Arkiston järjestäminen
Arkiston järjestäminen kannattaa aina aloittaa huolellisella suunnittelulla. Vähänkään suurempi järjestämistyö toteutuu varmemmin, jos se toteutetaan projektina.
Rajaus ja pohjatietojen selvittäminen
Järjestämistyön ensimmäinen vaihe on järjestettävien asiakirjojen kartoittaminen ja asiakirjakokonaisuutta koskevien tietojen yhteen kokoaminen.
Asiakirjakokonaisuuden kartoituksella tarkoitetaan kaikkien kokonaisuuteen kuuluvien asiakirjojen tunnistamista niiden sijaintipaikasta riippumatta. Jos kyse on edelleen toimivan organisaation arkistosta, tulee asiakirjojen kartoittamisesti tiedottaa organisaation sisällä. Myös esimerkiksi työntekijöiden työhuoneissa edelleen olevat asiakirjat täytyy huomioida osana järjestettävää arkistoa.
Asiakirjakokonaisuuteen ja arkistonmuodostajaan on perehdyttävä huolellisesti ennen varsinaisen järjestämistyön aloittamista. On selvitettävä kyseessä oleva arkistonmuodostaja tai arkistonmuodostajat sekä rajattava järjestettävä arkisto tai arkistot. Alkuvaiheessa on myös kartoitettava kaikki olemassa oleva arkistonmuodostusta ja arkistointia koskeva ohjeistus ja dokumentaatio.
Kartoitusvaiheessa ei vielä muuteta asiakirjojen fyysistä järjestystä millään tavoin.
Arkistonmuodostaja ja arkiston rajaaminen
Arkistoa järjestävän on rajattava järjestettävä aineistokokonaisuus. Rajaamisen avulla ratkaistaan, mitkä asiakirjoista kuuluvat järjestämisen kohteena olevaan arkistoon tai arkistoihin. Rajaaminen tapahtuu tunnistamalla arkistonmuodostaja tai arkistonmuodostajat, joiden toiminnan tuloksena asiakirjat ovat muodostuneet. Jokaisen arkistonmuodostajan arkisto tai arkistot säilytetään omina kokonaisuuksina. Tätä arkistojen hallinnan perusperiaatetta kutsutaan provenienssiperiaatteeksi.
Arkistonmuodostajaa määriteltäessä voi hyödyntää seuraavia kysymyksiä:
Onko kyse valtionhallinnosta, kuntaorganisaatiosta, itsenäisestä julkisoikeudellisesta laitoksesta, valtion tai kunnan liikelaitoksesta, osakeyhtiöstä vai yksityisestä toimijasta?
Mikä on arkistonmuodostajan toiminta-aika? Miten sen organisaatio on muodostunut ja kehittynyt? Millainen historia sillä on? Onko sillä edeltäjiä tai seuraajia?
Mitä arkistonmuodostajasta on säädetty? Koskeeko sitä oma organisaatiolaki tai noudattaako se esimerkiksi kunta- tai yliopistolakia?
Toimijoiden nimet saattavat esiintyä asiakirjoissa ja säilytysvälineissä eri muodoissa. Tällöin on selvitettävä, onko kyse vain arkistonmuodostajan nimen vaihtumisesta vai toisesta arkistonmuodostajasta, kuten edeltäjästä tai seuraajasta. Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että järjestettävään kokonaisuuteen on sekoittunut asiakirjoja, joilla ei ole siihen mitään yhteyttä. Kokonaisuuden joukossa saattaa esimerkiksi olla samoissa tiloissa aiemmin toimineen organisaation asiakirjoja tai oman organisaation virkahenkilöiden yksityisiä papereita. Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalle tai sen toiminnan seuraajalle, samoin palautetaan selkeästi yksityishenkilöille kuuluvat aineistot. Sihteeritoimen tai muun syyn vuoksi arkistoon päätyneille komitea-arkistoille ja vastaaville tulee etsiä asianmukainen sijoituspaikka. Asiakirjoja erotettaessa on kuitenkin muistettava, että arkistonmuodostajat ovat toiminnassaan vastaanottaneet muualla laadittuja asiakirjoja, jotka kuuluvat osaksi vastaanottajan aineistokokonaisuutta.
Yksittäiselle arkistonmuodostajalle on voinut muodostua useampia arkistoja. Organisaation toiminnan lakkaamisen ohella arkistonmuodostuksen päättämisen perusteena on voinut olla organisaatiomuutokset tai tehtävien oleellinen muuttuminen. Arkistonmuodostus on saatettu katkaista myös uusien arkistointiperiaatteiden käyttöönoton myötä. Esimerkiksi silloin, kun on siirrytty ABC-kaavasta organisaation tehtäviin ja arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen pohjautuvaan arkistointiin. Nimenvaihdosten tai vähäisten tehtävämuutosten seurauksena arkistoja ei tavanomaisesti ole päätetty.
Lähtökohtaisesti arkistonmuodostus olisi pitänyt päättää ajankohtana, jolloin muutos on ollut ajankohtainen. Vanhaa arkistoa järjestettäessä rajaamisen eri arkistoihin voi kuitenkin joutua tekemään jälkikäteen. Ratkaisua on pohdittava proveniessiperiaatteen, mutta myös arkiston käytettävyyden kannalta. Huomiota tulisi kiinnittää hakemistojen ja asiakirjasarjojen toimivuuteen. Esimerkiksi pitkät asiakirjasarjat ovat usein toimivampia kuin organisaatiomuutosten vuoksi muutaman vuoden pätkiin jaettu arkisto. Arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunut aineistokokonaisuus voidaan järjestää useammaksi arkistoksi myös käytännön syistä esimerkiksi siksi, että järjestettävää osaa aineistokokonaisuudesta on vaikea yhdistää jälkikäteen aiemmin järjestettyyn ja muualle siirrettyyn arkistoon.
Provenienssi- eli alkuperäperiaate ohjaa arkiston järjestämistä.
Ulkoisen provenienssiperiaatteen mukaan jokainen arkisto säilytetään erillisenä ja omana kokonaisuutena. Muodostuneita arkistoja ei saa sekoittaa keskenään.
Sisäinen provenienssiperiaate tarkoittaa arkiston muodostuneen järjestyksen kunnioittamista. Periaatteen mukaan sisäistä järjestystä ei muuteta tarpeettomasti.
