Arkistointi ja arkistoalan käsitteet

Arkistointi on osa arkistoitavien asiakirjojen elinkaarta. Arkistoalan käsitteisiin ja arkistointiperiaatteisiin on tullut muutoksia tiedonhallintalain voimaantultua. Osittain tulkinnanvarainenkin tilanne lainsäädännön osalta tulee todennäköisesti selkeytymään, kun arkistolaki saadaan uudistettua.  

• Arkistointi suunnitellaan tai on suunniteltu osana muun tiedonhallinnan suunnittelua. 

• Tiedonhallinnan ja arkistoalan termistöt ovat muuttuneet. 

Tietoaineistojen elinkaari 

Asiakirjatiedon elinkaari käsittää asiakirjan laatimisen tai saapumisen organisaatioon, sen liittämisen organisaation tietovarantoon ja sen käyttämisen organisaatiossa. Sen jälkeen asiakirjatieto joko tuhotaan tai arkistoidaan. Tämän koko elinkaaren hallinta vaatii suunnittelua ja tavoitteena on, että asiakirjatieto saadaan säilymään käytettävänä ja todistusvoimaisena. Organisaation tiedonhallinnan kokonaisuuden suunnitteluun sisältyy osana myös arkistoinnin suunnittelu.  

Tiedonhallintalaki (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) muutti vuoden 2020 alusta alkaen sekä arkistoalan käsitteitä ja arkistoinnin periaatteita että tietoaineistojen elinkaariajattelua. Siihen ei kutenkaan sisälly varsinaisesti arkistointia koskevia säädöksiä. Tietoaineistojen elinkaarta on ennen tiedonhallintalain voimaantuloa kuvattu muutamilla erilaisilla malleilla, joista tunnetuimpia suomalaisessa arkistomaailmassa on ollut jako kolmeen elinkaaren vaiheeseen: aktiivi-, passiivi- ja historiallinen vaihe.  

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla 

Vuonna 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki on vaikuttanut arkistoalan käsitteisiin elinkaariajattelua laajemmin. Ennen tiedonhallintain voimaantuloa ja edelleen arkistolaissa käsitteellä ”pysyvä säilytys” viitataan Kansallisarkiston määräysten mukaisiin pysyvästi säilytettäviin tietoaineistoihin, jotka tiedonhallintalain käsitteistössä ovat arkistoitavia tietoaineistoja. Tiedonhallintalaissa pysyvä säilytys tarkoittaa pysyvää säilytystä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Kansallisarkisto voi määrätä nämä alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi pysyvästi säilytettävät tietoaineistot arkistoitaviksi.  

Kuva: Laki julkisen tiedon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) 906/2019 määrittää käsitteet uudelleen.

Arkistolakia uudistetaan parhaillaan ja uudistuksen myötä käsitteet yhdenmukaistetaan tiedonhallintalain käsitteiden kanssa. Käsitteiden muuttuminen on aiheuttanut tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa ymmärrettävästi haasteita ja väärinymmärryksiäkin. Käsitteiden tulkinnan osalta onkin tärkeää tietää miltä ajalta ohje, määräys tai päätös on ja miten siinä käytettävät käsitteet suhteutuvat päivittyneisiin käsitteisiin.

Taulukko 1: Käsitteet arkistolaissa ja tiedonhallintalaissa

Lisätietoja:

• Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54.  

Arkiston kuntoon saattamisen projektointi 

Analogisten tietoaineistojen arkistoinnin kuntoon saattaminen on tärkeää toteuttaa suunnitellusti. Yksi hyvä ja selkeästi rajautuva toimintatapa on toteuttaa työ projektina.

Kun työ toteutetaan projektina, sille saadaan selkeät raamit. Niiden avulla pystytään huomioimaan työhön vaikuttavat eri osatekijät sekä niiden vaatimat resurssit. Lisäksi työn etenemisen seuraaminen ja siihen vaikuttavat mahdolliset viivästykset tulevat projektityössä tehtävän raportoinnin myötä läpinäkyviksi.

Miksi arkiston järjestämisestä kannattaa tehdä projekti? 

Mikäli analogisten asiakirjojen järjestäminen jää muun työn ohessa tehtäväksi ”puhdetyöksi”, on hyvin todennäköistä, että järjestämistyö tulee etenemään hitaasti. Työtä ei välttämättä koskaan saada kunnolla aloitettua tai päätettyä, koska muut työtehtävät menevät aina sen edelle. Tästä syystä arkistojen kuntoon saattaminen on suositeltavaa toteuttaa projektina.

Projektisuunnitelmassa järjestämistyö tehdään näkyväksi. Sen avulla pystytään osoittamaan mm. tarvittavat henkilöresurssit ja aika, jonka työn tekeminen tulee vaatimaan.  

Projekteja voidaan toteuttaa eri tasoilla organisaatioissa. Projekti voi olla esimerkiksi tiimin sisäinen, matalan hyväksymisportaan projekti tai aina ylimmän johdon hyväksyttäväksi menevä projekti. Se millä tasolla analogisten arkistojen kuntoon saattamisen projekti tulee toteuttaa, on organisaatio- ja toimintakulttuurikohtaista.  

Analogisten arkistojen kunnostamisprojektin voi jakaa seuraaviin vaiheisiin, kuten minkä tahansa projektin:

Projektin valmistelu

Projekti lähtee liikkeelle tarpeesta. Tarve tulee olla osoitettavissa ja rajattavissa, jotta projektin laajuus on mahdollista saada selville. Esimerkiksi, kun kyse on järjestämättömistä analogisista asiakirjoista, jotka kuuluvat useampaan arkistokokonaisuuteen, on tehtävä rajaus siitä, koskeeko projekti kaikkien aineistojen järjestämistä vai vain yhden arkistokokonaisuuden järjestämistä.  

Huolellinen valmistelu, jossa perustellaan tarpeet projektin toteuttamiselle, helpottaa projektin viemistä eteenpäin suunnitteluvaiheeseen. 

Valmisteluvaiheessa 

• Ongelman tunnistaminen 

• Ongelman rajaaminen 

• Asian vieminen päättävälle taholle ratkaistavaksi 

Projektin suunnittelu

Kun projektin toteuttamisesta on päätetty, alkaa yksityiskohtaisempi suunnitteluvaihe. Suunnitteluvaiheessa määritellään tarkemmalla tasolla projektin laajuus ja tavoitteet, selvitetään eri ratkaisuvaihtoehtoja tavoitteiden saavuttamiseksi ja valikoidaan näistä aikataulullisesti ja resursseiltaan toteutuskelpoisin vaihtoehto. 

Projektille annetut tavoitteet antavat raamit niille toimille, joiden avulla tavoitteisiin päästään. Esimerkiksi kun järjestettäviä analogisia asiakirjoja on 100 hyllymetriä, ei pelkkä tieto määrästä vielä auta hahmottamaan vaadittavia toimia. On tiedettävä tarkemmin mm. se, onko aineisto osa suurempaa jo järjestettyä kokonaisuutta, joka tulee antamaan tehtävälle järjestämistyölle valmiita malleja, vai lähdetäänkö ns. puhtaalta pöydältä, jolloin järjestämisen pohdinta aloitetaan siitä, minkä periaatteen mukaan aineistoa lähdetään järjestämään ja miksi.  

Myös asiakirjojen laatu ja säilytysvälineet voivat vaikuttaa järjestämistyön nopeuteen, esim. sidoksista koostuvan arkiston järjestäminen on usein nopeampaa kuin koteloissa olevien sekalaistenkin asiakirjojen järjestäminen. Tällaiset yksityiskohdat ja erot määrittävät sen, kuinka paljon aikaa ja henkilötyötunteja on varattava järjestämistyöhön. Aikataulun määrittäminen voikin olla toisinaan haasteellista, jos järjestettävänä olevaa asiakirjakokonaisuutta ei tunneta tarkemmin. 

Suunnitteluvaiheessa tehtävään projektisuunnitelmaan on määritettävä lisäksi esimerkiksi kustannukset, henkilöresurssit sekä mahdolliset työtehtävät ja toteutusaikataulu. Projektisuunnitelmassa on hyvä tuoda esille myös mahdolliset riskit ja ongelmakohdat, sekä näihin liittyen valmistella varautumissuunnitelma. 

Suunnitteluvaiheessa

• avataan projektia koskeva asia asianhallintajärjestelmään 

• laaditaan projektisuunnitelma 

Projektin toteutus

Toteutusvaiheessa projektisuunnitelma viedään käytäntöön. Projektityö on tavoitteellista ja siksi usein myös intensiivistä. Toteutusvaiheessa on hyvä säännöllisesti seurata ja valvoa työn edistymistä ja pitää kirjaa sekä työn etenemisestä suunniteltuun aikatauluun nähden että resurssien käytöstä.  

Mikäli projektin etenemisessä havaitaan ongelmia, on korjaustoimenpiteisiin ryhdyttävä pikaisesti, jottei projekti jää keskeneräiseksi. Esimerkiksi ennakkoon tehty arkistoaineistoon tutustuminen on voinut olla aineiston koosta riippuen satunnaista valintaa. Tällöin aineistosta voi löytyä yllätyksiä, kuten vaikeasti tunnistettavia aineistokokonaisuuksia tai vaikka homekasvustoa. Toteutusvaiheessa on siis mahdollista, että käytännön työn kautta havaitaan tarve päivittää projektisuunnitelmaa.  

Toteutusvaiheessa 

• rekrytoidaan tarvittava henkilöstö ja jaetaan vastuut 

• toteutetaan työ ohjatusti ja suunnitellusti 

• seurataan työn etenemistä ja raportoidaan siitä  

• huomioidaan mahdolliset haasteet ja ratkaistaan ne

Projektin päättäminen

Projektin päättäminen on sen viimeinen vaihe ja se tulee yleensä ajankohtaiseksi, kun haluttuihin tavoitteisiin on päästy. Tavoitteisiin pääsy ja työn laatu varmistetaan tarkastamalla työn tulokset. Tämän jälkeen projektipäällikkö laatii loppuraportin, joka on yhteenveto projektin toteutuksesta.

Loppuraportissa tuodaan esille myös mahdolliset alkuperäisestä projektisuunnitelmasta poikkeavat muutokset toteutuksen aikana. Loppuraportin työstäminen ja dokumentointi edesauttavat projektista oppimista ja tietoa voidaan sitten hyödyntää tulevissa projekteissa. Viimeisenä viedään päätökseen kaikki projektin toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät toimenpiteet, ja projekti päätetään virallisesti.  

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.