Skip to main content
Skip table of contents

Etapp 5. Bedöm resultatet – identifiera bristerna

På åtgärdsvägens femte etapp bedömer du hur behoven och målen för arkivering förverkligas i din organisations verksamhet. I kapitlet finns bedömningslistor som du kan använda som stöd vid självbedömningen av de olika delområdena. I bedömningen kan du också utnyttja hjälpmedel, processer och metoder som din organisation erbjuder.

image-20241113-100450.png

Bild. På åtgärdsvägens femte etapp ser man på helheten, bedömer hur man lyckats och identifierar bristerna, som man börjar åtgärda när planeringen och utvecklingen av arkiveringen som en del av informationshanteringen fortsätter.

Synvinklar för bedömningen

Det är viktigt att din organisation känner till verksamhetsmiljön och kraven för arkivering och att den har heltäckande anvisningar och rutiner för arkivering. Dessutom ska den följa upp hur arkiveringen överensstämmer med kraven och förverkligas. Uppföljningens resultat kan utnyttjas vid planeringen och utvecklingen av arkiveringen.

Mognadsmodeller och självbedömningsverktyg hjälper att bedöma hur man lyckats och avhjälper brister inom olika delområden. Bedömningen bör inkluderas till exempel i den övriga bedömnings- och utvecklingsverksamheten i organisationen. Beakta i bedömningen såväl administrativa, tekniska som innehållsmässiga synvinklar:

⚫ Administrativ synvinkel

  • Kännedom om verksamhetsmiljön

  • Organisationens ansvar

  • Kunnande

  • Processer och verksamhetssätt

  • Aktualitet och planmässighet

  • Ägande av information

  • Arkivöverföringar och -överlåtelser

⚫ Teknisk synvinkel

  • Systemutveckling och systemens egenskaper

  • Förvaring av informationsmaterial

  • Informationsmaterialens användbarhet

  • Förstöring av informationsmaterial

  • Överföring av informationsmaterial

  • Dataskydd

⚫ Innehållsmässig synvinkel

  • Arkiverade informationsmaterials integritet och begriplighet

  • Klassificeringar, hantering av metadata

  • Beskrivning och dokumentering

  • Hantering av materialen och kännedom om dem

På internationellt plan har det tagits fram olika handböcker, självbedömningsverktyg och mognadsmodeller, som anknyter till arkivering, informationshantering eller dokumentförvaltning på olika sätt. Vid bedömningen kan du också ta hjälp av rekommendationerna och standarderna för arkivering, informationshantering, dokumenthantering och långtidsförvaring.

✔På åtgärdsvägen för arkivering finns hänvisningar bland annat till dessa modeller och metoder

Bedömningslistor till stöd för bedömningen

Nedan finns bedömningslistor som du kan använda som stöd när du planerar, genomför eller bedömer arkiveringen i din organisation. Listorna grundar sig på det egna innehållet i anvisningen Åtgärdsväg för arkivering samt internationella modeller som har anpassats till den finländska verksamhetsmiljön.

Bedömningslista: Arkivering som en del av din organisations verksamhet

Vid utarbetandet av checklistan har man använt bland annat en mognadsmodell för dokumentförvaltning och arkivverksamhet som tagits fram av Riksarkivet i Sverige. Synvinklarna i listan fokuserar på organisationens ansvar, riktlinjer och verksamhetssätt.

✔ 1. Din organisation känner till lagstiftningen om arkivering och verksamhetsmiljön

VERKSAMHETSSÄTT ANSVAR PLANMÄSSIGHET

  • Din organisation förstår arkiveringens betydelse. Planering och genomförande av arkivering ingår i din organisations grundläggande verksamhet.

  • Din organisation har ordnat arkiveringen i enlighet med kraven i lagstiftningen och föreskrifterna. Arkivbildningen omfattar din organisations hela verksamhet i enlighet med bestämmelserna.

