Siirron valmistelu ja siirrosta sopiminen

Työvaihe

Lisätietoja

Siirtoon valmistautuminen

Varmista, että siirrettävällä tietoaineistolla on voimassa oleva arkistointipäätös.

Siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla arkistointipäätös. Kansallisarkisto määrää viranomaisten arkistoitavista aineistoista arkistointipäätöksillä.

Jos aineistolla on arkistointipäätös, varmista ennen siirtoa, että arvonmääritys on tehty riittävällä tasolla.

Työsuunnitelman laatiminen ja resursointi, siirrossa tarvittavien asiantuntijoiden tunnistaminen, siirtoon osallistuvien ohjeistaminen.

Siirto edellyttää mm. tiedonhallintaan, arkistointiin ja tietosuojaan liittyvän lainsäädännön tuntemusta, siirrettävän tietoaineiston substanssin ymmärrystä sekä IT- ja arkisto-osaamista.

Siirron yhteyshenkilön päättäminen

Ensisijainen yhteyshenkilö Kansallisarkiston suuntaan. Koordinoi omassa organisaatiossa siirtoprosessia.

Siirrettävää tietoaineistokokonaisuutta koskevien tietojen ja dokumentaation kerääminen.

Tietoja tarvitaan mm. siirron suunnittelussa ja toteutuksessa, aineiston kuvailussa sekä tietoaineistoon liittyvässä oheisdokumentaatiossa.

Asian avaaminen tietoaineistosiirrolle asianhallintajärjestelmään.

Tietoaineistosiirto on kannattavaa dokumentoida Siirtäjän omaan asianhallintajärjestelmään.

Siirroista sopiminen

Siirtoon liittyviin asiakirjoihin tutustuminen, kommentointi ja täyttäminen sekä tarvittavilta osin niiden allekirjoittaminen

📄 Siirtosopimus

Siirtosopimus on Siirtäjä-, ei aineistokohtainen. Siirtäjä voi siirtää saman sopimuksen puitteissa useita aineistoja.

Voimassaoleva siirtosopimus on ehto tietoaineistojen siirrolle Kansallisarkistoon.

Siirrettävän aineiston rajaaminen ja inventointi

Siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden rajaaminen ja kartoittaminen (mm. määrä, rajavuodet, tiedostoformaatit, käyttörajoitukset, henkilötietoluonne)

Siirtäjä tunnistaa ja määrittää siirrettävän tietoaineiston arkistointipäätöksen avulla.

📄 Siirtosuunnitelmaan tulee kuvata siirrettävä tietoaineisto ja siirron alustava aikataulu.

Ylätason kuvaus siirrettävästä tietoaineistosta, aineiston henkilötietoluonne, julkisuus, mahdolliset salassapitoperusteet sekä elinkaaren vaihe.

Täytetty siirtosuunnitelma toimitetaan Sähköisen arkistoinnin palvelulle.

📄  Riskiarviolomake täydennetään aina siirron yhteydessä

Riskiarviossa arvioidaan yksittäiseen siirtoon ja siirrettävää tietoaineistoon liittyviä riskejä ja tunnistetaan tietoaineiston luonne (henkilötiedot, kasaumavaikutus yms.).