Arkiston taustatietojen selvittäminen
Arkistonmuodostajan toiminnan tarkastelu auttaa tunnistamaan arkistonmuodostajan tehtävät sekä sen, mitä asiakirjoja niiden hoitamisessa muodostuu. Tiedot arkistonmuodostajan organisaatiorakenteesta ja tehtävistä arkistonmuodostuksen ajalta auttavat myös aineistokokonaisuuden rakenteen hahmottamisessa. Arkistonmuodostajan tehtäviä ja organisaatiota voi selvittää esimerkiksi lainsäädännön, valtiokalentereiden, työjärjestysten, organisaatiokaavioiden, toimintakertomusten ja historiikkien avulla. Julkisen hallinnon organisaation tehtävistä säädetään tyypillisesti organisaatiolaeissa ja tehtävää koskevassa lainsäädännössä. Myös kokeneiden työntekijöiden haastatteleminen voi olla hyödyllistä tietojen keruussa.
Taustatietojen kartoittamisen apuna voi hyödyntää muun muassa seuraavia kysymyksiä:
Onko kyse keskusvirastosta, jolla on ohjaava rooli sen alaiseen hallintoon nähden vai edellä mainitun ohjauksen mukaan toimivasta substanssitoimijasta?
Onko arkistonmuodostajalla laissa säädettyjä julkisia hallintotehtäviä tai tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa?
Mikä on arkistonmuodostajan maantieteellinen toiminta-alue?
Millainen arkistonmuodostajan organisaatiorakenne on tai on ollut?
Miltä osin arkistonmuodostajan on tullut noudattaa arkistolakia, julkisuuslakia ja tiedonhallintalakia?
Säädetäänkö erityislainsäädännössä arkistonmuodostajan rekisterinpitovelvollisuuksista, tietoaineistojen säilytysajoista tai arkistoinnista?
Mitä muita ulkoisia standardeja tai sisäisiä toimintasääntöjä arkistonmuodostaja on noudattanut?
Kuva. Arkiston järjestämisen perustana on ymmärrys arkistonmuodostajasta, sen organisaatiosta ja tehtävistä sekä tehtävissä muodostuneista asiakirjoista.
Tehtäviä hoidetaan erilaisten prosessien avulla. Prosessien tutkiminen helpottaa tehtävissä muodostuvien asiakirjojen tunnistamista. Tehtäviin ja prosesseihin voi perehtyä tutkimalla muun muassa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, strategia-asiakirjoja, prosessikuvauksia sekä erilaisia sisäisiä ja ulkoisia menettelytapaohjeita. Tärkeitä tiedonlähteitä ovat myös tiedonhallinnan kuvaukset, kuten arkistonmuodostussuunnitelmat tehtäväluokituksineen sekä erilaiset asianhallinnan asiaryhmitykset.
Arkistoa koskevan ohjeistuksen kartoittaminen
Epäjärjestyksessä oleva arkisto tai sekaisin menneet asiakirjat voivat aluksi näyttää siltä, että ne on täysin ilman suunnitelmaa siirretty hyllyille odottamaan järjestämistä. Näinkin voi olla, mutta yleensä ainakin julkishallinnossa niiden osalta on laadittu suunnitelmia tai niiden hallinnasta on annettu määräyksiä tai ohjeita. Ohjeistus on voinut jäädä kokonaan tai osittain noudattamatta, mutta sen tunteminen yleensä auttaa arkiston järjestämisessä.
Kaikki ohjeet, suunnitelmat ja määräykset on tärkeä koota yhteen heti järjestämisen alkuvaiheessa. Asiakirjat on voitu koota asiakirjahallinnon käsikirjaksi tai arkistosäännön yhteyteen. Ne voivat myös löytyä arkistosta itsestään. On myös huomioitava, että ohje- ja määräysasiakirjat voivat sisältää myös vanhentunutta tietoa eli niihin on tärkeä suhtautua sopivalla kriittisyydellä.
Kuva. Arkiston muodostumista on ohjattu erilaisilla ohjeilla.
Ainakin seuraavista asiakirjoista on yleensä hyötyä arkistoa järjestettäessä:
Analogisten arkistojen muodostamista on suunniteltu ja ohjattu 1980-luvulta alkaen arkistonmuodostussuunnitelmilla (AMS). Vuoden 1994 arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa. Tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS) taas ohjataan pääsääntöisesti digitaalisten tietojen muodostumista, mutta joissakin tapauksissa ainakin TOS:n käytön alkuvaiheessa on sillä pyritty hallinnoimaan myös analogisia tietoaineistoja.
AMS perustuu organisaation tehtäviin ja toimintaan. Sen runkona toimii tehtäväluokitus. Suunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään, säilytetään ja arkistoidaan. Se osoittaa, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia ja mitkä tiettyjen määräaikojen kuluttua tuhottavia. Säilytysaikatieto on usein suunnitelmissa ilmoitettu niin, että merkitään kuinka kauan ao. asiakirjaryhmää säilytetään työpisteessä ja mikä on aineiston kokonaissäilytysaika.
Arkistonmuodostussuunnitelmasta on voitu käyttää myös muita termejä kuten arkistointisuunnitelma, asiakirjahallinnan suunnitelma tai tiedonhallintasuunnitelma.
Arkistonmuodostussuunnitelma
on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto.
sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät.
on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa.
Miten hyödynnät arkistonmuodostussuunnitelmia arkiston järjestämisessä?
AMS:n pitäisi sisältää tiedot kaikista organisaation asiakirjoista. Se antaa kokonaiskuvan sekä määräajan säilytettävistä että arkistoitavista asiakirjoista.
AMS:ssa on määritelty pysyvästi säilytettävät asiakirjat. On tärkeää, että käytössä on ajantasainen versio. Jos ei tästä ole varmuutta, on arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat tarvittaessa tarkistettava organisaatiolle annetuista seulontapäätöksistä.
AMS:ssa voi olla määritelty arkistotunnus (signum), jonka perusteella kyseiset asiakirjat on suunniteltu sijoitettavaksi arkistoon.
Lue lisää
Tärkeimmät arkiston hallinnan kuvaukset ja ohjeet ovat pysyvästi säilytettäviä (arkistoitavia). Organisaation asiakirjahallinnan ohjeistuksen lisäksi kannattaa käydä järjestettävänä oleva arkisto kursorisesti läpi, koska sieltä voi myös löytyä erilaisia kuvauksia ja ohjeita.
Inventointi
Kun järjestettävä aineistokokonaisuus on kartoitettu, täytyy se seuraavaksi inventoida. Inventoinnin avulla luodaan yleiskuva järjestettävistä asiakirjoista ja muodostetaan alustava rakenne arkistolle. Inventoinnissa
kerätään tietoa asiakirjojen sisällöstä, ajallisesta kattavuudesta, määrästä ja mahdollisesta olemassa olevasta järjestyksestä
paikannetaan asiakirjojen kaikki säilytyspaikat
tarkistetaan säilytysvälineisiin merkittyjen tietojen oikeellisuus
arvioidaan asiakirjojen kunto ja konservointitoimenpiteiden tarve
laaditaan inventointiluettelo.
