Överför dina informationsmaterial på ett kontrollerat sätt

Ett digitalt informationsmaterial som ska arkiveras ska överföras, dvs. migreras, från ett informationssystem eller en applikation till ett annat system eller en annan applikation minst en gång under sin livscykel. I bästa fall är den första överföringen från det ursprungliga systemet samtidigt en överföring till arkivet – till exempel till Riksarkivet och till långtidsförvaring. I praktiken är man ofta tvungen att överföra informationsmaterial till ett nytt informationssystem som tas i bruk eller till exempel till ett separat förvaringssystem före arkivöverföringen. Överföringsbehovet kan hänföra sig till att man utvecklar användningen av systemen i verksamhetsprocesserna eller slopar ett system helt och hållet.

Migration som livscykelhändelse för ett informationsmaterial som ska arkiveras

Med migration avses överföring av engångskaraktär av information och informationsmaterial till exempel från ett system till ett annat. En undertyp eller en del av migrationen är konversion, där informationen omvandlas exempelvis från ett filformat till ett annat. Integrationer i sin tur handlar om en regelbunden och kontinuerlig överföring av information mellan system. Samma villkor för informationens integritet och beviskraft gäller för migrationer, konversioner och integrationer, även om användningskontexten, planeringen och genomförandet av dem varierar.

⚫ MIGRATION

I en migration överförs information och informationsmaterial engångsartat till exempel från ett system till ett annat

⚫ KONVERSION

Konversion – eller konvertering – är en undertyp eller en del av migration. Då omvandlas informationen från en form till en annan. Konversionen kan gälla till exempel ändring av filformatet eller databasens informationsstrukturer.

⚫ INTEGRATION

Med integration avses en regelbunden och kontinuerlig informationsöverföring mellan system. Man ska alltid säkerställa upprätthållandet och den nödvändiga utvecklingen av integrationen samt bevarandet av informationens kvalitet även på lång sikt.

Riksarkivet beslutar om vilka handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras i gallringsbeslut meddelade med stöd av arkivlagen (831/1994). Det är viktigt att identifiera den helhet som enligt gallringsbeslutet ska arkiveras när arkivering planeras och genomförs samt i samband med överföringar under livscykeln. Helheten ska vara beviskraftig och tillräckligt omfattande, så att den kan utnyttjas senare för forskningsändamål.

Vid migrationer under informationens livscykel ska man se till att det informationsmaterial som ska arkiveras bevarar sin integritet, användbarhet och begriplighet. Informationsmaterialet eller de uppgifter som gäller det får inte oavsiktligt eller uppsåtligen förändras när överföringshelheten sammanställs och överförs. Eventuella ändringar ska kunna spåras, och de ska dokumenteras. Man ska fortsätta med uppföljningen av informationens integritet även efter överföringen och möjliggöra ytterligare ändringar ifall man upptäcker fel.

En kontrollerad överföring av informationsmaterial gör det möjligt att använda information som förvaras långvarigt över program- och utrustningsgenerationer. Heltäckande överföringsfunktioner bör beaktas alltid när man utvecklar informationssystem. Funktionerna ska testas omsorgsfullt samt upprätthållas och uppdateras när informationens mängd och kvalitet ökar i systemet.

Digital arkivvård? Överföring är alltid en betydande och till och med kritisk livscykelhändelse under livscykeln för digitala material som ska arkiveras. Överföringen ska planeras, testas, beskrivas och dokumenteras omsorgsfullt. Integrationer och migrationer eller manuell lagring av information i systemet erbjuder dock samtidigt sätt att sörja för kvaliteten hos den information som ska arkiveras. I samband med dem är det bland annat möjligt att förtydliga och utöka metadata om informationsmaterialen. Det är dock viktigt att man alltid gör det på ett kontrollerat sätt och dokumenterar det.

✔ Beskriv och dokumentera överföringen alltid som informationsmaterialets livscykelhändelse

Livscykelhändelser är hanteringsåtgärder och andra händelser som riktas till ett informationsmaterial eller dess uttryck och som är begränsade till en tid och plats. Vanliga livscykelhändelser utöver migrationer är konversioner, digitalisering av ett analogt uttryck, beskrivning av information och produktion av metadata, förändring av informationens livscykelfas eller annan statusuppgift, förändring av användningsbegränsningarna, användarrättigheterna eller ägandet av information eller överföring till arkiv.

Livscykelhändelser kan utnyttjas såväl för planering av informationsmaterialens livscyklar som för dokumentering och beskrivning av dem. Minimikravet är att man i samband med livscykelhändelser alltid bedömer om man behöver beskriva eller dokumentera informationsmaterialet på något sätt med anledning av händelsen, så att informationen även till dessa delar kan förstås och tolkas i senare livscykelfaser. Samtidigt förbättrar man informationens kvalitet och bevarande. Den information som dokumenterar och beskriver informationsmaterialet och dess livscykelhändelser ska alltid medfölja informationsmaterialet.

📚 LÄS MER: Rekommendation för grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiveras Kapitel 3.3. Livscykelhändelser för material och uttryck.

Praktiska tips på planeringen och genomförandet av överföringen

När informationsmaterial överförs till exempel från ett system till ett annat ska man identifiera den information och de informationselement som ska överföras från källsystemet till målsystemet. Med informationselement avses här en sådan del av informationsmaterialet som kan behandlas som en helhet. Efter identifieringen ska man säkerställa att överföringen sker kontrollerat och intakt för varje uppgift och element. Omfattningen och integriteten av den helhet som ska överföras måste därför bedömas och testas ur olika perspektiv under de olika faserna av överföringsprocessen.

Testning och tillräcklig uppföljning är alltid viktiga, men särskilt när man kommer att slopa den ursprungliga applikationen eller det ursprungliga systemet. Då kan informationens begriplighet och integritet inte längre kontrolleras i informationens ursprungliga miljö.

Överföring av digital information kräver kännedom om informationsmaterialens innehåll och struktur, omsorgsfull planering, definiering och testning, tillräcklig beskrivning och dokumentering samt rätt kunnande och även beredskap för kostnader. I samband med behovet av att överföra information som bestämts för arkivering ska du alltid bedöma om informationsmaterialet skulle kunna överföras till Riksarkivet.

I minneslistan nedan finns praktiska tips om överföring av information som ska arkiveras. Minneslistan har sammanställts ur informationshanteringens och arkiveringsexpertens perspektiv, varför dess fokus ligger på att trygga informationsmaterialens informationsinnehåll och annan integritet. Vanligtvis finns det flera experter som deltar i överföringen, vars ansvar och expertis säkerställer att överföringen lyckas. Yrkesområdesspecifika verksamhetssätt, verktyg och synvinklar stöder varandra. Samarbete och även en klar uppfattning om den egna rollen i helheten är nyckeln till ett gott resultat.

Du kan utnyttja minneslistan när du planerar att överföra informationsmaterial som ska arkiveras från ett informationssystem till ett annat under informationens livscykel eller när du planerar en överföring till Riksarkivet. Det finns olika situationer och genomförandesätt för överföring, men samma grundläggande principer gäller för alla av dem.

Arkiveringsexpertens minneslista för överföringar

Kom ihåg samarbetet. Tänk på överföringen som ett projekt.

Överföring kräver beredskap för anskaffningar och andra kostnader samt flera olika experters expertis. Vanligtvis genomförs överföringen i form av ett projekt eller en verksamhet som liknar ett projekt.
För att informationsinnehållets integritet ska bevaras krävs synvinklar från olika branscher och experter. Vanligtvis kan endast en expert eller aktör inte bära ansvaret för att säkerställa det. Det är viktigt att det finns sådana instanser involverade som känner till såväl verksamhetsprocesserna och informationsmaterialet som informationsinnehållet i och användningssätten för informationssystemet.

✔ Roller – vem behövs i överföringen?

En migration kräver både kunskap och skicklighet. Erfarenhet hjälper vanligtvis att förutse utmanande ställen. Utnyttja i planeringen dina egna erfarenheter, kunskapen hos din organisations experter samt till exempel systemleverantörers expertis. Kom ihåg nätverken: nödvändig kunskap kan finnas hos liknande organisationer.

Förutom testning av informationens tekniska integritet, dvs. validering, ska man testa informationsinnehållets integritet. Därför ska man förutom tekniska experter även involvera experter på informationshantering och ursprungliga användare av informationen. Dessutom behövs vanligtvis arbete av applikations- eller tjänsteleverantörer utanför den egna organisationen.

