Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille
Kenelle tietopaketti on tarkoitettu? Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.
Mitä opit? Opit ymmärtämään. mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.
Mitä sinun on hyvä tietää ennen tietopakettiin tutustumista? Tietopaketti toimii johdantona Arkistoinnin toimenpidepolku -oppaaseen, jonka etapeilla käydään yksityiskohtaisemmin läpi arkistoitavien tietoaineistojen elinkaaren eri vaiheisiin liittyviä tehtäviä ja ylläpitotoimia.
Osa tietopaketin käsitteistä on avattu tietopaketin tekstissä. Muut käsitteet löydät Toimenpidepolun sanastosta.
Kuva. Oppaana ja opiskelukaverina tietopaketissa ja muualla tietopankissa toimivan piirroshiiren esikuva on taiteilija Jyrki Siukosen Viisas hiiri -veistos vuodelta 2000. Piirretyn osaajahiiren tekijä on Ulrika Köngäs.
Mikä on arkisto?
Arkistoksi voidaan kutsua arkisto-organisaatioita ja fyysisiä tai digitaalisia arkistotiloja, joissa arkistoitua tietoa säilytetään. Arkisto voidaan käsittää myös asiakirjojen ja tietoaineistojen toiminnalliseksi kokonaisuudeksi. Se on toisin sanoen muodostunut jonkin toimijan toiminnan tuloksena. Myös meille kaikille on muodostunut oma arkistomme sähköposteista, valokuvista, koulutodistuksista tai päiväkirjoista.
Sanalla arkisto on useampia merkityksiä. Se voi voi olla sekä tila tai rakennus, mutta myös toiminnan yhteydessä muodostunut asiakirjojen kokonaisuus. Merkitys käy ilmi asiayhteydestä.
Toimijaa, jonka toiminnan tuloksena arkisto on muodostunut kutsutaan arkistonmuodostajaksi. Se voi olla julkishallinnon organisaatio, yhteisö tai yksityinen henkilö.
Julkishallinnon toimijoista arkistonmuodostajia ovat esimerkiksi Ruokavirasto, Korkein oikeus, Turun kaupunki, Puolustusvoimat, Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Patentti- ja rekisterihallitus ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.
Yksityisiä arkistonmuodostajia ovat esimerkiksi Ristiinan Marttayhdistys ry, J.K. Paasikivi, Jean Sibelius, Helvi Sipilä.
Julkishallinnon arkistointi on Suomessa säänneltyä. Siihen tulee velvoitteita muun muassa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetusta laista (tiedonhallintalaki, 906/2019) ja arkistolaista (831/1994). Asiakirjoille ja tietoaineistoille määritetään niiden elinkaaren alkuvaiheessa säilytysaika niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten. Kun säilytysaika on kulunut umpeen, asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan tai tuhotaan.
Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä ja niiden käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu aina Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön.
Seulontapäätös on Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista. Seulontapäätökset ovat viranomaisia velvoittavia. Ne perustuvat arvonmääritykseen, jossa määritellään, millä asiakirjoilla on arkistollista arvoa.
📚 Syvennä osaamistasi:
Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki, 621/1999) kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.
Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä viranomaisen asiakirja, jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten.
Mitä tarkoittaa tietoaineisto? Tiedonhallintalaissa (906/2019) tietoaineisto tarkoittaa asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää kokonaisuutta.
Arkistointi ja tiedonhallinta
Julkishallinnon organisaatioiden jokapäiväisessä toiminnassa asiakirjoja sekä laaditaan että vastaanotetaan. Asiakirjojen käsittely, säilyttäminen ja arkistointi edellyttää toimivaa tiedonhallintaa, asiakirjahallintoa ja asiakirjahallintaa.
Asiakirjahallintoon kuuluu asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta. Asiakirjahallinto käsitteen rinnalle nousi 2000-luvun alkupuolella käsite asiakirjahallinta.
Asiakirjahallintaan osallistuvat kaikki organisaation asiakirjojen kanssa toimivat aina asiakirja-ammattilaisista organisaation muihin työntekijöihin tai päätearkistossa työskenteleviin. Asiakirjahallinta on tietoaineistojen elinkaaren hallintaa ja siihen liittyviä prosesseja riippumatta siitä, missä tiedon elinkaaren vaiheessa niitä suoritetaan tai kuka vastaa niiden suorittamisesta.
Nykyään asiakirjahallinta ymmärretään yleensä osaksi viranomaisen tiedonhallintaa. Tiedonhallintalaissa (906/2019) sillä tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi. Asiakirjojen ja tietoaineistojen pitää säilyä ja olla käytettävissä niin kauan kuin niillä on merkitystä toimijan toiminnan, oikeudellisten näkökohtien, tutkimuksen sekä muun käytön turvaamiseksi.
Osana tiedonhallintaansa viranomaisen pitää huolehtia myös arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon. Sen jälkeen arkistotoimija eli esimerkiksi Kansallisarkisto huolehtii tietoaineiston varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön.
Julkishallinnossa laaditaan yleensä kuvauksia, joissa organisaaton tiedonhallintaa kuvataan sekä organisaation ulkopuolisille että omille työntekijöille. Tällaisia kuvauksia voivat olla esimerkiksi tiedonhallintapolitiikka tai asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje. Yhteistä kuvauksille on, että niissä määritellään organisaation tiedonhallinnan periaatteet, tavoitteet, toimintatavat ja vastuut. Voit etsiä verkosta esimerkiksi tiedonhallintapolitiikka-hakusanaa käyttäen ja tutustua eri organisaatioiden kuvauksiin.
Viranomaisen arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyvistä vastuista on säädetty arkistolaissa (831/1994) ja laajemmin tiedonhallintalaissa (908/2019). Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot kuvailutietoineen. Tiedonhallintaa ohjaa julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta.
Tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto tekevät yhteistyötä, sillä tiedonhallintaa, tietoturvaa, asiankäsittelyä ja arkistointia toteutetaan ja kehitetään monilta osin samoilla keinoilla. Lisäksi tietoaineistojen erilaisten käyttötarpeiden tunnistaminen, eli säilytysaikojen määrittäminen ja arkistollisen arvon arviointi, kytkeytyvät yhteen
📚 Syvennä osaamistasi:
Henttonen Pekka: Johdatus asiakirjanhallinnan tutkimukseen (uudistettu painos 2023)
Asiakirjat ja niiden merkitys organisaatiolle
Asiakirjat liittyvät aina organisaation, yhteisön tai yksilön (arkistonmuodostajan) toimintaan. Ne todentavat toimijan tehtäviä, historiaa ja jokapäiväisiä toimia. Ne voivat liittyä myös henkilöiden oikeusturvaan tai yksityisyyden suojaan. Asiakirjat ovat toisin sanoen tehtävien ja asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineitä. Niiden sisältämä tieto on organisaation toiminnan pääomaa ja arvokas resurssi.
Asiakirjoista muodostuu myös myöhempiä tehtäviä ja päätöksentekoa tukeva tietovaranto.
