Arkistoinnin toimenpidepolku

Kuva toimenpidepolun viidestä etapista. Piirroshiiri toivottaa tervetulleeksi. — Toimenpidepolulla on viisi etappia. Niille kaikille on oppaassa oma osionsa.

Mitä opas sisältää?

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaarenvaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Mitä opit? Opit ymmärtämään mitä tietoaineistojen elinkaaren hallinta tarkoittaa ja mitä toimenpiteitä siihen liittyy. Opit suunnittelemaan tietoaineistojen elinkaaren siten, että arkistointi onnistuu hallitusti.

Kenelle opas on tarkoitettu? Opas on tarkoitettu arkistolain (831/1994) piirissä oleville toimijoille. Opas tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille, jotka tuottavat ja säilyttävät arkistoitavia tietoaineistoja.

✔ Pitääkö organisaatiosi noudattaa arkistolakia?

Arkistolaki koskee seuraavia toimijoita:

valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia;
kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä;
Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja;
valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia;
ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä
muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja.

Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain.

Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen.

Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään.

Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin.

Mitä sinun on hyvä tietää ennen oppaaseen tutustumista? Tunnet arkistointiin liittyvän lainsäädännön ja muut velvoitteet. Tunnet myös perustasolla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvän lainsäädännön ja velvoitteet.

📚 Tutustu näihin

Lainsäädäntöä:

Kansallisarkiston suosituksia ja oppaita:

Kursseja:

eOppiva: Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle
eOppiva: Tietosuojan ABC 2 - Syvemmälle tietosuojaan

Huomaa myös tämä:
Toimenpidepolun käytännölliset ohjeet koskevat pääosin digitaalisen tiedon hallintaa. Analogisten asiakirjojen hallintaa sekä arkistokelpoisuutta koskevaa tietoa löydät Kansallisarkiston verkkosivuilta sekä Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirjasta. Oppikirjaa tutkiessa on hyvä muistaa, että lainsäädäntö ja käsitteistö on muuttunut oppikirjan julkaisemisen jälkeen.

Oppaan sisältö perustuu lainsäädännön viranomaisille asettamiin velvoitteisiin ja Kansallisarkiston arkistointia koskeviin määräyksiin ja suosituksiin. Sen koostamisessa on hyödynnetty myös kokemusperäisiä havaintoja digitaalisen arkistoinnin edellytyksistä. Taustalla on lisäksi Kansainvälisiä asiakirjahallinnon ja arkistoinnin standardeja ja suunnittelumenetelmiä, joita on sovitettu suomalaiseen toimintaympäristöön.

Toimenpidepolun etapit

Arkistoinnin toimenpiteitä käsitellään kunkin etapin omilla teemasivuilla. Voit käydä etapit läpi järjestyksessä tai edetä suoraan sille etapille, jolta löydät tietoa sinua juuri nyt askarruttaviin kysymyksiin.

	Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa Arkistointi on osa tiedonhallintaa Peruskäsitteet: tietovaranto, tietoaineisto, asiakirja ja tieto Viranomaisen vastuu arkistoinnista Tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjausvastuut Usein kysytyt kysymykset Lue lisää >>
	Suunnittele ja kehitä arkistointia Luo kokonaiskuva tehtävistä, tietoaineistoista, ja tietojärjestelmistä Tunnista ja suunnittele arkistoinnin toteuttamisen vaatimat toimenpiteet Hyödynnä tiedonhallinnan kuvauksia ja muutosvaikutusten arviointia Siirry etapille >>
	Mitä arkistoit? Määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo Arvioi tietoaineistojasi Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereitä käyttäen Tee tarvittaessa seulontaesitys Kansallisarkistolle Arvioi analogisten asiakirjojen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo Siirry etapille >>
	Varmista tiedon laatu ja käytettävyys Luo perusta tiedon elinkaaren hallinnalle laadukkailla metatiedoilla Varmista tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys pitkällä aikavälillä, kuvaile ja dokumentoi Suunnittele menettelytavat tiedon käyttöön antamiselle Siirry etapille >>
	Varmista tiedon eheys ja säilyminen Varmista tietoaineistojen säilyttäminen eheinä ja todistusvoimaisina Huomio tiedostomuotojen merkitys ja huolehdi tiedostoistasi Siirrä tietoaineistot hallitusti, ennakoi ja suunnittele Siirry etapille >>
	Arvioi organisaatiosi onnistumista. Tunnista puutteet. Hyödynnä kypsyysmalleja ja itsearviointivälineitä Ota avuksi myös toimenpidepolun arviointilistat: Arkistointi osana organisaatiosi toimintaa Tietojärjestelmien arviointi Siirry etapille >>