Fundera på om din organisation har tillräckligt med egen kunskap för att genomföra överföringen. Vem bär det övergripande ansvaret för överföringen och hur fördelas ansvaren i de olika faserna av överföringen? Finns det tillräckligt många deltagare med tanke på till exempel projektets tidsschema?

Planera överföringen som en helhet. Kom ihåg de olika synvinklarna.

Sätt dig in i planeringen av överföringen med hjälp av anvisningar, rekommendationer, standarder och andra nödvändiga källor.
Ta del av projektförfaranden och vid behov också av olika metoder som används vid informationssystemsarbete. En klar uppfattning om begreppen, rollerna och faserna i anslutning till dem underlättar planeringen och genomförandet av överföringen.
Definiera överföringens mål, omfattning och tidsschema. Beakta även eventuella efterarbeten som gäller informationsstrukturerna i målsystemet efter överföringen.
Ta reda på hur man vid överföringen ska beakta licenser och avtal i anslutning till leverans och upprätthållande av informationssystemen.
Bedöm riskerna vid överföringen. Gör upp en riskhanteringsplan. Använd och uppdatera den när överföringen går framåt.

**Bild.** Det finns många faser i migreringen och flera saker att hantera. Ibland är det bättre att planera lite för mycket än för lite.

Ta del av innehållet i och strukturen för det informationsmaterial som ska överföras.

Samarbeta med de instanser som känner till informationsmaterialet och informationsinnehållet i och användningssätten för informationssystemet.
Sammanställ och producera den nödvändiga dokumentationen och beskrivningen för informationsinnehållet i det informationsmaterial som ska överföras. Utnyttja i arbetet arkiveringens och informationshanteringens beskrivningar, anvisningar och bruksanvisningar. Kom ihåg dokumentationen i anslutning till informationssystem, bland annat planer, rapporter, informationsmodeller samt beskrivningar av koduppsättningar och klassificeringar och variabler.
Sammanställ och producera den nödvändiga dokumentationen och de nödvändiga definitionerna för informationsstrukturerna. Kom ihåg att för att säkerställa den senare begripligheten och användbarheten av information som ska arkiveras ska även klassificeringarna, koduppsättningarna och kodnycklarna i anslutning till informationsmaterialet dokumenteras och arkiveras.
Kom ihåg att det informationsinnehåll som ska överföras och metadata för informationsmaterialen ska överensstämma med kraven i lagstiftningen och annan reglering. Säkerställ att informationen och informationsmaterialen bevarar sin beviskraft även ur denna synvinkel under hela överföringsprocessen.
Bedöm de använda filformatens kvalitet och antal med tanke på långtidsförvaring. Behövs filkonversioner? Om man måste göra konversioner, hur säkerställer man deras kvalitet och filernas semantiska och tekniska integritet?
Bevara och arkivera tillräckligt med material som samlats i samband med överföringen som kompletterande dokumentation.

✔ Kom ihåg beskrivning och en tillräcklig kompletterande dokumentation!

Beskrivning är en metod för informations- och materialhantering som syftar till att säkerställa att informationsmaterialen kan användas, förvaras och förstås även utanför deras omedelbara uppkomst- och användningskontext. Övrig dokumentation över informationen och materialen stöder beskrivningen.

Med arkivmetadata enligt Riksarkivets rekommendation för grundläggande metadata för informationsmaterial som ska arkiverasavses den metadatahelhet som arkiveringen och användbarheten av informationen kräver. De beskriver informationsmaterialets

innehåll och struktur
ursprung, såsom uppgifter och aktörer med anknytning till materialets uppkomst
behandling och livscykelhantering och aktörer med anknytning till dessa
förhållande till annan information och andra informationsmaterial
andra kopplingar
begränsningar för användningen.

Kompletterande dokumentation är material och annan information som stöder användbarheten och tolkningen av informationsmaterialet. I dokumentationen kan man använda beskrivningar och anvisningar som utarbetats för informationssystemet och informationsmaterialen antingen i samband med användningen av dem eller i planerings-, testnings- och genomförandefaserna för en migration. I överförings- och testningsfaserna kan man utöver den övriga dokumentationen använda till exempel skärmdumpar från det ursprungliga användargränssnittet eller den ursprungliga databasen. Den mångsidiga dokumentation som samlas kan utnyttjas under informationens hela livscykel – även då materialen överförs till arkiv. Den kompletterande dokumentationen arkiveras i samband med det informationsmaterial som ska arkiveras, så även i fråga om den ska man beakta kraven på långtidsförvaring, dvs. bland annat de rekommenderade filformaten.

