Opas analogisen arkiston järjestäjälle
Vaikka arkistointi on nykyään pitkälti digitaalista, on edelleen myös paljon aiemmin muodostuneita analogisia arkistoja. Osa niistä on järjestetty asianmukaisesti ja niiden käyttäminen on vaivatonta. Osa arkistoista on syystä tai toisesta edelleen järjestämättä. Olet ehkä osittain tai kokonaan järjestämättömän arkiston äärellä, kun lähdet tätä opasta lukemaan.
Aloita tästä
Mitä opit? Opit analogisen arkiston hallinnan perusteita, järjestämään epäjärjestyksessä olevan arkiston sekä turvaamaan analogisen arkiston säilymistä.
Kenelle opas on tarkoitettu? Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Tämä opas on lähtökohtaisesti tarkoitettu arkistolain piirissä olevien toimijoiden arkistojen järjestämiseen, mutta opasta voi käyttää apuna myös yksityisarkistojen järjestämisessä.
Mitä opas sisältää? Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet. On hyvä huomioida, että oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.
Jos arkistoasiat ovat sinulle uusia, eivätkä arkistoalan käsitteet ole tuttuja, kannattaa ensin tutustua Arkistoinnin tietopakettiin aloittelijoille. Tärkeimmät käsitteet löydät myös Toimenpidepolun sanastosta.
Kuva. Järjestäminen turvaa analogisen arkiston säilymistä.
Tässä oppaassa arkistolla tarkoitetaan analogisista asiakirjoista muodostettua kokonaisuutta, joka alkuvaiheessa voi sisältää sekä määräajan että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Analogiset arkistot ovat pitkälti muodostuneet ennen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) voimaantuloa. Arkistot on muodostettu arkistolain (831/1994) säädösten mukaisesti, jolloin niihin ovat kuuluneet kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä muodostuneet asiakirjat.
Kuva. Epäjärjestyksessä oleva huonokuntoinen arkisto
Arkiston järjestäminen kannattaa aloittaa huolellisella suunnittelulla. Vähänkään suurempi järjestämistyö toteutuu varmemmin, jos se toteutetaan projektina. Tällöin työ saa selkeät raamit ja pystytään ennakoimaan tarvittavat resurssit. Projektissa seurataan työn etenemistä ja varmistetaan sen valmistuminen. Lisätietoja työn projektoinnista löytyy mm. Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuudesta.