserna och reflekterar kring materialets särdrag ur olika synvinklar.

• Bedöm på vilken nivå bedömningen av förvaringsformen ska göras i förhållande till materialhelheten. Överväg bland annat om du ska kontrollera varje arkivenhet eller om du ska använda urval.

  • Ett exempel på hur man utnyttjar urval: 500 hyllmeter handlingar från åren 1980–2000 ska bedömas. Handlingarna utgörs huvudsakligen av beslutskoncept och inkomna handlingar med bilagor.

  • Ett exempel på undersökning på arkivenhetsnivå: 200 hyllmeter handlingar från åren 1920–1960 ska bedömas. Bland handlingarna finns handritade kartor, ritningar och manuellt framställda diagram.

• Utred särdrag och detaljer som anknyter till materialets innehåll.

  • Utnyttja olika källor, såsom årsberättelser, arbetsordningar, tidigare gallringsbeslut, litteratur, historik.

  • Utred om handlingarna är förknippade med upphovsrätter.

  • Utred om till exempel ritningar gäller skyddade byggnader eller objekt som på annat sätt är betydelsefulla.

• Utred materialets skick.

  • Undersök på samma gång materialets övriga materiella särdrag som anknyter till exempel till det analoga förvaringsunderlaget.

  • Studera till exempel underlagsmaterialen för ritningar och kartor och lär dig mer om deras hållbarhet.

• Besvara de frågor som härletts från bedömningskriterierna för det kulturhistoriska värdet, vilka presenteras i kapitlet "Så här använder du kategorierna och bedömningskriterierna för det kulturhistoriska värdet" i denna guide.

• Skriv ner de allmänna motiveringarna till dina svar. Kom ihåg att bedömningskriterierna överlappar varandra och att det inte finns ett enda och ett rätt sätt att tillämpa dessa.

• De uppgifter som dokumenterar bedömningen styrker och beskriver såväl åtgärderna vid bedömningen som slutresultatet av bedömningen.

Så här använder du kategorierna och bedömningskriterierna för det kulturhistoriska värdet

Riksarkivet har definierat två kategorier för det kulturhistoriska värdet för analoga handlingar och handlingarna placeras i dessa utifrån bedömningen. Dessa är:

• Kategori 1: Handlingar som är kulturhistoriskt värdefulla i sin analoga bevarandeform    

  • I denna kategori placeras de handlingar vars analoga bevarandeform har kulturhistoriskt värde. Handlingarna arkiveras även i analog form trots eventuell digitalisering. 

• Kategori 2: Handlingar som ska arkiveras i digitalt format  

  • I denna kategori placeras de handlingar vars analoga bevarandeform inte har kulturhistoriskt eller materiellt värde. De analoga uttrycken av handlingarna kan förstöras efter digitaliseringen. Förstöring är möjlig då de digitala uttryckens kvalitet, hållbarhet och tillgänglighet har säkerställts utifrån Riksarkivets beslut, föreskrifter och anvisningar. 

Kategorierna är förknippade med 10 kriterier för bedömning av det kulturhistoriska värdet (se tabell 2). Ur kriterierna har man härlett frågor som hjälper dig att klassificera handlingar i rätt kategori. Hyödynnä arviointikriteereistä johdettuja apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja teet arviointia:

• Vastaa kysymykseen “Kyllä”, “Ei” tai “Ei tietoa”.

• Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymystä uudestaan.

Ruotsinnoksessa edellisen tekstikappaleen viimeinen virke laitettu pampulaksi (vrt. ylä/alapuoli).

• Använd de stödfrågor som härletts ur bedömningskriterierna när du går igenom materialet och gör bedömningen.

• Svara "Ja", "Nej" eller "Vet ej" på frågan.

• Om det behövs, gå tillbaka för att begrunda frågan på nytt.

För att kunna placeras i kategori 1 måste handlingar med kulturhistoriskt värde i den analoga bevarandeformen uppfylla följande kriterier:

• Kriterium 1: Skick

• och minst ett av de andra kriterierna.

I annat fall hör handlingen till kategori 2 Handlingar som ska arkiveras i digitalt format.

TABELL 2. Kriterierna för kategori 1 för kulturhistoriskt värde i den analoga bevarandeformen

KRITERIUM OCH STÖDFRÅGA Svara: Ja / Nej / Vet ej	YTTERLIGARE INFORMATION	EXEMPEL
Kriterium 1: Skick Är handlingarnas skick sådant att de kan arkiveras eller konserveras för arkivering i analog form? Skicket är ett obligatoriskt kriterium. För att en handling ska kunna placeras i kategori 1 ”Handlingar som är kulturhistoriskt värdefulla i sin analoga bevarandeform”, ska detta och minst ett annat kriterium vara uppfyllt. I annat fall hör handlingarna till kategori 2 “Handlingar som ska arkiveras i digitalt format”.	Handlingen är till exempel inte möglig i betydande omfattning eller på annat sätt skadad, så att den är oanvändbar/icke arkiveringsduglig.    Handlingen är inte av ett självförstörande material, såsom cellulosanitratfilm (t.ex. tidiga fotografinegativ), cellulosaacetatfilm (bl.a. röntgenfilmer), instabil plast (t.ex. PVC-baserat kopieringsmaterial).  Till exempel kartor och ritningar som har tillverkats med speciella kopieringsmetoder, bläck som bleknar eller AV-material (oläslighet, beroende av utrustning) medför utmaningar i fråga om arkivering i analog form.
Kriterium 2: Ålder   Är handlingarna äldre än från 1921?	Handlingen har upprättats före 1.1.1921. Tidsavgränsningen bygger på målet om att mångsidigt arkivera olika typer av pappersmaterial och annat material från arkiveringens historia.   Ålderskriteriet är inte obligatoriskt. Handlingar från 1921 eller senare kan arkiveras i analog form trots digitalisering, om ett annat kriterium som gäller det kulturhistoriska värdet uppfylls.
Kriterium 3: Analogt lagringsformat Har handlingarna ett unikt, speciellt lagringsformat?	Med lagringsformat avses det underlag på vilket uppgifterna på handlingen har sparats. Underlaget kan vara till exempel historiskt papper, pergament, glasnegativ, en speciell teknik för inbindning, kort i ett kartotek eller A4-kontorspapper.	Lagringsformatet kan till exempel fungera som bevis på arkiveringssättets, dokumenthanteringens och dokumentkulturens historia. vara en del av den pappershistoriska tidslinjen, som bland annat består av papper som tillverkats för hand i Finland och som kan identifieras utifrån vattenstämplarna.  berätta om bokbindningstraditionen i Finland.
Kriterium 4: Materiella tilläggsegenskaper Har handlingarna unika, speciella materiella tilläggsegenskaper?	Handlingen kan ha materiella tilläggsegenskaper som avsiktligen har lagts till i handlingen i enlighet med det ursprungliga syftet eller som har blivit en del av handlingen med tiden, till följd av användningen. Endast betydande tilläggsegenskaper motiverar analog arkivering. Till exempel ett frimärke ger inte nödvändigtvis en handling mervärde. Museerna förvarar på omfattande sätt materiellt kulturarv, vilket innebär att det inte är motiverat för Riksarkivet att arkivera motsvarande material.	Exempel på unika, speciella materiella tilläggsegenskaper kan vara vaxsigill, stämplar, vattenstämplar eller frimärken. Handlingen kan ha konserverats på ett speciellt sätt. Omslagen på banden kan innehålla material med information inuti. Omslagen kan till exempel ha återanvänts under tidens gång. Omslagen kan ha framställts genom att binda in gamla handlingar, till exempel genom att placera dem mellan pärmarnas försättsblad. Information kan till exempel ha gömts inne i kuvert eller under frimärket för att undvika censur. I krigstida material kan det finnas till exempel blodstänk.
Kriterium 5. Information som materialet innehåller   Innehåller handlingsmaterialet unik, speciell information som det digitala uttrycket inte kan förmedla?	Materialet på handlingen kan innehålla unik, specifik information.   Det kan vara en utmaning att tillämpa detta kriterium. Till exempel kan sammansättningen i förvaringsunderlagets material och den information som har antecknats på det med ett märkningsmedel (till exempel bläck) delvis granskas visuellt, men för att få mer ingående information krävs bland annat kemiska undersökningsmetoder. Antalet papperskvaliteter ökade betydligt när papperstillverkningen industrialiserades, varför det inte är möjligt för Riksarkivet att på ett heltäckande sätt arkivera alla olika typer av papperskvaliteter.	Besluten om materialval kan ge information om bland annat geografiska, historiska eller politiska perspektiv. Förändringar i materialanvändningen kan avspegla förändringar i samhället, till exempel tillgången på material eller nya innovationer.
Kriterium 6: Konstnärlighet och estetik Finns det unika, speciella konstnärliga och/eller estetiska inslag i handlingarna?	Handlingen innehåller unika, speciella konstnärliga och/eller estetiska inslag, till exempel fotografier, arkitekturritningar, teckningar eller motsvarande som uttrycker mänskligt kunnande och som förmedlar exempelvis kulturella normer och ideal.   Verk som har överskridit verkströskeln har ett kulturhistoriskt värde vad gäller bevarandeformen.
Kriterium 7: Ekonomiskt värde Är handlingarna ekonomiskt värdefulla eller innehåller handlingarna delar med stort ekonomiskt värde?	En handling kan i sin helhet vara ekonomiskt värdefull eller så kan den innehålla delar med stort ekonomiskt värde.	Det ekonomiska värdet kan vara stort till exempel i fråga om frimärken, sigill, verk som överskrider verkströskeln eller handlingar som producerats eller ägs av betydande personer.
Kriterium 8: Sällsynthet, unicitet   Är handlingarna sällsynta, unika i relation till tid, plats, aktör eller tema?	Handlingen är av en sällsynt typ, unik i förhållande till tid, plats, aktör eller tema.  Den kan till exempel vara sällsynt om den förvarats fram till idag eller ha varit sällsynt redan på sin tid.
Kriterium 9: Representativitet, tillgänglighet, användbarhet Är handlingarna representativa i relation till tid, plats, aktör eller tema? Kan handlingarna användas inom till exempel utställnings- eller undervisningsverksamhet?	Handlingen kan vara av en typ som är representativ i förhållande till tid, plats, aktör, tema. I detta fall kan den användas till exempel i utställningar och undervisning för att vittna bland annat om en företeelse, en händelse eller ett personligt historiskt perspektiv.   Vid bedömningen av om kriteriet är uppfyllt måste man överväga om originalexemplaret tillför mervärde jämfört med till exempel en utskrift av det digitala uttrycket.	Byggnadsstyrelsens ritningar II (samling). Ib KULTURBYGGNADER. Ibb Bibliotek och arkiv. RakH II Ibb. 8:/- - 1-10. [Viborg, Landsarkivet (=pågående grek.-kat. kyrka): grundar; snitt; fasader; ekonomibyggnad]. (--). Fil 7. Riksarkivet. Hämtad 14.5.2024.
Kriterium 10. Affektionsvärde Har handlingarna ett affektionsvärde, ett immateriellt värde?	Handlingen bär på och förmedlar särskilda känslor som möjliggör upplevelse- och erfarenhetsrikedom. För att tillämpa kriteriet krävs särskild kunskap om och förståelse för handlingens innebörd. Kriteriet kan uppfyllas i till exempel följande fall:   Handlingen har särskild betydelse som symbol för en individ eller ett samfund. Handlingen innehåller till exempel objekt som är betydelsefulla för en individ ur släktforskningsperspektiv och personhistorisk synvinkel, som fotografier, brev eller manuskript i original. Handlingen har särskild offentlig betydelse i fråga om berömda eller historiskt framstående personer, platser, saker eller händelser. Handlingen har till exempel spelat en betydande roll i samband med någon historisk händelse.  Handlingen innehåller central information som anknyter till grundandet av en myndighet eller någon annan betydande aktörs organisation samt betydande information om utformningen av lagar.	Arkivet vid registratorskontorets ekonomiska avdelning. D LIGGARE. Da Beslutsliggare. Da:289 Tillägg i beslutsliggare, 1.4.-31.12.1917 (1917-1917). Fil 2. Riksarkivet. Hämtad 26.4.2024.

Dokumentera och arkivera uppgifterna om bedömningen

De uppgifter som produceras från bedömningen är avsedda för arkivering (varaktig förvaring). I Riksarkivets allmänna beslut 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023). (linkki johtaa suomenkielisten verkkosivujen ko. päätöskohtaan) Genom att dokumentera bedömningen visar du varför de analoga handlingarna har eller inte har tilldelats ett kulturhistoriskt värde.

De uppgifter som dokumenterar bedömningen styrker bedömarens förfarande. De beskriver såväl de åtgärder som vidtagits vid bedömningen som slutresultatet av bedömningen. För dokumentationen lönar det sig att använda den bedömningsblankett som utarbetats av Riksarkivet:

• Ladda ner Word-blanketten: (käännöksestä puuttuu Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx tämä lomake)

Åtminstone följande uppgifter ska dokumenteras:  

• Den ansvariga instans som gjort bedömningen 

• Tidpunkten för bedömningen (datum) 

• Det bedömda materialets 

  • Arkivbildare 

  • Titel och eventuell identifierare 

  • Det arkiv eller den helhet av informationsmaterial där materialet ingår (serie- eller uppgiftshelhet eller arkivenhet)  

  • Gränsår 

  • Mängd (hm/st.) 

• Specifikation över uppfyllandet av kriterierna för det kulturhistoriska värdet  

• Slutsatsen om i vilken kategori handlingarna placeras som ett slutresultat av bedömningen 

• Tilläggsuppgifter, om sådana har producerats i samband med bedömningen. 

Spara bedömningsuppgifterna till exempel i ett ärendehanteringssystem eller annat informationssystem där de lätt kan arkiveras.

Öva på bedömningen i praktiken: Centralkartoteket för hälsovårdspersonalen

Öva på bedömningen av det kulturhistoriska värdet med hjälp av exempelmaterialet. Bekanta dig först med materialet och bakgrundsinformationen. Tänk sedan på svar på frågorna nedan och gör din egen bedömning med hjälp av bedömningsblanketten. Kontrollera till slut hur din bedömning gick.

FRÅGOR:

1. Kan man tillämpa Riksarkivets allmänna beslut om bevarandeformen från år 2023 KA/15927/28.02.01/2023 (linkki suomenkielisten verkkosivujen ko. päätöskohtaan) på exempelmaterialet?​

2. Kontrollerar du innehållet i varje arkivenhet under utredningsfasen eller kan du använda dig av urval?

3. Vad är resultatet av bedömningen av materialets kulturhistoriska värde?

Exempelmaterial

Det material som bedöms utgörs av centralkartoteket över hälsovårdspersonalen och en liten mängd band i anknytning till registret.

Du vet detta när du påbörjar bedömningen:

• Materialet är i analog form.

• Materialet innehas av Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården Valvira.

• Materialet har sammanställts av Medicinalstyrelsen.

• Materialet föregår det nu använda Centralregistret för yrkesutbildade personer inom häls- och sjukvården Terhikki.