  • Arkiveringens överensstämmelse med kraven och ordnandet och genomförandet av arkiveringen följs upp och utvärderas regelbundet i din organisation. Uppföljningens resultat utnyttjas i planeringen och utvecklingen av arkiveringen.

  • Din organisation analyserar konsekvenserna av externa och interna förändringar för arkiveringen. Arkiveringen uppdateras i rätt tid och proaktivt i enlighet med förändringarna i styrningsmiljön och din organisations egen verksamhet.

  • Det har uppställts mål för arkiveringen och uppnåendet av dem mäts och bedöms.

  • Man rapporterar om planeringen, genomförandet och uppföljningen av arkiveringen för din organisations ledning.

✔ 2. Din organisation har definierat ansvaren, riktlinjerna och verksamhetssätten för arkivering

VERKSAMHETSSÄTT ANSVAR PLANMÄSSIGHET

  • Din organisations arkivering är heltäckande. Alla verksamhetsprocesser och beskrivningar av dem inbegriper alltid arkivering.

  • Arkiveringen genomförs planmässigt. Din organisation har planer, regler och verksamhetssätt som krävs för arkivering. Utarbetandet, kontrollen och uppdateringen av dem ingår i din organisations grundläggande verksamhet.

  • Din organisation har definierat ansvaren för arkivbildning och arkivvård.

  • Om din organisations verksamhet förändras, bedöms organiseringen av arkiveringen och ansvaren i anslutning till dem på nytt och de uppdateras vid behov. Ändringsbehoven bedöms innan ändringar i verksamheten träder i kraft.

KUNNANDE RESURSER

  • Arkiveringen sköts med sakkunskap i din organisation. De anställda deltar i utbildningar som motsvarar deras arbetsuppgifter och kompetensnivå. De anställda som svarar för arkiveringen deltar i interna och externa nätverks verksamhet tillsammans med andra experter. Kommande kompetensbehov har identifierats och analyserats.

  • Arkiveringen utvecklas planmässigt, och tillräckliga resurser har reserverats för den. I utvecklingen beaktas synvinklar som hänför sig till tekniken, verksamheten och verksamhetskulturen. Erfarenheter av utvecklingen utnyttjas i nya utvecklingsprojekt.

DATASKYDD

  • Informationssäkerheten har beaktats i planeringen av arkiveringen. Förverkligandet av dataskydd kontrolleras och observerade brister rättas till. I samband med förändringar i organisationens verksamhet bedöms även behoven i anslutning till dataskydd på nytt.

  • Din organisation har förberett sig för tillbud och undantagssituationer.

✔ 3. Arkiveringen sköts i enlighet med överenskomna riktlinjer och verksamhetssätt

VÄRDEBESTÄMNING PLANMÄSSIGHET

  • Arkivvärdet hos din organisations informationsmaterial har definierats.

  • Arkivbildningen förverkligas planmässigt och systematiskt i din organisation. Interoperabiliteten av arkiveringen, systemen och verksamhetsprocesserna följs upp och bedöms regelbundet.

VERKSAMHETSSÄTT UTVECKLINGSVERKSAMHET

  • När det sker förändringar i din organisations verksamhet, bedöms de arkiveringsrelaterade behoven på lång sikt. I bedömningen beaktas verksamhetens, användarnas och arkiveringens synvinklar.

  • Din organisation har gjort upp en långtidsplan där man beskriver de kommande behoven i anslutning till förvaring och överföring av informationsmaterial som ska arkiveras.

  • Din organisation analyserar och bedömer behov som rör arkivering som en del av systemutvecklingen och ibruktagandet av system.

INTEGRITET DATASKYDD FÖRVARING

  • Material som bestämts för arkivering behandlas och förvaras så att deras fysiska och semantiska integritet bevaras. Materialen kan alltid hittas.

  • Din organisations registreringsuppgifter och klassificeringar stöder behandlingen och förvaringen av informationsmaterial som ska arkiveras.

