Arkiston järjestäjän muistilista

Suunnittelu

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Tutustu järjestämistyön vaiheisiin. 

Suunnittele, kuka työn tekee ja arvioi työhön tarvittavat resurssit. 

Henkilöstö, työtilat ja tarvittavat materiaalit 

Päätä työn projektoinnista. 

Lisätietoja projektoinnista

Tee projekti- tai työsuunnitelma. 

Rajaus ja pohjatietojen selvitys 

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Kartoita ja rajaa järjestettävä asiakirjakokonaisuus. 

Asiakirjoja voi olla työhuoneissa, käsi-, väli- ja päätearkistossa. 

Selvitä arkistonmuodostaja ja sitä koskevat taustatiedot. 

Kokoa yhteen kaikki arkistoa koskevat ohjeet, määräykset ja suunnitelmat. 

Tiedot voivat löytyä organisaation ohjeasiakirjoista tai ne voivat olla osana järjestettävää arkistoa. 

Inventointi

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Käy läpi järjestettävä asiakirjakokonaisuus ja dokumentoi se (mm. tietosisältö, määrä, sijainti, rajavuodet, säilytys- ja arkistoyksiköiden fyysinen olomuoto, käyttörajoitukset, henkilötietoluonne) 

Käy kaikki järjestettävät säilytysyksiköt läpi. Älä luota vanhoihin merkintöihin, vaan tarkista jokainen säilytysyksikkö.   

Laajassa aineistossa kannattaa tässä vaiheessa käydä läpi vain joitakin säilytysyksiköitä eri osakokonaisuuksista kokonaiskuvan saamiseksi. 

Poista kokonaisuuden joukosta arkistoon kuulumaton aineisto. 

Esimerkiksi painotuotteet, esineet ja kopiot 

Tarkista, millaisia vaurioita asiakirjoissa on. Selvitä, tarvitseeko asiakirjoille tehdä konservointitoimenpiteitä. 

Taitoksia ym. pieniä vaurioita voi pyrkiä korjaamaan itse, mutta vaativammat työt kuuluvat ammattilaisille. Älä käytä teippiä! Home-epäilyssä ole yhteydessä asiantuntijaan. 

Laadi tarvittaessa inventointiluettelo. 

Inventointiluettelo on tärkeä, jos kyseessä on luetteloimaton ja/tai laaja kokonaisuus. 

Seulonta 

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Perehdy kyseisille asiakirjoille annettuun tai annettuihin seulontapäätöksiin ja selvitä, mitkä ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. 

Erota määräajan säilytettävät asiakirjat pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukosta. 

Kokoa määräajan säilytettävät asiakirjat erilleen ja tarkista, että säilytysyksiköihin on merkitty säilytysaika. 

Tuhoa aineistot tietoturvallisesti, jos niiden säilytysaika on päättynyt. 

Asiakirjat, joiden säilytysaika on päättynyt, tulee tuhota. Salassa pidettävä aineisto on tuhottava tietoturvallisesti. 

Järjestäminen

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Järjestä asiakirjat alkuperäiseen kontekstiin ja/tai arkistokaavan osoittamille paikoille tai luo niille järjestys.  

Poista arkistoitavista asiakirjoista arkistoon kuulumattomat osat. 

Esimerkiksi muovitaskut ja paperia vaurioittavat kiinnittimet ja liittimet

Järjestä sarjan sisällä arkistoyksiköt. 

Yhdistä tarvittaessa sarjakokonaisuudet. 

Laadi alustava arkistoluettelo. 

Luetteloon tulee merkitä vähintään arkistoitavat asiakirjat. 

Järjestämistyön päättäminen

Työvaihe 

Huomioitavaa 

Tarkista olemassa olevien säilytysyksiköiden asianmukaisuus (koko, kunto).

Varmista, että säilytysyksiköt sisältävät sopivan määrän asiakirjoja. 

Suojusta asiakirjat suojapaperilla. 

Pääsääntöisesti yksi arkistoyksikkö suojataan aina yhden suojapaperin sisään. Suojapaperin päälle merkitään arkistoyksikön tiedot. 

Täytä jokainen säilytysyksikkö sopivalla määrällä asiakirjoja. 

Säilytysyksikkö ei saa pullistella, eivätkä asiakirjat saa päästä taipumaan säilytyksessä. 

Nimiöi säilytysyksiköt. 

Kiinnitä nimiö mahdollisimman näkyvälle paikalle.  

Tee merkintä salassa pidettävistä asiakirjoista säilytysyksikköön. 

Merkitse puuttuvat säilytysyksiköt arkistoluetteloon ja viimeistele luettelo muiltakin osin.