Asiakirjojen avulla organisaatiot voivat muun muassa:
hoitaa toimintaansa järjestyneesti, tehokkaasti ja vastuullisesti
tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti
tukea ja dokumentoida organisaation toimintaperiaatteita ja päätöksentekoa
varmistaa hallinnon johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta
edistää toimintojen tehokkuutta koko organisaatiossa
varmistaa toiminnan jatkuvuutta katastrofitilanteissa
toteuttaa lainsäädännön ja muiden normien vaatimukset, mukaan lukien arkistolliset vaatimukset ja toiminnan tarkastukseen ja valvontaan liittyvät vaatimukset
tukea organisaatiota oikeustapauksissa, mukaan lukien niiden riskien hallinta, jotka liittyvät organisaation toiminnan todisteisiin tai niiden puuttumiseen
suojella organisaation etuja ja sen työntekijöiden, asiakkaiden ja nykyisten sekä tulevien intressiryhmien oikeuksia
tukea ja dokumentoida nykyistä ja tulevaa tutkimus- ja kehittämistoimintaa, organisaation saavutuksia ja historiallista tutkimusta
tarjota todisteita organisaation toiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta
luoda ja vahvistaa organisaation toiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä
ylläpitää organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia
Asiakirja voi olla analoginen tai digitaalinen. Se on siis riippumaton tallennusvälineestä tai muodosta. Oleellista, että julkisen hallinnon toimija on laatinut tai vastaanottanut asiakirjan jonkin asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.
Analoginen asiakirja voi olla esimerkiksi kirje, päätös, valokuva, ääninauha tai kortisto, jonka tallennusalustana on paperi, mikrofilmi tai joku muu käsinkosketeltava materiaali.
Digitaaliset asiakirjat ovat muodoiltaan analogista asiakirjaa monimuotoisempia. Tämä vaikuttaa niiden hallintaan ja myös arkistointiin. Digitaalisessa muodossa asiakirjan määritelmän täyttää muun muassa erilaisissa tietojärjestelmissä sijaitseva tieto. Digitaalinen asiakirja voi olla myös paikkatietoa, kuvia tai vaikkapa audiovisuaalista aineistoa eli videoita tai äänitiedostoja.
Asiakirjan todistusvoimaisuus tarkoittaa sitä, että pystytään todentamaan, mitä viranomaiselta on asiakirjan perusteella vaadittu, mihin asiakirjan tietosisältö oikeuttaa tai velvoittaa, eikä asiakirjan tietosisältöä ole muutettu alkuperäisestä. Todistusvoimaisuudella on merkitystä hallinnon toimivuuden, julkisuusperiaatteen, oikeusturvan ja demokratian toteutumisen kannalta.
Todistusvoimaisuus rakentuu asiakirjan tietosisällön lisäksi muun muassa metatiedoista. Ne kuvaavat asiakirjan tai tietoaineiston rakennetta, sisältöä ja alkuperää sekä sen käsittelyyn liittyviä toimijoita. Tärkeitä ovat myös muut asiayhteydet ja suhteet muihin tietoaineistoihin.
Arkistointi on osa tiedon elinkaarta
Mitä tiedon elinkaarella tarkoitetaan?
Tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai saapumisesta. Esimerkiksi asiakirja otetaan sen saapuessa talteen asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään, liitetään oikeaan luokitukseen ja sille annetaan tarvittavat metatiedot.
Asiakirjaa käytetään organisaation tehtävän hoidossa ja siitä tulee osa niiden hoidon yhteydessä muodostuvia, hyödynnettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot ovat todisteita organisaation tekemistä toimenpiteistä – ne todentavat organisaation toimintaa.
Kun asiakirjaa ei enää tarvita sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa, se joko tuhotaan tai arkistoidaan. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu turvatusti arkistossa. Niitä säilytetään ja käytetään sekä nykyisen että tulevan tutkimuksen tarpeisiin ilman aikarajaa eli pysyvästi.
Tiedonhallinnan ja arkistoinnin tavoitteena on varmistaa, että tietoaineistot ovat todistusvoimaisia, ymmärrettäviä ja käyttörajoitustensa mukaisesti käytettävissä niiden koko elinkaaren ajan.
Tiedonhallintalain mukainen tiedonhallinta tukee julkisten palveluiden toteuttamista, edistää tietosuojaa, tietoturvallisuutta, asiakirjojen ja tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Lisäksi mahdollistetaan tietoaineistojen monipuolinen käyttö.
Asiakirjoille ja tietoaineistoille määritetään niiden elinkaaren alkuvaiheessa säilytysaika niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten. Säilytysaika määritellään myös arkistoitaville asiakirjoille. Kun säilytysaika on kulunut umpeen, määräajan säilytettävät tuhotaan ja arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät elinkaaressaan arkistovaiheeseen.
Säilytysajan päättyminen määrittää sitä hetkeä, jolloin asiakirja siirtyy elinkaaressaan arkistovaiheeseen. Usein tiedon alkuperäiset käyttötarpeet hiipuvat vähitellen. Tietoaineiston elinkaareen voi sisältyä vaihe, jolloin esimerkiksi kansalaisten oikeusturvaan ja tutkimuskäyttöön liittyvät käyttötarpeet ovat olemassa rinnakkain. Säilytysajan määrittäminen on kuitenkin tarpeen, jotta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät velvoitteet sekä arkistointi ja tuhoaminen voidaan toteuttaa hallitusti.
Tiedonhallinnan vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta. Se luo perustan myös asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnille. Käytännössä arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Näitä ovat muun muassa:
merkityksellisten ja tutkimuksellisesti arvokkaiden asiakirjojen ja tietoaineistojen tunnistaminen eli arvonmääritys
asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttäminen eheinä ja todistusvoimaisina arkistotiloissa tai tietojärjestelmissä
asiakirjojen ja tietoaineistojen ymmärrettävyyden varmistaminen
asiakirjojen ja tietoaineistojen käytön mahdollistaminen.
📚 Syvennä osaamistasi:
Tiedonhallintalautakunta on julkaissut suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.
Miksi puhutaan pysyvästä säilyttämisestä?
Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä 2020-luvun aikana. Tämä on hyvä muistaa etenkin vanhempaa arkistoalan kirjallisuutta tai ohjeistusta lukiessa. Erityisesti kannattaa painaa mieleen käsitteiden arkistointi ja pysyvä säilyttäminen merkitykset.
Kuva. Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä.
Arkistointi kytkeytyi Suomessa pitkään arkistolaissa (831/1994) määriteltyyn arkiston käsitteeseen. Sen mukaan arkistoon kuuluvat kaikki asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä.
Arkistoinnin merkitys muuttui EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019) jälkeen. Arkistointi tarkoittaa nyt tietoaineiston säilyttämistä osana kulttuuriperintöä sen jälkeen, kun säilytysaika alkuperäisessä käyttötarkoituksessa on päättynyt. Taustalla on tarve henkilötietojen käsittelyyn liittyvän käyttötarkoituksen määrittelyyn:
Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät lähes aina henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisessa tietosuojalaissa (1050/2018). Kerättyjä henkilötietoja käsitellään aluksi niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Näiden käyttötarkoitusten yhteydessä puhutaan tietoaineistojen säilyttämisestä.
Arkistointi tapahtuu yleensä vasta alkuperäisen käyttötarkoitusten päätyttyä. Arkistoituja tietoaineistoja käsitellään yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa, jolloin niihin kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä.
Tietosuoja-asetus erottaa myös henkilötietojen pysyvän säilyttämisen arkistoinnista. Joissain tapauksissa tietoa säilytetään pysyvästi alkuperäiseen ja lainsäädännön velvoitteisiin perustuviin käyttötarkoituksiin. Tällöin niiden säilyttämiselle on olemassa pysyvä peruste etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittäjänä. Vuodelta 1994 olevassa arkistolaissa arkistolaissa käytetty termi pysyvä säilyttäminen sen sijaan tarkoittaa EU:n tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain mukaista arkistointia.
Tiedon elinkaaren hallintaan alkuperäisen käyttötarkoituksen ja arkistointitarkoituksen välinen erottelu toi konkreettisia muutoksia. Tietoaineistojen siirtyminen arkistovaiheeseen tarkoittaa tiedon käyttötarkoituksen muuttumista, ja se vaikuttaa rekisterinpitäjän tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin.
Kuva. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu arkistossa. Seulontapäätös on Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista.
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee arkistointia
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen. Sen tehtävä on kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistaminen sekä käytön edistäminen. Virasto kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan, ja sen toimialueena on koko maa.
Kansallisarkiston keskeinen yhteiskunnallinen tehtävä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjat ja tietoaineistot ovat arkistoitavia. Se ohjaa myös julkishallinnon arvonmääritys- ja seulontatoimintaa. Kansallisarkiston lakisääteiset tehtävät on määritelty laissa Kansallisarkistosta (1145/2016):
varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen,
toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen (arkistoinnin) sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena,
edistää pysyvästi säilytettävien (arkistoitavien) asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta,
edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyttämistä, hankkia näitä aineistoja pysyvään säilytykseen (arkistoitaviksi) sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa,
toimia asiantuntijana viranomaisten heraldisissa kysymyksissä ja edistää heraldista kulttuuria
Lisäksi Kansallisarkisto hoitaa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003), yksityisten arkistojen valtionavusta annetussa laissa (1006/2006) säädetyt tehtävät.
Kansallisarkiston edeltäjiä olivat Valtionarkisto (30.9.1994 asti) ja arkistolaitos (1.10.1994–31.12.2016). Lainsäädännöllä perustettiin Kansallisarkisto-niminen viranomainen, kun laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja laki arkistolain muuttamisesta (1146/2016) tulivat voimaan 1.1.2017. Muutoksessa aiemmat maakunta-arkistot ja Kansallisarkisto sulautettiin uudeksi virastoksi. Maakunta-arkistoista tuli Kansallisarkiston toimipaikkoja.
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotoimea laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Neuvoja voi kysyä myös sähköpostitse.
Kansallisarkiston verkkosivujen ohjepankista löydät:
Keskeiset julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevat seulontapäätökset
Arkistointia koskevat määräykset
Arkistointia koskevat suositukset ja oppaat
Muita ohjeita ja suosituksia
Kumotut määräykset ja ohjeet.
📚 Syvennä osaamistasi:
Julkisessa hallinnossa arkistoidaan digitaalista tietoa
Julkisen hallinnon tiedonhallinta ja arkistointi on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Asiakirjoja ei tulosteta arkistointia varten paperille. Digitaalista tietoa ja asiakirjoja tuotetaan, käsitellään, säilytetään, tuhotaan tai arkistoidaan tietojärjestelmissä. Arkistoinnin toteuttamisen helppous tai haastavuus riippuu tiedon rakenteesta ja laadusta sekä tietojärjestelmän ominaisuuksista.
Onnistuneen arkistoinnin takaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren suunnittelu ja niiden ylläpito hyväksytyissä tietorakenteissa ja formaateissa. Tärkeää on yhteistyö tiedonhallinnan eri asiantuntijoiden kanssa. Muun muassa tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat digitaalista säilyttämistä ja arkistoinnin varmistamista.
Julkisessa hallinnossa on 2000-luvuen kuluessa siirrytty digitaaliseen arkistointiin. Analogisessa muodossa arkistoitujen asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä on silti huolehdittava.
Digitaalisuuteen siirtymisestä huolimatta monien organisaatioiden hallussa on edelleen vuosikymmenten aikana analogisina, esimerkiksi paperisina tai mikrofilmillä, arkistoituja asiakirjoja. Niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä on huolehdittava. Tätä tukee määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, arkistoitavien asiakirjojen hyvä järjestys ja luettelointi sekä ennalta suunnitellut tietopalvelukäytännöt. Säilyvyyteen puolestaan vaikuttavat säilytysvälineet ja arkistotilojen kunto ja olosuhteet.
Mikäli uusia analogisia asiakirjoja vielä muodostuu, ne muutetaan sähköiseen muotoon ja arkistoidaan ainoastaan digitaalisesti. Myös jo aiemmin muodostuneista arkistoja digitoidaan. Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi.