Inventointi on keskeinen työvaihe arkiston järjestämisessä. Inventoinnin merkitys korostuu erityisesti silloin, kun järjestäminen kohdistuu suuriin tai täysin järjestämättömiin aineistokokonaisuuksiin. Inventointi on usein mielekästä toteuttaa kahdessa osassa. Aluksi voidaan tehdä ns. alkuinventointi, jossa asiakirjat käydään nopeasti ja pintapuolisesti läpi. Näin saadaan muodostettua yleiskäsitys arkistosta, sen rakenteesta ja kunnosta. Tämän jälkeen siirrytään tarkempaan inventointiin, jossa kerätään yksityiskohtaisempaa tietoa asiakirjoista.
Inventoinnissa on tärkeää tunnistaa kaikki aineistokokonaisuuteen kuuluvat asiakirjat niiden sijaintipaikasta riippumatta. Pääte-, väli- ja käsiarkistojen lisäksi asiakirjoja saattaa olla työhuoneissa ja muissa säilytystiloissa. Työhön on hyvä varata riittävästi aikaa – varsinkin, jos säilytystilat sijaitsevat maantieteellisesti etäällä toisistaan. Jos kaikkia aineistokokonaisuuteen kuuluvia asiakirjoja ei saada paikannettua inventoinnin yhteydessä, voi myöhemmin löytyvien asiakirjojen liittäminen arkistoon joko valmistelutyön aikana tai jälkikäteen lisäluovutuksina olla hankalaa. Lisäksi tämä voi vaikeuttaa arkiston käyttöä tai jopa rikkoa sen yhtenäisyyden ja järjestyksen.
Kaikkien aineistokokonaisuuteen kuuluvien asiakirjojen paikantamisen ja mahdollisen alkuinventoinnin jälkeen aineistokokonaisuus käydään huolellisesti läpi. Koska säilytysvälineisiin tehdyt merkinnät voivat olla harhaanjohtavia ja virheellisiä, säilytysvälineiden sisällöt on syytä tarkistaa. Asiakirjoja läpikäytäessä huomiota tulee kiinnittää arkiston järjestykseen ja sarjakokonaisuuksiin. Jos aineistokokonaisuudessa on havaittavissa jokin järjestys, se pyritään järjestämistyössä säilyttämään. On esimerkiksi mahdollista, että samaan sarjakokonaisuuteen kuuluvat asiakirjat ovat hajaantuneet useisiin paikkoihin. Tällaiset osakokonaisuudet tulee merkitä, jotta ne voidaan myöhemmin yhdistää.
Aineistokokonaisuuden läpikäynti kannattaa aloittaa selkeistä asiakirjakokonaisuuksista. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat asiakirjat kannattaa jättää viimeiseksi. Kun kokonaiskuva arkistosta ja sen rakenteesta täydentyy, usein myös arkistoyhteyksiltään epäselvien asiakirjojen sijoittamisesta alkuperäiseen kontekstiinsa tulee helpompaa.
Inventoinnin yhteydessä on hyvä pohtia, onko asiakirjoja tarpeen koota yhteen eri säilytystiloista järjestämistä varten. Lähtökohtaisesti inventoinnin aikana ei kannata tehdä suuria asiakirjasiirtoja, vaan ne on parempi tehdä vasta sen jälkeen, kun kokonaisuus on käyty läpi ja siitä on muodostunut kokonaiskäsitys. Asiakirjojen siirtelyssä on ylipäätään oltava varovainen, jotta asiakirjojen väliset yhteydet ja järjestys eivät vahingossa häviä. Määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta kannattaa harkita, voitaisiinko asiakirjat toimittaa tuhottaviksi suoraan käsi- ja väliarkistoista.
Inventoinnin aikana laaditaan inventointiluetteloa, johon kerättävät tiedot dokumentoidaan. Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä. Esimerkiksi sarjajaottelu voi muuttua hienojakoisemmaksi alasarjojen myötä tai säilytysyksiköiden määriin voi tulla muutoksia, jos vanhoja säilytysvälineitä korvataan uusilla.
Inventointiluettelo |
|---|
Inventointiluettelo on inventoinnin tuloksena laadittu luettelo, johon dokumentoidaan aineistokokonaisuuden rakennetta ja siihen sisältyvien säilytys- ja arkistoyksiköiden fyysistä olomuotoa, sijaintia, ajallista kattavuutta, sisältöä, elinkaarta ja käsittelyä koskevia tietoja. Inventointiluetteloon merkitään:
|
Arkiston kunnostaminen
Järjestämistyössä arkistoitavat asiakirjat kunnostetaan ja niiden joukosta poistetaan arkistoon kuulumaton aineisto. Kunnostaminen ja poistot voidaan tehdä joko inventoinnin yhteydessä, samalla kun asiakirjoja järjestetään tai erillisenä tehtävänä.
Asiakirjojen kunnostaminen tarkoittaa asiakirjojen arkistoteknistä huoltamista, fyysistä kunnostamista ja konservointia. Kunnostamisessa muun muassa
suoristetaan hellävaraisesti taittuneet ja mutkalla olevat asiakirjat. Asiakirjojen taitokset suoristetaan tarkoituksella taitettuja arkkeja lukuun ottamatta.
poistetaan asiakirjoja vahingoittavat, tarpeettomat ja huonokuntoiset kiinnittimet ja liittimet, kuten muovitaskut ja -haarukat, kuminauhat, sinitarrat, narut ja ruostuneet paperiliittimet.
poistetaan irtolika, pöly ja roskat. Pöly ja muu irtolika voidaan poistaa esimerkiksi mikrokuituliinalla tai imurin pehmeällä suulakkeella pienellä imuteholla.
Kuva. Likaisia ja pölyisiä asiakirjoja käsiteltäessä pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet ja kasvosuojain saattavat olla tarpeen.
Tehtävät kunnostamistoimet eivät saa vaurioittaa asiakirjoja tai vaarantaa niiden säilyvyyttä. Esimerkiksi asiakirjoista irtoavia paloja tai revenneitä reunoja ei tule irrottaa. Moneen osaan repeytyneen asiakirjan palaset voi sijoittaa suojakuoreen odottamaan kunnostusta, jotta tietoja ei pääse häviämään. Kunnostamisessa ei tule käyttää saksia, teippiä, liimaa tai muita haitallisia materiaaleja.
Osan toimenpiteistä arkistonjärjestäjä voi tehdä itse, kun taas osa toimenpiteistä vaatii erityisosaamista. Jos asiakirjat ovat hauraita, homeisia tai muuten huonokuntoisia, kunnostamisessa on syytä turvautua ammattilaisen eli konservaattorin apuun ja ohjeisiin. Huonokuntoisten asiakirjojen kunnostamisesta itse saattaa aiheutua enemmän haittaa kuin hyötyä, minkä lisäksi se voi olla terveydelle vaarallista. Yleisenä periaatteena on, että asiakirjojen korjaukset tekee aina konservaattori.