• Valvira upprätthåller ett centralregister över yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården för att kunna sköta sina tillsynsuppgifter. Centralregistret kan användas för att granska de yrkesutbildade personernas yrkeskvalifikationer.​

• Registret och dess föregångare har förts oavbrutet sedan 1879.​

• Registret fördes som ett kartotek i papp fram till 1994.

• Registeruppgifterna föregicks av registeruppgifter i band.

• Uppgifterna ska i sin helhet genom ett gallringsbeslut från Riksarkivet förvaras varaktigt, det vill säga arkiveras.​

• Materialet kommer att digitaliseras och överföras till Riksarkivet.

✅ Gör bedömningen: ✔ Bekanta dig med exempelmaterialet Kom ihåg att dela bedömningen i lämpliga faser. Bekanta dig med det material som ska bedömas på en allmän nivå. Utifrån de grundläggande uppgifterna får du en tillräcklig övergripande bild av hurudant material det handlar om och hurudan variationen varit under olika tider. Säkerställ gränsåren för materialet och samla in all annan katalogiserings- och beskrivningsinformation som behövs.​ Gränsåren för uppgifterna är 1879–1993. De första årens material som bundits in är en varierande helhet, men registret i kortform har förblivit likartat under årtiondena.  Kontrollera materialmängden. Se till att du känner till alla arkivboxar, band etc. som ingår i materialet så att du kan bedöma det som en helhet.​ Registermaterialet har förvarats på flera platser. För bedömningen och digitaliseringen har helheten förflyttats till en plats i bra ordning. Det finns 25 hyllmeter material, varav 24 hyllmeter är kort och 1 hyllmeter är band.​ Utred och samla in uppgifter som gäller innehållet i materialet: Materialet har sammanställts av Medicinalstyrelsen, som bildades 1878. Den skapades då Direktionen för dårvården och Överstyrelsen för medicinalverket slogs samman.​ Materialet utgör ett register som har förts kontinuerligt sedan 1879. Det är ett av de mest långvariga registren i Finland. De analoga uppgifterna omfattar information om bland annat sjukskötare, läkare, tandläkare, farmaceuter och barnskötare. Utred och samla in uppgifter som gäller materialet: Korten lagrades ursprungligen i en trumma, där koder användes för att få fram kort för ett visst yrke och alfabetsintervallet. Genom att trycka på rätt kodkombination snurrade trumman fram rätt fack.​ Trumman finns inte längre kvar.​ Kortens utseende, inklusive färg, varierar något.​ Kartoteket är generellt i gott skick. På vissa ställen har korten till exempel veck eller tejplappningar. En del av uppgifterna i bandform är i ganska dåligt skick. Vissa band har till exempel betydande strukturella skador och slitage på pärmmaterialet.  Det finns till exempel lokalt några revor i arken i banden.​​​ I materialet har det gjorts lappningar, som inte till alla delar är arkivbeständiga. ​​ Materialet kan återställas med konservering. Märkningsmedel och papperskvaliteterna kan utgöra risker för förvaring i analog form. ✔ Fyll i bedömningsblanketten Gör sedan bedömningen. Dra nytta av bedömningsblanketten. Använd kategorierna för det kulturhistoriska värdet och bedömningskriterierna. Kom ihåg att en handling kan placeras i kategori 1 endast om följande kriterier uppfylls: kriterium 1. Skick och minst ett av de andra kriterierna. I andra fall faller handlingen under kategori 2 Handlingar som ska arkiveras i digitalt format. Dra nytta av stödfrågorna när du går igenom materialet och gör bedömningen. Svara "Ja", "Nej" eller "Vet ej" på frågorna. Om det behövs, gå tillbaka för att begrunda frågan på nytt. Fyll i din bedömning på blanketten. (alla oleva lomake puuttuu käännöksestä) Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx ✅ Kontrollera hur din bedömning gick. 1. Kan Riksarkivets allmänna beslut om bevarandeformen från 2023 tillämpas på exempelmaterialet? ✅ Det allmänna beslutet om bevarandeformen från 2023 kan tillämpas på de analoga handlingarna i registret, eftersom: Valvira omfattas av beslutet.​ De analoga handlingar som planeras att digitaliseras skapades före 1.1.2022.​ Handlingarna omfattas av ett gallringsbeslut för varaktig förvaring (arkivering) av Riksarkivet. 2. Kontrollerar du innehållet i varje arkivenhet under utredningsfasen eller kan du använda dig av urval? ✅ Urval kan användas för att kontrollera korten. Bandens fysiska skick varierar och det finns få band, varför det är värt att gå igenom dem i sin helhet. 3. Vad är slutresultatet av bedömningen av materialets kulturhistoriska värde? Se hur bedömningen ser ut på den färdiga blanketten. ✅ Materialet hör till kategori 1 i bedömningskriterierna: Kategori 1: Handlingar som är kulturhistoriskt värdefulla i sin analoga bevarandeform. Handlingarna arkiveras även i analog form trots eventuell digitalisering.   Totalt uppfylldes fyra kriterier för bedömning av det kulturhistoriska värdet. Bedömningen har specificerats och dokumenterats på den färdiga blankettmallen. Studera den färdiga bedömningsblanketten: (alla olevaa lomaketta ei ole käännöksessä) Terhikki_arviointi- ja dokumentointilomake.docx

Kom ihåg att det inte finns ett enda rätt sätt att tillämpa bedömningskriterierna.

🔗 Fördjupa dina kunskaper

Samhället och samtidigt också arkivfältet har digitaliserats kraftigt i synnerhet under 2000-talet. De handlingar som skapats och skapas som ett resultat av utförandet av den offentliga förvaltningens lagstadgade uppgifter förvaras varaktigt, det vill säga arkiveras huvudsakligen endast i digital form.

Digitaliseringen har också påskyndats av principbeslut, strategiska ändringar och den reviderade lagstiftningen, till exempel ändringarna i arkivlagen (1994/831). Statsrådets principbeslut om digitalisering och arkivering av material i handlingsform enbart elektroniskt utfärdades 21.6.2017. År 2017 trädde en ändring av arkivlagen i kraft:

“Riksarkivet bestämmer om förstöring av originalexemplaren av handlingar som Riksarkivet har bestämt att ska förvaras varaktigt och som överförts till elektronisk form. Originalexemplaret av en handling får förstöras om detta kan ske utan att förvaringen av, integriteten för eller konstaterandet av autenticiteten av handlingen eller av uppgifterna i den äventyras och utan att handlingens kulturhistoriska värde eller juridiska beviskraft minskar.”
Arkivlagen (16.12.2016/1146) 14 a §)

I Riksarkivets strategi 2025 är digitaliseringen starkt förankrad för att säkerställa förvaringen och tillgängligheten av det dokumentära kulturarvet. Dokumentinformation som ursprungligen är i digital form arkiveras uteslutande i digital form. Digital dokumentinformation skrivs inte ut i analog form för arkivering. Man försöker digitalisera och arkivera i digital form också de analoga handlingar som fortfarande bildas. Undantaget utgörs av endast få material, vars analoga form har ett kulturhistoriskt värde.

Också lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (9.8.2019/906), som trädde i kraft 2019, innehåller krav på digitalisering och konvertering av material till elektronisk form om handlingen enligt lag eller med stöd av lag ska förvaras varaktigt eller arkiveras.

Digitalisering som en del av digitaliseringsutvecklingen
Digitalisering innebär att informationsmaterial i analog form omvandlas till digital form. Ofta föreställer man sig att analogt material är pappershandlingar, men det kan också handla om vilket icke-digitala material som helst.

Digitaliserade handlingar och handlingar som ursprungligen skapades i digital form har ur finländskt lagstiftningsperspektiv samma beviskraft som handlingar i analog form. Det centrala är att arkivera handlingens informationsinnehåll och kontext, det vill säga sambanden mellan hantering och ärenden.

