Kansallisarkisto ottaa vastaan arkistointilain (529/2026) mukaan arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja, joihin ei enää kohdistu muutoksia. Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Tietoaineistosiirto Kansallisarkistoon edellyttää tiettyjen asiakirjojen tuottamista. Nämä ovat Siirtäjän ja Kansallisarkiston välinen siirtosopimus ja sopimuksen Liite 1, jossa sovitaan siirron osapuolisen vastuista ja oikeuksista. Siirtosuunnitelmassa Siirtäjän kuvaa siirrettävän tietoaineiston ja tekee siirtoon liittyvien riskien arvioinnin riskiarviolomakkeelle.
Mikäli kyseessä on digitaalinen talletus, solmitaan Siirtäjä ja Kansallisarkiston välillä siirtosopimuksen sijaan talletussopimus. Myös siirtosuunnitelman täyttäminen poikkeaa hieman. Poikkeuksista on ohjeistettu siirtosuunnitelma-pohjassa sekä siirtosuunnitelman täyttämistä koskevissa ohjeissa.
Kun tarvitset asiakirjapohjat käyttöösi, saat ne Sähköisen arkistoinnin palvelulta digitaalisetsiirrot@kansallisarkisto.fi