Skip to main content
Skip table of contents

Analogisten arkistojen järjestäminen

Ylätunniste-THL-KA (1)-20240625-073353.png

Tässä ohjauskokonaisuuden osiossa perehdytään analogisten arkistojen järjestämiseen. Arkiston järjestämisellä tarkoitetaan epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. 

Järjestäminen kuuluu perinteisiin arkistotehtäviin ja se kohdistuu useimmiten viranomaisen vanhaan aineistoon, joka on muodostunut ennen arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) käyttöönottoa. Järjestämistyön laajuuteen vaikuttaa se, kuinka järjestelmällisesti aineistoa on käsitelty. Arkistonmuodostuksen tultua viranomaisissa entistä suunnitelmallisemmaksi, on järjestämisen merkitys muuttunut. Nykyisin tavoitteena on, että arkisto saa lopullisen rakenteensa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja syntyvä aineisto vain liitetään vanhaan päätearkistoon. Näin vältytään jälkikäteen tapahtuvalta järjestämistyöltä. 

Analogisten arkistojen järjestäminen -osiossa käydään läpi järjestämistyön vaiheet:

Aineistojen kartoittaminen
  • Järjestämistyön ensimmäinen vaihe on järjestämättömien asiakirjojen kartoittaminen ja kokonaisuuden hahmottaminen. 

  • Työn alkuvaiheessa etsitään myös olemassa oleva ohjeistus, eli arkistokaavat, arkistoluettelot, säilytysaikaohjeet, seulontapäätökset ja muu mahdollinen arkistointia koskeva ohjeistus, joka auttaa arkiston järjestämisessä. Lisäksi on hyvä tuntea arkistonmuodostajan historiaa ja arkistonmuodostukseen liittyvät muutokset. 

  • Jokaisella aikakaudella on omat säilytysaika- ja järjestämisohjeet. Vanhoja aineistoja ei saa hävittää nykypäivän ohjeilla, ellei ohjeessa ole selkeästi mainittu, että sitä sovelletaan takautuvasti.

Inventointi
  • Inventointivaiheessa kootaan yhteen kaikki järjestettävät asiakirjat ja laaditaan inventointiluettelo.

  • Inventointivaiheessa aineistokokonaisuus ja siinä olevat mahdolliset aukot hahmottuvat aineiston järjestäjälle. Inventointitason kuvaus on tärkeää tehdä varsinkin, jos aineisto on kokonaisuudessaan järjestämätön.

  • Älä luota vanhoihin merkintöihin, vaan tarkista jokainen kansio ja asiakirja.

Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi
  • Järjestä tietoaineistot samansisältöisiksi kokonaisuuksiksi.

  • Järjestä sarjan sisällä arkistoyksiköt: aakkosjärjestys, aikajärjestys, muu sopiva järjestys.

  • Merkitse tiedot arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista arkistoluetteloon.

Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen)
  • Asiakirjojen seulonnalla tarkoitetaan määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista arkistoitavista asiakirjoista. Seulonta tehdään lainsäädännön, Kansallisarkiston seulontapäätösten ja määräysten perusteella. 

  • Määräajan säilytettävät asiakirjat tuhotaan tietoturvallisella tavalla, kun niiden säilytysaika on kulunut umpeen.

  • Tuhottavien asiakirjojen osalta on tehtävä hävitysluettelo organisaation oman ohjeistuksen mukaisesti.

  • Aineistot saa tuhota vasta sen jälkeen, kuin hävitysluettelo on hyväksytty.

Järjestämistyön päättäminen
  • Aineistot kootaan yhteen ja jaetaan sarjoihin, tarvittaessa alasarjoihin sekä arkistoyksiköihin. 

  • Viimeistellään arkistoluettelo. 

  • Asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin suojalehtiin ja koteloihin.

  • Säilytysyksiköt nimiöidään. 

Kun järjestämistyötä tehdessä käydään läpi yksittäisiä analogisia asiakirjoja, on hyvä muistaa alla kuvattu listaus. Tämä koskee varsinkin arkistoitavia asiakirjoja, joiden käsittelyssä on otettava huomioon Kansallisarkiston antamat määräykset.

Muista analogisten aineistojen kunnostamisen perussäännöt! 

  • Älä tee mitään, mitä et osaa.

  • Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä.

  • Älä tee uusia taitoksia.

  • Älä käytä liimaa, teippiä tai saksia. Teipit poistaa konservaattori.

  • Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista. 

  • Käsittele asiakirjoja huolellisesti.

Arkistokotelo-piirroshahmo kirjeveitsi kädessään.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi image-20240618-120856.png Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.


Aineistojen kartoittaminen

Aineistojen kartoittamisella tarkoitetaan kaikkien aineistokokonaisuuteen kuuluvien tietoaineistojen tunnistamista niiden sijaintipaikasta riippumatta. On tärkeää, että järjestämistyötä aloitettaessa kaikki järjestettävät aineistot on koottu yhteen ja aineistosta voidaan muodostaa kokonaiskäsitys.

  • Kaikkien järjestettävänä olevien asiakirjojen sijaintipaikat on tunnistettava. 

  • Asiakirjoja saatetaan säilyttää muuallakin kuin arkistotiloissa. 

  • Järjestämisestä on tiedotettava organisaation sisällä, jotta asiakirjat saadaan paikannettua. 

Järjestämistyö aloitetaan asiakirjojen kartoittamisella ja yhteen kokoamisella. Tässä yhteydessä selvitetään asiakirjojen sijoituspaikat ja määrät. Työn tekemiseen on hyvä varata työtilat, joissa on riittävästi laskutilaa myös seuraavia järjestämistyön työvaiheita ajatellen. 

Asiakirjat voivat olla hajallaan tai järjestämättä päätearkiston lisäksi esimerkiksi työhuoneissa tai varastotiloissa.  Asiakirjojen kartoittamisen ja kokoamisen helpottamiseksi organisaatiossa tulee tiedottaa asiakirjojen järjestämisen aloituksesta ja painottaa asian tärkeyttä. Myöhemmin löytyvien asiakirjojen liittäminen arkistoon valmistelutyön kuluessa tai lisäluovutuksina on hankalaa. Se vaikeuttaa myös arkiston käyttöä tai rikkoo jopa sen yhtenäisyyden ja järjestyksen.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoilla ei ole organisaatiossa sellaista yhtä selkeää väliarkistoa kuin mitä esimerkiksi potilasasiakirjoilla useimmiten on. Asiakasasiakirjoja voi olla sosiaalityöntekijöiden työhuoneissa, lähi- ja väliarkistoissa. Sen lisäksi esim. tilankäytöllisistä syistä myös säilytysvaiheessa olevia asiakasasiakirjoja voi olla kunnan tai hyvinvointialueen päätearkistossa.

arkistokansio1-20240625-074613.png

Järjestämistyön laajuus riippuu asiakirja-aineiston määrästä ja hahmottuu kartoittamisen yhteydessä. Jos arkistonmuodostus on tapahtunut suunnitelmallisesti ja asiakirjat on alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu Kansallisarkiston ohjeiden mukaan, riittää asiakirjojen järjestyksen tarkastaminen ja asiakirja-aineiston kevyt puhdistus. Laajan ja sekaisin olevan arkiston järjestäminen vaatii sen sijaan aikaa. 

Aineistojen kartoittaminen1-20240625-074754.png
Aineistojen kartoittaminen2-20240625-074828.png

Kuvat: Aineistojen kartoittamisen yhteydessä tavoitteena on paikantaa kaikki aineistoon kuuluvat asiakirjat. Asiakirjoja voi olla esimerkiksi työhuoneissa tai väliaikaisissa säilytysratkaisuissa arkistotiloissa.

Järjestämistyön alussa kerätään yhteen myös olemassa oleva ohjeistus. Järjestäjän tulee tutustua aineiston taustatietoihin keräämällä vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt, AMS:t, säilytysaikapäätökset ja säädöstausta yhteen sekä perehtymällä arkistonmuodostajan historiaan ja toimintaan. Seulontapäätökset on luettava tarkasti ja selvitettävä minkä aikakauden asiakirjoja päätös koskee ja mistä alkaen mitäkin päätöstä voi soveltaa. Jos seulontapäätöstä voidaan noudattaa takautuvasti, on päätöksissä pääsääntöisesti määritelty päivämäärä, josta alkaen niitä voidaan noudattaa.