  • Bevarandet av informationsmaterial som ska arkiveras har säkerställts. De system som används för arkivering har ändamålsenliga funktioner och uppfyller kraven på arkivering. Din organisation bedömer regelbundet lämpligheten och säkerheten av de lokaler som används för förvaring av analoga material. I bedömningen beaktas lokalernas tillgänglighet, kvalitet och dimensioner.

  • Informationsmaterial som kräver ett särskilt skyddande har identifierats. Åtgärderna som krävs för skyddandet av dem bedöms och uppdateras regelbundet.

ÖVERFÖRING

  • Överföringen av informationsmaterial som ska arkiveras och förstöringen av informationsmaterial som ska förvaras en viss tid genomförs i din organisation i rätt tid, på behörigt sätt, i enlighet med bestämmelserna, och åtgärderna dokumenteras.

✔ 4. Din organisation övervakar och följer upp förverkligandet av arkiveringen

PLANMÄSSIGHET VERKSAMHETSSÄTT

  • Din organisation övervakar att arkivbildningen genomförs planenligt.

  • Det har skapats etablerade verksamhetssätt för bedömning och övervakning av anskaffningar som gäller arkivering.

  • Om uppgifter i samband med arkivering externaliseras till tjänsteproducenter, definieras kraven och övervakningssätten för arkivering i avtalen. Verksamheten är övervakad, och man ingriper i observerade missförhållanden.

  • Processerna för överföring, skötsel och användning av arkiv följs upp och bedöms regelbundet.

ÖVERFÖRING VERKSAMHETSSÄTT

  • I övervakningen av processerna och arbetsförloppen ingår bedömning, planering och genomförande av förvaringen, arkiveringen och förstöringen.

  • Arkivöverföringarna följs upp och övervakas. Samtidigt säkerställer man att överföringen sker i rätt tid, på rätt sätt, i enlighet med bestämmelserna och att den dokumenteras.

  • Förstöringen av informationsmaterial som ska förvaras en viss tid följs upp och övervakas. Samtidigt säkerställer man att förstöringen sker i rätt tid, på rätt sätt, i enlighet med bestämmelserna och att den dokumenteras.

✔ 5. Din organisations arkiverade informationsmaterial är tillgängliga.

ANVÄNDBARHET KUNNANDE VERKSAMHETSSÄTT

  • Din organisation främjar tillgängligheten och användbarheten av offentliga informationsmaterial som ska arkiveras.

  • En arkivbildning som motsvarar verksamheten och verksamhetsprocesserna samt en personal som känner till förfarandena för behandling av information utgör grunden för en smidig användning av informationsmaterialen.

  • Sökfunktioner och möjliggörande av en effektiv användning av information har beaktats vid arkivering av alla informationsmaterial.

  • Din organisations informationsmaterial är tillgängliga, och din organisation tillhandahåller möjligheter att undersöka materialen.

Bedömningslista: Bedömning av informationssystemen

Digital information i arkivfasen kan innan den överförs till långtidsförvaring förvaras i det system där den har tillkommit, i ett system som ersatt det ursprungliga systemet eller till exempel i ett separat förvaringssystem. Det väsentliga är att systemets egenskaper stöder en pålitlig förvaring.

Listan Bedömning av informationssystemen grundar sig på det innehållet i åtgärdsvägen och Archiving by Design-kriterierna som tagits fram i samarbete mellan europeiska nationalarkiv. Kriterierna hjälper dig att bedöma hur informationssystemen och verksamhetssätten överensstämmer med kraven på arkivering och långtidsförvaring. Du kan använda listan antingen för din organisations självbedömning eller som en del av bedömningen av informationssystemen och -processerna.

