Exempel på värdebestämning
Läs exemplen på sidan så får du veta i vilka situationer en gallringsframställan ska göras och vad som ska beaktas vid utarbetandet av den.
Bild. Värdebestämningen görs i samarbete: aktören gör en gallringsframställan till Riksarkivet och motiverar arkiveringen av informationsmaterialen. Riksarkivet beslutar om och motiverar arkiveringen i ett gallringsbeslut.
Fall 1: Det tidigare gallringsbeslutet har föråldrats och gäller endast en del av informationsmaterialen
Värdebestämningen av de informationsmaterial som uppkommer i samband med aktörens uppgifter har senast gjorts i början av 2000-talet, då arkivverket på basis av arkivbildningsplanen bestämde om varaktig förvaring av handlingar.
Beslutet gällde endast de uppgifter som sköttes med hjälp av ärendehanteringssystemet, och alla informationsmaterial som ingick i separata informationssystem och som användes vid skötseln av kärnuppgifterna hade lämnats utanför beslutet. Dessutom har aktörens uppgifter förändrats efter det att beslutet meddelades till följd av lagstiftningsändringar.
Hur ska jag gå vidare? |
Bedöm informationsmaterialens arkivvärde för varje uppgift i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn. |
Beakta de informationsmaterial som hänför sig till en och samma uppgift och som behandlas och förvaras i olika informationssystem och bedöm dem som en helhet. |
Kopiera inte värdebestämningsavgöranden från det föråldrade gallringsbeslutet till den framställan som bereds, utan beakta eventuella förändringar i omvärlden, uppgiftens betydelse och kriterierna för värdebestämning. |
Ange din organisations bedömning av informationsmaterialens arkivvärde per uppgift i informationsstyrningsplanen eller i en motsvarande beskrivning som ingår i informationshanteringsmodellen och bifoga beskrivningen till gallringsframställan. Motivera din framställan med hjälp av värdebestämningskriterierna och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan enligt uppgift och informationsmaterial. |
Fall 2: Man håller på att ta ett informationssystem ur bruk, men informationsmaterialen i det saknar värdebestämning
Aktören har beslutat att slopa ett föråldrat informationssystem som används som administrationssystem för ett register. Aktören har med registret och informationssystemet skött en uppgift som den ansvarar för. De informationsmaterial som behandlas i informationssystemet har inte beskrivits i aktörens arkivbildningsplan eller informationsstyrningsplan.
Riksarkivet eller dess föregångare har aldrig bestämt om arkivering av de informationsmaterial som behandlas i informationssystemet. Informationen i informationssystemet får inte förstöras förrän en värdebestämning av dem har gjorts. Aktören ska göra en gallringsframställan till Riksarkivet om arkivering eller förstöring (tidsbunden förvaring) av informationsmaterialen.
Hur ska jag gå vidare? |
Organisera och genomför upprättandet av gallringsframställan i din organisation. Inhämta tillräckliga bakgrundsuppgifter. |
Bedöm arkivvärdet hos informationen i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn. Bedöm både uppgiften och informationsmaterialen i registret. |
Eftersom det är fråga om informationen i registret, ska du vid bedömningen i första hand beakta uppgiften och helheten för registerinformationen, men vid behov ska du också beakta värdet av de enskilda informationsmängderna. |
Motivera arkiveringen eller förstöringen av informationen med hjälp av kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan. Till exempel uppgiftens betydelse och/eller informationsinnehållets värde för olika användningsändamål. Överväg att beskriva informationsmaterialen i informationshanteringsmodellens beskrivningar, till exempel i informationsstyrningsplanen. Den gruppering som behövs i bestämningen av förvaringstiderna för informationsmaterialen stöder också bestämningen av informationsmaterialens arkivvärde. |
👉 Gör en gallringsframställan enligt anvisningarna. |
Fall 3: Värdebestämning av informationsmaterial och handlingar i samband med en privat aktörs lagstadgade uppgifter
En privat aktör har en lagstadgad offentlig uppgift som tidigare ankommit på en myndighet. När det gäller en offentlig uppgift ska den privata aktören iaktta arkivlagen och handlingarna är myndighetshandlingar.