Bedöm villkoren och kraven för systemen.

Bedöm både käll- och målsystemet med tanke på informationsstrukturer, format, funktioner och en allmän interoperabilitet.
Kontrollera att målsystemets egenskaper och funktioner verkligen motsvarar behoven hos det informationsmaterial som ska arkiveras. Fundera på hur skyddet av personuppgifter, användningsbegränsningarna och användarrättigheterna kan genomföras i det nya systemet utan källsystemets funktioner. Vilka uppgifter grundar sig genomförandet på då?
Säkerställ att du har en tillräcklig förståelse av hur källsystemets egna överföringsfunktioner eller andra applikationer som används i överföringen motsvarar överföringens praktiska behov. Se också till att de testas tillräckligt.

Kom ihåg att det i samband med en migration är möjligt att förtydliga och utöka metadata om informationsmaterialen.

I en migration kan man ofta göra användningssätten för informationen mångsidigare, förutsatt att det görs kontrollerat och att det dokumenteras. Bli inte fången i det gamla, utan planera överföringen så att du kan utnyttja nya möjligheter. Det är vanligt att man till exempel lägger till beskrivande information, såsom en uppgiftsklassificering eller information om offentlighetsklass, i samband med informationsmaterial.
Kom dock alltid ihåg att säkerställa informationens integritet och beviskraft. Kvaliteten och korrektheten hos de metadata som produceras vid en migration ska bedömas och följas upp.
Produktionen av metadata bör alltid planeras och dokumenteras som en livscykelhändelse för det informationsmaterial som ska arkiveras.

Identifiera, definiera och dokumentera alla uppgifter som ska överföras i detalj.

Vid överföringen ska uppgifterna vid behov standardiseras, dvs. förenhetligas mellan käll- och målsystemet. Detta är inte vanligtvis helt okomplicerat. Vanliga problem är skillnader som rör informationsstrukturer, filtyper eller informationens repeterbarhet mellan systemen.
I systemen används ofta olika slags urvalslistor eller koduppsättningar, vars begriplighet och användbarhet måste säkerställas utanför källsystemet. I planeringsfasen måste man alltså vara noggrann och ha problemlösningsförmåga.

✔ Avbildning

Avbildning (på engelska mapping) av information betyder kartläggning och hantering av informationens semantiska, dvs. betydelserelaterade motsvarigheter till exempel mellan två olika metadatamodeller, format eller andra informationsstrukturer. Genom avbildning definierar man vilket datafält i målsystemet som till sitt informationsinnehåll motsvarar informationsinnehållet i källsystemets datafält.

Om uppgifter kombineras, utökas eller raderas i samband med överföringen ska du genom planering och en exakt definiering säkerställa att informationsmaterialets användbarhet eller informationsinnehållets integritet eller begriplighet inte äventyras.
Kom ihåg att informationsmaterialen inte alltid är av jämn kvalitet. De kan till exempel ha skillnader som hänför sig till användningssättet för informationssystemet eller tidigare migrationer av informationen, som bara framgår av uppgifterna för en viss tidsperiod eller vissa tidsperioder.
Planera ett tillräckligt antal testfall, som du kan använda för att testa integriteten och begripligheten i olika faser av överföringen.

Testa mångsidigt informationsmaterialets tekniska och innehållsmässiga integritet före överföringen.

Genom testning säkerställer du att informationen överförs korrekt, bevarar sin ursprungliga betydelse samt att den nya informationsstrukturen fungerar som väntat.
Utnyttja i testningen automatiska och programrelaterade metoder samt en visuell och stickprovsaktig genomgång av informationsmaterialet. Utnyttja också provmaterial och urval. Testa med ett tillräckligt stort material och för en tillräckligt lång tidsperiod.
Testningen underlättas av en testmiljö, där informationens begriplighet och funktionerna i anslutning av användningen av den kan granskas mångsidigt.
Dokumentera och beskriv de upptäckta felen och problemen. Säkerställ att du vid behov kan precisera och ändra de tidigare överföringsdefinitionerna. Testa sedan på nytt. Upprepa denna rutin tills du kan lita på resultatet.