Kunnostamisen toteuttamista on hyvä arvioida ja suunnitella suhteessa asiakirjojen tuleviin käsittelytoimiin. Jos esimerkiksi suunnitelmana on muuttaa asiakirjat digitaaliseen muotoon, kannattaa harkita, voitaisiinko kunnostaminen tehdä osana digitoinnin muita valmistelutöitä. Jos asiakirjan analoginen säilytysmuoto on arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi, kunnostamistoimet eivät saa vaarantaa asiakirjan materiaalisia erityispiirteitä, vaan asiakirjan fyysinen olomuoto tulee säilyttää mahdollisimman muuttumattomana. Koska esimerkiksi kiinnitysmekanismien poisto saattaa heikentää arvoa, ne on hyvä jättää osaksi asiakirjaa.
Arkistoitavien asiakirjojen yhteyteen on saatettu liittää aineistoja, jotka eivät kuulu arkistoon ja jotka olisi alun perin tullut hävittää välittömän käyttötarpeen päätyttyä. Arkistoitaviin aineistokokonaisuuksiin ei sisällytetä
asiakirjojen kaksoiskappaleita.
omaan käyttöön otettuja jäljennöksiä, otteita ja monisteita.
alustavia luonnoksia ja tilapäisiä muistiinpanoja.
uudelleen kiinnitettäviä muisti- ja viestilappuja. Jos lapun tietosisältö on tärkeä, voi siitä ottaa valokopion ja liittää sen asiakirjojen yhteyteen.
vailla tietosisältöä olevia kirjekuoria. Jos kuoressa on informaatiota, joka ei ilmene muista asiakirjoista, kuorta ei tule poistaa.
arkistoon kuulumattomia mainoksia, lehtiä, säädöskokoelmia ja muita painotuotteita.
esineitä.
Arkistolain (831/1994) määritelmän mukaan asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Esineet eivät ole arkistolain tarkoittamia asiakirjoja, eivätkä ne kuulu arkistoon.
Poistojen kanssa kannattaa edetä harkiten. Mitään poistoja ei ole suositeltavaa tehdä ennen kun aineistokokonaisuudesta on muodostunut hyvä kokonaiskäsitys. Vaikka pääsäännön mukaan esimerkiksi painotuotteita ei sisällytetä arkistoitaviin kokonaisuuksiin, suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen tuloksena muodostuneet arkistonmuodostajan omat julkaisut ja muut painetut asiakirjat kuuluvat osaksi arkistonmuodostajan arkistoa.
Järjestyksen tarkistaminen ja luettelointi
Inventoinnin jälkeen arkistoon kuuluvat asiakirjat järjestetään alkuperäisille paikoilleen. Työvaihe edellyttää riittävien resurssien ohella järjestettävän arkiston hyvää tuntemusta. Asiantuntemuksen puuttuessa asiakirjojen järjestäminen etenee hitaasti ja riskinä on asiakirjojen käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden vaarantuminen. Järjestämistyön laajuuteen ja vaativuuteen vaikuttaa asiakirjojen määrä sekä se, kuinka järjestelmällisesti niitä on aiemmin käsitelty. Jos arkistonmuodostus on ollut suunnitelmallista ja asiakirjat on jo alun perin sijoitettu oikeille paikoille tai jos asiakirjat on järjestetty alkuperäisiin arkistollisiin yhteyksiinsä jälkikäteen, työvaiheessa vain varmistetaan, että asiakirjojen järjestys on kunnossa. Laajan ja sekaisin olevan arkiston asiakirjojen järjestäminen sen sijaan vaatii enemmän aikaa, osaamista ja arkiston tuntemusta.
Päämääränä arkiston järjestämisessä on looginen ja helposti käytettävä aineistokokonaisuus. Asiakirjojen järjestämisessä keskeistä on arkiston alkuperäisen järjestyksen määritteleminen ja sen noudattaminen. Järjestämistä kuvataankin usein toimenpiteenä, jonka yhteydessä epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat palautetaan takaisin oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä.
Järjestettävät asiakirjat sijoitetaan alkuperäiseen kontekstiinsa tai arkistokaavan osoittamille paikoille, ja yhteenkuuluvista asiakirjoista muodostetaan samansisältöisiä asiakirjakokonaisuuksia. Asiakirjat järjestetään toiminta-ajan arkistosääntöjen, arkistonmuodostussuunnitelmien, tiedonohjaussuunnitelmien ja arkistokaavojen mukaan. Asiakirjojen kontekstin tunteminen on tärkeää, jotta voidaan toimia tunnetun mallin mukaisesti ja liittää asiakirjat osaksi olemassa olevaa aineistokokonaisuutta.
Arkistokaava |
|---|
Arkistokaava on arkistoon sisältyvien pysyvästi säilytettävien sarjojen luokittelujärjestelmä, jonka avulla luokitellaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja kuvataan asiakirjasarjojen järjestys. Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen ja sarjojen keskinäisen järjestyksen. Arkistokaava sisältää pää- ja alasarjoja, jotka kokoavat yhteenkuuluvat asiakirjat yhteisen nimekkeen alle. Sarjojen sisäistä järjestystä eli asiakirjojen keskinäistä järjestystä yksittäisen sarjan sisällä arkistokaava ei määrittele. Arkistokaava toimii sisällysluettelona arkistoluettelon tiedoille. Arkistoon sisältyvien arkisto- ja säilytysyksiköiden tunnukset johdetaan yleensä arkistokaavasta. Arkistokaavoja on kahdenlaisia. ABC-kaavaa käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa edeltäneen ajan tai epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen luetteloinnissa. Kaava sisältää sekä asiakirjojen syntytapaan ja muotoon että asiakirjojen sisältöön perustuvia sarjoja. ABC-kaavassa on kiinteät pääsarjat, joilla on aina samat kirjaintunnukset ja nimekkeet. Pääsarjojen alla olevien sarjojen ja alasarjojen nimekkeet ja tunnukset ovat vapaammin muotoiltavissa. Sarjoja otetaan käyttöön tarpeen mukaan. Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava perustuu arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitukseen. Tehtäväryhmittelyn mukaista arkistokaavaa käytetään tyypillisesti nuoremmissa, arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelmien käyttöönoton jälkeen eli käytännössä 1990-luvulta alkaen muodostuneissa asiakirjoissa. Kaava pohjautuu arkistonmuodostajan toimintaan ja tehtäviin, minkä vuoksi se on aina arkistokohtainen. Kaavassa ei ole kiinteitä sarjoja, vaan sarjat vaihtelevat arkistoittain. Sarjojen keskinäinen järjestys perustuu numeroluokitukseen, ja samaan tehtävään/ryhmään kuuluvat arkistoitavat asiakirjat muodostavat omat kokonaisuutensa. |
Esimerkkejä arkistokaavoista |
Sarjan sisällä asiakirjat järjestetään loogiseen järjestykseen, kuten aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen.