Vid digitaliseringen av handlingar måste de krav och riktlinjer som gäller för digitalisering iakttas. Digitaliseringen av handlingar som är avsedda för arkivering (varaktig förvaring) styrs av Riksarkivets aktuella specifikationer för digitalisering. En digital handling som har producerats genom digitalisering av en analog handling enligt Riksarkivets kravspecifikationer och har samma innehåll som den analoga handlingen utgör den aktuella handlingen. Den är därför inte en kopia av originalhandlingen, utan ett uttryck av samma handling.

Kom ihåg att när det ursprungliga analoga uttrycket förstörs efter digitaliseringen, finns all information om handlingar och dess informationsinnehåll enbart i samband med det digitala uttrycket och anknutna metadata. Förstöring är en oåterkallelig åtgärd. Efter konverteringen till digital form får de analoga ursprungliga uttrycken förstöras endast om detta inte äventyrar dokumentinformationens:

• förvaring,

• integritet och autenticitet,

• kulturhistoriska värde eller

• rättsliga beviskraft.

Se även: Riksarkivets specifikationer för digitalisering  på Riksarkivets webbplats

Bakgrund till bedömningen av det kulturhistoriska värdet
Även om målet är digital arkivering kan de analoga handlingar som ska arkiveras eller redan är arkiverade tillskrivas ett värde som gäller deras fysiska form och deras immateriella eller materiella egenskaper, vilket gör dem oersättliga som sådana och väsentliga för den historiska och kulturella inblicken. Det är därför de måste förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form.

På det internationella planet har bland annat den engelska termen intrinsic value, som definierats på lite olika sätt i olika källor, använts för detta värde. I specifikationerna betonas ibland behovet av att förvara den analoga bevarandeformen för att säkerställa handlingens beviskraft. Finska Riksarkivet definierar detta värde i ett bredare perspektiv som ett kulturhistoriskt värde. Med kulturhistoriskt värde avses att ett analogt uttryck kan ha ett antal olika egenskaper och värden, till exempel bevis- och informationsvärde.

✔ Hur har kategorierna och kriterierna för det kulturhistoriska värdet fastställts i Riksarkivet?

Kategorierna och kriterierna för bestämningen av det kulturhistoriska värdet planerades vid Riksarkivet som tjänstearbete. Som ett led i planeringen studerades andra länders praxis för bevarandeanalys och gallring. Tillförlitliga kategorier och kriterier speglades mot internationella alternativ. Dessutom påverkades kriterierna för det kulturhistoriska värdet för den analoga bevarandeformen av den nationella arbetsgrupp som Riksarkivet tillsatt och som bestod av bland annat företrädare för universiteten och musei- och bibliotekssektorerna.

Handlingen med kategorier och kriterier publicerades för första gången 2019. En uppdaterad version av dokumentet har publicerats i samband med revideringen av Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy 2020 och i samband med det allmänna beslutet om bevarandeformen och om varaktig förvaring av uppgifter om bedömningen av det kulturhistoriska värdet 2024.

Riksarkivet har gett totalt 86 gallringsbeslut som rör det kulturhistoriska värdet och bevarandeformen för analoga handlingar (31.12.2023). Materialet eller en del av det har tilldelats kulturhistoriskt värde i den analoga formen i 31 beslut. Den totala mängden material som ingår i dessa beslut har varit mer än 36 000 hyllmeter. I sina beslut har Riksarkivet bedömt att 425 hyllmeter handlingar är av kulturhistoriskt värde i den analoga bevarandeformen.

(alla olevaa kuvaa, eikä sen kuvatekstiä ole käännöksessä)

Fram till slutet av 2023 gav Riksarkivet totalt 86 gallringsbeslut om det kulturhistoriska värdet på handlingar och bevarandeformen. Från och med början av 2024 ska aktörerna inom den offentliga förvaltningen självständigt bedöma det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar och arkiveringsformen i enlighet med Riksarkivets beslut, föreskrifter och anvisningar. 

