Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely

Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png

Vastuu säilytysaikojen määrittelystä on tiedonhallintayksiköllä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, joka tulee voimaan 1.1.2024.

1.1.2024 voimaan tulevia säilytysaikoja sovelletaan takautuvasti asiakasasiakirjoihin niin pitkälle kuin asiakirjoja on muodostunut.
Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn on olemassa suosituksia.
Vastuu säilytysajan määrittämisestä voi olla tiedonhallintayksiköllä.
Säilytysaikojen määrittämisessä on hyvä pohtia asiakirjojen alkuperäistä käyttötarvetta ja aineistoihin kohdistuvan tietopalvelun määrää.
Tutustu: suositukseen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023)

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen). Edellä mainitussa laissa säädetään, että siinä määriteltyjä säilytysaikoja sovelletaan myös ennen lain voimaantuloa laadittuihin asiakirjoihin. Lisäksi sovelletaan, mitä Valtionarkisto, arkistolaitos ja Kansallisarkisto ovat erikseen määränneet asiakirjojen arkistoinnista.

Taulukko: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat 1.1.2024 alkaen ja takautuvasti, niin pitkältä ajalta kun tietoja on muodostunut.

Asiakasasiakirjat tai palvelutehtävä, jossa asiakasasiakirjat laaditaan	Säilytysaika
Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot	2 vuotta asiakkaan kuolemasta
Lapsiperheiden palvelutehtävä	30 vuotta asian sulkemisesta
Työikäisten palvelutehtävä	10 vuotta asian sulkemisesta
Iäkkäiden palvelutehtävä	10 vuotta asian sulkemisesta
Päihdehuollon palvelutehtävä	10 vuotta asian sulkemisesta
Vammaispalvelujen palvelutehtävä	10 vuotta viimeisen asian sulkemisesta, kun vammaispalvelujen tarve on päättynyt
Lastensuojelun palvelutehtävä	2 vuotta asiakkaan kuolemasta
Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä	Lasta koskevissa asioissa 120 vuotta lapsen syntymästä, muissa asioissa 10 vuotta asian sulkemisesta
Tositteet	3 vuotta
Asiakasmaksupäätökset ja tuloselvitysasiakirjat	12 vuotta päätöksen voimassaolon päättymisestä
Asiakaskohtainen palveluun liittyvä yhteydenpito tai kirjeenvaihto	3 vuotta viestin tai vastaavan päiväyksestä
Kopiot muita tahoja varten laadituista lausunnoista ja -todistuksista	5 vuotta todistuksen tai lausunnon laatimisesta
Sosiaalipalveluissa kuvattavat video- ja äänitallenteet	Saa hävittää, kun käyttötarve on päättynyt ja tarvittavat kirjaukset on tehty asiakasasiakirjoihin
Luovutustenhallinnan asiakirjat
Luovutusluvat, suostumukset, kieltoasiakirjat	Uusin versio 12 vuotta kuolemasta, edeltävät 12 vuotta uuden version laatimisen jälkeen

Sosiaalihuollon muiden asiakirjojen säilytysajat

Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyy pääsääntöisesti muitakin asiakirjoja kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn voi käyttää apuna ainakin seuraavia olemassa olevia säilytysaikasuosituksia:

Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaat

Kuntaliitto on julkaissut kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita 2000-luvun alusta lähtien. Oppaita ei enää päivitetä, mutta niiden tietosisältöä voi käyttää apuna asiakirjojen säilytysaikoja määriteltäessä. Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyvien asiakirjojen säilytysaikasuosituksia voi löytyä ainakin seuraavista oppaista:

Tiedonhallintalautakunnan suositus

Tiedonhallintalautakunta on julkaisut suosituksen, jossa konkretisoidaan tiedonhallintalain 21 §:ssä lueteltuja säilytystarpeita niille tietoaineistoille, joiden säilytysaikaa ei ole säädetty laissa. Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä sisältää suositeltavia käytäntöjä, eikä ole velvoittava. Se sisältää myös säilytysaikasuosituksia henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjoille. Suositusta täydennetään muiden toimintaprosessien säilytysaikojen osalta myöhemmin.

Edellä mainittuja säilytysaikasuosituksia sovellettaessa on huomioitava, että ne ovat nimensä mukaisesti suosituksia ja lopullinen vastuu säilytysaikojen määrittelystä on tiedonhallintayksiköllä. Säilytysaika voi tarvittaessa olla tiedonhallintayksikön omalla päätöksellä pidempi, kuin mitä on suositeltu.

Tiedonhallintayksikön vastuu säilytysaikojen määrittelystä

Tiedonhallintayksikkö on vastuussa tietoaineistojen säilytysajan määrittämisestä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Määrittämällä säilytysajan päättyminen, määritetään samalla myös arkistoitaviksi määrättyjen tietoaineistojen arkistointivaiheen alkaminen.

Säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitava aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen tarpeellisuus viranomaistoiminnassa, luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeusturvan toteutuminen, sopimusten tai muiden yksityisoikeudellisten oikeustoimien oikeusvaikutus, vahingonkorvaukselliset vanhentumisajat sekä rikosoikeudelliset vanhentumisajat.

Mies pohtii, että tiedonhallintayksikkö on vastuussa säilytysaikojen keston määrittämisestä. — Tiedonhallintalaki 906/2019, 21 §: Tietoaineistojen säilytystarpeen määrittäminen

Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä on otettava huomioon:

tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus viranomaisen toiminnassa;
luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen;
sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus;
vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat; ja
rikosoikeudelliset vanhentumisajat.

Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Lisätietoja: Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä

Arkistokotelo-piirroshahmo kirjeveitsi kädessään.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.