Asiakirjat voidaan Kansallisarkiston vaatimusten mukaan tehdyn asianmukaisen digitoinnin jälkeen säilyttää ja arkistoida vain digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa.
Arkistoon kuuluvien paperiaineistojen digitointi parantaa myös aineistojen käytettävyyttä.
📚 Syvennä osaamistasi
Arvonmääritys - mitä kaikkea arkistoidaan
Kaikkea julkishallinnon tuottamaa tietoaineistoa ei ole mahdollista, tarpeellista tai perusteltua arkistoida. Vain yhteiskunnallisesti ja tieteellisesti merkittävät tietoaineistot arkistoidaan niiden alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä. Tämä edellyttää arvonmääritystä!
Arvonmääritys tarkoittaa tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelyä. Sen avulla rajataan tärkeät tiedot vähämerkityksellisistä eli pysyvästi säilytettävät (arkistoitavat) tiedot määräajan säilytettävistä tiedoista. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä on ollut kyse ja missä toimintakontekstissa tiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä.
Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittely on Kansallisarkiston tehtävä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu aina Kansallisarkiston antamiin seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön.
Käytännössä arvonmääritys on viranomaisen ja Kansallisarkiston yhteistyötä. Viranomainen määrittelee määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat tiedonhallintalain 21 §:n mukaisia kriteereitä noudattaen ja tekee esityksen arkistoitavista asiakirjoista Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto päättää seulontapäätöksessä, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia.
Arvonmäärityksen työvälineitä ovat arvonmäärityksen kriteerit, joilla tehtäviä ja niiden hoitamisen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja arvioidaan. Kriteerien sisältöä ja käyttöä arvonmäärityksessä on kuvattu Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa.
Arvonmäärityksen koskee kaikkia julkishallinnon tehtäviin ja toimintaan liittyviä tietoaineistoja ja asiakirjoja huolimatta siitä, missä muodossa ne esimerkiksi ovat muodostuneet. Arvonmääritys ohjaa seulontaa eli arvonmäärityksen toimeenpanoa. Seulonnassa muun muassa erotetaan arkistoivat ja määräajan säilytettävät asiakirjat toisistaan sekä arkistoidaan tai tuhotaan tietoaineistot ja asiakirjat säilytysajan päättymisen jälkeen.
Saako henkilötietoja arkistoida? Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät lähes aina henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisessa tietosuojalaissa (1050/2018).
Kerättyjä henkilötietoja käsitellään aluksi niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä henkilötietoja sisältävät asiakirjat voidaan edelleen arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Henkilötietojen arkistoinnissa joudutaan punnitsemaan tietojen merkitystä ainakin sivistyksellisten oikeuksien, sananvapauden ja yksityiselämän suojan näkökulmasta.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden luvaton käyttö voi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. Tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki mahdollistavat kuitenkin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisia tai yleishyödyllisiä arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten.
Esimerkiksi terveyteen ja sosiaalihuoltoon liittyvät tiedot voivat olla tärkeitä kansanterveyttä koskevien tutkimustarpeiden näkökulmista. Siksi niitä voidaan arkistoida. Etnistä alkuperää koskevat tiedot puolestaan voivat olla merkittäviä tutkittaessa vähemmistöjen oikeuksien ja tasa-arvon toteutumista yhteiskunnassa.
Keskeistä lainsäädäntöä: |
📚 Syvennä osaamistasi:
Miten arkistoitua tietoa käytetään?
Julkisen hallinnon toimijan pitää organisoida ja toteuttaa arkistointi niin, että arkistoitavia tietoaineistoja voidaan käyttää tutkimuksen lähteinä. Lisäksi on tuettava viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä.
