Asiakirjojen säilymisen turvaaminen
Arkiston järjestämisen lisäksi on huolehdittava analogisten asiakirjojen fyysisestä säilymisestä. Säilymiseen vaikuttavat arkistoon sisältyvien materiaalien laatu sekä tilat ja olosuhteet, joissa arkistoa säilytetään.
Arkistokelpoiset materiaalit
Säilytysmateriaalien merkitys kasvaa sen mukaan, mitä pidempään aineistoja täytyy säilyttää. Kun kyse on analogisessa muodossa arkistoitavista asiakirjoista, on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, millaisia materiaaleja käytetään.
Arkistokelpoiset materiaalit tarkoittavat esimerkiksi paperiasiakirjan tuottamiseen liittyviä materiaaleja, kuten paperin ja musteen laatu, tai kirjoitusvälineitä ym. välineitä, joilla pyritään takaamaan aineistojen ja niihin tehtävien merkintöjen säilyvyys. Suojamateriaalit lukeutuvat myös lavean arkistokelpoisten materiaalien määritteen alle. Ne nimensä mukaisesti suojaavat aineistoja. Erilaisia suojamateriaaleja ovat esimerkiksi suojapaperit/”vaippalehdet”, arkistokotelot ja arkistolaatikot.
Miten arkistokelpoisista materiaaleista on ohjeistettu?
Arkistolain (831/1994, 11 §) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä.
Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet aiemmin päätöksiä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Nykyään ei päätöksiä enää anneta, eikä ylläpidetä luetteloa arkistokelpoisista materiaaleista. Kansallisarkisto suosittelee käytettävän paperimateriaaleja, jotka täyttävät viimeisimmän, eli vuoden 2010 arkistokelpoisuusmääräyksen kriteerit. Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä löytyy Kansallisarkiston verkkosivuilta kumotuista määräyksistä. Suojaamisessa tulisi käyttää Kansallisarkiston ohjeessa (Analogisten arkistoitavien asiakirjojen suojaamisessa käytettävät materiaalit 2018) mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.
Hankintoja tekevän tahon on itse varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset.
Suojamateriaalit
Suojamateriaalit jaetaan primäärisuojiin ja sekundäärisuojiin:
Primäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka ovat suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten esimerkiksi suojapaperit (”vaippalehdet”) ja valokuvien suojakuoret.
Sekundäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka eivät ole suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten kotelot ja laatikot.
Kuva. Arkistokelpoisia koteloita, joissa selkeät nimiöt.
Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistokoteloissa. Koteloiden tulee olla arkistokelpoisia. Pitkään käytössä olleet vanhat ruskeat arkistokotelot eivät pääsääntöisesti ole arkistokelpoisia. Säilytysyksiköihin kiinnitettyihin nimiöihin käytetyn paperin ja liiman on oltava happamuudeltaan neutraalia. Valmiiden tarrojen osalta on nämä ominaisuudet varmistettava. Myös tarrojen kiinni pysyminen on kokeellisesti varmistettava. Nimiöiden merkinnät on tehtävä arkistokelpoisella menetelmällä.
Kun analoginen tietoaineisto on jotain muuta kuin paperia, tulee miettiä, vaatiiko niiden säilyttäminen ja arkistointi erityisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi valokuvien suojaamiseen ohjeistetaan käyttämään paksumpaa suojapaperia ja suojakuoria. Valokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten valokuville soveltuvat primäärisuojat sopivat kaikille arkistoaineistoille.
Hyvä arkistokotelo suojaa asiakirjoja
Arkistokotelon tulee suojata asiakirjat pölyltä, valolta ja jonkin verran olosuhteiden vaihteluilta.
Vesivahinko- tai sammutustilanteissa suojakotelo voi alkuvaiheessa suojata asiakirjat kastumiselta.
Hyvä arkistokotelo tai -kansio on sopivan kokoinen ja pakattu täyteen, muttei kuitenkaan liian täyteen. Liian suurissa tai väljissä koteloissa asiakirjat eivät pysy paikoillaan ja liian pienissä kansioissa paperien reunat taittuvat ja vaurioituvat.
Lue lisää
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen.
Arkistotilat
Arkistolain (831/1994, 12 §) mukaan asiakirjojen tulee olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on myös lain mukaan säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos (nyk. Kansallisarkisto) erikseen määrää.
Kansallisarkisto on antanut 1.3.2013 arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012) (pdf). Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistusratkaisut. Arkistotilamääräys on edelleen voimassa, vaikka se on jo osin vanhentunut. Se sisältää paljon viittauksia (osin vanhentuneita) ensisijaisesti rakentamismääräyskokoelman rakennusteknisiin ja muihin vaatimuksiin, jotka tulevat paremmin säänneltyä sitä kautta. Määräyksen suurin itsenäinen lisä tulee luvuista 7 Olosuhdevaatimukset ja 8 Kalusteet ja välineet ja myös luvusta 10. Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä.
Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään:
käsiarkistot
lähiarkistot
päätearkistot.
Lähi- ja päätearkistojen rakennustekniset vaatimukset ovat samat. Pienten viranomaisten asiakirjat voidaan säilyttää kokonaan lähiarkistotilassa, paloturvallisessa arkistokaapissa tai -holvissa.
Arkistotilojen tulee suojata aineistot:
vedeltä ja haitalliselta kosteudelta
tulelta ja palokaasuilta
liialliselta lämpenemiseltä ja valolta
ilman epäpuhtauksilta
ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä
poikkeusoloissa.
Olosuhdevaatimukset
Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Arkistotiloissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin, sillä suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut rasittavat asiakirjoja eniten.
Lue lisää
Määräys ja ohje arkistotiloista 1.3.2013 (AL/19699/07.01.01.00/2012)
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen.
Homeongelmat
Asiakirjojen säilyttäminen oikeissa olosuhteissa on tärkein toimenpide, jolla homeongelmat voidaan estää. Mikäli homeongelma on kuitenkin päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti.
Jos epäilet hometta
on olennaista estää homeisen aineiston sisältämien itiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin.
eristä homeinen aineisto muusta aineistoista sijoittamalla se suojakoteloon tai käärimällä se suojapaperiin.
merkitse kaikki kotelot, joissa on homeista aineistoa.
huolehdi, että säilytystilassa on asianmukaiset olosuhteet.
hanki varmistus home-epäilylle ja turvaudu asiantuntijaan. Ota tarvittaessa yhteyttä Kansallisarkistoon.
Jos aineistossa todetaan aktiivista hometta tai homepölyä
homepuhdistus pitää aloittaa mahdollisimman pian aineiston säilymisen turvaamiseksi ja henkilöiden turvaamiseksi.
homepuhdistuksen tekee aina asiaan erikoistunut alan asiantuntija
suojaa itsesi ja käytä asianmukaisia suojavälineitä.
Kuva. Mikäli homeongelma on päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti.
Homeen syntyyn vaikuttavat ilmankosteus, lämpötila ja ravinnonlähteenä toimiva kasvualusta.
Homelajikkeita on runsaasti, joten homeen tunnistaminen on haastavaa.
Homeongelmissa on usein syytä turvautua asiantuntija-apuun.
📚 Lue lisää
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen.