Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely

Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015), asiakastietolain (703/2023) ja Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) soveltaminen edellyttää sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamista. Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määritykseen ja asiakirjojen tunnistamiseksi tarjolla oleviin apuvälineisiin.

Kun säilytysajat tai arkistoitavat tietoaineistot on määritelty vain sosiaalihuollon palvelutehtävittäin, on tiedettävä mitä asiakirjoja sisältyy kyseiseen palvelutehtävään.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely voi joissakin tilanteissa olla haasteellista.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittämisen apuna voi käyttää THL:n tuottamia asiakirjakuvauksia.

Laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015), laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) ja Kansallisarkiston 1.12.2014 antamassa seulontapäätöksessä (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) arkistoitavista sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista asiakirjojen säilytysajat ja/tai arkistoitavat asiakirjat on määritelty palvelutehtävien tarkkuudella. Yksittäisiä asiakirjoja ei mainita kuin muutaman palvelutehtävän kohdalla. Minkään palvelutehtävän osalta ei asiakirjoja määritellä kattavasti. Edellä mainittuja lakeja ja päätöstä sovellettaessa onkin tiedettävä, mitä asiakirjoja kyseiseen palvelutehtävään sisältyy. On myös tiedettävä, milloin kyse on sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta ja milloin jostakin muusta asiakirjasta, jonka säilytysaikoja ei ole määritelty sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevissa säädöksissä.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan tunnistaminen voi tietyissä tilanteissa olla haastavaa. Eräänlaisena nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että kaikki asiakirjat, jotka liittyvät sosiaalihuollon tuen tarpeeseen ovat asiakasasiakirjoja asian vireille tulosta ja asiakkuuden alkamisesta alkaen. Muutoksenhaku- ja maksuasiakirjat puolestaan eivät pääsääntöisesti ole asiakasasiakirjoja. Rajanveto voi kuitenkin olla haastavaa, kun arvioidaan, mikä on asiakasasiakirja ja mikä ei ole. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on tuottanut verkkosisältöjä, joita voi käyttää apuna arvioitaessa asiakirjan luonnetta. Haastavissa tilanteissa on myös hyvä käydä vuoropuhelua sosiaalihuollon asiantuntijoiden kanssa asiakirjoista ja siitä luokitellaanko asiakirja asiakasasiakirjaksi vai ei.

Punatukkainen tyttö miettii, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittäminen ei ole helppo tehtävä.

THL:n määrityksen mukaan sosiaalihuollon asiakasasiakirja on henkilön sosiaalihuollon tuen tarpeen tai sosiaalihuollon asiakkuuden perusteella laadittu tai asiakkuuteen muuten liittyvä asiakasasiakirja. Asiakasasiakirjat sisältävät sosiaalihuollon asiakasta koskevat tiedot ja niistä käy ilmi asian käsittely ja annetut sosiaalipalvelut. Asiakasasiakirjan laatija voi olla sosiaalihuollon palvelunantaja, asiakas tai muu henkilö tai taho.

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen) asiakasasiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu tai joka sisältää tietoja asiakkaan sosiaali- tai terveyspalvelujen tarpeen arviointia varten, tarvittavien palvelujen järjestämistä tai toteuttamista varten taikka lääkkeen toimittamista varten. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasta koskevaa asiakasasiakirjaa. Sosiaalihuollon asiakastiedolla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan ja muuhun sosiaalihuollossa laadittuun asiakirjaan sisältyvää sosiaalihuollon asiakkaan tuen tarvetta, hänen asiansa käsittelyä tai hänelle annettavaa sosiaalipalvelua koskevaa asiakastietoa.

