Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti

Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti -osiossa perehdytään sosiaalihuollon arkistointiin yleisellä tasolla. Tarkoitus on avata käsitteitä tarkemmin ja antaa pohjatietoja varsinaiseen järjestämistyöhön. Analogisten arkistojen järjestäminen -osiossa kerrotaan tarkemmin käytännön järjestämistyön vaiheista.

Tässä osiossa perehdytään ensimmäiseksi sosiaalihuollon arkistointia ohjaaviin viranomaisiin sekä muihin ohjaaviin tahoihin. Sosiaalihuollon arkistoja järjestettäessä on tunnettava ja ymmärrettävä seulontapäätösten rooli ja se, mitä seulontapäätöksiä milloinkin sovelletaan. Mikäli säilytysaikojen määrittelyä ei ole tehty järjestettäville asiakirjoille aiemmin, tulee se tehdä ennen kuin aineistoja voidaan fyysisesti alkaa järjestämään.

Tärkeitä käsitteitä tässä yhteydessä ovat myös arkistonmuodostussuunnitelma, arkistokaava ja arkistoluettelo. Näiden merkityksestä löydät tietoa tästä osiosta.

Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti -osiossa käydään läpi seuraavat aiheet:

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut

Tässä osiossa käydään läpi mitkä eri organisaatiot ohjaavat sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen hallintaa ja mitkä ovat ohjaavien tahojen vastuut. Osion lopussa käsitellään määräysten, ohjeiden ja suositusten merkitystä ja velvoittavuutta.

Tietoaineistojen tiedonhallinnassa tärkeää on koko elinkaaren ajan toteutettu järjestelmällinen tietojen käytettävyyden, löydettävyyden ja eheyden varmistaminen. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ohjaavat monet eri tahot, ja ohjauksen taustalla on lainsäädäntö.

Taulukko 1: Sosiaalihuollon arkistoinnin ohjausvastuut.

Sosiaali- ja terveysministeriö

• Hallitusohjelmaa toteuttavan sosiaali- ja terveysministeriön (STM) vastuulla on sosiaali- ja terveyspolitiikan suunnittelu, ohjaus ja toimeenpano. STM:n vastuulla on myös hallinnonalansa lainsäädännön ja keskeisten uudistusten valmistelu. Lisäksi uudistusten toteuttamisen ohjaus kuuluu viime kädessä STM:lle, vaikka ohjausvastuu olisi käytännössä jonkin toisen organisaation tehtävä.  

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on sosiaali- ja terveysministeriön alainen valtion asiantuntija- ja tutkimuslaitos. Toimintansa THL aloitti vuonna 2009, kun Kansanterveyslaitos ja Stakes yhdistettiin. THL:n toiminta perustuu lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 668/2008 ja valtioneuvoston asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 675/2008 sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laaturekistereistä 801/2022. THL:n keskeisiä tehtäviä on ihmisten hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen. Sidosryhmilleen THL tuottaa tietoa ja ratkaisuja mm. ohjaamalla sosiaali- ja terveydenhuollon digitaalista tiedonhallintaa.

Kansaneläkelaitos

• Kansaneläkelaitoksen (Kela) asema, tehtävät ja hallinto on määritelty laissa Kansaneläkelaitoksesta 731/2001. Kelan vastuulla on mm. Kanta-palvelujen ylläpito ja hallinnointi. Yhdessä THL:n kanssa Kela luo ohjeistukset Kantaan vietäville aineistoille ja palveluiden käytölle.

Opetus- ja kulttuuriministeriö

• Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) valmistelee hallinnonalansa lakeja, asetuksia ja päätöksiä. Lisäksi ministeriön vastuulla on budjettivarojen käyttöön liittyviä asioita. OKM:n vastuulle kuuluvat mm. arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi. Ministeriö ohjaa oman hallinnonalansa toimintaa. Lisäksi sen tehtäviin kuuluu edustaa Suomea EU:n toimielimissä ja kansainvälisessä yhteistyössä.