• En framställan om bevarandeformen för analoga handlingar görs till Riksarkivet endast när ersättbarheten av digitaliserade handlingar som inte uppfyller kraven i det allmänna beslutet (KA/15927/28.02.01/2023) behöver bedömas. 

❔ Vanliga frågor

📑 Minneslista

✔️ Det kulturhistoriska värdet av en analog handling består av dess immateriella eller materiella egenskaper. På grund av dessa är handlingarna i denna form oersättliga då det gäller att stärka den historiska och kulturella inblicken.

​✔️ Handlingar med kulturhistoriskt värde arkiveras i både analog och digital form efter digitaliseringen.

​✔️ Om handlingarna inte har något kulturhistoriskt värde är det möjligt att förstöra de analoga uttrycken av handlingarna efter digitaliseringen. Före förstöringen måste de digitala uttryckens kvalitet, beviskraft, hållbarhet och tillgänglighet säkerställas. Vid säkerställandet ska hänsyn tas till Riksarkivets aktuella beslut, föreskrifter och anvisningar.

​✔️ De aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) bedömer själva det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar som är i deras besittning.

​✔️ Bedömningen av det kulturhistoriska värdet gäller endast handlingar som redan har bestämts att ska arkiveras, det vill säga handlingar som omfattas av ett gallringsbeslut av Riksarkivet. Bekanta dig med principerna för bevarandeanalys och gallring och Riksarkivets gallringsbeslut.

​✔️ Riksarkivet har fastställt kriterier för bedömningen av det kulturhistoriska värdet och ger stöd och vägledning för bedömningen. Använd Riksarkivets bedömningskriterier i din egen bedömning. Kriterierna för bedömning av både arkivvärdet och det kulturhistoriska värdet finns i bevarande- och gallringspolicyn (Karin kommentoi: linkki.) och dess bilaga om bedömning av det kulturhistoriska (linkki suomenkieliseen erillisliitteeseen) värdet på Riksarkivets webbplats (linkki johtaa suomenkieliseen politiikkaan) (SUOMENKIELINEN OPAS: Sekä arkistollisen arvon että kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin kriteeristöt löytyvät Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvästä arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjasta ja sen liitteestä, joka käsittelee kulttuurihistoriallisen arvon arviointia)

​✔️ Den lägsta nivån som ska bedömas är arkivenheten. Om arkivenheten innehåller handlingar som ska arkiveras, varav en del bedöms ha ett värde i analog form, arkiveras hela arkivenheten i analog form trots eventuell digitalisering.

​✔️ Dela upp bedömningen av det kulturhistoriska värdet i olika faser. Vanligtvis krävs flera bedömningsomgångar för att uppnå ett bedömningsresultat.

• Planera först hela bedömningsprocessen. 

• Gör sedan de nödvändiga allmänna och materialspecifika utredningarna. 

• Genomför och dokumentera bedömningen och dess slutresultat. 

​✔️ De uppgifter som produceras utifrån bedömningen ska arkiveras (förvaras varaktigt). ​ Riksarkivets allmänna beslut 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023). (linkki suomenkielisten verkkosivujen päätöskohtaan) Genom att dokumentera bedömningsuppgifterna visar du varför de analoga handlingarna har eller inte har tilldelats ett kulturhistoriskt värde.

​✔️ Förvara bedömningsuppgifterna så att de enkelt kan arkiveras. Du kan använda Riksarkivets bedömningsblankett för att dokumentera bedömningen.

• Ladda ner bedömningsblanketten: (tämä lomake puuttuu käännöksestä Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx siis)

Ordlista för guiden (kääntämisen myötä käsitteet eivät ole aakkosjärjestyksessä)