Kartoituksen yhteydessä selvitetään lisäksi, onko kyse yhden ja saman arkistonmuodostajan aineistoista. Jos arkistonmuodostajan nimi on vaihtunut, on selvitettävä, onko kysymys vain nimen vaihtumisesta vai onko aineistossa eri arkistonmuodostajien asiakirjoja, kuten edeltäjä-seuraaja. Asiakirjojen tunnistamisessa auttavat vanhat arkistoluettelot, aineiston tuntevat työntekijät sekä viranomaisen tehtäviin ja lainsäädäntöön tutustuminen.

Onko kaikki saman arkistonmuodostajan aineistoa? 

Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että arkistoon on sekoittunut aineistoa, jolla ei ole siihen mitään yhteyttä, esim. samoissa tiloissa aikaisemmin toimineen viraston tai organisaation asiakirjoja. Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalleen tai sen toiminnan jatkajalle, samoin omistajalleen palautetaan selvästi henkilökohtainen aineisto.

arkistokansio3-20240625-075002.png

Inventointi

Inventointi on tärkeä osa arkiston järjestämistä. Erityisesti sen tarve korostuu laajoja aineistokokonaisuuksia järjestettäessä. Inventoinnin yhteydessä pyritään saamaan yleiskuva järjestettävistä aineistoista ja luodaan samalla arkiston alustava rakenne.

Kun järjestettävät asiakirjat on kartoitettu ja koottu yhteen eri paikoista, kuten säilytystiloista ja työntekijöiden huoneista, on syytä tehdä inventointitason alustava yhteenveto, jossa käydään läpi kaikki arkistokokonaisuuteen kuuluvat tietoaineistot ja niiden kunto. Varsinkin, jos aineisto on täysin järjestämätön, on inventointi syytä tehdä heti kartoittamisen jälkeen ennen muita työvaiheita. 

Inventoinnin yhteydessä hahmottuu aineistokokonaisuus yksityiskohtaisemmin, mahdolliset aukot aineistoissa ja se, mitä sarjoja aineistokokonaisuuteen kuuluu. Kiinnitä huomioita ainakin seuraaviin asioihin

  • Onko aineistolla jokin valmis järjestys? 

  • Mikä on aineiston ajallinen kattavuus, miltä ajalta aineisto on?

  • Mikä on aineiston pääpiirteinen sisältö?

  • Sisältääkö aineisto arkaluonteista tietoa?

  • Mikä on aineiston kunto ja tarvitaanko konservointitoimenpiteitä?

  • Säilytysvälineiden laatu ja kunto. Tarvitaanko uusia arkistokoteloita ja muita suojavälineitä? Tarvitaanko erikoiskoteloita, esimerkiksi kortistoille tai valokuville?

  • Inventoinnin yhteydessä merkitään mahdolliset puutteet ylös. 

  • Arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan, esimerkiksi painotuotteet, esineet ja kopiot. 

Nainen miettii, tulisiko aineiston inventointi tehdä yhdessä vai kahdessa osassa, piirroskuva.
Inventointi yhdessä tai kahdessa osassa?

Inventoinnin voi tehdä kahdessa osassa. Varsinkin jos kysymyksessä on suuri asiakirja-aineisto, voi ensin tehdä ns. alkuinventoinnin, jossa käydään arkisto nopeasti läpi yleiskuvan saamiseksi. Näin saadaan käsitys arkiston rakenteesta ja kunnosta. Tämän jälkeen siirrytään yksityiskohtaisempaan inventointiin. 

Yksityiskohtaisemman inventoinnin yhteydessä käydään tarkemmin läpi asiakirja-aineisto. Koteloiden, mappien ja muiden säilytysvälineiden sisältömerkinnät voivat olla täysin harhaanjohtavia, minkä vuoksi säilytysvälineiden sisältö on tarvittaessa tarkistettava. 

Aineiston rakenne

Aineistoa läpikäytäessä pidetään silmällä arkiston järjestystä ja sarjakokonaisuuksia. Mikäli havaitset aineistossa tietyn järjestyksen, tulisi se mahdollisuuksien mukaan säilyttää tai palauttaa, jos se on päässyt rikkoutumaan. Sama sarja voi syystä tai toisesta olla fyysisesti hajaantuneena eri tahoille. 

Sekaiselta näyttävään arkistoon ei pidä hätiköidysti luoda uutta rakennetta. Selvitä rauhassa, onko epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate. Mikäli aineistolla on rekisteröinti- ja arkistointiperiaate ja sitä lähdetään jälkikäteen muuttamaan, voi sillä olla vaikutuksia arkistonmuodostukseen liittyviin yhteyksiin ja hakuväyliin, joilla turvataan tietoaineistojen todistusvoimaisuutta.

Jos aineistossa ei ole tunnistettavissa olevaa järjestystä, on arkistolle luotava rakenne. Tässäkin tilanteessa on pyrittävä löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Asiakirjoissa mahdollisesti olevat diaarimerkinnät voivat auttaa luetteloinnin suunnittelussa. Jos aineistossa on selviä kokonaisuuksia (aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue tms.), voidaan rakenne perustaa niille. 

              

Arkistokoteloita.

Kuva: Arkistokoteloissa oleviin vanhoihin merkintöihin ei tule luottaa sellaisinaan, vaan on aina syytä katsoa, mitä kotelon sisältä löytyy.(Kansallisarkisto)               

Inventoinnin yhteydessä on myös hyvä suorittaa asiakirjoille pieniä kunnostamistoimenpiteitä, kuten asiakirjojen oikominen, tarpeettomien liittimien, kuminauhojen ja roskien sekä muovitaskujen poisto. Mikäli aineisto on todella huonokuntoinen, on syytä turvautua asiantuntijan, eli konservaattorin apuun ja ohjeisiin. 

Aineisto ilman yhtenäistä rakennetta ja mallia

Mikäli aineiston kartoittamisen ja inventoinnin yhteydessä käy ilmi, ettei aineistolla ei ole arkistonmuodostussuunnitelmaa tai tunnistettu yhtenäistä rakennetta, jatketaan järjestämistyötä tehdyn inventoinnin pohjalta. Samalla on syytä pitää mielessä seuraavat periaatteet 

  • Löytyykö arkistonmuodostajasta ja sille kuuluneista/kuuluvista tehtävistä mitään tietoa?

    • Millaisia vanhoja luetteloja, ohjeita yms. on ja millaista tietoa ne sisältävät aineistojen järjestämistä ajatellen? Mitkä seulontapäätökset ja säädökset koskevat aineistoja?

    • Tiedustele organisaatiossasi, osaako joku kertoa aineistoista ja niiden muodostumisesta jotain.

  • Mikäli minkäänlaista asiakirjojen keskinäistä järjestystä tai rakennetta ei ole havaittavissa, käytetään järjestämisessä esimerkiksi aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai sisällön mukaista järjestystä.

    • Mahdolliset hakemistoina toimivat rekisterit on huomioitava arkistointijärjestystä mietittäessä.

  • Erityisaineistojen (esim. kartat, piirustukset tai valokuvat) kohdalla on huomioitava asiakirjojen erityistarpeet, esimerkiksi säilytysyksiköt ja -olosuhteet.

  • Suunnittele arkistoinnin luettelointitapa ja laadi tarvittaessa arkistokaava. 

  • Dokumentoi tekemäsi ratkaisut aineistoja myöhemmin käyttävien avuksi! 

Analogisten asiakirjojen järjestämistyö on yleensä hidasta ja työ vaatii sekä riittäviä resursseja että hyvää asiantuntemusta. Asiantuntemuksen puuttuessa työ etenee hitaasti ja riskinä on aineistojen käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden vaarantuminen.   

Inventointiluettelo

Inventoinnista on hyvä laatia inventointiluettelo. Inventoinnin tulokset merkitään inventointiluetteloon, johon kirjoitetaan:

  • sarjojen alustavat nimet ja niiden keskinäinen asema

  • säilytysyksiköiden kappalemäärät ja laatu (sidos, kotelo jne.) sarjoittain sekä niiden säilytyspaikat

  • sisällön rajavuodet ja käytetyt arkistotunnukset sarjoittain

  • puutteet ja aukot aineistossa

  • käyttörajoitukset.

Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä, esimerkiksi sarja jakaantuu alasarjoiksi tai säilytysyksiköiden määrä muuttuu, kun vanhoja säilytysvälineitä korvataan uusilla. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat aineistot kannattaa jättää viimeiseksi.


Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi

Järjestämistyössä keskeistä on se, että asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä työn päätteeksi. Tiedot aineistoista onkin vietävä osaksi arkistoluetteloa. On eri asia liittää aineistoja osaksi jo olemassa olevaa, järjestettyä arkistoa kuin aloittaa epäjärjestyksessä olevan aineistokokonaisuuden järjestäminen. Samalla kun asiakirjoja järjestetään, tehdään myös aineiston kunnostamisen toimenpiteitä.

Arkistokokonaisuuden/-kokonaisuuksien rajaamisen ja muiden taustaselvitysten jälkeen voidaan ryhtyä itse asiakirjojen järjestämiseen. Tässä vaiheessa on siis jo kartoitettu ja rajattu järjestettävät aineistot, kerätty yhteen ja käyty läpi vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt ja arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS:t) sekä selvitetty mitkä seulontapäätökset ja säädökset koskevat aineistoa.

Kun aineiston konteksti tunnetaan, toimitaan tunnistetun mallin (arkistonmuodostussuunnitelman) mukaisesti, ja aineistot liitetään osaksi jo olemassa olevaa kokonaisuutta. Suunniteltua arkistointijärjestystä tulee toteuttaa, eikä asiakirjojen järjestystä pidä muuttaa ilman perusteltua syytä. Mikäli muutoksia tehdään, on ne dokumentoitava huolellisesti. 

Tässä vaiheessa järjestämistyötä arvioidaan tarkemmin aineiston fyysinen kunto ja määritetään tarvittavat toimenpiteet. Mikäli aineistolle tehdään vain inventointi, on sen yhteydessä syytä huomioida nämä samat toimenpiteet!

  • Asiakirjojen kunnostamisella tarkoitetaan asiakirjojen arkistoteknistä huoltamista (niittien poistaminen ym.), fyysistä kunnostamista ja konservointia. 

  • Järjestämistyön yhteydessä asiakirjat oiotaan ja siistitään tarpeettomista liittimistä, kuminauhoista, roskista ja muovitaskuista. 

  • Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse saattaa aiheutua enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista. Tästä voit lukea lisää sivulta Homeongelmat. Yleisenä periaatteena asiakirjojen korjauksessa pidetään, että asiakirjojen korjauksen suorittaa aina konservaattori. 

Järjestämistyötä varten tulee hankkia tarvikkeita, kuten:

  • arkistosuojalehtiä

  • koteloita ja muita säilytysvälineitä

  • tarvittaessa pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet, kasvosuoja

Viimeksi mainitut ovat tarpeen, jos kysymys on kovin likaisesta ja pölyisestä aineistosta. 

Säilytysvälineiden tulee olla arkistokelpoisia. Järjestämisen yhteydessä tehdyt tekniset toimenpiteet, kuten asiakirjojen oikominen, suojustus ja koteloiden vaihto, ovat osa järjestämisprosessia.

Parrakas mies pohtii, mistä järjestämistyö pitäisi aloittaa, piirroskuva.

Arkistoluettelon laatiminen

Työn rinnalla tehdään arkistoluettelo, johon merkitään aineistoihin liittyvää kuvailutietoa. Luettelo tulee toimimaan arkistohakemistona, joka sisältää tarpeen mukaan kuvailutietoa säilytys- ja arkistoyksiköistä. Luetteloon merkitään tiedot arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä tietoaineistoita. Mikäli arkistoluettelo on jo olemassa, voi siihen täydentää tiedot järjestettävästä aineistosta. 

Tiedot arkistoluetteloa varten saadaan, kun järjestämisen yhteydessä selvitetään tarkasti mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin sarjaan tai alasarjaan ja määritellään sarjojen alle kuuluvat arkistoyksiköt. Arkistointijärjestys suunnitellaan niin, että tietopalvelu ja asiakirjojen seulonta on myöhemmin mahdollisimman yksinkertaista. Jos säilytysaika on esim. 10 vuotta palvelun päättymisestä, niin asiakirjat kannattaa arkistoida palvelun päättymisvuoden mukaisesti aakkosjärjestykseen.   

Arkisto rakentuu pääsarjoista, sarjoista ja arkistoyksiköistä.

Kuva: Arkisto rakentuu sarjoista ja arkistoyksiköistä.