Se också de här avsnitten under åtgärdsvägen:

Användningssättet för bedömningslistan beror bland annat på i vilken fas av informationssystemets livscykel den används. I samband med anskaffningen, planeringen eller utvecklingen av informationssystemet är det bra att beakta alla punkter i listan. Om systemet kommer att slopas är det bra att fokusera på följande punkter:

  • Informationsmodell och dokumentation  BEDÖMNINGSKRITERIUM 1  

  • Förvaringstid och bestämning av arkivvärde  BEDÖMNINGSKRITERIUM 2

  • Överföring och metadata  BEDÖMNINGSKRITERIUM 5 BEDÖMNINGSKRITERIUM 7

  • Rekommenderade/öppna filformat BEDÖMNINGSKRITERIUM 4

Då ett system slopas är det bra att bedöma både det gamla och det nya systemet. Informationen från bedömningen kan utnyttjas vid planeringen av det nya systemet och överföringen av informationsmaterialen från det gamla systemet.

I bedömningslistan används begreppet informationsobjekt. I detta sammanhang avses med begreppet en datamängd som behandlas som en helhet och som kan ha en egen identitet. Ett informationsobjekt kan till exempel ha en titel eller identifierare, som avskiljer det från de övriga informationsobjekten. I praktiken kan ett informationsobjekt avse sådana informationshelheter och datamängder som man i samband med åtgärdsvägen för arkivering har kallat för handling, informationsmaterial, informationselement, informationsgrupp eller uttryck.

BEDÖMNINGSKRITERIUM 1
Informationsmodell och dokumentation

VAD? En informationsmodell upprätthålls över informationssystemet, och där beskriver man alla de informationsobjekt som systemet innehåller. Informationen i informationsmodellen ska kunna kopplas till organisationens begreppsmodeller, klassificeringar och grupperingar, såsom ärendegrupperingar, uppgiftsklassificeringar eller informationsgrupper

VARFÖR? Huvuddelen av åtgärderna för informationshantering och arkivering är beroende av beskrivningarna och förteckningarna i anslutning till informationsmaterialen. En informationsmodell hjälper olika aktörer att både förstå informationsmaterialens kontext och bedöma deras arkivvärde och nödvändiga användningsbegränsningar för dem. Genom informationsmodellen kan man också bedöma informationens och informationsmaterialens integritet, beviskraft och användningssätt.

Observera att informationsmodellen för ett omfattande informationssystem kan bestå av flera undermodeller.

HUR?

En god informationsmodell:

  • beskriver informationsobjekten och deras betydelse, dvs. semantik, med hjälp av ett enhetligt begreppssystem.

  • beskriver och förklarar strukturerna för och relationerna mellan informationsobjekten.

  • innehåller grundläggande uppgifter om användningen och hanteringen av informationsobjekten, bland annat om de instanser som ansvarar för och använder dem.

  • beskriver informationen i informationsobjekten och metadata om dem.

  • följer ett standardiserat modelleringsspråk, till exempel UML-notation.

  • finns tillgänglig i ett öppet framställningssätt och kan enkelt användas av alla som behöver den. Förutom substansexperterna behövs informationsmodellen vanligtvis av dem som ansvarar för informationshanteringen och arkiveringen samt till exempel systemleverantörer.

  • upprätthålls och uppdateras. Modellen ska bedömas och uppdateras, så att den hålls användbar, tillförlitlig och exakt.

  • skapas och uppdateras så automatiskt som möjligt, till exempel så att ändringar i systemens informationsmodeller påverkar den direkt.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Omfattar informationsmodellen alla informationsobjekt?

  • Omfattar informationsmodellen alla metadata om informationsobjekten?

  • Är beskrivningen av informationsobjekten tillräckligt begriplig?

  • Kan man genom informationsmodellen få en allmän bild av informationens ägare och användare?

  • Finns informationsmodellen tillgänglig i en formbunden och användbar form?

  • Är informationsmodellen uppdaterad?

  • Vilka relationer och anknytningar har systemet till andra system?

  • Är den övriga dokumentationen över informationssystemet tillräckligt uppdaterad och tillgänglig för alla som behöver den?

  • Ska man med tanke på hantering av arkiveringen producera och upprätthålla tilläggsdokumentation?