Tiedon käytettävyydellä tarkoitetaan sitä, että tieto on paikallistettavissa, haettavissa ja tulkittavissa. Arkistokäyttöä tukevat tietoaineistoja koskevat kuvaukset, kuten asiakirjajulkisuuskuvaus ja arkistoluettelot, riittävät metatiedot ja ajan tasalla olevat ja perustellut käyttörajoitukset. Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut pitää määritellä sekä huolehtia työntekijöiden perehdyttämisestä.
Myös julkisuuslainsäädäntö ja tiedonhallintalaki painottavat tietoaineistojen laadukkaan hallinnan merkitystä julkisuusperiaatteen, tietosuojan ja hyvän hallinnon toteutumisessa. Julkisuuslain (621/1999) mukaan tiedon pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevien asiakirjojen sisältö on yksilöitävä riittävästi. Viranomaisen velvollisuus on auttaa pyytäjää asiakirjojen yksilöimisessä.
Esimerkiksi Eduskunnan oikeusasiamiehen verkkosivuilla voi perehtyä siihen, mitä tarkoittaa hyvä hallinto.
Kuva. Arkistovaiheessa tiedon käyttö on tyypillisesti tutkimuskäyttöä, vaikka muitakin tiedontarpeita voi edelleen olla.
Digitaalisina arkistoitavien aineistojen on oltava löydettävissä ja käytettävissä vielä satojen vuosien päästä – aivan kuten vanhat paperiasiakirjat ovat yhä käytettävissämme. Metatietojen, kuvailun ja muun dokumentoinnin avulla varmistetaan, että myös tulevat arkistokäyttäjät pystyvät aina ymmärtämään:
millaisesta tiedosta on kyse
milloin tieto on muodostunut
mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy
millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty
miten tieto liittyy muihin tietoihin
miten sitä saa ja voi käyttää.
Tiedon julkisuuden, salassapidon ja henkilötietoluonteen tunnistaminen ja huomioiminen on edellytys asianmukaisten tietosuoja- ja tietoturvamenettelyjen toteuttamiselle niin elinkaaren alkuvaiheessa kuin arkistossakin.
📚 Syvennä osaamistasi:
Arkistolain näkökulmasta käytettävyyden varmistaminen käsittää asiakirjojen rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, arkistoinnin ja luetteloinnin sekä digitaalisten tietoaineistojen tallentamisen ja säilyttämisen suunnittelun. Tiedonhallintalain astuttua voimaan Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksia asiarekistereistä ja niihin tallennettavista rekisteröintitiedoista. Rekisteröinnin historiasta, periaatteista ja hyödyistä voit lukea Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirjasta.
Arkistoitavat tietoaineistot voi siirtää Kansallisarkistoon
Arkistolain nojalla arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja voi siirtää Kansallisarkistoon. Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja. Siirron jälkeen tietoaineistojen elinkaari ja käyttö jatkuvat turvatusti Kansallisarkistossa.
Vuonna 2025 Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu laajentui valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Nyt myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistoon.
Kansallisarkisto ottaa lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja. Jos sinulla kysyttävää digitaalisten tietoaineistojen siirrosta, aloita siirron suunnittelu perehtymällä Kansallisarkistojen verkkosivujen sisältöön ja ohjepankin materiaaleihin. Voit tutustua myös Sähköisen arkistoinnin palvelun usein kysyttyihin kysymyksiin.
Kuva. Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä perustuu digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen. Tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon on osa suunnitelmallista arkistointia.
Sähköisen arkistoinnin palvelu on yksi Kansallisarkiston asiakkailleen tarjoamista palveluista.
Muita viranomaisille tarjottavia palveluja ovat muun muassa Ohjaus ja neuvonta ja Arvonmääritys- ja seulontapalvelu,
Kansallisarkistoon siirrettyjen aineistojen käyttöön liittyviä palveluja puolestaan ovat muun muassa Verkkopalvelut ja tietokannat, Tutkijasalipalvelut, Tietopyyntöpalvelu
Arkistoinnin suunnittelu - näin pääset alkuun
Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta pystytään hallitsemaan tietoaineistojen elinkaarta ja minimoimaan siihen liittyviä riskejä. Esimerkiksi digitaalinen aineisto tuhoutuu ja häviää, jos sen hallintaan ei kiinnitetä huomiota.
