Sosiaalihuollon arkistoinnin käsitteet

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistoyksikkö.

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.

Arkistoitavien asiakirjasarjojen ja -ryhmien luokittelujärjestelmä. 

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen.

Arkistoitavien ja tarvittaessa myös pitkään säilytettävien tietoaineistojen fyysisen hallinnan mahdollistava luettelo. 

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistoluettelo.

Yhteisö (virasto, laitos, järjestö tms.) tai yksityinen henkilö eli jokin toimija, jonka tehtävien hoitamisesta syntyy tai on syntynyt yksi tai useampi aineistokokonaisuus.

Arvonmääritys on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan (säilytetään pysyvästi) ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. 

Viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvä, julkisuuslain 5 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettu asiakirja, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityishenkilöä koskevia asiakastietoja (laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, 3 §).

Asiakirja on todistusvoimaista tietoa. Toimija on tuottanut tai vastaanottanut tiedon osana tehtäviään ja säilyttää sitä tietovarantona sekä todisteena. Asiakirja on sisällön, rakenteen/ilmiasun ja kontekstin kokonaisuus. Se voi olla kirjallinen tai kuvallinen esitys (tietosisältö) tai sellaisesta sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Hävitysluettelo.

Pysyvä säilyttäminen tarkoittaa henkilötietojen käsittelyssä sitä, että tietoja säilytetään alkuperäistä käyttötarkoitusta varten eikä niitä tuhota tai siirretä varsinaisesti arkistoon lainkaan. Niiden säilyttämiselle on olemassa pysyvä peruste etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittäjänä. (tiedonhallintalaki, HE 284/2018 vp, s. 98)

Arkistolaissa käytetty termi pysyvä säilyttäminen tarkoittaa EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tiedonhallintalain mukaista arkistointia.

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.

Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa. Se kattaa esimerkiksi seuraavat toimenpiteet:

• arkistoitujen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan

• asiakirjojen hävittäminen/tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen).

Kansallisarkiston päätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. 

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Mikä on seulontapäätös.

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.

Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Säilytysyksikkö.

Tuhoaminen (aiemmin hävittäminen) on määräajan säilytettävän asiakirjan fyysistä (ml. tekninen) tuhoamista sekä arkistoitavan asiakirjan analogisen muodon (ilmentymän) tuhoamista.