Aputyökaluja järjestämistyöhön

Järjestäjän muistilistassa (pdf) on kuvattu kattavasti järjestämistyön eri vaiheita.

Listan avulla voit tarkkailla, että kaikki oleellinen tulee huomioitua ja tehtyä, kun aineistoja lähdetään järjestämään.

Excel-taulukossa kuvataan THL:n vuonna 2016 ja 2011 annettujen palvelutehtävien ja Kansallisarkiston vuonna 1989 antaman seulontapäätöksen tehtäväluokkien vastaavuudet.

Pdf-tiedostosta löydät esimerkkejä sosiaalihuollon asiakirjojen järjestämiseen liittyvistä haasteista. 

Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatio­muutosten vaikutukset tiedonhallintaan

• THL:n siirto-ohjeen viimeisin versio on saatavilla THL:n sähköisenä julkaisuna. Linkki toiselle sivustolle, Avautuu uudessa välilehdessä

Sosiaalihuollon palvelutehtävät

• THL on määritellyt aiemmin kuvattujen palvelutehtäväluokitusten vastaavuudet suhteessa toisiinsa Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille.

• Palvelut ja palvelutehtävät voivat päivittyä. Ajantasaisen tiedon palvelutehtävistä saa THL:n sivuilta.  

Arkistointi ja arkistoalan käsitteet

• Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54.  

Sosiaalihuollon seulontapäätökset

• Kansallisarkisto: seulontapäätökset  

• Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys.

• Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 1 (pdf)

• Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 2 (pdf)

Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto

• 1.1.2024 alkaen sovelletaan Kansallisarkiston päätöstä 21.12.2022 (KA 19119/07.01.01.03.01/2022) (pdf)

Seuraavat Kuntaliiton säilytysaikaoppaat sisältävät myös määräykset arkistoitavista asiakirjoista 1.1.2002 alkaen

• Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Yleishallinto 1 (pdf)

• Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Henkilöstö ja luottamushenkilöt 3 (pdf)

• Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Taloushallinto 2 (pdf)

Ennen vuotta 2002 muodostuneisiin yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 1. Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat).

• Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat (s. 1-12, pdf)

• Yleishallinto (s. 13-37, pdf)

• Taloushallinto (s. 38-62, pdf)

• Henkilöstöhallinto (s. 63-77, pdf)

Potilasasiakirjat

• Pääsääntöisesti potilasasiakirjat seulotaan Valtionarkiston päätöksen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat, pdf) sekä potilasasiakirja-asetuksen (94/2022) liitteen perusteella. 

• Näiden lisäksi Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet erillisiä päätöksiä arkistoitavista potilasasiakirjoista (pdf)

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely

• Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille on päivittyvä verkkojulkaisu, joka löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Yhteistyötilat-verkkopalvelusta.

• Apuna voi käyttää myös Sosmeta-palvelua, joka on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. 

• Sote-sanastot-palvelustaLinkki toiselle sivustolle löytyy sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien määritelmät. Määritelmät löytyvät sanastosta asiakirja-käsitteen alta.

Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely

• Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023) sisältää suositeltavia käytäntöjä, eikä ole velvoittava.

• Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaat löytyvät linkkilistan kohdasta Sosiaalihuollon seulontapäätökset.

Arkistokaavat ja arkistoluettelot

• Esimerkki arkistoluettelosta. Luettelossa näkyy vain osa kokonaisuudesta. (Salon kaupunki, pdf).

Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen)

• Katso linkkilistasta kohta Sosiaalihuollon seulontapäätökset.

Järjestämistyön päättäminen ja Arkistokelpoiset materiaalit

• Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä (kumottu) (pdf).

• Kansallisarkiston ohje pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista (KA/13459/07.01.01.00/2018 (pdf) ja suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista (3.9.2018, pdf). 

Arkistotilat

• Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2021; 1.3.2013) (pdf) 

Homeongelmat

• Kansallisarkiston ohjeet home-epäilyyn tai homeisen aineiston käsittelyyn.