Arkistoinnin suunnittelussa kiinnitetään huomio siihen, mitä tietoa organisaatiolle muodostuu, miten sitä hallitaan ja miten arkistoinnin toteutuminen varmistetaan osana tiedonhallinnan kokonaisuutta. Suunnittelun voi toteuttaa osin projektityöskentelynä, mutta lopulta sen tulisi olla jatkuva tehtävä. Käytännön suunnittelutyössä voit edetä seuraavasti:
Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi
Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit
Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset
Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta
Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet
Alustavassa tutkimuksessa voit hyödyntää muun muassa organisaatiotasi koskevaa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä ja toimintakertomuksia sekä strategia-asiakirjoja.
Suunnittelua voi pohtia myös riskienhallinnan kautta! Riskejä voidaan hallita tunnistamalla ongelmakohdat, ennakoimalla ja suunnittelemalla. Erityisesti digitaaliset tietoaineistot ovat alttiita vahingossa tapahtuvalle tuhoutumiselle ja muuttumiselle käyttökelvottomaksi teknologiaan tai tiedon ymmärrettävyyteen liittyvien muutosten vuoksi.
Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvaus- ja suunnitteluvälineiden tavoitteena on tukea tiedon elinkaaren hallintaa ja käytettävyyttä sekä vastata kysymykseen, mitä tietoa viranomainen omistaa ja minkä tiedon hallinnasta se on vastuussa.
Arkistolaissa säädetty arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) sisältää viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat ja -tavat, ja sopii erityisesti analogisen aineiston hallintaan.
Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa myös tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka tukee tiedon elinkaaren hallintaa myös tietojärjestelmissä.
Tiedonhallintamalli (THM) perustuu tiedonhallintalakiin (2019). Se pyrkii aiempaa laajemman kokonaisuuden hallintaan sekä päällekkäisten kuvausten vähentämiseen. Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksen tiedonhallintamallin sisällöstä.
Lue lisää: Arkistoinnin toimenpidepolku, Tiedonhallinnan menetelmät arkistoinnin tukena.
📚 Syvennä osaamistasi
Kansallisarkiston Arkistoinnin toimenpidepolku -opas on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.
Opas on tarkoitettu arkistolain (831/1994) piirissä oleville toimijoille. Se tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille, jotka tuottavat ja säilyttävät arkistoitavia tietoaineistoja.
Kuva. Arkistoinnin toimenpidepolulla on viisi etappia. Niille kaikille on oppaassa oma osionsa. Voit käydä toimenpidepolun etapit läpi järjestyksessä tai edetä suoraan sille etapille, jolta löydät tietoa sinua juuri nyt askarruttaviin kysymyksiin.
📚 Muistilista
Arkisto on asiakirjojen ja tietoaineistojen kokonaisuus. Se muodostuu jonkin toimijan toiminnan tuloksena. Arkistonmuodostaja voi olla julkishallinnon organisaatio, yhteisö tai yksityinen henkilö.
Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä, ja niiden käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä.
Vain yhteiskunnallisesti ja tieteellisesti merkittävät tietoaineistot arkistoidaan. Tämä edellyttää arvonmääritystä eli tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelyä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön.
Viranomaisen pitää osana tiedonhallintaansa huolehtia myös arkistoinnin suunnittelusta ja arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon. Sen jälkeen arkistotoimija huolehtii tietoaineiston varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön.
Arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot. Viranomaisen tiedonhallintaa ohjaa julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta.
Julkisen hallinnon tiedonhallinta ja arkistointi on digitaalista. Myös jo aiemmin muodostuneista arkistoja digitoidaan. Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan, siis esimerkiksi paperisen, tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi.
Vuonna 2025 Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu laajentui valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Nyt myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistoon.