Siirrä tietoaineistojasi hallitusti

Arkistoitava digitaalinen tietoaineisto on siirrettävä eli migroitava elinkaarensa aikana vähintään kerran tietojärjestelmästä tai sovelluksesta toiseen. Ihannetapauksessa ensimmäinen siirto alkuperäisestä järjestelmästä on samalla siirto arkistoon - esimerkiksi Kansallisarkistoon ja pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Käytännössä tietoaineistoja joudutaan usein ennen arkistosiirtoa siirtämään käyttöön otettavaan uuteen tietojärjestelmään tai esimerkiksi erilliseen säilytysjärjestelmään. Siirtämistarve voi liittyä siihen, että järjestelmien hyödyntämistä toimintaprosesseissa kehitetään tai jostain järjestelmästä luovutaan kokonaan.

Migraatio arkistoitavan tietoaineiston elinkaaritapahtumana

Migraatiolla tarkoitetaan tiedon ja tietoaineistojen kertaluonteista siirtoa esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Migraation alalaji tai sen osa on konversio, jossa tiedot muunnetaan esimerkiksi yhdestä tiedostomuodosta toiseen. Integraatioissa taas on kyse säännöllisestä ja jatkuvasta tietojen siirrosta järjestelmien välillä. Migraatioita, konversioita ja integraatioita koskevat samat tiedon eheyteen ja todistusvoimaisuuteen liittyvät reunaehdot, vaikka niiden käyttötilanteissa, suunnittelussa ja toteutuksessa on eroja.

⚫ MIGRAATIO

Migraatiossa tiedot ja tietoaineistot siirretään kertaluonteisesti esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen.

⚫ KONVERSIO

Konversio - tai konvertointi - on migraation alalaji tai sen osa. Tiedot muunnetaan siinä yhdestä muodosta toiseen. Konversio voi liittyä esimerkiksi tiedostomuodon tai tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen.

⚫ INTEGRAATIO

Integraatio tarkoittaa säännöllistä ja jatkuvaa tiedonsiirtoa järjestelmien välillä. Integraation ylläpito, tarvittava kehittäminen ja tiedon laadun säilyminen pitää aina varmistaa myös pitkällä aikavälillä.

Kansallisarkisto päättää arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista arkistolain (831/1994) nojalla antamissaan seulontapäätöksissä. Arkistoinnin suunnittelussa, toteutuksissa ja tiedon elinkaaren varrella tapahtuvien siirtojen yhteydessä on tärkeää tunnistaa seulontapäätöksen mukainen arkistoitava kokonaisuus. Kokonaisuuden pitää olla todistusvoimainen sekä riittävän kattava, jotta sitä voidaan hyödyntää myöhemmin tutkimuksen tarpeisiin.

Tiedon elinkaaren varrella tehtävissä migraatioissa pitää huolehtia siitä, että arkistoitava tietoaineisto säilyy eheänä, käytettävänä ja ymmärrettävänä. Tietoaineisto tai sitä koskevat tiedot eivät saa siirtokokonaisuutta koostettaessa ja siirrettäessä vahingossa tai tahallisesti muuttua. Mahdolliset muutokset on voitava jäljittää, ja ne pitää dokumentoida. Tietojen eheyden seuraamista tulisi jatkaa myös siirron jälkeen ja mahdollistaa lisämuutokset, mikäli virheitä havaitaan.

Tietoaineistojen hallittu siirtäminen mahdollistaa pitkään säilytettävän tiedon käytettävyyden yli ohjelmisto- ja laitteistosukupolvien. Kattavat siirtotoiminnallisuudet tulisi huomioida kaikkien tietojärjestelmien kehittämisessä. Toiminnallisuuksia pitää testata huolellisesti, ja niitä on ylläpidettävä sekä päivitettävä, kun tiedon määrä ja laatu järjestelmässä lisääntyy.

Digitaalista arkistonhoitoa? Arkistoitavan digitaalisen tietoaineiston elinkaaren varrella siirtäminen on aina merkittävä ja kriittinenkin elinkaaritapahtuma. Siirto pitää suunnitella, testata, kuvailla ja dokumentoida huolellisesti. Integraatiot ja migraatiot tai tietojen tallentaminen manuaalisesti järjestelmään tarjoavat kuitenkin samalla tapoja huolehtia arkistoitavan tiedon laadusta. Niiden yhteydessä on muun muassa mahdollista selkeyttää ja rikastaa tietoaineistoja koskevia metatietoja. On kuitenkin tärkeää, että tämä tehdään aina hallitusti ja dokumentoidusti.