Lähtökohtaisesti arkiston olemassa olevaa järjestystä tulee pyrkiä kunnioittamaan. Jos inventoinnin yhteydessä aineistokokonaisuudessa on tunnistettu jokin järjestys, se tulee mahdollisuuksien mukaan säilyttää tai palauttaa tarvittaessa, jos se on päässyt rikkoutumaan. Sekaiselta vaikuttavaan arkistoon ei pidä lähteä luomaan uutta rakennetta hätiköidysti, vaan ensin on selvitettävä rauhassa, onko epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate.
Suunniteltua arkistointijärjestystä tulee muuttaa ainoastaan perustellusta syystä, ja jos muutoksia tehdään, on ne dokumentoitava huolellisesti. Jos asiakirjoilla on rekisteröinti- ja arkistointiperiaate ja niitä muutetaan jälkikäteen, voi tällä olla vaikutusta arkistonmuodostukseen liittyviin yhteyksiin ja hakuväyliin, jotka turvaavat asiakirjojen todistusvoimaisuutta.
Jos aineistokokonaisuutta ei ole arkistoitu arkistokaavan tai -suunnitelman mukaan, tulee aineistokokonaisuutta ja sen sisältöä tarkastelemalla pyrkiä löytämään aineistokokonaisuuden olemassa oleva rakenne. Jos havaittu rakenne ja järjestys ovat käytettävyyden näkökulmasta järkeviä, kokonaisuutta ei pidä järjestää uudelleen, vaan luettelointi tehdään olemassa olevan rakenteen pohjalta. Aineistokokonaisuudelle luodaan uusi rakenne vain, jos tarve sitä todella vaatii.
Jos aineistokokonaisuudella ei ole arkistonmuodostussuunnitelmaa tai tunnistettavissa olevaa järjestystä, arkistolle on luotava rakenne ja tarvittaessa arkistokaava. Tällöinkin on pyrittävä löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Suunnittelun apuna voi hyödyntää esimerkiksi asiakirjoista mahdollisesti löytyviä diaarimerkintöjä. Jos aineistokokonaisuus sisältää selkeitä kokonaisuuksia, kuten aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue, voidaan rakenne luoda niiden perusteella.
Erikoisaineistojen järjestäminen |
|---|
Standardikokoisista tekstiasiakirjoista muodoltaan poikkeavia karttoja, piirustuksia ja valokuvia kutsutaan erikois- tai erityisaineistoiksi. Erikoisaineistojen järjestäminen edellyttää eräiltä osin muiden analogisten asiakirjojen järjestämisestä poikkeavien menettelytapojen soveltamista. |
Kuvailu ja luettelointi
Arkiston järjestämisessä on keskeistä, että asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä työn päätteeksi. Järjestämistyön aikana laadittavat luettelointi- ja kuvailutiedot muodostuvat järjestettävän arkiston metatiedoiksi, jotka luovat perustan asiakirjojen myöhemmälle käytölle, löydettävyydelle ja ymmärrettävyydelle.
Metatieto on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa. Lähde: Finto, Tietotermit
Arkistolaitoksen Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen (osa 1, osa 2, osa 3) määritelmän mukaan kuvailu on tietoja, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineistokokonaisuuden tai kokoelman. Arkistokuvailu rakentuu kuvailutasoista. Eri tasojen avulla voidaan kuvailla erilaisia kuvailukohteita ja esittää niiden välisiä suhteita. Asiakirjat tuottanutta yhteisö- tai henkilötoimijaa kuvailevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla. Analogisia asiakirjoja kuvaillaan tyypillisesti kolmella eri kuvailutasolla:
Arkistoa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot esitetään arkisto- eli aineistokokonaisuustasolla.
Arkistoon sisältyvät asiakirjaryhmät kuvaillaan yhdellä tai useammalla hierarkkisesti järjestyvällä sarjatasolla.
Yksittäisten sarjojen sisältämät luettelointiyksiköt kuvaillaan arkistoyksikkötasolla.
Luettelointi on osa kuvailua, ja sen avulla identifioidaan yksittäiset arkistoyksiköt. Luettelointitiedot esitetään joko arkistoluettelossa tai muun arkistohakemiston osana. Arkistoluettelo laaditaan asiakirjojen järjestämisen rinnalla. Järjestämistyön päättymisen jälkeen arkistoluettelo toimii arkistohakemistona, joka sisältää tiedot arkiston säilytys- ja arkistoyksiköistä. Jos arkiston asiakirjoista on ylläpidetty arkistoluetteloa jo aiemmin, voi olemassa olevaa luetteloa täydentää järjestettäviä asiakirjoja koskevilla tiedoilla.
Arkistoluettelo |
|---|
Arkistoluettelo on arkistohakemisto, johon merkitään arkiston säilytys- ja arkistoyksiköitä koskevat metatiedot. Arkistoluettelo osoittaa, mitä asiakirjoja arkistoon kuuluu ja mikä järjestys arkistolla on. Arkistoluettelo tukee sekä arkiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen siten, että asiakirjat ovat myöhemmin löydettävissä ja niiden tietosisältö käy selkeästi ilmi. Arkistoluettelo laaditaan yleensä pysyvästi ja pitkään, yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Luettelo voidaan myös rajata koskemaan pelkästään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Asiakirjojen ohella arkistoluetteloon kuvataan arkiston järjestys ja tietosisältö. Arkistoluettelo tehdään usein arkistokaavan perusteella, mutta sen voi tehdä myös ilman arkistokaavaa. Luettelo laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella, jos kyse ei ole ns. yhtenäisistä massa-aineistoista tai sisältäpäin kasvavista sarjoista, kuten potilas- tai asiakasasiakirjoista. Tällaisten sarjojen osalta arkistoluettelossa riittää maininta arkistointijärjestyksestä. Sen jälkeen, kun asiakirjojen joukosta on erotettu pois määräajan säilytettävät asiakirjat, merkitään pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoluetteloon. Arkistoluetteloon merkitään
 |
Tiedot arkistoluetteloa varten saadaan, kun asiakirjojen järjestämisen yhteydessä selvitetään, mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin sarjoihin ja määritellään sarjoihin kuuluvat asiakirjat. Arkistoluettelo pohjautuu sarjatason hierarkiaan. Sarja on muodoltaan, tehtäviltään tai sisällöltään yhteen kuuluvien asiakirjojen kokonaisuus, jolla on yhteinen nimeke. Sarjojen avulla voidaan muassa ryhmitellä asiakirjoja, esittää asiakirjojen välisiä suhteita ja kuvailla asiakirjojen tehtäväkontekstia, jos sarjat luodaan organisaation tehtävien pohjalta. Sarjat jakaantuvat hierarkkisesti pääsarjoihin ja sarjoihin. Pääsarjat sisältävät vaihtelevan määrän sarjoja. Jokaiseen sarjaan kuuluu vähintään yksi arkistoyksikkö. Yhteen säilytysvälineeseen eli säilytysyksikköön voi sijoittua useampia arkistoyksikköjä.