BEDÖMNINGSKRITERIUM 2
Förvaringstid och bestämning av arkivvärde

VAD? En förvaringstid har bestämts för alla informationsobjekt och deras arkivvärde har definierats. För hantering av livscykeln för den information som ingår i informationssystemet har organisationen en förvaringstidsplan (jfr informationsstyrningsplan), som utnyttjas i informationssystemet.

VARFÖR? Organisationen ska veta varför den samlar och upprätthåller information och på vilket sätt informationsmaterialen ska vara tillgängliga. Utifrån denna information kan den bedöma vilka informationsmaterial som ska förvaras långvarigt eller arkiveras och vilka som ska förvaras en viss tid.

Bestämning av förvaringstiderna och arkivvärdet gör det möjligt att genomföra livscykelhändelser med anknytning till informationshantering i informationssystem. Med tanke på livscykelhantering är viktiga händelser bland annat produktion och ändring av informationens metadata, förstöring eller migrationer, dvs. överföring av information till arkiv eller ett annat system. Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och informationshanteringslagen ska informationen efter att förvaringstiden gått ut antingen förstöras eller arkiveras utan dröjsmål. 

HUR?

  • Uppgiften om förvaringstid ska genomföras som metadata i informationssystemen. Med hjälp av metadata kan man genomföra funktioner i anslutning till informationens förstöring, överföring, arkivering eller andra livscykelhändelser

  • Vid behov ska man fastställa olika förvaringstider för informationen/informationsmaterialet och dess metadata. Ibland bevaras metadata trots att förvaringstiden för själva informationen eller informationsmaterialet har gått ut.

  • Förvaringstiderna som bestämts för informationsmaterialen ska vid behov kunna bedömas och ändras om lagstiftningen eller verksamheten ändras. Ändringarna ska kunna genomföras i informationssystemen.

  • Observera att hanteringen av förvaringstiderna ska gälla alla nödvändiga system. Det kan finnas olika versioner av informationsmaterialet i olika system

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Har en värdebestämning gjorts för alla informationsobjekt?Har en förvaringstid bestämts för alla informationsobjekt?

  • Har man vid bestämningen av förvaringstiderna beaktat de nationella bestämmelserna och rekommendationerna?

  • Hur har den praktiska hanteringen av förvaringstiderna genomförts i informationssystemet?

  • Är motiveringarna i värdebestämningen ändamålsenliga och begripliga?

Kom ihåg att värdebestämningen av ursprungligen digitala handlingar och informationsmaterial gäller informationen i informationssystemet, inte själva informationssystemet. Uppgiftsspecifika informationsmaterial kan ingå i ett eller flera informationssystem. En uppfattning av de logiska informationslagren är därför central för värdebestämningen.

BEDÖMNINGSKRITERIUM 3
Sökfunktion och representationer

VAD? För varje informationsobjekt har man definierat en representation som man använder i informationssystemet. Informationsobjekten kan sökas med systemets sökfunktioner. Ett informationsobjekt kan ha flera olika representationer. Det ska dock alltid ha en representation som omfattar alla uppgifter och metadata som anknyter till det.

På åtgärdsvägens etapper har det också för representation används begreppet förvaringsform eller uttryck.

VARFÖR? Informationens användbarhet på lång sikt förutsätter att informationsobjekten kan sökas i alla sina livscykelfaser och att de har en förståelig representation.

HUR?

  • Sökfunktionerna ska innefatta både en textsökning i informationsinnehållet och en utvidgad sökning baserad på metadata.

  • Sökningen ska kunna avgränsas till vissa objekt.

  • Sökfunktionen och representationerna ska vara tillgängliga för alla de användare som har rätt till dem.

  • Vid behov ska man ha olika sökningssätt och representationer för olika användargrupper. Till exempel har personalen vanligtvis annorlunda sök- och granskningsmöjligheter än kunderna.

  • Informationsobjektets representation ska ha en identifierare med vilken den kan hänvisas till.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Omfattar textsökningen alla informationsobjekt?