Överför informationsmaterialet i delar som kan kontrolleras.

Testa och säkerställ under överföringen att uppgifterna överförs korrekt och bevarar sin ursprungliga betydelse.
Vid behov ska informationsmaterialet avdelas. Det enklaste sättet är att göra det är med hjälp av till exempel gemensamma metadata. På så sätt kan man behandla uppgifterna som en helhet och göra bland annat olika massändringar eller -beskrivningar som endast gäller dem.
Testa och säkerställ att den nya informationsstrukturen fungerar som väntat.
Säkerställ att du fortfarande vid behov kan precisera eller ändra de tidigare definitionerna. Säkerställ också att du vid behov kan återställa informationsmaterialet till sin ursprungliga form. Källsystemet kan inte slopas förrän man säkerställt att migrationen har lyckats.
Säkerhetskopiering och andra metoder för säkerställande hjälper att garantera att uppgifterna bevaras i sin ursprungliga form till dess att du kan vara säker på att överföringen har lyckats.

✔ Risker – vad kan gå fel?

Informationens begriplighet kan skadas på grund av konversioner för överföringen. Vid överföringen kan bland annat vyer eller kontextuppgifter på semantisk nivå i den ursprungliga miljön gå förlorade på grund av bristfällig dokumentation av informationsstrukturerna. Då blir informationens integritet och informationsmaterialets användbarhet lidande, och även skyddandet av personuppgifter kan bli svårare.
När uppgifter överförs från ett system till ett annat är det ibland motiverat att kombinera uppgifter i olika datafält. Vissa uppgifter kan också raderas helt och hållet. Å andra sidan kan uppgifter också utökas till exempel med hjälp av klassificeringar eller beskrivningar. Sådana åtgärder ska dock planeras, och de ska testas med tillräckliga materialhelheter och -urval. Annars kan informationsinnehållet eller -strukturerna förändras så mycket att informationens integritet och begriplighet blir lidande.
Informationsmaterialen har ofta samlats under en lång tidsperiod. Därför är det vanligt att informationsmaterialet inte är av jämn kvalitet för hela perioden. Orsaken kan vara förändringar i informationssystemet eller användningen av det eller till exempel tidigare migrationer. När metadata eller informationsinnehåll för ett sådant informationsmaterial kombineras i överföringen, kan det hända att kombineringsprinciperna inte fungerar på samma sätt för uppgifter som tillkommit vid olika tidpunkter. Kom ihåg att testa mångsidigt.
Ibland förenklas uppgifter, informationsstrukturer eller metadata så mycket att informationsmaterialets begriplighet och beviskraft äventyras. En uppgift eller ett klassificeringssätt som har varit betydande i källsystemet kan försvinna helt och hållet vid överföringen. Ibland blir till exempel tidsuppgifterna i materialet inte överförda korrekt från det ursprungliga systemet till det nya. Se till att du planerar och testar ändringarna ur flera olika synvinklar.
En bristfällig beskrivning eller dokumentation äventyrar integriteten, begripligheten och användbarheten.

Dokumentera och beskriv överföringen och lösningarna i samband med den.

Säkerställ informationsinnehållets och -strukturernas begriplighet genom beskrivning och dokumentering. Bevara och arkivera en tillräcklig mängd av den dokumentation som samlats i samband med överföringen som kompletterande dokumentation, som förvaras och arkiveras med informationsmaterialet.
Dokumentera och beskriv lösningarna vid och resultatet av migrationen som livscykelhändelser i samband med informationsmaterialet och i informationshanteringens och arkiveringens beskrivningar.

Kom ihåg att följa upp och upprätthålla!

Se till att de ändringar som lösningarna vid migrationen kräver genomförs i målsystemet efter överföringen.
Ibland kommer problem som rör informationsinnehållets integritet eller de nya informationsstrukturerna fram först efter det att informationen har använts ett tag i målsystemet. Stöd dig då på den dokumentation som skapats under överföringen och utred om det ändå skulle vara möjligt att lösa problemet.
Beskriv och dokumentera det observerade problemet och åtgärderna för att lösa det. Om en lösning på problemet ändå inte kan hittas, dokumentera även uppgiften om detta i samband med de befintliga uppgifterna.