Kuva. Asiakirjat kuvaillaan hierarkkisesti järjestyvien kuvailutasojen avulla.
Luettelointi heijastaa arkiston rakennetta. Toimiva rakenne on mahdollisimman selkeä ja yksinkertainen, mutta samalla asiakirjakokonaisuuksia riittävästi yksilöivä ja jäsentävä. Liian monitasoinen sarjahierarkia tai lukuisiin pieniin rinnakkaisiin sarjoihin perustuva sarjajaottelu voi heikentää arkiston käytettävyyttä. Jos arkisto on pieni tai rakenteeltaan hyvin yksinkertainen, luettelointi voidaan tehdä myös ilman sarjarakennetta ja luetteloida yksiköt suoraan aineistokokonaisuustason alle.
Seulonta
Kaikkea muodostuvaa tietoa ei ole mahdollista, eikä mielekästä säilyttää pysyvästi. Seulonta on osa arkistonmuodostusta, ja sitä ohjaa arvonmääritys. Arvonmääritys on tiedon elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjoista ja tietoaineistoista arkistoidaan ja mitkä säilytetään määräajan. Ne asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on arvonmäärityksen perusteella arkistollista arvoa, arkistoidaan eli säilytetään ilman aikarajaa yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Kansallisarkiston päätöksiä arkistollisesta arvosta kutsutaan seulontapäätöksiksi. Arkistollisen arvon määrittelyn lisäksi arvonmääritys sisältää myös säilytysaikojen määrittelyn. Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) edellyttää viranomaisia arvioimaan hallussaan olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat säilytystarpeet ja määrittämään niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot on joko arkistoitava tai tuhottava.
Seulonta on arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Sillä tarkoitetaan seuraavia toimenpiteitä:
arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan
tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen.
Arvonmäärityksessä ja seulonnassa sovellettavat käytännöt riippuvat siitä, noudatetaanko järjestettävinä oleviin asiakirjoihin arkistolakia (831/1994). Arkistolain piiriin kuuluvat asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätösten ja lainsäädännön mukaisesti. Jos arkistolaki ei koske järjestämisen kohteena olevia asiakirjoja, eikä niiden arkistoinnista ole päätetty lainsäädännössä, arkistointia toteutetaan toimijan oman harkinnan perusteella. Asiasta on tärkeää keskustella myös arkiston mahdollisesti vastaanottavan tahon kanssa. Tässä luvussa näkökulma on niissä arkistoissa, jotka kuuluvat arkistolain piiriin.
Arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen
Järjestettävään analogiseen arkistoon voi sisältyä niin määräajan kuin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Määräajan säilytettävät ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee seuloa eli erottaa toisistaan aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa. Jos arkistolakia sovelletaan järjestämisen kohteena oleviin asiakirjoihin, seulonta tehdään lainsäädännön, Kansallisarkiston toimijakohtaisten seulontapäätösten ja yleismääräysten perusteella.
Seulonnan ulkopuolelle jäävät julkishallinnon vuotta 1920 vanhemmat asiakirjat. Poikkeuksen tästä muodostaa valtionhallinnon organisaatioiden tiliasiakirjat, jotka saa seuloa myös vuosilta 1901–1919. Jos pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat on otettu talteen alun perin erillään toisistaan (ns. ennakkoseulonta), niiden läpikäynti on vaivatonta. Taannehtiva seulonta sen sijaan on usein hitaampaa ja työläämpää. Jos määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat eivät ole vielä päättyneet, erotetaan ne pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista tarkoituksenmukaisella tavalla ja merkitään selkeästi.
Seulontapäätökset on luettava tarkasti ja selvitettävä, minkä aikakauden asiakirjoja päätös koskee ja mistä alkaen sitä voidaan soveltaa. Jos seulontapäätös ei ole takautuva, ei sen perusteella saa hävittää vanhempia asiakirjoja. Jos päätöstä voidaan noudattaa takautuvasti, on päätöksissä tyypillisesti määritelty ajankohta, josta alkaen sitä voidaan soveltaa. Päätöstä voidaan noudattaa ainoastaan siinä mainittuun arkistonmuodostajaan ja sen arkistoihin. Koska uudemmilla seulontapäätöksillä on saatettu kumota aiempia päätöksiä, on tärkeää tutustua kaikkiin arkistonmuodostajaa koskeviin päätöksiin. Kaikkien asiakirjojen säilytysaika tulee olla määritelty: mitään asiakirjoja ei saa tuhota, jos niille ei löydy seulontapäätöstä. Jos päätökset eivät ole kattavia, on tehtävä taannehtiva seulontaesitys Kansallisarkistolle.
Kuva. Arkistonjärjestäjän yksi tehtävä on tutustua arkistonmuodostajalle annettuihin seulontapäätöksiin.
Lisätietoja seulonnan toteuttamisesta |
|---|
Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat löytyvät pääsääntöisesti arkistonmuodostajan arkistonmuodostussuunnitelmasta. Suomen Kuntaliitto ja julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta ovat myös julkaisseet suosituksia säilytysajoista. Nykyinen arkistolaki (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen kestosta. Lain voimaantulosta eli 1.10.1994 alkaen Kansallisarkisto on ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi. Aiemman arkistolain (184/1981) nojalla Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää. Vuoden 1981 arkistolain perusteella vahvistetut asiakirjojen säilytysajat eivät enää ole sitovia, vaan ne muuttuivat suosituksiksi nykyisen arkistolain myötä. On tärkeää huomata, että aiemman lain aikana aikana annetut päätökset, joilla on määrätty asiakirjoja pysyvään säilytykseen, ovat edelleen sitovia, ellei Kansallisarkisto ole kumonnut niitä myöhemmillä päätöksillään.
Määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen ja tuhoaminen ovat henkilötietojen kohdalla rekisterinpitäjän vastuulla. Arkistolain perusteella seulonnan toteuttaminen on arkistonmuodostajan vastuulla. Lainsäädännöllisten velvollisuuksien lisäksi asiakirjoja pitää seuloa kustannussyiden vuoksi. Määräajan säilytettävien asiakirjojen jättäminen arkistoitavien asiakirjojen joukkoon johtaa säilyttämisen kustannusten turhaan kasvuun. Seulonta myös lisää asiakirjojen käytettävyyttä. Seulonnan myötä asiakirjat ovat helpommin haettavissa ja keskeiset asiakirjat löytyvät paremmin.
Seulonnan toteuttamisessa on hyvä käyttää myös harkintaa, jos arkistoitavien asiakirjojen joukossa olevien yksittäisten asiakirjojen poisto aiheuttaa kohtuuttoman paljon työtä tai jos aivan kaikkia määräajan säilytettäviä asiakirjoja ei kyetä tunnistamaan varmuudella. Asiaa arvioitaessa tulisi huomioida niin tietojen minimoinnin vaatimus, määräaikaisiin asiakirjoihin sisältyvien tietojen merkitys rekisteröidylle, uusimmat seulontaohjeistukset, samaan arkistokokonaisuuteen kuuluvien arkistoitavien tietojen merkitys kansallisen kulttuuriperinnön säilymiselle kuin tosiasialliset mahdollisuudet seulontaan.
Muistilista
Selvitä kaikki arkistonmuodostajaa koskevat seulontapäätökset ja arkistonmuodostussuunnitelmat ja perehdy niihin huolellisesti.
Asiakirjojen tunnistamisessa auttavat vanhat arkistoluettelot, tietoaineiston tuntevat työntekijät sekä arkistonmuodostajan tehtäviin ja lainsäädäntöön tutustuminen.
Älä hävitä asiakirjoja, jos niitä ei ole arvonmääritetty.
Huomioi myös eri tallennusvälineillä ja sähköisessä muodossa olevat tiedot.
Vain pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan.
Seulontaesitys on tehtävä Kansallisarkistolle, jos päätöstä ei ole.
Asiakirjojen säilytysmuoto
Asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan tällä hetkellä pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Myös alkujaan analogisessa muodossa muodostuneet arkistoitavat asiakirjat pyritään muuntamaan digitaalisiksi ja arkistoimaan vain digitaalisessa muodossa. Aikarajaa analogisten asiakirjojen digitoinnille ei ole asetettu. Pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia digitointivaatimuksia. Kun analogisesta asiakirjasta tuotetaan Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyn mukaisella digitoinnilla saman sisältöinen digitaalinen asiakirja, kyse ei ole alkuperäisen asiakirjan kopiosta, vaan saman asiakirjan toisesta ilmentymästä. Digitoinnin jälkeen asiakirjan analoginen ilmentymä voidaan korvata digitaalisella ilmentymällä ja analoginen asiakirja on mahdollista tuhota sen jälkeen, kun digitaalisen ilmentymän laatu, säilyvyys ja saatavuus on varmistettu.
Pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja lukuun ottamatta. Arkistoa järjestävän on varmistettava, että järjestämistyön kohteena olevien analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arvo on arvioitu, sekä huomioitava arvioinnin tulos järjestämistyössä.
Poikkeuksen digitaaliseen arkistointiin muodostaa asiakirjat, joiden analoginen säilytysmuoto on arvioitu kulttuurihistorialliseksi arvokkaaksi. Säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokas analoginen asiakirja on korvaamaton, minkä vuoksi se tulee säilyttää digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Kulttuurihistoriallinen arvo on sidoksissa analogisen asiakirjan fyysiseen olomuotoon sekä sen aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arkistolain piirissä olevat arkistonmuodostajat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon itse Kansallisarkiston määrittämiä kriteereitä soveltaen. Arvioinnissa huomioidaan muun muassa asiakirjan kunto, ikä, tallennusalusta, ainutlaatuisuus ja edustavuus.
Kuva. Järjestämistyön yhteydessä löytyvien tallennusvälineiden sisällöt tarkistetaan mahdollisuuksien mukaan ja varmistetaan, että niille tallennetut pysyvästi säilytettävät asiakirjat on otettu talteen myös pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen.
Lue lisää
Analogisessa muodossa muodostuneet ja muodostuvat pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021) sekä digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuotoa koskevan yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) mukaisesti.
Lisätietoja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta löytyy yllä mainitun yleispäätöksen lisäksi yleispäätöksen perustelumuistiosta sekä sen erillisliitteestä ja Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi -verkko-oppaasta.
Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskeviin Kansallisarkiston ajantasaisiin vaatimuksiin voi tutustua Kansallisarkiston verkkosivuilla.
Tuhoaminen
Kun asiakirjoille ja tietoaineistoille niiden elinkaaren alkuvaiheessa määritelty säilytysaika alkuperäistä käyttötarkoitusta varten päättyy, tulee ne joko arkistoida tai tuhota (tiedonhallintalaki 906/2019, 21 §). Säilytysajan jälkeen arkistoitaviksi määrätyt asiakirjat ja tietoaineistot siirtyvät elinkaaressaan arkistovaiheeseen. Arkistovaiheeseen siirtyminen merkitsee tiedon käsittelyperusteen muuttumista alkuperäisestä käyttötarkoituksesta yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi, mikä mahdollistaa henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen arkistoinnin.
Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen määräajan säilytettävät tietoaineistot tulee tuhota tietoturvallisella tavalla. Arkistolaki (831/1994, 7, 13 §) edellyttää arkistotoimea hävittämään tarpeeton aineisto. Lisäksi lain mukaan asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.
Asiakirjojen tuhoaminen toimeenpannaan ja dokumentoidaan organisaation asiakirjahallinnon toimintaohjeiden mukaisesti. Salassa pidettävät asiakirjat voidaan tuhota asianmukaisesti esimerkiksi käyttämällä paperisilppureita tai lukittavia tietoturva-aineistojen keräyslaatikoita.
Kuva. Määräajan säilytettävät asiakirjat tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen.
Asiakirjojen säilytysaikojen laskennassa suositellaan seuraavien periaatteiden noudattamista:
Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi niitä koskevien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai jos asia ei ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet.
Tilinpitoon liittyvien asiakirjojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat.
Muiden päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä.
Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen merkintä.
Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä.
Lue lisää
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta (VM 2023:77) Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.
Järjestämistyön viimeistely
Järjestämistyön loppuvaiheessa aineistokokonaisuus kootaan tarvittaessa yhteen ja yhdistetään sarjakokonaisuudet, asiakirjat suojustetaan ja säilytysyksiköt nimiöidään.
Suojustaminen
Suojustamisen tarkoitus on suojata asiakirjoja vaurioitumiselta sekä muun muassa valolta, pölyltä ja kosteudelta. Suojustamisessa asiakirjat sijoitetaan asianmukaisiin suojalehtiin ja säilytysvälineisiin. Suojustamisessa käytettävät suojavälineet valitaan järjestettävien asiakirjojen koon ja ominaisuuksien perusteella.