Kansallisarkisto

• Kansallisarkisto on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen viranomainen, jonka tehtävistä ja vastuista määrätään laissa Kansallisarkistosta 1145/2016 ja arkistolaissa 831/1994 sekä valtioneuvoston asetuksessa Kansallisarkistosta 39/2017. Kansallisarkiston aiemmat nimet ovat arkistolaitos ja Valtionarkisto, jotka esiintyvät organisaation tuottamissa vanhemmissa määräyksissä, ohjeissa ja päätöksissä.

• Kansallisarkiston vastuulla on tietoaineistojen arkistoinnin ohjaus. Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksillä siitä, mitkä tietoaineistot arkistoidaan. Päätökset pohjautuvat Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaan, jossa kuvataan tarkemmin aineistojen kulttuurihistoriallisen arvon ja myöhemmän tutkimuskäytön arvon määrittämisestä. Kansallisarkiston seulontapäätöksistä voit lukea lisää täältä.

Tiedonhallintalautakunta

• Valtiovarainministeriön yhteydessä toimiva Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta  on viranomainen, jonka toiminta perustuu monialaiseen asiantuntijayhteistyöhön. Tiedonhallintalautakunnan tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Lautakunnan tehtävä on edistää laissa säädettyjen tiedonhallintaan ja tietoturvallisuuteen liittyvien toimintatapojen toteuttamista. 

• Tiedonhallintalautakunnan vastuu tietoaineistojen elinkaaren osalta rajautuu aineistojen säilytysvaiheeseen. Lautakunta on julkaissut suosituksia, kuten Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023). 

Suomen Kuntaliitto

• Suomen Kuntaliiton jäseniä ovat Suomen kunnat ja kaupungit. Lisäksi toimintaan kuuluvat maakuntien liitot, kuntayhtymät sekä kuntataustaiset osakeyhtiöt. Kuntaliiton rooli on tarjota jäsenilleen asiantuntijapalveluita sekä toimia näiden edunvalvojana. 

• Kuntaliitolla on aiemmin ollut aktiivisempi rooli tietoaineistojen hallinnoinnin ohjauksessa.

  • Vanhempia ohjeita ja oppaita tietoaineistoille löytyy Kuntaliiton sivuilta.

  • Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -sarjan julkaisut löytyvät Kansallisarkiston verkkosivuilta.

Määräys, ohje vai suositus? 

Sosiaalihuollon ohjaustyötä tekevät viranomaiset tuottavat muun muassa määräyksiä, ohjeita ja suosituksia. Alla käsitellään lyhyesti sitä, mitä nämä tarkoittavat käytännössä ja mikä on niiden velvoittavuus. 

• Määräys: Määräystä tulee noudattaa. Määräys on velvoittava. Määräys on lakia ja asetuksia alemman asteinen ja määräyksenantovalta perustuu lainsäädäntöön. Säädöksillä on oma hierarkiansa. Alemman tason säädös tai määräys ei saa olla ristiriidassa ylemmän tason säädöksen, kuten perustuslain tai EU:n asetusten kanssa.

• Ohje: Neuvo, opastus tai ohjeistava teksti, jonka noudattaminen on vapaaehtoista. Viranomaiset antavat ohjeita, joiden noudattaminen ei ole pakollista. Ohjeet voivat kuitenkin perustua lakiin, esimerkiksi laissa annettuun viranomaistehtävään taikka ne voivat antaa tarkempaa tietoa säännösten edellyttämien tehtävien käytännön soveltamistavasta. Esimerkiksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen siirto-ohje antaa tarkempaa käytännön tason ohjeistusta lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) 64 § mukaisten siirtojen toteuttamisesta. Vaikka ohjeen noudattaminen on vapaaehtoista, on kyseisen lainsäädännön noudattaminen velvoittavaa.

• Suositus: Suositusta suositellaan noudatettavaksi. Suositus ei ole velvoittava. Suositus voi olla esimerkiksi ohje, jonka noudattamista suositellaan.

Sosiaalihuollon seulontapäätökset

Arkiston järjestämisen yhteydessä arkisto täytyy seuloa, jos sitä ei ole aiemmin jo tehty. Arkistoja järjestettäessä on ymmärrettävä mitä seulonnalla tarkoitetaan ja lisäksi on tiedettävä, minkä Kansallisarkiston antamien päätösten perusteella järjestettävänä olevia asiakirjoja seulotaan. 