Arkivöverföring till Riksarkivet – börja här

Riksarkivet tar emot informationsmaterial som tillkommit i samband med myndighetsverksamhet och som ska arkiveras i princip endast i digital form. Arkiveringen grundar sig på Riksarkivets gallringsbeslut eller lagstiftningen. Tjänsten för digital arkivering är tillgänglig för hela den offentliga förvaltningen från och med 2025.

I samband med behovet av att överföra information som bestämts för arkivering ska du alltid bedöma om materialet skulle kunna överföras till Riksarkivet. Efter överföringen säkerställer Riksarkivet informationsmaterialens bevarande och främjar en mångsidig användning av dem.

✔ Digital arkivering kräver inte tillstånd eller Riksarkivets beslut

Ursprungligen digitala handlingar och informationsmaterial arkiveras enbart i digital form, och de ska inte skrivas ut i analog form för arkivering. Nuförtiden kräver digital arkivering inte ett särskilt tillstånd eller beslut från Riksarkivet. Syftet är att digitalisera också analoga handlingar och arkivera dem i digital form. Undantaget utgörs av material vars analoga förvaringsform enligt bedömning har ett kulturhistoriskt värde. De arkiveras i både analog och digital form efter digitaliseringen.

Digital arkivering stöds av Riksarkivets föreskrifter om överföring och form samt allmänna beslut om förvaringsform för handlingar som har eller som ska digitaliseras. Målet är att främja digitaliseringen inom den offentliga förvaltningen samt användbarheten av arkiverade informationsmaterial.

Ta del av Riksarkivets föreskrifter och beslut:

**Bild.** Livscykeln för informationsmaterial som bestämts för arkivering fortsätter tryggat vid Riksarkivet.

1. Läs anvisningarna, ta kontakt

När du överväger eller redan planerar att överföra informationsmaterial till Riksarkivet bör du ta del av de aktuella överföringsanvisningarna på Riksarkivets webbplats. Ta därefter kontakt med Riksarkivets tjänst för digital arkivering

Överföring av digitala material till Riksarkivet kräver engagemang på samma sätt som överföring, dvs. en migration, av vilket som helst digitalt informationsmaterial. Överföringsprocessen avslutas när Riksarkivet har mottagit och godkänt informationsmaterialen. Läs redan i ett tidigt skede till exempel checklistan för överlåtaren av material, där du hittar en samling av praktiska arbetsfaser vid överföringsprocessen för digitala informationsmaterial. Du kan också utnyttja arkiveringsexpertens minneslista i den här anvisningen.

✔ Fundera till exempel på följande synvinklar när du planerar en överföring

Du kan börja med ett litet material eller en del av ett material. Beakta dock materialets livscykelfas samt att det för det informationsmaterial som ska överföras ska finnas ett gallringsbeslut där det har bestämts för arkivering. Dessutom ska du kontrollera att informationsmaterialet lämpar sig för att tas emot.
Vid planeringen och genomförandet av överföringen är det viktigt att identifiera den helhet som ska arkiveras enligt Riksarkivets gallringsbeslut. Helheten kan finnas på en eller flera platser – till exempel i flera informationssystem.
Med tanke på arkiveringsändamål är det ofta nödvändigt att komplettera och precisera metadata. Om de nödvändiga metadata inte har kopplats till de informationsmaterial som ska arkiveras när de skapades eller under behandlingen för det ursprungliga användningsändamålet, ska de produceras senast när materialen överförs till Riksarkivet
I samband med arkivöverföringen kan man förutom de nödvändiga metadata om informationsmaterialet även ta emot andra metadata, dokumentation och beskrivningar som organisationen har producerat och som är nyttiga med tanke på vidareutnyttajndet av materialet.
Med kompletterande dokumentation avses dokumentation som stöder användbarheten, begripligheten och tolkningen av informationsmaterial som ska arkiveras. Även i de tidigare livscykelfaserna bör dokumentationen förvaras antingen i anslutning till informationsmaterialet eller så att den kan kopplas till det på ett pålitligt sätt. Kompletterande dokumentation kan vara till exempel allmänna beskrivningar av informationsmaterialet eller den verksamhet vid vilken materialet har tillkommit. Ofta beskriver den också informationsstrukturerna, och vid behov hur materialet kan användas i olika sammanhang. Den kompletterande dokumentationen arkiveras i anslutning till det informationsmaterial som ska arkiveras, så även i fråga om den ska man beakta kraven på långtidsförvaring, dvs. bland annat kraven på filer som tas emot.

2. Planera och kom överens om överföringen med Riksarkivet

Det material som ska arkiveras specificeras i en överföringsplan mellan Riksarkivet och överlåtaren. I planen ingår en övergripande beskrivning av det informationsmaterial som ska överföras, uppgifter om materialets personuppgiftskaraktär och offentlighet, eventuella grunder för sekretess samt informationsmaterialets livscykelfas, dvs. uppgift om det är i förvaringsfasen eller har övergått till arkivfasen. Livscykelfasen påverkar bland annat användningen av det överförda informationsmaterialet, den personuppgiftsansvarige och ansvaret för informationstjänsten.

I planeringsfasen av överföringen bedömer man också potentiella risker i anslutning till överföringen.

Riksarkivet tar emot informationsmaterial endast i förutbestämda överföringsstrukturer. Den överföringsstruktur som används beror på informationsmaterialets form och andra villkor som gäller det. Även strukturen bestäms i samband med överföringsplaneringen tillsammans med Riksarkivet.

✔ Läs mer: För närvarande tar Riksarkivet emot informationsmaterial i fyra olika överföringsstrukturer

SÄHKE2-material

Material som har tillkommit i SÄHKE2-metadatastrukturen i samband med myndighetens verksamhet.
SÄHKE2-metadatamodellen bygger på ett metadataschema som definierar regler för hur den XML-överföringsfil (sahke.xml) som används i överföringen skapas. Schemat definierar överföringsstrukturen entydigt. Schemat är en teknisk beskrivning som inte tar ställning till hur metadata representeras exempelvis i ett enskilt informationssystem. I praktiken måste man kontrollera alla metadata om materialet och deras struktur, även om man använt ett system som överensstämmer med SÄHKE2. Metadatavärdena för överföringshelheten förenhetligas vid behov automatiskt exempelvis med det överförande informationssystemets överföringsfunktioner till att överensstämma med kraven i schemat.
De flesta SÄHKE2-ärendehanteringssystem har en överföringsfunktion. Användaren kan oftast definiera begränsningar, utifrån vilka det bildas antingen ett färdigt överföringspaket eller en katalogstruktur som paketeras till ett överföringspaket före överföringen. Överföringspaketet bildas i princip för ärenden inom en enskild uppgiftsklass med en lämplig tidsavgränsning.
Observera att överföringsfunktionerna och -sätten i informationssystemet bör testas i praktiken och dessutom utvecklas vid behov, eftersom de informationsmaterial som samlas i systemet och behandlingssätten för dem ökar till antalet och kvalitetsmässigt med användningstiden. Med andra ord bör man också upprätthålla informationsstrukturerna i anslutning till överföring och arkivering av information.
SÄHKE2-överföringspaketet innehåller både det informationsmaterial (filerna med handlingar) som ska överföras och en sahke.xml-fil som genererats av ärendehanteringssystemet och som innehåller metadata om ärendena, åtgärderna och handlingarna i den materialhelhet som ska överföras.

Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift (AL 9815/07.01.01.00/2008) var en instruktion för digital arkivering och ärendehantering, en metadatamodell samt en struktur för överföring till Riksarkivet. Föreskriften är upphävd, och upprätthållandet av SÄHKE2 som något annat än en överföringsstruktur för informationsmaterial som ska arkiveras har upphört vid Riksarkivet. Innehållet i den kan dock fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Riksarkivets rekommendation för utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (KA/12266/07.01.01.00/2022) stöder utnyttjandet.

Digitaliserade bildmaterial

Överföringsstrukturen är avsedd för myndigheternas informationsmaterial som har digitaliserats i enlighet med Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer.
Digitaliserade informationsmaterial tas endast emot lagrade i definierade katalogstrukturer.