Pääsarjaan kuuluu vaihteleva määrä eri sarjoja. Jokaiseen sarjaan kuluu useampi arkistoyksikkö. Yhteen arkistokoteloon eli säilytysyksikköön voi sijoittaa useamman arkistoyksikön.

Sarjojen avulla voidaan muun muassa:

  • ryhmitellä tietoaineistoja

  • esittää asiakirjaryhmien suhteita toisiinsa

  • kuvailla aineiston tehtäväkontekstia, kun sarjat luodaan organisaation tehtävien pohjalta.

Liian monitasoinen sarjahierarkia haittaa arkiston käytettävyyttä. Jos arkisto on suppea tai rakenteeltaan yksinkertainen, aineistoja ei välttämättä tarvitse kuvailla sarjatasolla, vaan arkistoyksiköt voidaan luetteloida suoraan aineistokokonaisuuden alle.

Arkistoyksikkö
  • Arkistoyksikkö on sarjaa pienempi kokonaisuus, joka koostuu loogisesti yhteen kuuluvista asiakirjoista (esim. yksittäinen asiakirja, pöytäkirjasidos, henkilöaktit A-K).

  • Sarjat koostuvat arkistoyksiköistä.  

  • Arkistoyksiköt järjestetään loogiseen järjestykseen sarjan alla, esim.

    • aikajärjestyksessä vanhimmasta nuorimpaan 

    • aakkosjärjestyksessä

    • numerojärjestyksessä

    • maantieteellisessä järjestyksessä

    • asiasisällön mukaisessa järjestyksessä.

Säilytysyksikkö
  1. Analogisen aineiston säilyttämisen perusyksikköä kutsutaan säilytysyksiköksi. Tällä tarkoitetaan säilytysvälisettä, kuten koteloa, laatikkoa tai sidosta, joka suojaa asiakirjatiedon analogista ilmentymää. Säilytysyksiköllä on yksilöivä tunniste (signum). Arkistossa ei voi olla kahta samalla tunnisteella varustettua säilytysyksikköä. 

  2. Säilytysyksikkö voi sisältää yhden tai useamman arkistoyksikön. Tällöin arkistoluettelosta on käytävä ilmi, mitkä arkistoyksiköt sisältyvät mihinkin säilytysyksikköön. Mikäli sarja sisältää vain vähän arkistoyksiköitä, voi se mahtua kokonaisuudessaan yhteen säilytysyksikköön, esimerkiksi arkistokoteloon.  


Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen)

Arkistoitavat tietoaineistot määritellään Kansallisarkiston seulontapäätöksissä, jotka perustuvat tehtyyn arvonmääritykseen. Seulontapäätöksissä määritellään myös määräajan säilytettävät asiakirjat, jotka tuhotaan säilytysajan päätyttyä. Seulonnalla tarkoitetaankin asiakirjojen määrän supistamista eli arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista.

  • Kaikkien tietoaineistojen säilytysaika tulee olla määritelty. 

  • Mitään tietoaineistoja ei saa tuhota, ellei niille löydy seulontapäätöstä.

  • Tietoaineistot on tuhottava, kun niiden säilytysaika on umpeutunut.

  • Ennen tuhoamisesta käytettiin termiä hävittäminen. Edelleen puhutaan hävitysluetteloista.

Seulonta on osa aineiston järjestämistä

Tietoaineistojen seulonta tapahtuu erottamalla määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoitavista asiakirjoista järjestämistyön yhteydessä. Viranomainen on vastuussa tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä, eli nykytermein tuhoamisesta siten, etteivät ne joudu asiattomien käsiin (arkistolaki 831/1994, 13 §).   

Kun asiakirjojen säilytysaika päättyy, tulee ne arkistoida tai tuhota tietoturvallisesti. Ennen kuin määräajan säilytettävät tietoaineistot, joiden säilytysaika on päättynyt, voidaan tuhota, tulee niistä tehdä hävitysluettelo. Ohjeet tähän löydät alempaa. Hävitysluettelo on hyväksyttävä ennen tietoaineistojen tuhoamista. 

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen tulisi löytyä organisaation AMS:sta. Lisätietoja löytyy ohjauskokonaisuuden osiosta sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysajan määrittäminen.

