Möjliggör användningen av informationen i arkivet
Informationshanteringen ska organiseras och genomföras så att den stöder öppenheten i myndighetens verksamhet och medborgarnas rätt till information. Samtidigt ska man säkerställa dataskydd och informationssäkerhet. Dessutom är myndigheten skyldig att ge information om sin verksamhet och inledandet av ärenden.
Enligt arkivlagen (831/1994) ska arkivfunktionen skötas så att
den stöder enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar,
enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt,
tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs, och
handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.
Offentlighetsprincipen gäller även arkiverade informationsmaterial
Bild. I arkivfasen används informationen vanligtvis för forskning, även om det fortfarande kan finnas andra informationsbehov.
Enligt offentlighetslagen behöver den som begär informationen inte motivera sin begäran eller utreda sin identitet, men innehållet i de begärda handlingarna ska individualiseras tillräckligt noggrant. Myndigheten är skyldig att hjälpa den som begär handlingarna att individualisera dem. Du kan stödja kunden i individualiseringen av begäran genom att tillhandahålla tillräckliga beskrivningar av de arkiverade informationsmaterialen. Beskrivningen av handlingars offentlighet, arkivförteckningarna, uppgiftsklassificeringen, informationshanteringsmodellen, beskrivningsinformation enligt informationsmaterial, metadata som stöder sökning inom informationsmaterialet, välplanerade informationsstrukturer för informationslagren och systemens egenskaper stöder arkivanvändningen. Likaså en god ordning av de analoga informationsmaterialen.
Beskrivningen av handlingars offentlighet är ett sätt att hjälpa medborgaren att inrikta sin begäran om information. Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlighet berättar man också i vilken omfattning myndigheten behandlar information när den producerar tjänster eller handlägger ärenden. Möjligheten att få information om vilka informationslager och informationsmaterial myndigheten innehar tjänar förvaltningens öppenhet. Informationshanteringsnämnden har publicerat en rekommendation om utarbetande av en beskrivning av handlingars offentlighet.
I arkivfasen används informationen vanligtvis för forskning, även om det fortfarande kan finnas andra informationsbehov. En forskares informationsbehov kan gälla en enskild uppgift eller ett omfattande informationsmaterial, och informationen kan vara i analog eller digital form. Principen är att informationen ges i den form som den har begärts. I varje fall ska användningen av informationen ordnas på ett informationssäkert sätt och med beaktande av skyddet av personuppgifter.
I fråga om analoga handlingar betyder informationssäker användning bland annat att man ska ordna ett övervakat arbetsutrymme för kunden. Kunden ska inte ges tillträde till arkivlokaler. Organisationens egna anställda, vars uppgifter inte innefattar arbete i arkivet, får inte heller ha fritt tillträde till arkivet. Begäranden om information kan också besvaras muntligen eller genom att ge kopior av handlingar i pappersform eller digitalt.
När det gäller digitala material ska man bedöma om man kan möjliggöra användningen av offentlig information med hjälp av en användarkod för bläddring i informationssystemet. Ett alternativ är att ur informationsmaterialet lämna ut en helhet som motsvarar begäran digital för att användas i myndighetens terminal. För en person som bedriver vetenskaplig forskning kan man lämna ut en kopia av ett omfattande informationsmaterial mot en motiverad ansökan om användarrätt eller plan för materialhantering. I en sådan situation bör man dessutom vid behov utreda hur skyddet av den information som insamlats för forskningen genomförs i praktiken och vad som händer med informationsmaterialet efter den beviljade användningstiden, dvs. om forskningsmaterialet ska förstöras eller arkiveras på ett pålitligt sätt.
Handlingarna i arkivet får lånas ut endast till den egna organisationen för tjänstebruk, andra myndigheter, Riksarkivets verksamhetsställen eller någon annan inrättning, där användningen av dem är övervakad, förvaringen skyddad och obehörig användning förhindrad. Privata handlingar ska inte lånas ut, inte till exempel som hemlån till organisationens egna anställda. Myndighetens exemplar av ursprungliga handlingar får aldrig ges eller på annat sätt överlåtas till en privat person för alltid, inte ens efter att förvaringstiderna gått ut.
Bestämmelser om sätten och tidsfristerna för utlämnande av information finns i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Huvuddelen av de handlingar som överförts till arkiv är offentliga. En forskare kan få tillgång till en sekretessbelagd handling eller ett sekretessbelagt informationsmaterial genom ett användningstillstånd och en förbindelse.