Strukturerade informationsmaterial

Strukturerade informationsmaterial är till exempel diarieuppgifter i digital form, men också hela databaser.
Digital information arkiveras bland annat i form av olika slags datasammanställningar, där informationsmaterialet struktureras till en form som kan behandlas maskinellt antingen i sin helhet eller till utvalda delar. Framställningssättet eller filformatet är då XML, CSV eller JSON. I samband med överföringen bedömer man med hjälp av bland annat olika provmaterial hur man säkerställer
- dokumenteringen av den logiska strukturen i förhållande till det ursprungliga användningsändamålet för informationsmaterialet
- användbarheten av det material som laddats ner för datasammanställningarna.
Materialurvalet kan grunda sig på en definition som myndigheten använder vid regelbunden eller lagstadgad informationsöverföring eller -utlämning. Ett sådant användningsändamål är exempelvis statistikföring, överföring av information mellan informationssystem eller rapportering. Innehållet i urvalet ska kompletteras med den information som ska arkiveras enligt gallringsbeslutet, om den inte ingår i definitionen.
En del av beskrivningen av databasens dataelement kan lagras som en del av själva datasammanställningen, men vanligtvis behövs vid sidan av den, beroende på datasammanställningens filformat, till exempel en separat schemafil eller annan dokumentation över den tekniska strukturen.
Riksarkivet tar emot databaser också i SIARD-lagringsformatet med öppen källkod, som är särskilt avsett för arkivering av relationsdatabaser. SIARD lagrar inte användargränssnittets egenskaper, och materialet kan inte som sådant användas som en operativ databas. Innehållet kan dock återställas för användning i databashanteringssystemet.
För att säkerställa smidigt vidareutnyttjande av och förståelse för databasen bör den alltid innehålla bland annat namn på dess tabeller och kolumner, relationerna mellan dem och tabeller där de kodade värdena förklaras. Databasen kan också innehålla vyer, med vilka de centrala uppgifterna kan visualiseras. Dess användning och begriplighet kan också stödjas genom andra visualiseringar samt en datamodell där man kan ange kopplingar till begreppsmodeller.

Andra digitaliserade informationsmaterial

I överföringsstrukturen Andra digitaliserade informationsmaterial tar man emot sådana materialhelheter som inte lämpar sig för överföring i de övriga överföringsstrukturerna. Informationsmaterialen kan vara till exempel olika helheter som bildats på nätverksdiskar eller audiovisuella informationsmaterial.

I samband med överföringsplaneringen bedömer man om det informationsmaterial som ska överföras bildar en överföringspost eller flera överföringsposter. En överföringspost är en logisk, intakt och färdig helhet, och materialen eller informationen i den behöver inte längre redigeras. Informationsmaterialet kan delas upp i överföringsposter exempelvis enligt uppgiftsklass och olika tidsavgränsningar. Överlåtaren kan i samband med överföringsplaneringen motivera olika sätt att dela upp materialet i överföringsposter. Kraven på gruppering och beskrivning av materialet vid Riksarkivet ställer dock minimikrav på skapandet av överföringsposter.

3. Bered överföringen och genomför den på överenskommet sätt

Efter att överlåtaren kommit överens om överföringen och gjort nödvändiga förberedelser för den tillsammans med Riksarkivet skapar överlåtaren överföringspaket enligt överföringsstrukturen av de överenskomna materialen. Det finns separata anvisningar om skapande för varje typ av överföringspaket. I överföringen används Riksarkivets webbläsarbaserade överföringsgränssnitt.

Det kan finnas ett eller flera överföringspaket per överföringspost. För att skapa paketet lagrar man filerna i en katalogstruktur enligt överföringsanvisningarna och paketerar dem till en fil (TAR-fil) för överföring. Enskilda filer får dock inte packas eller paketeras separat. Katalogstrukturen får inte innehålla extra katalognivåer eller tomma kataloger. Under överföringsprocessen får du nödvändig handledning och instruktioner även för genomförandet av den här fasen.

Som överlåtare svarar din organisation för att materialet ställs i sådant skick att det kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen (14 § i arkivlagen, 831/1994). Du producerar och genomför bland annat de lösningar som behövs för materialurvalet. I materialurvalet utnyttjar man vanligtvis systemets färdiga överföringsfunktioner eller skapar den nödvändiga lösningen tillsammans med applikationsleverantören/tjänsteleverantören eller en annan teknisk partner. Dessutom ska man beakta filformaten som Riksarkivet tar emot och kraven på filerna.