Skip to main content
Skip table of contents

Arkistokaavat ja arkistoluettelot

image-20240618-121542.png

Arkistokaava ja arkistoluettelo ovat olleet keskeisiä analogisen arkiston järjestelmällisen ylläpidon työvälineitä. Arkistoluetteloon kuvataan arkistoitavat asiakirjat, arkiston järjestys ja tietosisältö. Arkistoluettelo voidaan tehdä esimerkiksi arkistokaavan perusteella ja toimii aineistohakemistona. 

Arkistokaava

  • Arkistokaava kertoo arkiston rakenteen. 

  • Arkistokaavan avulla luokitellaan arkistoitavat analogiset asiakirjat ja kuvataan asiakirjasarjojen keskinäinen järjestys. Kaavoja on kahdenlaisia.

Arkistoluettelo

  • Arkistoluettelo on yleensä arkistokaavaan perustuva aineistoluettelo.  Se voidaan kuitenkin tehdä myös ilman arkistokaavaa.

  • Luetteloon tuodaan tieto arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista. 

  • Luettelo tarvitaan osoittamaan, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja mikä on sen järjestys.

  • Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoitus on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat löytyvät ja asiakirjojen tietosisältö käy selkeästi ilmi. 

Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen

Perinteinen arkistokaava on ABC-kaava, joka antaa asiakirjasarjoille (pääsarjat) kirjaintunnukset. Tunnuksien avulla määritellään arkistoon kuuluvien sarjojen keskinäinen järjestys ja suhteet. Suomessa ABC-kaava otettiin käyttöön 1940-luvulla. Kaava perustuu ennen muuta asiakirjojen syntytapaan ja muotoon, joissain tapauksissa myös asiakirjojen tietosisältöön.  Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen, mutta se ei kuitenkaan määrittele sarjojen sisäistä järjestystä (asiakirjojen keskinäistä järjestystä sarjassa). Lisäksi arkistokaava toimii sisällysluettelona arkistoluettelon tiedoille.

Arkistokaavoja on kahdenlaisia 

Arkistokaavoja on kahdenlaisia. Kaava on joko asiakirjojen syntytapaan tai muotoon perustuva ABC-kaava tai tehtäväryhmittelyn mukainen. Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava on organisaatiokohtainen ja perustuu tehtävien numeroluokitukseen.

ABC-kaava

ABC-kaava sisältää sekä syntytapaan ja muotoon (esimerkiksi luettelot tai toisteet) että asiakirjojen sisältöön perustuvia sarjoja. Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen luetteloinnissa käytetään ABC-kaavaa. 

ABC-kaavassa on kiinteät pääsarjat, joiden alla on sarjoja ja alasarjoja. Pääsarjojen tunnukset ja nimekkeet ovat aina samat, mutta sarjojen ja alasarjojen nimekkeet ovat vapaammin muotoiltavissa. Jos jotain pääsarjaa ei ole, tunnus jätetään käyttämättä. 

Pääsarjoja, sarjoja ja alasarjoja otetaan käyttöön tarvittava määrä.

ABC-KAAVAN KIINTEÄT PÄÄSARJAT:

  • A. DIAARIT

  • B. LUETTELOT

  • C. PÖYTÄKIRJAT    

  • D. TOISTEET

  • E. SAAPUNEET ASIAKIRJAT

  • F. KIRJEISTÖ

  • G. TILIASIAKIRJAT

  • H. SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT

  • I. KARTAT JA PIIRUSTUKSET

  • K. TILASTOASIAKIRJAT

  • L. ELEKTRONISET ASIAKIRJAT

  • M. MUISTIOT JA SUUNNITELMAT

  • S. ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET

  • T. MIKROFILMIT

  • U(J). MUUT ASIAKIRJAT

Esimerkki: Pohjanmaan Perheneuvolan ja päihdetyön kuntayhtymän arkisto

  • B LUETTELOT (Pääsarja)

    • Ba Henkilökunnan nimikirjat (Sarja)

    • Bb Virka- ja henkilöstöluettelot (Sarja)

    • Bc Arkistoluettelot (Sarja)

  • C PÖYTÄKIRJAT (Pääsarja)

    • Ca Yhtymäkokousten pöytäkirjat liitteineen (Sarja)

    • Cb Yhtymähallituksen pöytäkirjat liitteineen (Sarja)

    • Cc A-klinikan johtokunnan pöytäkirjat (Sarja)

    • Cd Yhteistoiminnan pöytäkirjat (Sarja)

    • Ce Toimikuntien pöytäkirjat (Sarja)

Perinteisessä arkistokaavassa tietyn tehtäväalueen asiakirjasarjat hajaantuvat eri puolille kaavaa ja myös fyysisesti eri puolille arkistoa, esimerkiksi niin, että hakemus arkistoidaan saapuneisiin kirjattuihin asiakirjoihin ja päätös päätöstaltioihin.  

Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava

Tehtäväryhmittelyn mukaisen arkistokaavan pohjana on arkistonmuodostussuunnitelman tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus. Tehtäväryhmittelyn mukaista arkistokaavaa käytetään uudemmassa aineistossa, joka on muodostunut siltä ajalta, kun AMS tai TOS on ollut olemassa, käytännössä 1990-luvulta lähtien. Tämä arkistokaava on aina arkistokohtainen ja se perustuu viranomaisen toimintaan ja tehtäviin. Sarjat eivät ole kiinteät, vaan vaihtelevat arkistonmuodostajasta toiseen. Sarjojen keskinäinen järjestys perustuu numeroluokitukseen. 

Samaan tehtävään/ryhmään liittyvistä arkistoitavista asiakirjoista muodostetaan oma kokonaisuus.

Esimerkki TE-keskuksen tehtäväpohjaisesta arkistokaavasta

  • 0 YLEISHALLINTO JA OIKEUDELLISET ASIAT (Pääsarja)

    • 00 Yleishallinto (Sarja)

      • 000 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)

        • 000.1 Keskuksen ja osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)

      • 002 Diaarit (Sarja)

        • 002.1 Hallintodiaarit (Alasarja)

        • 002.2 Työvoimaosaston diaarit (Alasarja)

        • 002.3 Maaseutuosaston diaarit (Alasarja)

  • 1 HENKILÖSTÖHALLINTO (Pääsarja)

    • 10 Säädökset ja ohjeet (Sarja)

      • 100 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)

    • 11 Virkajärjestelyt (Sarja)

    • 12 Virat, toimet ja palvelussuhdeasiat (Sarja)

      • 120 Viran ja toimen haku, palvelussuhteen alkaminen (Alasarja)

        • 120.1 Viran ja toimen täyttäminen (Alasarja)

        • 120.2 Nimikirjat (Alasarja)

Tehtäväpohjaisessa kaavassa sarjat kootaan yhteen sekä käsitteellisesti että mahdollisuuksien mukaan myös fyysisesti. Esimerkiksi viran ja toimen täyttämiseen liittyvät kaikki asiakirjat arkistoidaan yhteen ja ne muodostavat asiakirja-aktin.

Huom! Jos aineistoa ei ole arkistoitu arkistokaavan tai suunnitelman mukaan, kannattaa pyrkiä aineistoa ja sen sisältöä tarkastelemalla löytämään aineiston olemassa oleva rakenne. Mikäli rakenne ja järjestys on käytettävyyden näkökulmasta järkevä, aineistoa ei pidä järjestää uudelleen vaan luetteloida aineisto olemassa olevan rakenteen pohjalta. Kokonaisuudelle joudutaan luomaan uusi rakenne siis vain silloin. kun tarve sitä todella vaatii.

Arkistokotelo-piirroshahmo näyttää peukkua.
Sosiaalitoimen arkistokaavamalli

Maalaiskuntien liitto (myöhemmin Suomen Kunnallisliitto ja myöhemmin liittynyt Suomen kuntaliittoon) ja Valtionarkisto ovat julkaisseet kunnallisen arkistoinnin ohjeita, joihin on 1970-luvulle saakka sisältynyt myös arkistokaavamalleja. Kuntien vanhimmat arkistot ovat usein järjestetty näiden kaavojen avulla ja niiden jäljet saattavat näkyä edelleen nykyisessä analogisessa arkistonmuodostuksessa. 

Martti Itkosen teokseen Kunnallisten viranomaisten arkistonhoito on koottu myös näitä arkistokaavamalleja. Teos sisältää lisäksi sosiaalilautakunnalle oman mallin. Arkistokaavamalleja ei enää 1970-luvun jälkeen ole päivitetty. Valtionarkiston vuoden 1979 ohjeissa todetaan, että arkistokaavamalleja ei enää päivitetä, koska eri kunnissa organisaation erilaisuuden vuoksi ei voi soveltaa samoja kaavoja.

Kuvat: Sosiaalilautakunnan arkiston järjestelykaava (Martti Itkonen 1975: Kunnallisten viranomaisten arkistonhoito s. 239–243). (Kansallisarkisto 2023).

Arkistoluettelo

Analogisten asiakirjojen luetteloa kutsutaan arkistoluetteloksi. Arkistoluetteloiden avulla aineistoista vastuussa oleva taho tietää, mitä asiakirjoja sillä on. Luettelointi on hyvä tehdä käytössä olevan aineistorakenteen ja järjestyksen pohjalta, jos ne ovat käytettävyyden näkökulmasta toimivia. Jos järjestämisessä on käytetty esimerkiksi arkistokaavaa, luettelointi tehdään sen pohjalta.

