Tietoaineistosiirron yhteydessä Siirtäjän tulee tuottaa tietoaineistolle kuvailutietoja. Näiden tietojen avulla aineiston myöhempi käyttäjä pystyy hahmottamaan millaisesta tietoaineistosta on kyse, mihin viranomaisen toimintaan se liittyy ja miten sitä käytetään.
Kuvailutyön lisäksi siirrossa voidaan tuottaa oheisdokumentaatiota, joka niin ikään auttaa myöhempää käyttäjää ymmärtämään tietoaineistoa. Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan laajempia ohjeistavia kuvauksia tai käyttöohjeita, joiden siirtäminen osana siirtopakettia tai omana siirtopakettinaan on perusteltua.
Kuvailu aineistosiirrossa
Kuvailun avulla otetaan talteen tietoaineiston käytettävyyden kannalta olennainen konteksti, jossa aineisto on syntynyt ja jossa sitä on käytetty. Kuvailu tukee myös tietoaineiston löydettävyyttä, sillä sen avulla tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat löytävät aineiston Kansalliarkiston Astia-verkkopalvelusta. Kuvailu varmistaa käyttörajoitusten ja henkilötietoluonteen määrittelyn kautta siirrettävän aineiston tietoturvan ja -suojan.
Siirtäjän tulee kuvailun yhteydessä tunnistaa aineiston käyttöön liittyviä yksityiskohtia sekä aineistoon liittyvät käyttörajoitukset, aineiston elinkaarenvaihe ja henkilötietoluonne. Jos tietoaineiston käyttö tai tulkinta on riippuvainen aineiston ulkopuolisista tiedoista, esimerkiksi tiedoista, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla verkosta, tulee tiedot arkistoida tietoaineistoon liittyvänä oheisdokumentaationa, sillä kymmenien tai satojen vuosien päästä nämä tiedot eivät välttämättä ole enää muuten käytettävissä.
Keskustele kuvailun tarpeista ja yksityiskohdista tarkemmin Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa ennen kuvailutyön aloittamista. Tietoaineiston kuvailu on hierarkkinen ja koostuu ylemmän tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan kokonaisuutena, sekä alemman tason kuvailusta, jossa aineistoa tarkastellaan yksikköinä, joista siirtopaketit muodostetaan. Siirtäjän vastuulla on tuottaa kuvailutiedot sekä aineistokokonaisuudelle että yksittäisille siirtopaketeille.
Ylätason kuvailu
Aineistokokonaisuuden kuvailun Siirtäjä laatii metatietolomakkeelle (Excel), josta Sähköisen arkistoinnin palvelu vie tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon. Kansallisarkiston metatietovarannossa käytetään perinteistä kuvailuhierarkiaa. Sarjataso on ylätason kuvailua, mutta se koskee vain aineistokokonaisuuksia, jotka on perusteltua jakaa pienempiin osakokonaisuuksiin. Jokaisella tasolla tehtävä kuvailu koskee aina vain kuvailuhierarkiassa sen alla olevia tietoaineistoja.
Kun ylätason kuvailu on laadittu ja hyväksytty, siirtäjä saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta siirtoerän metatietotunnuksen, jota ilman siirtopaketteja ei pääse kuvailemaan siirtokäyttöliittymässä eikä tietoaineistoa voi siirtää Kansallisarkistoon.
Siirtopaketin kuvailu ja nimeäminen
Siirtäjä tuottaa siirtokäyttöliittymässä tarkemmat siirtopakettikohtaiset kuvailutiedot. Kun siirtopaketit on kuvailtu hyväksytysti, Siirtäjä saa siirtoerän tunnuksen (TransferOID), joka tarvitaan siirtopakettien lähettämistä varten.
Siirtorakenne vaikuttaa siihen, millä tavalla siirtopaketit siirtokäyttöliittymässä kuvaillaan.
SÄHKE2-aineisto
-
Valtaosa kuvailusta täydentyy automaattisesti siirron yhteydessä siirtopakettiin sisältyvistä SÄHKE2-metatiedoista. Siirtäjä voi myös valita, mitä valinnaisia SÄHKE2-metatietoja tulee näkymään Astia-palvelussa.
-
Pakettiin sisältyvät asiat ja asiakirjat kuvaillaan omina yksikköinään.
Digitoidut kuva-aineistot, rakenteiset tietoaineistot ja muut digitaaliset tietoaineistot
-
Siirtopaketit kuvaillaan siirtokäyttöliittymässä.
-
Kuvailu tehdään siirtopaketeittain. Jos siirrettävään pakettiin sisältyy yksikin käyttörajoitettava tieto, käyttörajoitetaan koko paketti.