Arkistoinnin toimenpidepolku

Arkistolaki koskee seuraavia toimijoita:

1. valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia;

2. kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä;

3. Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja;

4. valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia;

5. ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä

6. muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja.

Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain.

Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen.

Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään.

Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin.

Tunnet arkistointiin liittyvän lainsäädännön ja muut velvoitteet. Tunnet myös perustasolla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvän lainsäädännön ja velvoitteet.

Lainsäädäntöä:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

• Tiedonhallintalaki (906/2019)

• Tietosuojalaki (1050/2018)

• Arkistolaki (831/1994)

Kansallisarkiston suosituksia ja oppaita:

• Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka

• Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus

Kursseja:

• eOppiva: Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle

• eOppiva: Tietosuojan ABC 2 - Syvemmälle tietosuojaan

Huomaa myös tämä:
Toimenpidepolun käytännölliset ohjeet koskevat pääosin digitaalisen tiedon hallintaa. Analogisten asiakirjojen hallintaa sekä arkistokelpoisuutta koskevaa tietoa löydät Kansallisarkiston verkkosivuilta sekä Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirjasta. Oppikirjaa tutkiessa on hyvä muistaa, että lainsäädäntö ja käsitteistö on muuttunut oppikirjan julkaisemisen jälkeen.

• Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Jari Lybeck et al. Arkistolaitoksen toimituksia 2. Helsinki 2006

• Arkistoinnin ohjaus - Analogiset aineistot