Siirtäjän tarkistuslista

Tietoaineistosiirto kannattaa suunnitella projektina, jossa on erilaisia työvaiheita. Tiettyihin vaiheisiin liittyy ehdollisuuksia. Siirtäjän ja Kansallisarkiston välillä tulee esimerkiksi olla voimassa oleva siirtosopimus, ennen kuin aineistoja voi siirtää. Lisäksi kuvailurakenne pitää suunnitella ja luoda ennen kuin siirtopaketteja pääsee kuvailemaan siirtokäyttöliittymässä.

Käytännössä eri työvaiheita voi kuitenkin edistää rinnakkain, ja siirrosta riippuen on hyvä jo etupainotteisesti miettiä, millaista osaamista kyseisessä työtehtävässä tarvitaan. Siirron tehtävät voi pääpiirteissään jakaa neljään osaan, jotka linkittyvät toisiinsa.

Tutustu kaikkiin työvaiheisiin ja suunnittele siirron kokonaisuus sekä hahmottele tarvittavat resurssit. Voit ladata Siirtäjän tarkistuslistan itsellesi alta ja käyttää sitä keskeisenä siirron seurannan ja dokumentoinnin työkaluna.

Siirtäjän tarkistuslista.xlsx

Siirtoprosessin työvaiheet	Siirron valmistelu ja siirrosta sopiminen	Kuvailutyö ja muu dokumentaatio	Siirtopaketin muodostaminen	Tietoaineistojen siirto siirtokäyttöliittymällä
Työvaiheessa tulee tehdä	Siirron hallinnolliset asiakirjat: Siirtosopimus Siirtosuunnitelma Riskiarviolomake	Siirrettävän tietoaineiston kuvailu; tunnistetaan mahdolliset liitokset aiempiin kuvailukokonaisuuksiin. Kuvailu tuotetaan metatietolomakkeella ja siirtopakettien osalta siirtokäyttöliittymässä (työvaihe “Tietoaineistojen siirto siirtokäyttöliittymällä“)	Tuota siirrettävästä tietoaineistosta validit siirtopaketit	Siirtopakettien kuvailutietojen syöttäminen ja aineiston siirto tehdään siirtokäyttöliittymässä.
Ohjeet/Aputyökalut	https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/siirron-hallinnolliset-asiakirjat	https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/tietoaineistosiirron-kuvailutyo-ja-oheisdokumentaa	Validointityökalut https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/siirtopakettien-muodostamisen-ohjeet	https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/reksiteroityminen-siirtokayttoliittyman-kayttajaks
Ehdollisuus, eli mitä tulee olla tehtynä ennen toista työvaihetta	Voimassa oleva sopimus sekä suunnitelman ja riskiarvion luonnos tulee olla tehtynä ennen aineistojen siirtoa	Kuvailurakenne tulee olla tehtynä ennen aineistojen kuvailua siirtokäyttöliittymässä/ rajapinnassa	Voi tuottaa missä tahansa vaiheessa. Sidoksissa luotavaan kuvailurakenteeseen.	Siirtopakettien kuvailun voi tuottaa valmiiksi ennen pakettien siirtoa.
Mahdollisesti tarvittavat lisäresurssit/osaaminen	Sopimusasiantuntija	Aineistotuntemus	IT-osaaminen	Aineistotuntemus