Kuva. Arkistokotelo ja suojapaperilla suojatut asiakirjat
Säilytysvälineisin sijoitettavat asiakirjat suojataan oikean kokoisilla suojapapereilla. Vähintään säilytysyksikön ylin ja alin asiakirja tulisi suojata suojapaperilla. Suojapapereiden avulla voidaan myös erottaa säilytysyksikön sisältämät eri asiayhteyksiin kuuluvat asiakirjat toisistaan ja vastavuoroisesti yhdistää yhteenkuuluvat asiakirjat. Suojalehtiä tulee kuitenkin käyttää kohtuudella. Suojalehtiin merkitään niiden väliin sijoitettuja asiakirjoja yksilöivät tiedot, kuten arkistoyksikön tunnus ja tieto mahdollisesta salassapidosta. Merkinnät tehdään ennen kuin asiakirjat sijoitetaan suojalehtien väliin.
Huonokuntoiset säilytysvälineet tulee korvata uusilla. Jos asiakirjat ovat esimerkiksi rengaskansioissa, ne on hyvä sijoittaa arkistokoteloihin. Myös huonokuntoisten sidosten koteloiminen on suositeltavaa. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista vähintään analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistorialliset arvokkaat asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin.
Kuva. Eri kokoisia arkistokoteloita.
Saatavilla on erilaisia ja eri kokoisia säilytysvälineitä. Käytettävä säilytysväline valitaan asiakirjatyypin ja suurimman asiakirjan koon perusteella, jotta se voidaan täyttää asianmukaisesti. Jos osa asiakirjoista on laadittu esimerkiksi foliokokoiselle tallennusalustalle, niitä ei saa sijoittaa A4-kokoiseen arkistokoteloon. Asiakirjoihin ei tule myöskään tehdä uusia taitoksia, jotta ne mahtuisivat säilytysvälineeseen. Vain tarkoituksenmukaisesti valittu säilytysväline suojaa asiakirjoja taipumiselta, murtumiselta ja muulta vaurioitumiselta.
Säilytysvälineet täytetään napakasti ja tasaisesti täyteen. Asiakirjojen tulee olla tiivisti kotelossa, mutta ne eivät saa olla puristuksissa. Koteloiden liiallinen täyttäminen ja tyhjäksi jättäminen vaurioittavat asiakirjoja. Jos asiakirjat ovat esimerkiksi niittien vuoksi toisesta reunasta paksumpia kuin toisesta, voi osan asiakirjapinosta sijoittaa koteloon 180 astetta käännettynä. Näin koteloon mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja. Yli 10 senttiä leveiden koteloiden käyttö ei ole suositeltavaa, koska täyteen pakattuina ne ovat painavia ja hankalia käsitellä. Käytettävyyden kannalta arkistokotelot kannattaa täyttää siten, että asiakirjat ovat avattaessa heti luettavissa eli järjestyksessä ensimmäiset asiakirjat ovat kotelossa päällimmäisinä oikein päin.
Kortistoille valitaan arkistolaatikko, joka on mahdollisimman lähellä korttien kokoa. Jos kortiston käyttötarve on vähäistä, kortiston voi sijoittaa myös arkistokoteloon. Kortisto sijoitetaan koteloon esimerkiksi siten, että kortit sidotaan nipuiksi puuvillanarulla, kanttinauhalla tai muulla helposti avattavalla, kortteja vahingoittamattomalla narulla. A4-kokoiseen koteloon mahtuu korttien koosta riippuen useampia korttinippuja rinnakkain. Korttinippujen keskinäinen järjestys kotelon sisällä osoitetaan nippujen päälle tehdyillä merkinnöillä.
Säilytysyksiköiden tunnistetiedot
Säilytysvälineisiin merkitään asiakirjojen tunnistamisen ja hallinnan kannalta keskeiset tiedot. Näistä tunnistetiedoista on hyvä ilmetä arkistonmuodostaja, asiakirjasarja, asiakirjojen ajallinen kattavuus, säilytysyksikön tunnus, mahdollinen hävitysaika sekä muut asiakirjojen tunnistamisessa ja käsittelyssä tarvittavat tiedot, kuten salassa pidettäviä asiakirjoja koskevat käyttörajoitukset.
Tunnistetiedot merkitään säilytysvälineeseen joko kirjoittamalla tai erillisin nimiöin. Nimiöt voivat olla liimattavia tai tarrapohjaisia. Nimiöitä käytettäessä tulee varmistaa, että nimiö kiinnittyy hyvin alustaan, eikä riskiä sen irtoamisesta ole. Liimattavat nimiölaput kiinnitetään arkistokelpoisella liimalla. Tarra-arkkeja käytettäessä huomiota tulee kiinnittää tarran kiinnipitävyyteen. Nimiöintiin kannattaa valita tarra, jonka liima on erityisen vahvaa. Tyypillisesti näitä markkinoidaan maininnoilla Permanent, Strong ja Power. Valittavan tarran pitää myös kestää olosuhteiden vaihtelua ja pysyä kiinni erilaisissa pinnoissa. Tarran pintamateriaalin tulee olla happo- ja kloorivapaata paperia. Tarroja valittaessa tulee huomioida myös se, jos nimiöitä on tarkoitus tulostaa veden- ja valonkestävillä väriaineilla.
Tunnistetiedot on suositeltavaa merkitä siten, että ne ovat luettavissa säilytysyksikön ollessa hyllyssä. Lähtökohtaisesti nimiöt kiinnitetään säilytysyksikön kapeimman sivun alaosaan. Jos nimiö ei mahdu säilytysyksikön kapeimmalle sivulle tai jos tunnistetietojen lisääminen säilytysyksikön selkämykseen ei ole muuten mahdollista, tiedot kannattaa merkitä siten, että ne voi nähdä heti, kun säilytysyksikön ottaa hyllystä. Nimiöitä ei tule kiinnittää säilytysyksikön irralliseen kanteen, vaan esimerkiksi kortistolaatikoihin nimiö lisätään laatikon alaosan kapeamman sivun alareunaan.
Nimiön tulee kiinnittyä säilytysyksikön pintaan kauttaaltaan, jotta ei muodostu riskiä sen repeytymisestä tai irtoamisesta. Jos säilytysvälineeseen aiemmin merkityt tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia, tietoja täydennetään tarvittavilta osin. Jos vanhat tunnistetiedot ovat virheellisiä, eikä niitä saa poistettua, voi vanhat tiedot peittää esimerkiksi veden- ja valonkestävällä tussilla. Uudet nimiöt kannattaa pyrkiä kiinnittämään suoraan säilytysvälineen pintaan vanhan nimiön päälle kiinnittämisen asemesta.