Olisi hyvä, että organisaation asiakirjahallinnan toimintaohjeissa annettaisiin tuhoamista, hävitysluetteloiden pitoa ja tuhoamisen vastuukysymyksiä koskevat ohjeet.

Muista!

  • Jos säilytysaika on umpeutunut, voi asiakirjan tuhota.

  • Jos säilytysaikaa on jäljellä, tulee asiakirja erottaa arkistoitavasta tietoaineistosta aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa, ja tuhota säilytysajan päätyttyä.

  • Asiakirjatiedot tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen.

  • Muista tietoturva! Käytä asianmukaisia paperisilppureita tai lukittuja tietoturva-aineiston keräyslaatikoita salassa pidettävien asiakirjojen tuhoamiseen. 

Tietosuojaroskis (1)-20240625-083420.png

Säilytysajan laskeminen

Määräajan säilytettävien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysaikoja laskettaessa suositellaan noudatettavaksi seuraavia periaatteita:

Aineistotyyppi

Säilytysajan laskenta

Saapuneet asiakirjat

Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet.

Tilinpito

Tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat.

Muut päivätyt asiakirjat

Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä.

Päiväämättömät asiakirjat

Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai jolloin siihen on tehty viimeinen merkintä.

Kortistot

Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä.

Perussääntö

Jos säilytysaika on 10 vuotta ja asiakirjan päiväys 12.3.2004, voi sen tuhota vuonna 2015. Oikean vuoden saat laskemalla 2004+10+1.

arkistokansio3-20240625-083628.png

Hävitysluettelo

Ohjeet tuhoamisen toimeenpanosta ja rekisteröinnistä löytyvät Kansallisarkiston antamasta määräyksestä Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, määräys ja ohje 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008) (pdf). Edellä mainittu määräys ja ohje velvoittaa valtion viranomaisia, mutta on ohjeellinen muille arkistonmuodostajille. Muilla arkistonmuodostajilla voi olla lisäksi organisaatiokohtaisia ohjeistuksia hävitysluetteloiden tekemisestä.

Tuhoamisesta ei ole välttämätöntä edellä mainitun määräyksen perusteella tehdä merkintöjä silloin, kun määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja -ryhmät säilytysaikoineen on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksen tekevät kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden aineistot ja niiden tuhoaminen, joka on aina dokumentoitava asiakirjojen vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta.

Kansallisarkiston antaman Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan (2011, pdf) mukaan hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti.

Hävitysluetteloon merkittävät tiedot

  • mitä asiakirjoja on tuhottu ja miltä ajalta

  • mihin päätökseen/päätöksiin tuhoaminen perustuu

  • milloin, millä tavalla ja kenen toimesta tuhoaminen on toteutettu

Hävitysluettelolle ei ole enää vakiomallia vaan sen muoto on vapaa. Hävitysluettelon tulee sisältää yllä mainitut tiedot ja sen voi tuottaa esimerkiksi Excel-ohjelmalla.

Huom! Ennen arkistonmuodostussuunnitelmia muodostuneen vanhan aineiston tuhoamisesta  on aina laadittava hävitysluettelo.

arkistokansio4-20240625-083954.png

Lisätietoja tietoaineistojen tuhoamisesta: Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023).


Järjestämistyön päättäminen

Järjestämistyön päättämisen työvaiheita ovat asiakirjojen kokoaminen yhteen ja sijoittaminen säilytysvälineisiin. Lopuksi säilytysvälineet vielä nimiöidään. 

Järjestämistyön loppuvaiheessa asiakirjat kootaan yhteen ja yhdistetään tarvittaessa sarjakokonaisuudet. Lopuksi asiakirjat käydään vielä läpi siten, että niiden keskinäinen järjestys tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan. 

Suojustaminen

Asiakirjojen suojustaminen tarkoittaa asiakirjojen suojaamista vaurioitumiselta sekä valolta, pölyltä, kosteudelta ym. sijoittamalla ne arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin. Kansallisarkisto on julkaissut suojamateriaaliohjeen, johon on suositeltavaa tutustua. 

Huonokuntoiset säilytysvälineet korvataan uusilla, ja jos asiakirjat ovat esim. kierrekansioissa, on ne korvattava arkistokoteloilla. Asiakirjat tulee sijoittaa asianmukaisiin ja oikean kokoisiin suojalehtiin ja koteloihin. Arkistokoteloita on eri kokoisia: A4, foliokoko ja erikoiskoot. Lisäksi kortistoille on arkistolaatikoita. 

Arkistolaatikko-piirroshahmo kehottaa täyttämään kotelot oikein.

Koteloiden liiallinen täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa. Vajaasti täytetyissä koteloissa asiakirjat pääsevät valumaan ja taittumaan ja liian täysissä koteloissa asiakirjat repeilevät. 

Kaksi arkistokoteloa, joista toinen on liian täynnä ja pursuilee.

Kuva: Etualalla oleva liian täysinäinen arkistokotelo pullistelee, kun taas taempi kotelo, jossa asiakirjoja on sopiva määrä, sulkeutuu nätisti. (Kansallisarkisto)

Asiakirjaniput voi kääntää puolivälistä toisin päin koteloon, jolloin mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja. Yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on vältettävä, koska ne ovat täyteen pakattuina painavia ja hankalampia käsitellä työturvallisuuden kannalta. 

Metallisten tai muovisten kiinnitysmekanismien tai liimasidosten käyttöä tulee välttää, koska ne tuhoavat asiakirjaa. 

Suojavälineet valitaan asiakirjojen koon ja ominaisuuksien mukaan. Asiakirjat suojataan A4- tai foliokokoisella suojapaperilla. Vähintään kotelon alin ja ylin asiakirja tulisi suojata suojapaperilla, kun asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloon. Samaan koteloon voidaan sijoittaa yksi tai useampi arkistoyksikkö. Samaan arkistoyksikköön kuuluvat asiakirjat sijoitetaan suojalehden väliin ja suojalehteen kirjoitetaan aineiston yksilöivä tieto (arkistonmuodostajan nimi ja arkistoyksikön tunnus) ja tieto mahdollisesta salassapidosta.

Suojapaperia laitetaan arkistokoteloon.

Kuva: Suojapaperilla suojataan arkistokotelossa olevia asiakirjoja. (Kansallisarkisto)

Suojalehteen on kiinnitetty nimiöintitarra.

Kuva: Suojalehti, jossa nimiöintitarra. (Kansallisarkisto)

Kotelon tunnistetiedot

Säilytysvälineisiin merkitään tunnistetiedot, joiden avulla löydetään arkistoluetteloon merkityt aineistot. Tunnistetiedot voidaan merkitä koteloon nimiöin tai kirjoittamalla kotelon päätyyn. Nimiölaput kiinnitetään liimaamalla tai käytetään soveltuvia tarranimiöitä.  Varmin tapa on liimaaminen arkistokelpoisella liimalla. Nimiöstä tulee ilmetä arkistonmuodostajan ja asiakirjasarjan nimi, aineiston aikarajaus, arkistotunnus (signum esim. Aa 1), tarvittaessa hävitysvuosi sekä tarvittavat muut tunniste- ja käsittelytiedot, esimerkiksi käyttörajoitukset. Nimiöt olisi hyvä liimata samalle korkeudelle koteloiden alareunasta.   

Arkistokoteloita hyllyssä.

Kuva: Näissä ajantasaisissa arkistokoteloissa nimiöt on sijoitettu siististi samalle korkeudelle. (Kansallisarkisto 2023)    

Huonokuntoisia tai puutteellisesti merkittyjä arkistokoteloita.

Kuva: Vanhat nimiöt voivat vaatia päivittämistä. Samalla on syytä arvioida arkistokoteloiden arkistokelpoisuutta ja sitä, tulisiko kotelot uusia. (Kansallisarkisto)

Salassa pidettävien asiakirjojen tulee käydä ilmi kotelosta ja nimiöstä ilman, että luettelosta pitää tarkistaa käyttörajoitukset

  • mikäli saman säilytysyksikön sisällä osa asiakirjoista on salassa pidettäviä ja osa julkisia, tulee merkinnät tehdä arkistoyksiköihin

  • mikäli koko sarja on salassa pidettävä, riittävät säilytysyksiköihin (nimiöön) tehdyt merkinnät

Salassa pidettävä -leima.
Salassa pidettäväksi merkittyä aineistoa arkistokoteloissa.

Kuva: Nimiöön on merkitty käyttörajoitus. (Kansallisarkisto 2023)  

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.