  • Är sökningssätten och representationerna skräddarsydda för användargrupperna?

  • Är sökresultaten konsekventa och tillförlitliga?

  • Har informationsobjektens alla representationer en beständig identifierare, till exempel URL?

  • I vilken form framställer systemet informationsmaterialen och handlingarna?

  • Hur kan man söka, granska och använda informationsobjekten i systemet

  • Vilka risker är förknippade med förvaringen och användbarheten av informationen i systemet?

BEDÖMNINGSKRITERIUM 4
Öppna/rekommenderade filformat

VAD? Informationsobjekten förvaras i eller kan vid behov kontrollerat konverteras till rekommenderade och standardiserade filformat.

VARFÖR? Användning av rekommenderade filformat ökar informationens användbarhet och användningstid.

HUR?

  • Upprätthåll information om de standarder eller format som lämpar sig för användningsändamålet. Välj helst standardiserade och ofta använda filformat. Utnyttja Riksarkivets förteckning över filformat som tas emot.

  • Beakta funktionerna för identifiering av filformatet till nödvändiga delar i arbetsförlopp som hänför sig till utarbetande, mottagning och överföring av information.

  • När informationsmaterial tas emot i andra än rekommenderade filformat, bevara dem i deras ursprungliga form och konvertera dem endast vid behov.

  • Testa omsorgsfullt de program som du använder för filkonversioner innan du tar dem i bruk.

  • Bedöm och uppdatera regelbundet förteckningen över rekommenderade filformat samt verktygen för utarbetande av information eller filkonversioner.

  • Använd vid överföring av information öppna och mångsidiga filformat (txt, xml, rdf, json). Använd allmänt använda och godkända scheman och andra informationsstrukturer alltid när det är möjligt.

  • Säkerställ att informationsinnehållet medföljs av alla nödvändiga metadata (till exempel rubriker på kolumner) alltid när information överförs.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Är ett uttryckssätt enligt ett rekommenderat filformat eller konvertering till ett sådant möjligt för alla informationsobjekt?

  • Utnyttjas förteckningarna över rekommenderade filformat systematiskt?

  • Har de verktyg som används i konversioner testats tillräckligt?

  • Har de informationsstrukturer och filformat som behövs för överföring av informationen/data definierats? Upprätthålls definitionerna?

  • Motsvarar strukturerna eller filformaten för informationen/data de kommande användningsbehoven för informationen?

  • Vilka betydande förändringar eller händelser har det skett under systemets livscykel? Har uppdateringarna, migrationerna och konversionerna dokumenterats? Finns det dokumentation över dem i andra system eller till exempel arkiveringens eller informationshanteringens beskrivningar?

BEDÖMNINGSKRITERIUM 5
Metadata

VAD? Alla informationsobjekt är kopplade eller kan enkelt kopplas till en omfattande och uppdaterad metadatahelhet, som gör det möjligt att hantera, förstå och söka objekten. Metadata ska vara tillgängliga för sökfunktionerna.

VARFÖR? Uppdaterade och omfattande metadata gör det möjligt att söka, hantera och använda informationsobjekten. De ger också information om informationsmaterialens ursprung och andra kontexter, genom vilka man kan säkerställa materialens användbarhet på lång sikt

HUR?

  • Utnyttja metadatakraven för informationshantering, dokumentförvaltning och arkivering.

  • Metadatas kvalitet, tillgänglighet och upprätthållande är särskilt viktiga när det är fråga om informationsmaterial som ska förvaras långvarigt. Se till att detta beaktas vid utveckling av reglerna för metadata.

  • Automatisera produktionen av metadata alltid när det är möjligt. Om metadata måste läggas till manuellt, säkerställ att det finns tydliga förfarandesätt och anvisningar för det.

  • Producera metadata under skapandet av informationen. Både felen och kostnaderna ökar om man måste lägga till metadata i efterhand.

  • Säkerställ att informationsobjektet förutom beskrivande metadata är kopplat till tillräckliga administrativa metadata och kontextmetadata om informationens ursprung, så att det kan hittas och dess ursprung och anknytningar kan förstås.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Vilka metadatamodeller använder organisationen? Vilka metadatamodeller används i systemen?

  • Hur överensstämmer metadatamodellerna med kraven enligt lagstiftningen eller verksamheten?

  • Hur har man beaktat hanteringen av metadata på lång sikt i systemet?

Observera att gränsen mellan informationsmaterialet och metadata inte är entydig, särskilt när det gäller strukturerad digital information.

BEDÖMNINGSKRITERIUM 6
Förstöring

VAD? Informationsobjekten förstörs enligt deras förvaringstid. En kontrollerad förstöring kräver att även förstöringen dokumenteras.

VARFÖR? Om förvaringstiderna har fastställts korrekt hjälper förstöringen organisationen att “städa” informationssystemen och inrikta resurser till sådana hanteringsåtgärder och sådan utrustning som information som ska förvaras långvarigt kräver. 

Enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och informationshanteringslagen ska personuppgifterna efter att förvaringstiden gått ut antingen förstöras eller arkiveras utan dröjsmål.

HUR?

  • Förvaringstiden för ett informationsobjekt ska definieras i dess metadata.

  • Det ska skapas automatiskt en anteckning och ett meddelande om utgången av förvaringstiden, och efter det kan informationsobjektet förstöras.

  • Beslutet om förstöring ska vid behov kunna bedömas på nytt, särskilt då bestämningen och genomförandet av förvaringstiderna är osäkra.

  • Om utgången av förvaringstiden inte kan automatiseras ska du säkerställa att andra tydliga verksamhetsmodeller som kan upprätthållas tas fram för att genomföra förstöringen. 

  • Det ska skapas nödvändiga meddelanden om förstöringen.

  • Se till att alla versioner av det informationsobjekt som bestämts för förstöring förstörs.

  • Säkerställ att förstöringen av informationsobjektet inte äventyrar eller förstör uppgifter som fortfarande behövs för andra informationsobjekt.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Har de funktioner som förstöringen förutsätter genomförts i systemet?

  • Har förstöringsfunktionerna testats tillräckligt?

  • Är funktionerna för att kontrollera förstöringsbeslut tillräckligt flexibla?

  • Skapas det för förstöringen bevis som dokumenterar den eller en annan nödvändig uppgift?

BEDÖMNINGSKRITERIUM 7
Överföring av informationsmaterial

VAD? Med hjälp av en tillräcklig, pålitlig, testad och lätt användbar överföringsfunktion (även export) kan informationsobjekt vid behov överföras, dvs. migreras, till ett annat system eller till arkiv.

VARFÖR? Migrationer gör det möjligt att använda information som förvaras långvarigt över program- och utrustningsgenerationer. Exempel på överföringssituationer är överföring av information till arkiv och långtidsförvaring eller byte av informationssystemet på grund av att systemet är föråldrat.

HUR?

  • Säkerställ att systemets överföringsfunktion omfattar alla informationsobjekt och metadata om dem.

  • Testa överföringsfunktionen. Säkerställ att integriteten av den information som ska överföras inte äventyras.

  • Säkerställ att det finns en massöverföringsfunktion som gör det möjligt att överföra flera (tusen) objekt på en gång.

  • Ta fram automatiska påminnelser för överföring till ett förvaringssystem eller arkiv då överföringen har planerats som en livscykelhändelse.

  • Säkerställ att den överförda informationen inte raderas från systemet förrän man är säker på att överföringen har lyckats. 

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Omfattar överföringsfunktionen alla informationsobjekt?

  • Har överföringsfunktionen testats tillräckligt?

  • Finns en massöverföringsfunktion tillgänglig?

  • Har de informationsstrukturer och filformat som behövs för överföring av informationen/data definierats? Upprätthålls definitionerna?

  • Bevaras strukturerna för och relationerna mellan informationsobjekten i överföringen?

  • Motsvarar strukturerna och/eller filformaten för informationen/data de kommande användningsbehoven?

  • Kan man använda de önskade standardiserade lösningarna för överföringspaket vid överföringen?

Observera att funktionerna och behoven för påminnelserna i anslutning till överföringar är mycket lika med funktionerna för utgången av förvaringstiden och förstöring. Dessa får dock inte blandas ihop. Resultatet av den ena åtgärden är överföring till exempel till arkiv, medan resultatet av den andra är oåterkallelig förstöring.

BEDÖMNINGSKRITERIUM 8
Användarrättigheter och användningsbegränsningar

VAD? Informationsobjekten är tillgängliga för alla de instanser som har användarrätt till dem. Om ett informationsobjekt innehåller begränsade element ska systemet kunna skapa en offentlig representation av det.

VARFÖR? För att information ska vara användbar under en lång tid ska den vara tillgänglig så öppet som möjligt. Användarna ska ha tillgång till informationen inom ramen för dess offentlighetsgrad.

HUR?

  • Upprätthåll dokumentation över de lagliga grunderna för användningsbegränsningarna och riktlinjerna och följderna i anslutning till dem.

  • Begränsningen av användningen och synligheten av information ska utöver informationsinnehållet vid behov sträcka sig till metadata om informationsobjektet. Säkerställ att det i informationsmodellen (BEDÖMNINGSKRITERIUM 1 ) definieras vilka representationer som är tillfälliga och vilka som ska förvaras och arkiveras.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Kan metadata i anslutning till offentlighet och sekretess produceras konsekvent och entydigt till exempel med hjälp av urvalslistor?

  • Kan den offentliga och sekretessbelagda informationen skiljas från varandra?

  • Hur har användningsbegränsningarna genomförts i systemet?

  • Hur har användarrättigheterna i anslutning till eventuella immateriella rättigheter genomförts?

  • Hur kan man granska information som omfattas av en användningsbegränsning i systemet?

  • Har man i systemet använt metoder för anonymisering eller pseudonymisering? På vilket sätt har metoderna dokumenterats?

Med tanke på arkivering och värdebestämning är det viktigt för både vetenskaplig och annan forskning att arkiverade informationsmaterial ger en korrekt, sanningsenlig samt tillräckligt heltäckande och representativ bild av den tid som de anknyter till. Till exempel kan anonymisering försvaga informationsmaterialens informationsvärde och äventyra deras beviskraft, varvid de inte längre kan betraktas som autentiska, tillförlitliga, intakta och användbara källor för forskning. Dessutom begränsar anonymisering möjligheterna att använda materialet och förhindrar att personuppgifter kan förenas med andra uppgifter. Se även Etapp 2. Vad ska du arkivera – definiera dina informationsmaterials arkivvärde och förvaringsform

BEDÖMNINGSKRITERIUM 9
Dataskydd

VAD? Informationssystemet överensstämmer med organisationsspecifika, nationella och internationella krav på informationssäkerhet.

VARFÖR? Tillräckliga informationssäkerhetsåtgärder är på lång sikt avgörande med tanke på säkerställandet av informationens integritet och autenticitet. Användaren av informationen ska kunna lita på att informationen har lagrats i systemet med tillräckliga behörigheter och att den under hela sin livscykel är skyddad mot obehöriga ändringar.

HUR? Säkerställ att din organisation i genomförandet av dataskydd följer de nationella dataskyddskraven och -riktlinjerna och att de rekommendationer och standarder som gäller din organisation är kända.

✔ EXEMPELFRÅGOR FÖR BEDÖMNINGEN

  • Överensstämmer genomförandet av dataskydd med de nationella och internationella kraven och organisationens anvisningar? 

  • Har systemets tekniska säkerhet testats till exempel genom dataskyddsauditering?

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.

Contact Support Close