Hur ska jag gå vidare? |
Den privata aktören kan följa ett tidigare gallringsbeslut som meddelats myndigheten, om det är aktuellt i fråga om den offentliga uppgiften. En gallringsframställan behöver inte göras då. |
Om de lagstadgade tjänsteuppgifterna har förändrats måste gallringsbeslutet uppdateras. |
Gör en gallringsframställan om informationsmaterialen och handlingarna vid de lagstadgade offentliga uppgifterna. Den privata aktörens uppgifter av privat natur behöver inte inkluderas i gallringsframställan. |
Om det finns flera privata aktörer som sköter samma uppgifter, är det bra att göra gallringsframställan i samarbete. Om något samarbete inte uppstår, kan framställan göras av en enskild aktör. Vid behov begärs utlåtanden/kommentarer från de övriga aktörerna under beredningen. |
Fall 4: Värdebestämning av registeruppgifter som definieras i speciallagstiftningen
För att sköta en uppgift använder aktören ett register vars informationsinnehåll inte bestäms i lag. I den lag som gäller registret föreskrivs också att en del av registeruppgifterna ska avföras ur registret efter en bestämd tid och att en del av registeruppgifterna ska förvaras varaktigt. En bedömning av registeruppgifternas arkivvärde har dock inte gjorts och Riksarkivet har inte gett ett gallringsbeslut om dem
Avlägsnande, förstöring, varaktig förvaring och arkivering.
Avlägsnande innebär inte att registeruppgifter förstörs, utan att de avförs ur registret efter förvaringstiden eller registreringen. De uppgifter som har avlägsnats kan arkiveras för forskningsändamål.
Förstöring betyder att registeruppgifter förstörs slutgiltigt. De uppgifter som har förstörts kan inte återställas för användning på något sätt.
Varaktig förvaring kan avse både arkivering och ett varaktigt användningsbehov för personuppgifters ursprungliga användningsändamål. Betydelsen kan tolkas utifrån lagmotiveringar. Man bör observera att förändringen i begreppen skedde i och med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) 2016.
Även om den lagstadgade varaktiga förvaringen kan tolkas som förvaring för de ursprungliga användningsändamålen, bör en värdebestämning av informationsmaterialen göras. Behovet av varaktig förvaring av personuppgifter kan senare bedömas på nytt och förvaringen kan ändras till tidsbunden.
Hur ska jag gå vidare? |
Gör en gallringsframställan till Riksarkivet för värdebestämning av registrets informationsmaterial. |
Värdebestämningen gäller alla uppgifter i registret, inte bara personuppgifter som fastställs i lag. |
Aktören kan i gallringsframställan ta hänsyn till lagstiftarens bedömningar av varaktig eller tidsbunden förvaring av informationsmaterialen, men kan också avvika från dem i bedömningen av informationsmaterialens arkivvärde. |
Riksarkivet har enligt arkivlagen uppgiften och rätt att bestämma om handlingar som ska arkiveras, om det inte särskilt föreskrivs att handlingarna ska arkiveras eller förstöras. Informationsmaterial som enligt lag ska arkiveras kan överföras till Riksarkivet utan Riksarkivets gallringsbeslut.
Om aktören inte gör en gallringsframställan, är aktören skyldig att varaktigt förvara de informationsmaterial som enligt lag ska förvaras varaktigt för de ursprungliga användningsändamålen. Aktören kan inte överföra dessa informationsmaterial i registret till Riksarkivet för arkivering, eftersom de saknar Riksarkivets gallringsbeslut.
Fall 5: Värdebestämning av analoga handlingar som uppkommit före 1.1.2022 före digitaliseringen
Aktören har beslutat att digitalisera analoga handlingar som ska arkiveras och som tillkommit före 1.1.2022. En del av handlingarna saknar gallringsbeslut, dvs. Riksarkivet har inte bestämt om arkivering av handlingarna. Det har inte gjorts en bedömning av materialets kulturhistoriska värde.
Hur ska jag gå vidare? |
Påbörja inte digitaliseringen förrän materialet har fått ett gallringsbeslut. |
Bedöm arkivvärdet hos handlingarna i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn. Bedöm både uppgifterna och informationsinnehållet i handlingarna. |
Motivera arkiveringen eller den tidsbundna förvaringen av handlingarna i gallringsframställan med hjälp av kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan. |
Läs före digitaliseringen Riksarkivets gallringsbeslut (KA/15927/28.02.01/2023) och Riksarkivets näthandbok . Använd dem för att bedöma de analoga handlingarnas kulturhistoriska värde och dokumentera din bedömning. |
Digitalisera handlingarna i enlighet med gällande kvalitetskrav på digitalisering och säkerställ de digitaliserade handlingarnas beviskraft. |
Om informationsmaterialet har digitaliserats tidigare
kan du på egen hand tillämpa Riksarkivets beslut (KA/15927/28.02.01/2023) . Ta del av Riksarkivets näthandbok och bedöm de analoga handlingarnas kulturhistoriska värde. Dokumentera din bedömning |
Om informationsmaterialet har digitaliserats före 1.1.2022 och de digitaliserade uttrycken inte uppfyller Riksarkivets aktuella digitaliseringskrav eller de kvalitetskrav som meddelats 2016, ska du göra en gallringsframställan om förvaringsform. Då bedömer Riksarkivet om de analoga handlingarna kan ersättas med digitaliserade handlingar. |