• Kansallisarkiston seulontapäätös määrää mitkä tietoaineistot arkistoidaan.

• Asiakirjojen säilytysaikojen määrittämisestä löydät lisää tietoa ohjauskokonaisuuden kohdasta sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely.

• Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat seulotaan vuodesta 2000 alkaen Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman päätöksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä perusteella.

• Ennen vuotta 2000 muodostuneiden sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan käytetään Valtionarkiston vuoden 1989 päätöstä kunnallisille asiakirjoille (osa 5. Sosiaalitoimen ja holhoustoimen asiakirjat).

Mikä on seulontapäätös?

• Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjatiedot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §). Näitä päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi ja ne ovat viranomaisia sitovia määräyksiä.

• Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten sille tekemiin seulontaesityksiin, joissa viranomainen arvioi, mitkä sen tehtävissä kertyvät asiakirjat säilytetään määräajan ja mitkä arkistoidaan. Seulontapäätökset voivat koskea yhtä tiettyä viranomaista, hallinnonalaa tai esimerkiksi kaikkia kuntatoimijoita. 

• Nykyinen arkistolaki (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen pituudesta. Kansallisarkisto on vuoden 1994 arkistolain voimaan tulosta lähtien ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan.  Sitä ennen Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka pitkään määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää. 

Sosiaalihuollon seulontapäätökset:

• Ennen vuotta 1989

  • Kunnallisten asiakirjojen ja samalla sosiaalihuollon asiakirjojen osalta merkittäviä päätöksiä asiakirjojen hävittämisestä ovat aikoinaan olleet ainakin

    • sisäasiainministeriön päätöksessä 13.9.1956 (487/56) julkaistut Valtionarkiston yleisohjeet eräiden kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä

    • Valtionarkiston ohjeet erinäisiin kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä 10.4.1979 (Valtionarkiston yleinen ohje n:o 6).

  • Molemmat edellä mainitut päätökset on kumottu Valtionarkiston päätöksellä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989.

• 1989

  • Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 kattaa kunnan eri toimialat, myös sosiaalihuollon (Osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Sitä sovelletaan vuodesta 1920 alkaen. Kaikki ennen vuotta 1920 muodostuneet kunnallisten toimijoiden asiakirjat ovat arkistoitavia. Sosiaalihuoltoa koskevaa seulontapäätöstä sovelletaan vuoden 1999 loppuun saakka. Vuoden 1994 arkistolain (831/1994) perusteella alun perin määräyksenä annetut määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat muuttuivat suosituksiksi. Arkistoitavien asiakirjojen osalta on edelleen kyse määräyksestä. Pääsääntöisesti päätöksessä on määrätty arkistoitaviksi 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden erikseen määritellyt asiakirjat.

• 2014

  • Vuodesta 2000 alkaen arkistoitavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on määritelty Kansallisarkiston vuoden 2014 päätöksessä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä. Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) mukaan kaikki Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot ovat arkistoitavia pois lukien tositteet. Tämä määräys koskee myös niiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja tietoja, jotka eivät ole syntyneet jonkin kuukauden 8., 18. tai 28. päivänä.

  • Myös vanhemmat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot, jotka on siirretty sosiaalihuollon tietojärjestelmistä taannehtivasti sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ovat arkistoitavia. Organisaation omissa järjestelmissä olevia tietoja ei ole tarpeen tulostaa paperille, vaan ne voidaan säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää myöhemmin Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

  • Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman päätöksen perusteella pelkästään analogisessa muodossa olevien asiakasasiakirjojen seulonta perustuu suurelta osin edelleen syntymäpäiväotantaan. Tiedonhallintayksikössä on kuitenkin huomioitava se, että vuonna 2014 annetussa päätöksessä otanta on voinut muuttua ja koskee nyt tietyissä palvelutehtäväluokissa kaikkia otantapäivinä syntyneiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja -tietoja. Vuoden 1989 päätöksessä arkistoitavia ovat vain tietyt erikseen määritellyt asiakirjat. Rajaus on siis muuttunut vuonna 1989 annetusta päätöksestä. 

Taulukko. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan sovellettavat seulontapäätökset

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.