📌 Varför är det viktigt med användningsbegränsningar? |
Anteckningar om användningsbegränsning är avsedda att göra det lättare att identifiera offentlig och sekretessbelagd information och säkerställa att utlämnandet av information sker korrekt. I informationssystem anges användningsbegränsningarna i form av metadata, och i samband med analoga handlingar ofta med stämplar eller andra anteckningar. Ett användningsbegränsat objekt är inte fritt tillgängligt, utan användningen av det kräver olika åtgärder, såsom ansökan om användningstillstånd eller fysisk närvaro på en viss plats eller i vissa lokaler. Användningen och tillgängliggörandet av ett material kan begränsas bland annat av
Uppgifterna om användningsbegränsningar ska vara uppdaterade, och de bör genomföras på så sätt att de stöder automatisk behandling av information. Trots anteckningar om användningsbegränsning ska utlämnandet av information alltid övervägas från fall till fall på grundval av lagstiftningen. Information ska lämnas ut från en sekretessbelagd handlings offentliga delar, och till exempel kan en part ha rätt att få tillgång till sekretessbelagd information med stöd av partsoffentligheten. Användningsbegränsningen ska grunda sig på lagstiftningen, om den begränsar tillgängligheten av myndighetshandlingar. Bestämmelser om sekretessbeläggning av myndighetshandlingar finns i offentlighetslagen. Bestämmelser kan också finnas i speciallagstiftningen. Dessutom begränsar dataskyddslagstiftningen behandlingen av personuppgifter även i arkiv. Dålig ordning i arkivet eller dålig användbarhet av arkivet är inte godtagbara grunder för en användningsbegränsning, om det inte är fråga om privatarkiv. |
Ansvaren inom informations- och forskartjänsterna ska vara definierade och de anställda ska ha fått anvisningar och introduktion. Beslutanderätten ska vara definierad till exempel i en situation där handlingens offentlighet är oklar. På informationstjänsten tillämpas lagstiftningen om offentlighet och dataskydd.
Den allmänna lagstiftning som tillämpas på arkivets informationstjänst:
Voutilainen Tomi, Oikeus tietoon. Informaatio-oikeuden perusteet. Edita 2019.
Främjande av användningen av arkiv
Användningen av arkiverade informationsmaterial stöds av mångsidiga sök- och granskningsfunktioner i informationssystem. När man utvecklar dem är det viktigt att man tänker på användningsbegränsningar och olika användargrupper samt gör det möjligt att begränsa sökningen till vissa informationsobjekt. Sökfunktionerna bör innefatta både en fulltextsökning i informationsinnehållet och en utvidgad sökning baserad på metadata. Digitalisering och innehållsigenkänning för digitaliserade material främjar användningen av informationsmaterial som arkiverats i analog form, då man kan inkludera deras informationsinnehåll i sökningen.
Användningen av arkiverade informationsmaterial kan främjas genom distribution av information om arkivets tjänster. Man kan tillhandahålla offentlig, digital information på nätet för intresserade med beaktande av dataskyddslagstiftningen. Arkivförteckningar eller digitaliserade material kan göras tillgängliga. Regionalt kan man höja arkivets profil med hjälp av till exempel dokumentutställningar eller evenemang på Arkivens dag. En kommun kan också upprätthålla ett hembygdsarkiv för att arkivera regionala handlingar av privat karaktär.
📚 Intressanta material på nätet
Finlands gamla kartor, Lantmäteriverket
Arkivet HY-ARKKI, Helsingfors universitet
Minneslista
Arkiveringen ska organiseras och genomföras så att de informationsmaterial som ska arkiveras tjänar som informationskällor för forskning samt stöder öppenheten i myndighetsverksamheten och medborgarnas rätt till information. Samtidigt ska man säkerställa dataskydd och informationssäkerhet.
Beskrivningar av arkiverade informationsmaterial, såsom beskrivning av handlingars offentlighet och arkivförteckningar, stöder arkivanvändningen. Inom ett informationsmaterial stöds användbarheten av högklassiga metadata och beskrivningsuppgifter samt aktuella och motiverade användningsbegränsningar.
Ansvaren inom informations- och forskartjänsterna ska vara definierade och de anställda ska ha fått anvisningar och introduktion. På informationstjänsten tillämpas lagstiftningen om offentlighet och dataskydd.