Kansallisarkistoon siirrettävät tietoaineistot tulee kuvailla. Kuvailutyö ja kuvailutietojen oikeellisuus on Siirtäjän vastuulla. Tietoaineistojen kuvailutyö tehdään tarvittavilta osin metatietolomakkeella ja siirtopakettien kuvailut tehdään siirtokäyttöliittymässä tai rajapinnalla.
Metatietolomake
Metatietolomakkeella kuvataan niin sanottu ylätason kuvailutiedot, joiden avulla Kansallisarkiston metatietovarantoon muodostetaan tietoaineiston kuvailurakenne. Metatietolomakkeen sarakkeiden täytöstä löytyy lisätietoa, kun viet hiiren sarakkeen otsikon päälle (punainen kolmio). Lisäohjeet avautuvat, kun lomake on avattu työpöytäsovelluksessa.
Metatietolomakkeella viitataan Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositukseen (KA/20011/30.00.00/2023). Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.
Täydennetty metatietolomake toimitetaan Sähköisen arkistoinnin palvelulle.
Lataa täydennettävä metatietolomake:
Metatietolomake 27.10.2026.xlsx
Metatietolomakkeen välilehdet
Ohje
Ohje-välilehdeltä löytyy kuvaus eri välilehdillä tehtävästä kuvailutyöstä.
Aineistokokonaisuus
Välilehdellä kuvataan siirrettävä tietoaineisto.
Esim. Viranomaisen X asianhallinnan tiedot.
Mikäli siirrettävä tietoaineisto on osa jo aiemmin siirrettyä kokonaisuutta, kuvataan nimekkeeseen mihin aineistokokonaisuuteen aineisto liittyy. Aiemmin siirrettyjä tietoaineistoja voit hakea Kansallisarkiston Astia-palvelusta.
Sarjatasot
Välilehdellä kuvataan tarvittaessa kuvailurakenteen sarjatasot. Sovi ennakkoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitä sarjatasolla kuvataan.
Esim. mikäli kyseessä on asianhallintajärjestelmän tiedot, voidaan tiedot kuvata sarjatasolla tehtäväluokittain omilla riveillään.
Aineistokokonaisuudesta ja sen loogisesta jakamisesta riippuen, voidaan kuvailla myös alasarjoja. Tee välilehdestä kopio, mikäli on tarpeen tuottaa sekä pääsarja- että alasarjakuvailu.
Tiedoksi Arkistoyksikkö
Välilehdeltä näet siirtopakettia koskevat kuvailutiedot, kun tietoaineisto siirretään siirtokäyttöliittymällä. Tiedot tuotetaan siirtokäyttöliittymässä, eikä niitä ole tarpeen täydentää metatietolomakkeelle. Mikäli siirtopaketteja on monta, niiden kuvailu voidaan tehdä CSV-lomakkeella, josta löytyvät tämän välilehden mukaiset kuvailusarakkeet. Kuvailutiedot voidaan ladata CSV-lomakkeelta siirtokäyttöliittymään. Pyydä lomake Sähköisen arkistoinnin palvelulta.
Tarvittaessa Käyttörajoitus
Siirtokäyttöliittymässä on valmiiksi yleisimmät tietoaineistoja koskevat käyttörajoitukset. Välilehdellä kuvataan käyttörajoitukset, jotka perustuvat esimerkiksi erityislainsäädäntöön. Välilehden täyttämisestä sovitaan erikseen Sähköisen arkisotinnin palvelun kanssa.
Tarvittaessa Toimijakuvailu
Välilehdellä kuvataan siirrettävään tietoaineistoon liittyvät toimijat, mikäli näitä ei ole jo kuvattu Kansallisarkiston metatietovarantoon. Mikäli kuvailtavia toimijoita on enemmän, tee jokaisesta toimijasta kuvailu omalle rivilleen. Toimijoiden tietoja voit hakea Kansallisarkiston Astia-palvelusta.