Arkistoluettelo laaditaan yleensä pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä ja arkistoitavista (ArkL 831/1994) asiakirjoista. Luettelointi voidaan myös rajata koskemaan pelkästään arkistoitavia asiakirjoja. Luettelo laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella, mikäli kysymys ei ole yhtenäisistä massa-aineistoista tai, kuten asiakasasiakirjoissa, sisältäpäin kasvavista sarjoista.  

Arkistoluetteloon merkitään

Arkistoluetteloon merkitään seuraavat tiedot tietoaineistoista

  • sarjan nimi (selkeä, monikkomuotoon)

  • arkistoyksiköt (mikäli tarvetta)

  • säilytysyksiköt

  • laatu (sidos, kotelo tms.)

  • aikarajaus

  • arkistotunnus (signum)

  • sijoituspaikkatiedot (jos muu kuin päätearkisto)

  • asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa

  • mahdollinen salassapito

  • hävitysaika, jos aineisto ei ole arkistoitava

  • säilytysajan päättymisaika, jos aineistoa ei vielä ole arkistoitu

  • lisätietoja tarpeen mukaan

Salassa pidettävät asiakirjat

Salassa pidettävät asiakirjat, salassapidon kesto ja peruste merkitään luetteloon vähintään säilytysyksikön, tarvittaessa arkistoyksikön tarkkuudella. 

  • Mihin lakiin salassapito perustuu?

  • Milloin salassapitoaika päättyy?

  • Salassapitomerkinnät on tehtävä tarpeen mukaan sekä arkistoyksikköön, säilytysyksikköön että arkistoluetteloon

Sisältäpäin kasvavat sarjat

Kun kyseessä on ns. sisältäpäin kasvavat sarjat, kuten asiakasakteihin kertyvät asiakasasiakirjat, ei niitä luetteloida arkistoyksiköittäin. Tällaisten aineistojen osalta riittää maininta arkistoluettelossa arkistointijärjestyksestä. Kun asiakasasiakirjoista on seulottu pois määräajan säilytettävät asiakirjat ja jäljellä ovat vain arkistoitavat ja mahdollisesti pitkään säilytettävät asiakirjat, merkitään nämä arkistoluetteloon.

Kuvailu

Arkistolaitoksen kuvailusäännöissä olevan määritelmän mukaan kuvailu tarkoittaa tietoja, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Tavoitteena on hakupolkuja lisäämällä parantaa arkistoaineiston käytettävyyttä ja palvella arkistoaineiston käyttäjiä ja tutkijoita.

Arkistokuvailuun tallennetaan ne tietoaineiston elinkaaren aikana kertyneet ja tuotetut metatiedot, jotka edistävät tietoaineiston käytettävyyttä arkistointitarkoituksessa eli ennen muuta tutkimuskäytössä.

Kuvailu antaa sekä arkistonmuodostajasta että sen tuottamasta aineistosta systemaattista tietoa, joka helpottaa asiakirjojen/tietojen hakua ja ymmärtämistä. Tietojen ymmärtämistä kuvailu palvelee siten, että se valaisee kontekstia, jossa tiedot ovat syntyneet. Kontekstitiedot liittyvät ennen muuta arkistonmuodostajaan ja sen tehtäviin.

Arkistoaineiston kuvailu rakentuu tasoista, joilla voidaan kuvailla erilaisia asiakirjakokonaisuuksia. Arkisto kuvaillaan arkisto- eli aineistokokonaisuustasolla, arkistoon sisältyvä asiakirjaryhmä yhdellä tai useammalla hierarkkisesti järjestyvillä sarjatasoilla, sarjan sisältämät luettelointiyksiköt arkistoyksikkötasolla.

Arkistolaitoksen vanhemmissa kuvailusäännöissä arkistoaineiston kuvailu on esimerkiksi koostunut neljästä tasosta: arkistonmuodostaja-, arkisto-, sarja- ja yksikkötasosta. Aineiston tuottanutta yhteisöä tai henkilöä koskevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla, asiakirjoja koskevat tiedot hierarkkisesti arkisto-, sarja- ja yksikkötasolla. Viides taso, ns. yleistaso, on myös mahdollinen. Se tulee kysymykseen silloin, kun halutaan esittää kuvailutietoa, joka koskee yhteisesti useita arkistonmuodostajia tai arkistoja/sarjoja/yksiköitä.

Arkistokotelo-piirroshahmo muistuttaa, että säilytysyksiköiden merkitseminen on välttämätöntä, taustalla kuva arkistokoteloista.

Kuva: Nimiöityjä säilytysyksiköitä. Tietoaineistoille määritettyjä tunnistetietoja tarvitaan arkistoluetteloiden lisäksi. Lue lisää koteloiden tunnistetiedoista.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi image-20240618-120856.png Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.

Contact Support Close