Apua asiakasasiakirjan määrittämiseen

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamiseen voi käyttää apuna Kanta-palvelujen yhteydessä tuotettuja kuvauksia asiakasasiakirjoista. Kuvaukset on laadittu digitaalisille tietoaineistoille. Ne eivät kaikilta osin ole suoraviivaisesti sovellettavissa analogisiin asiakirjoihin. Tärkeimpiä Kanta-palvelujen yhteydessä laadittuja apuvälineitä ovat:

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille on päivittyvä verkkojulkaisu, joka löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Yhteistyötilat-verkkopalvelusta. Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille luvussa 9 käsitellään sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Tarkemmin asiakirjatyypit kuvataan kohdassa 9.2. Asiakasasiakirjan tunnistamisen apuvälineenä toimii myös käsikirjan kohta 9.1.3 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettavat ja sen ulkopuolelle jäävät tiedot. Käsikirjaan on listattu asiakirjatyyppejä, joita ei viedä Kanta-palveluihin ja jotka eivät siten täytä asiakasasiakirjan määritelmää.

Sosmeta

Apuna voi käyttää myös Sosmeta-palvelua. Sosmeta on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. Asiakirjarakenteet-osiossa asiakirjatyyppien kuvauksia voi tarkastella esimerkiksi palvelutehtävän, sosiaalipalvelun tai suoraan asiakirjatyypin mukaan.

Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto

Sote-sanastot-palvelusta löytyy sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien määritelmät. Määritelmät löytyvät sanastosta asiakirja-käsitteen alta.

Esimerkkejä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittelyistä

Alla olevat esimerkit kuvaavat asiakasasiakirjojen määrittelyn tilannetta 21.3.2023. Määrittelyissä voi tapahtua myöhemmin muutoksia lainsäädännön muuttumisen tai muiden syiden vuoksi.

Ainakin seuraavien asiakirjojen tunnistamisessa on ollut haasteita:

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja eivät ole

Alle on listattu esimerkkejä asiakirjoista, jotka eivät ole sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja

asianosaisen tietopyyntö eli kun asiakas tai muu asianosainen pyytää asiakirjoja itselleen
kieltäytymispäätös tietojen luovuttamisesta asianosaiselle
muutoksenhakuasiakirjat (oikaisuvaatimus, oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus, vastine oikaisuvaatimukseen, päätös oikaisuvaatimukseen, virheenkorjauspyyntö)
asiakasmaksuihin ja muuhun maksuliikenteeseen liittyvät asiakirjat (palveluseteli, asiakasmaksupäätös, asiakasmaksulaskelma, tulo- ja menoselvitys, sosiaalisen luoton takaisinmaksuun liittyvät asiakirjat: sosiaalisen luoton eräännyttämisilmoitus, sosiaalisen luoton maksumuistutus ja sosiaalisen luoton maksuvaatimus ja muut maksatustiedot ja seurannan ja toteuman tiedot)
asiakkaalle lähetetyt kutsut esim. saapua keskustelemaan sosiaalityöntekijän kanssa.
lausunnot, jotka tehdään lausuntopyynnön perusteella henkilöstä, joka ei ole sosiaalihuollon asiakkaana tai lausunto ei liity asiakkaan saamiin sosiaalihuollon palveluihin
toimeksiantosopimukset (esimerkiksi sopimukset tukiperheen ja kunnan tai perhehoitajan ja kunnan välillä).
tukiperheen/tukihenkilön tai perhehoitajan tiedot (tukiperhe, tukihenkilö ja perhehoitaja ovat palveluntuottajia, eivät sosiaalihuollon asiakkaita)
adoption vahvistamishakemus, yhteydenpitosopimuksen vahvistamishakemus, yhteydenpitosopimus ja adoptioneuvonnan kuulemisasiakirja.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat

Alle on listattu esimerkkejä asiakirjoista, jotka ovat sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja

huostaanoton asiakirjat:
- huostaanottohakemus hallinto-oikeudelle
- hallinto-oikeuden välipäätös
- hallinto-oikeuden lisäselvitys/täydennyspyyntö ja vastaus
- hallinto-oikeuden päätös huostaanottoasiassa
olosuhdeselvitys eli lapsen huolto- ja tapaamisoikeusselvitys
turvapuhelinpalveluun, kuvapuhelinpalveluun ja lääkeautomaattijärjestelmään liittyvät asiakirjat.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.