✔ Kuvaile ja dokumentoi siirto aina tietoaineiston elinkaaritapahtumana

Elinkaaritapahtumat ovat tietoaineistoon tai sen ilmentymiin kohdistuneita tai kohdistuvia aikaan ja paikkaan rajattuja hallintatoimenpiteitä ja muita tapahtumia. Migraation lisäksi tyypillisiä elinkaaritapahtumia ovat konversio, analogisen ilmentymän digitointi, tiedon kuvailu ja metatietojen tuottaminen, tiedon elinkaaren vaiheen tai muun tilatiedon muutos, käyttörajoituksiin, käyttöoikeuksiin tai tiedon omistajuuteen liittyvä muutos tai siirto arkistoon.

Elinkaaritapahtumia voidaan hyödyntää sekä tietoaineistojen elinkaaren suunnittelussa että niiden dokumentoinnissa ja kuvailussa. Minimivaatimus on, että elinkaaritapahtumien yhteydessä aina arvioidaan sitä, pitääkö tietoaineistoa tapahtuman vuoksi jollakin tavalla kuvailla tai dokumentoida, jotta tietoa pystytään sen elinkaaren myöhemmissä vaiheissa myös näiltä osin ymmärtämään ja tulkitsemaan. Samalla parannetaan tiedon laatua ja säilyvyyttä. Tietoaineistoa ja sen elinkaaritapahtumia dokumentoivan ja kuvailevan tiedon pitää aina seurata tietoaineiston mukana.

📚 LUE LISÄÄ: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositusLuku 3.3. Aineistojen ja ilmentymien elinkaaritapahtumat.

Käytännön vinkkejä siirron suunnitteluun ja toteuttamiseen

Kun tietoaineistoja siirretään esimerkiksi järjestelmästä toiseen, on tunnistettava ne tiedot ja tietoelementit, jotka pitää siirtää lähdejärjestelmästä kohdejärjestelmään. Tietoelementillä tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaista tietoaineiston osaa, jota voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Tunnistamisen jälkeen on varmistettava, että siirto tapahtuu jokaisen tiedon ja elementin kohdalla hallitusti ja eheästi. Siirrettävän kokonaisuuden kattavuutta ja eheyttä pitää siksi arvioida ja testata siirtoprosessin eri vaiheissa useista eri näkökulmista.

Testaaminen ja riittävä seuranta on tärkeää aina, mutta erityisesti silloin, kun alkuperäisestä sovelluksesta tai järjestelmästä ollaan luopumassa. Tällöin tiedon ymmärrettävyyttä ja eheyttä ei voida enää varmentaa sen alkuperäisessä ympäristössä.

Digitaalisen tiedon siirtäminen edellyttää tietoaineistojen sisällön ja rakenteen tuntemista, huolellista suunnittelua, määrittelyä ja testaamista, riittävää kuvailua ja dokumentointia sekä oikeanlaista osaamista ja myös varautumista kustannuksiin. Arvioi arkistoitavaksi määrättyä tietoa koskevan siirtotarpeen yhteydessä aina sitä, voisiko tietoaineiston siirtää Kansallisarkistoon.

Oheiseen muistilistaan on koottu arkistoitavan tiedon siirtämiseen liittyviä käytännön vinkkejä. Muistilista on laadittu tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijan näkökulmasta, minkä vuoksi sen painopiste on tietoaineistojen tietosisällön ja muun eheyden turvaamisessa. Siirrossa on yleensä mukana useita asiantuntijoita, joiden vastuut ja erityisosaaminen varmistavat siirron onnistumista. Ammattialakohtaiset toimintatavat, välineet ja näkökulmat tukevat toisiaan. Yhteistyö ja myös oman roolin hahmottaminen kokonaisuudessa antavat avaimet onnistumiseen.

Voit hyödyntää muistilistaa, kun suunnittelet arkistoitavien tietoaineistojen siirtämistä tietojärjestelmästä toiseen tiedon elinkaaren varrella tai kun suunnittelet siirtoa Kansallisarkistoon. Siirtotilanteissa ja siirtojen toteutuksissa on eroja, mutta samat perusperiaatteet koskevat niitä kaikkia.

Arkistoinnin asiantuntijan muistilista siirtotilanteeseen

Muista yhteistyö. Hahmota siirto projektina.

Siirto vaatii varautumista hankintoihin ja muihin kustannuksiin sekä useiden asiantuntijoiden asiantuntemusta. Yleensä siirto toteutetaan projektina tai projektimaisesti.
Tietosisällön eheyden säilyminen vaatii eri ammattialojen ja asiantuntijoiden näkökulmia. Sen varmistamista ei yleensä voi jättää vain yhden asiantuntijan tai toimijan vastuulle. On tärkeää, että mukana on tahoja, jotka tuntevat sekä toimintaprosessit, tietoaineiston että tietojärjestelmän tietosisällön ja käyttötavat.

✔ Roolit - keitä kaikkia siirrossa tarvitaan

Migraatio vaatii sekä tietoa että taitoa. Kokemus opettaa yleensä ennakoimaan hankalia kohtia. Hyödynnä suunnittelussa omia kokemuksiasi, organisaatiosi asiantuntijoiden tietoja sekä esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajien asiantuntemusta. Muista verkostot: tarpeellista tietoa voi löytyä vertaisorganisaatioista.

Tiedon teknisen eheyden testaamisen eli validoinnin ohella on testattava tietosisällön eheyttä. Tämän vuoksi teknisten asiantuntijoiden lisäksi mukana pitää olla sekä tiedonhallinnan asiantuntijoita että tiedon alkuperäisiä käyttäjiä. Lisäksi tarvitaan yleensä oman organisaation ulkopuolisten sovellustoimittajien tai palveluntarjoajien työtä.

Pohdi, onko organisaatiossasi riittävästi omaa osaamista siirron toteuttamiseen. Kenellä on kokonaisvastuu siirrosta ja miten vastuut jaetaan siirron eri vaiheissa? Onko osallistujia tarpeeksi esimerkiksi projektin aikatauluihin nähden?

Suunnittele siirto kokonaisuutena. Muista eri näkökulmat.

Perehdy siirron suunnitteluun ohjeiden, suositusten, standardien ja muiden tarpeellisten lähteiden avulla.
Tutustu projektikäytäntöihin ja tarpeen mukaan myös erilaisiin menetelmiin, joita tietojärjestelmätyössä käytetään. Niihin liittyvien käsitteiden, roolien ja vaiheiden ymmärtäminen auttaa siirron suunnittelussa ja toteutuksessa.
Määrittele siirron tavoitteet, laajuus ja aikataulut. Huomioi myös mahdolliset tietorakenteisiin liittyvät jälkityöt kohdejärjestelmässä siirron jälkeen.
Selvitä, miten tietojärjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon liittyvät lisenssit ja sopimukset pitää ottaa siirrossa huomioon.
Arvioi siirron riskit. Tee riskienhallintasuunnitelma. Hyödynnä ja päivitä sitä siirron edetessä.

Piirroshiiri toteaa puhekuplassa, että suunnittelu, yhteistyö, testaus - tässä on nyt parasta pelata varman päälle. — **Kuva**. Migraatiossa on monta vaihetta ja useita hallittavia asioita. Joskus kannattaa suunnitella ennemmin hieman liikaa kuin liian vähän.

Tutustu siirrettävän tietoaineiston sisältöön ja rakenteeseen.

Tee yhteistyötä niiden tahojen kanssa, jotka tuntevat tietoaineiston ja tietojärjestelmän tietosisällön ja käyttötavat.
Kokoa ja tuota siirrettävän tietoaineiston tietosisällöstä tarvittava dokumentaatio ja kuvailu. Hyödynnä työssä arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvauksia, ohjeita ja käyttöohjeita. Muista tietojärjestelmiin liittyvä dokumentaatio, muun muassa suunnitelmat, selosteet, tietomallit sekä koodistojen ja luokitusten kuvaukset ja muuttujien kuvaukset.
Kokoa ja tuota tarvittava tietorakenteita koskeva dokumentaatio ja määrittelyt. Muista, että arkistoitavan tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden ja käytettävyyden varmistamiseksi pitää aina dokumentoida ja arkistoida myös tietoaineistoon liittyvät luokitukset, koodistot ja koodistoavaimet.
Muista, että siirrettävän tietosisällön ja tietoaineistoihin liittyvän metatiedon pitää vastata lainsäädännön ja muun sääntelyn vaatimuksia. Varmista, että tieto ja tietoaineistot säilyttävät todistusvoimaisuutensa myös tästä näkökulmasta läpi koko siirron.
Arvioi käytössä olevien tiedostomuotojen laatua ja määrää pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta. Tarvitaanko tiedostokonversioita? Jos muunnoksia joudutaan tekemään, miten niiden laatu ja tiedostojen semanttinen ja tekninen eheys varmistetaan?
Säilytä ja arkistoi riittävä määrä siirron yhteydessä kertynyttä aineistoa oheisdokumentaationa.

✔ Muista kuvailu ja riittävä oheisdokumentaatio!

Kuvailu on tiedon- ja aineistonhallinnan keino, jonka tavoitteena on varmistaa, että tietoaineistoja pystytään käyttämään, säilyttämään ja ymmärtämään myös niiden välittömän muodostumis- ja käyttökontekstin ulkopuolella. Kuvailua tukee tiedon ja aineistojen muu dokumentointi.

Kansallisarkiston Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suosituksenmukaisilla arkistometatiedoilla viitataan siihen metatietokokonaisuuteen, jota tiedon arkistointi ja käytettävyys edellyttävät. Ne kuvaavat arkistoitavan tietoaineiston:

sisältöä ja rakennetta
alkuperää, kuten aineiston syntyyn liittyviä tehtäviä ja toimijoita
käsittelyä ja elinkaarihallintaa sekä niihin liittyviä toimijoita
suhdetta muuhun tietoon ja muihin tietoaineistoihin
muita asiayhteyksiä
käyttöön liittyviä rajoituksia.

Oheisdokumentaatio on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa ja muuta informaatiota. Dokumentaatiossa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, jotka tietojärjestelmästä ja tietoaineistoista on laadittu joko niiden käytön yhteydessä tai migraation suunnittelu-, testaus- ja toteutusvaiheissa. Siirto- ja testausvaiheissa voi muun dokumentoinnin lisäksi hyödyntää esimerkiksi kuvakaappauksia alkuperäisestä käyttöliittymästä tai tietokannasta. Näin kertyvää monipuolista dokumentaatiota voidaan hyödyntää tiedon koko elinkaaren ajan - myös silloin, kun aineistot siirretään arkistoon. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa suositellut tiedostomuodot.

Arvioi järjestelmien reunaehdot ja vaatimukset.

Arvioi sekä lähde- että kohdejärjestelmää tietorakenteiden, formaattien, toiminnallisuuksien ja yleisen yhteentoimivuuden näkökulmista.
Varmista, että kohdejärjestelmän ominaisuudet ja toiminnallisuudet todella vastaavat siirrettävän tietoaineiston tarpeita. Mieti, miten henkilötietojen suoja, käyttörajoitukset ja -oikeudet pystytään uudessa järjestelmässä toteuttamaan ilman lähdejärjestelmän toiminnallisuuksia. Mihin kaikkiin tietoihin toteutus tällöin perustuu?
Varmista, että sinulla on riittävä ymmärrys siitä, miten mahdolliset lähdejärjestelmän omat siirtotoiminnallisuudet tai siirrossa käytettävät muut sovellukset vastaavat siirron käytännön tarpeisiin. Varmista myös, että niitä kaikkia testataan riittävästi.

Muista, että migraatiossa on mahdollista selkeyttää ja rikastaa tietoaineistoja koskevia metatietoja.

Migraatiossa voidaan usein monipuolistaa tiedon käyttötapoja, kunhan se tehdään hallitusti ja dokumentoidusti. Älä jää vanhan vangiksi, vaan suunnittele siirto niin, että pystyt hyödyntämään uusia mahdollisuuksia. Tavallista on muun muassa luokittelevan tiedon, kuten tehtäväluokituksen tai tiedon julkisuutta koskevan luokituksen, lisääminen tietoaineistojen yhteyteen.
Muista kuitenkin aina varmistaa tiedon eheys ja todistusvoimaisuus. Migraatiossa tuotetun metatiedon laatua ja oikeellisuutta pitää arvioida ja seurata.
Metatiedon tuottaminen tulisi aina suunnitella ja dokumentoida arkistoitavan tietoaineiston elinkaaritapahtumana.

Tunnista, määrittele ja dokumentoi kaikki siirrettävät tiedot yksityiskohtaisesti.

Tiedot pitää siirrossa tarvittaessa vakioida eli yhdenmukaistaa lähde- ja kohdejärjestelmän välillä. Tämä ei yleensä ole suoraviivaista. Tyypillisiä ongelmakohtia ovat tietorakenteisiin, tietotyyppeihin tai tiedon toistettavuuteen liittyvät erot järjestelmien välillä.
Järjestelmissä hyödynnetään usein erilaisia valintalistoja tai koodistoja, joiden ymmärrettävyys ja käytettävyys pitää varmistaa lähdejärjestelmän ulkopuolella. Suunnitteluvaiheessa vaaditaan siis tarkkuutta ja ongelmanratkaisukykyä.

✔ Mäppäys ja mappaus

Tietojen mäppäys tai mappaus (engl. mapping, crosswalk) tarkoittaa tiedon semanttisten eli merkitykseen liittyvien vastaavuuksien kartoittamista ja hallintaa esimerkiksi kahden eri metatietomallin, formaatin tai muun tietorakenteen välillä. Mappaamalla määritellään, mikä kohdejärjestelmän tietokenttä vastaa tietosisällöltään lähdejärjestelmän tietokentän tai tietokenttien tietosisältöä.

Jos tietoja yhdistetään, rikastetaan tai karsitaan siirron yhteydessä, varmista suunnittelulla ja tarkalla määrittelyllä, ettei tietoaineiston käytettävyys tai tietosisällön eheys ja ymmärrettävyys vaarannu.
Muista, että tietoaineistot eivät aina ole tasalaatuisia. Niissä voi olla esimerkiksi tietojärjestelmän käyttötapaan tai tiedon aiempiin migraatioihin liittyviä eroja, jotka tulevat esiin vain tietyn ajanjakson tai tiettyjen ajanjaksojen tiedoissa.
Suunnittele riittävästi testitapauksia, joita voit hyödyntää eheyden ja ymmärrettävyyden testaamiseen siirron eri vaiheissa.

Testaa ennen siirtoa monipuolisesti tietoaineiston teknistä ja sisällöllistä eheyttä.

Testaamisella varmistat, että tiedot siirtyvät oikein, säilyttävät alkuperäisen merkityksensä sekä sen, että uusi tietorakenne toimii odotetusti.
Hyödynnä testauksessa sekä automaattisia ja ohjelmallisia menetelmiä että tietoaineiston läpikäyntiä silmämääräisesti ja pistokokein. Hyödynnä myös näyteaineistoja ja otantoja. Testaa tarpeeksi suurella aineistolla ja tarpeeksi pitkältä aikaväliltä.
Testaamista helpottaa testiympäristö, jossa tiedon ymmärrettävyyttä ja sen käyttämiseen liittyviä toiminnallisuuksia voi tarkastella monipuolisesti.
Dokumentoi ja kuvaa löydetyt virheet ja ongelmakohdat. Varmista, että voit tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa aiemmin tehtyjä siirtomäärityksiä. Testaa sitten uudelleen. Toista tätä toimintatapaa, kunnes voit luottaa lopputulokseen.

Siirrä tietoaineisto hallittavina kokonaisuuksina.

Testaa ja varmista siirron aikana, että tiedot siirtyvät oikein ja säilyttävät alkuperäisen merkityksensä.
Tarvittaessa tietoaineisto pitää jakaa osiin. Yksinkertaisimmillaan tämä onnistuu esimerkiksi jonkin yhteisen metatiedon avulla. Näin tietoja voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena ja niille voidaan tehdä muun muassa erilaisia massamuutoksia tai kuvailuja, jotka koskevat vain niitä.
Testaa ja varmista, että uusi tietorakenne toimii odotetulla tavalla.
Varmista, että voitte tarvittaessa edelleen muuttaa tai tarkentaa aiemmin tehtyjä määrityksiä. Varmista myös, että voitte tarpeen vaatiessa palauttaa tietoaineiston alkuperäiseen muotoonsa. Lähdejärjestelmästä ei voida luopua ennen kuin migraation onnistuminen on varmistettu.
Varmuuskopiointi ja muut varmistuskeinot auttavat takaamaan, että tiedot säilyvät alkuperäisessä muodossa niin kauan, että voitte olla varmoja siirron onnistumisesta.

✔ Vaaranpaikkoja - mikä voi mennä pieleen?

Tiedon ymmärrettävyys voi kärsiä siirtoa varten tehtyjen konversioiden tai muunnosten vuoksi. Siirrossa voidaan menettää muun muassa alkuperäisen ympäristön semanttisen tason näkymiä tai kontekstitietoja, jos tietorakenteita ei dokumentoida tarpeeksi. Tällöin tiedon eheys ja tietoaineiston käytettävyys kärsivät ja myös henkilötietojen suojaaminen voi vaikeutua.
Kun tietoja siirretään järjestelmästä toiseen, on joskus perusteltua yhdistää eri tietokentissä olevia tietoja. Joitain tietoja voidaan myös karsia kokonaan pois. Toisaalta tietoja voidaan myös lisätä eli rikastaa esimerkiksi luokittelujen tai kuvailutietojen avulla. Tällaiset toimenpiteet pitää kuitenkin tehdä suunnitellusti, ja niitä on testattava riittävien aineistokokonaisuuksien ja -otantojen avulla. Muuten tietosisältö tai rakenteet voivat muuttua niin paljon, että tiedon eheys ja ymmärrettävyys kärsivät.
Tietoaineistot ovat usein kertyneet pitkällä aikavälillä. Tämän vuoksi on tavallista, ettei tietoaineisto ole koko ajalta tasalaatuista. Syynä voivat olla tietojärjestelmässä tai sen käytössä tapahtuneet muutokset tai esimerkiksi aiemmat migraatiot. Kun tällaisen tietoaineiston metatietoja tai tietosisältöjä yhdistetään siirrossa, yhdistämisperiaatteet eivät toimikaan samalla tavalla eri aikoina muodostuneiden tietojen kohdalla. Muista testata monipuolisesti.
Joskus tietoja, tietorakenteita tai metatietoja yksinkertaistetaan siirrossa niin paljon, että tietoaineiston ymmärrettävyys ja todistusvoimaisuus vaarantuu. Jokin tieto tai luokittelutapa, joka on lähdejärjestelmässä ollut merkittävä, voi kadota siirrossa kokonaan. Joskus taas esimerkiksi aineistossa olevat aikatiedot eivät siirry alkuperäisestä järjestelmästä uuteen järjestelmään oikein. Varmista, että suunnittelet ja testaat muutokset useista eri näkökulmista.
Puutteellinen kuvailu ja dokumentointi vaarantavat eheyden, ymmärrettävyyden ja käytettävyyden.

Dokumentoi ja kuvaile siirto ja sen yhteydessä tehdyt ratkaisut.

Varmista kuvailulla ja dokumentoinnilla tietosisällön ja -rakenteiden ymmärrettävyys. Säilytä ja arkistoi riittävä määrä siirron yhteydessä kertynyttä dokumentaatiota oheisdokumentaationa, joka säilytetään ja arkistoidaan tietoaineiston mukana.
Dokumentoi ja kuvaile migraatiossa tehdyt ratkaisut ja lopputulos elinkaaritapahtumiksi tietoaineiston yhteyteen ja tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvauksiin.

Muista seuranta ja ylläpito!

Huolehdi siitä, että migraatiossa tehtyjen ratkaisujen vaatimat muutokset toteutetaan kohdejärjestelmässä siirron jälkeen.
Joskus tietosisällön eheyteen tai uusiin tietorakenteisiin liittyvät ongelmat paljastuvat vasta sen jälkeen, kun tietoa on käytetty jo jonkin aikaa kohdejärjestelmässä. Tukeudu tällöin siirron aikana muodostettuun dokumentaation ja pohdi, pystytäänkö ongelma kuitenkin vielä ratkaisemaan.
Kuvaile ja dokumentoi havaittu ongelma ja sen ratkaisemiseksi tehdyt toimenpiteet. Jos ongelmaan ei löydy yrityksistä huolimatta ratkaisua, dokumentoi myös tämä tieto olemassa olevien tietojen yhteyteen.

Arkistosiirto Kansallisarkistoon - aloita tästä

Kansallisarkisto vastaanottaa viranomaistoiminnasta muodostuvaa arkistoitavaa tietoaineistoa pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Sähköisen arkistoinnin palvelu on vuodesta 2025 koko julkishallinnon käytössä.

Arvioi arkistoitavaksi määrättyä tietoa koskevan siirtotarpeen yhteydessä aina sitä, voisiko aineiston siirtää Kansallisarkistoon. Siirron jälkeen Kansallisarkisto varmistaa tietoaineistojen säilyvyyden ja edistää niiden monipuolista käyttöä.

✔ Sähköinen arkistointi ei vaadi lupaa tai Kansallisarkiston päätöstä

Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa, eikä niitä tule tulostaa analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä nykyään erillistä Kansallisarkiston lupaa tai päätöstä. Myös analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat aineistot, joiden analogisella säilytysmuodolla on arvioitu olevan kulttuurihistoriallista arvoa. Ne arkistoidaan digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.

Sähköistä arkistointia tukevat Kansallisarkiston arkistointia koskevat siirto- ja muotomääräykset sekä yleispäätös digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta. Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä.

Tutustu Kansallisarkiston määräyksiin ja päätöksiin:

Piirroshiiri kertoo, että arkistoitavien tietoaineistojen siirto Kansallisarkistoon on osa arkistoinnin suunnitelmallisuutta. — **Kuva**. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu turvatusti Kansallisarkistossa.

1. Tutustu ohjeisiin, ota yhteyttä

Kun harkitset tai jo suunnittelet tietoaineistojen siirtämistä Kansallisarkistoon, tutustu ajantasaisiin siirto-ohjeisiin Kansallisarkiston verkkosivuilla. Ota sitten yhteyttä Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun.

Digitaalisten aineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon vaatii sitoutumista samalla tavalla kuin mikä tahansa digitaalisen tietoaineiston siirto eli migraatio. Siirtoprosessi päättyy, kun Kansallisarkisto on hyväksytysti vastaanottanut tietoaineistot. Tutustu jo varhaisessa vaiheessa esimerkiksi siirtäjän avuksi koostettuun tarkistuslistaan, johon on koottu digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessiin liittyviä käytännöllisiä työvaiheita. Voit hyödyntää myös tämän oppaan arkistoinnin asiantuntijan muistilistaa.

✔ Pohdi esimerkiksi näitä näkökulmia kun suunnittelet siirtoa

Voit lähteä liikkeelle pienelläkin aineistolla tai aineiston osakokonaisuudella. Huomioi kuitenkin aineiston elinkaaren vaihe sekä se, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi. Lisäksi on tarkistettava, että tietoaineisto soveltuu vastaanotettavaksi.
Siirron suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen mukainen arkistoitava kokonaisuus. Kokonaisuus voi olla yhdessä tai useammassa paikassa - esimerkiksi useammassa tietojärjestelmässä.
Metatietojen täydentäminen ja tarkentaminen on arkistointitarkoituksen näkökulmasta usein tarpeen. Jos tarpeellisia metatietoja ei ole liitetty arkistoitaviin tietoaineistoihin niiden muodostumisen tai muun alkuperäisen käyttötarkoituksen aikaisen käsittelyn aikana, ne on tuotettava viimeistään, kun aineistot siirretään Kansallisarkistoon.
Arkistosiirron yhteydessä voidaan tietoaineistoon liittyvien välttämättömien metatietojen lisäksi ottaa vastaan muita siirrettävän tietoaineiston uudelleenkäytön kannalta hyödyllisiä metatietoja, dokumentaatiota ja kuvailuja, joita organisaatio on tuottanut.
Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan täydentävää dokumentaatiota, joka tukee arkistoitavan tietoaineiston käytettävyyttä, ymmärrettävyyttä ja tulkitsemista. Dokumentaatiota kannattaa myös elinkaaren aiemmissa vaiheissa säilyttää joko tietoaineiston yhteydessä tai niin, että se on luotettavasti yhdistettävissä siihen. Oheisdokumentaatiota voivat olla esimerkiksi yleiskuvaukset tietoaineistosta tai toiminnasta, jonka tuloksena tietoaineisto on muodostunut. Se ulottuu kuitenkin yleensä kuvaamaan lisäksi tietorakenteita ja tarvittaessa aineiston käyttötapoja erilaisissa käyttöyhteyksissä. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset.

2. Suunnittele ja sovi siirto yhdessä Kansallisarkiston kanssa

Siirrettävä aineisto yksilöidään Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa. Suunnitelmaan kuuluu ylätason kuvaus siirrettävästä tietoaineistosta, tiedot aineiston henkilötietoluonteesta, julkisuudesta, mahdolliset salassapitoperusteet sekä tietoaineiston elinkaaren vaihe eli tieto siitä, onko se säilytysvaiheessa vai siirtynyt arkistovaiheeseen. Elinkaaren vaihe vaikuttaa muun muassa siirretyn tietoaineiston käyttöön, rekisterinpitäjään ja tietopalveluvastuuseen.

Siirron suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös mahdollisia riskejä, joita siirtoon voi liittyä.

Tietoaineistoja otetaan Kansallisarkistoon vastaan vain valmiiksi määritellyissä siirtorakenteissa. Käytettävä siirtorakenne riippuu siirrettävän tietoaineiston muodosta ja muista siihen liittyvistä reunaehdoista. Myös rakenteesta päätetään siirtosuunnittelun yhteydessä yhdessä Kansallisarkiston kanssa.

✔ Lue lisää: Tietoaineistoja vastaanotetaan Kansallisarkistoon tällä hetkellä neljässä siirtorakenteessa

SÄHKE2-aineistot

Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut tietoaineisto.
SÄHKE2-metatietomallin taustalla on metatietoskeema, joka määrittää säännöt sille, miten siirrossa käytettävä XML-siirtotiedosto (sahke.xml) muodostetaan. Skeema määrittää siirtorakenteen yksiselitteisesti. Se on tekninen kuvaus, joka ei ota kantaa siihen, miten metatiedot on toteutettu esimerkiksi yksittäisessä tietojärjestelmässä. Käytännössä tietoaineiston metatiedot ja niiden rakenne on aina tarkistettava, vaikka käytössä olisi ollut SÄHKE2-mukainen järjestelmä. Siirtokokonaisuuden metatietoarvot yhtenäistetään tarvittaessa esimerkiksi siirtävän tietojärjestelmän siirtotoiminnallisuuksien avulla automaattisesti skeeman vaatimusten mukaisiksi.
Useimmissa SÄHKE2-asianhallintajärjestelmissä on siirtotoiminnallisuus. Käyttäjä voi yleensä määritellä rajaukset, joiden perusteella muodostuu joko valmis siirtopaketti tai hakemistorakenne, joka paketoidaan ennen siirtoa siirtopaketiksi. Siirtopaketti muodostetaan pääsääntöisesti yksittäisen tehtäväluokan asioista sopivalla aikarajauksella.
Huomaathan, että tietojärjestelmien siirtotoiminnallisuuksia ja -tapoja on hyvä testata käytännössä ja lisäksi kehittää niitä tarpeen mukaan, koska järjestelmään kertyvät tietoaineistot ja niiden käsittelytavat lisääntyvät järjestelmän käyttöiän myötä määrällisesti ja laadullisesti. Tiedon siirtämiseen ja arkistointiin liittyviä tietorakenteita pitäisi toisin sanoen myös ylläpitää.
SÄHKE2-siirtopaketti sisältää sekä siirrettävän tietoaineiston (eli asiakirjojen tiedostot) että asianhallintajärjestelmän generoiman sahke.xml-tiedoston, jossa on siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedot.

Kansallisarkiston Sähke2-määräys (AL 9815/07.01.01.00/2008) oli sähköisen arkistoinnin ja asiankäsittelyn ohjeistus, metatietomalli sekä siirtorakenne Kansallisarkistoon. Määräys on kumottu, ja Sähke2:n ylläpito muuna kuin arkistoitavien tietoaineistojen siirtorakenteena on päättynyt Kansallisarkistossa. Sen sisältö on kuitenkin edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022).

Digitoidut kuva-aineistot

Siirtorakenne on tarkoitettu viranomaisten tietoaineistoille, jotka on digitoitu Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti.
Digitoitua tietoaineistoa otetaan vastaan vain määriteltyihin hakemistorakenteisiin tallennettuna.

Rakenteiset tietoaineistot

Rakenteisia tietoaineistoja ovat esimerkiksi digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot mutta myös kokonaiset tietokannat.
Digitaalista tietoa arkistoidaan muun muassa erilaisina datakoosteina, joihin tietoaineisto rakenteistetaan koneellisesti käsiteltävään muotoon joko kokonaisuudessaan tai valikoiduilta osin. Hyödynnettävä esitystapa tai tiedostomuoto on tällöin XML, CSV tai JSON. Siirron yhteydessä arvioidaan muun muassa erilaisten näyteaineistojen avulla, miten varmistetaan:
- tietoaineiston alkuperäiseen käyttötarkoitukseen liittyvän loogisen rakenteen dokumentointi
- datakoosteiksi puretun aineiston käytettävyys.
Aineistopoiminta voi perustua viranomaisen säännöllisessä tai lakisääteisessä tiedonsiirrossa tai luovutuksessa hyödyntämään määritykseen. Tällainen käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi tilastointi, tietojen siirtäminen tietojärjestelmien välillä tai välitettävä raportti. Poiminnan sisältöä tulee täydentää seulontapäätöksessä arkistoitavaksi määrätyillä tiedoilla, jos ne eivät sisälly määritykseen.
Osa tietokannan tietoelementtien kuvailusta voidaan tallentaa osaksi itse datakoostetta, mutta yleensä sen rinnalle tarvitaan datakoosteen tiedostomuodosta riippuen esimerkiksi erillinen skeematiedosto tai muuta teknisen rakenteen dokumentointia.
Tietokantoja vastaanotetaan Kansallisarkistoon myös erityisesti relaatiotietokantojen arkistointiin kehitetyssä avoimen lähdekoodin SIARD-säilytysformaatissa. SIARD ei tallenna käyttöliittymän ominaisuuksia, eikä aineisto ole sellaisenaan käytettävissä oleva operatiivinen tietokanta. Sisältö voidaan kuitenkin palauttaa käytettäväksi tietokannanhallintajärjestelmään.
Tietokannan sujuvan uudelleenkäytön ja ymmärtämisen takaamiseksi tietokannan pitäisi aina sisältää muun muassa sen tauluja ja sarakkeita kuvaavat nimet, sekä niiden väliset suhteet ja taulukot, joissa koodatut arvot on kuvattu. Tietokanta voi sisältää myös näkymiä, joilla keskeisiä tietoja pystytään visualisoimaan. Sen käyttöä ja ymmärrettävyyttä voi tukea lisäksi muilla visualisoinnille sekä tietomallilla, jonka avulla pystyään esittämään myös yhteydet käsitemalleihin.

Muut digitaaliset tietoaineistot

Muut digitaaliset tietoaineistot -siirtorakenteessa otetaan vastaan sellaisia aineistokokonaisuuksia, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäviksi. Tietoaineistot voivat olla muun muassa erilaisia verkkolevyille muodostuneita kokonaisuuksia tai audiovisuaalisia tietoaineistoja.

Siirtosuunnittelun yhteydessä arvioidaan sitä, muodostuuko siirrettävästä tietoaineistosta yksi vai useampi siirtoerä. Siirtoerä on looginen, ehyt ja valmis kokonaisuus, jonka sisältämiin aineistoihin tai tietoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita. Tietoaineisto voidaan jakaa siirtoeriksi esimerkiksi tehtäväluokkien ja erilaisten aikarajausten mukaisesti. Siirtäjä voi siirtosuunnittelun yhteydessä perustella tapoja jakaa aineisto siirtoeriin. Aineiston ryhmittelyyn ja kuvailuun liittyvät vaatimukset Kansallisarkistossa asettavat kuitenkin reunaehdot siirtoerien muodostamiselle.

3. Valmistele siirto ja tee se sovitulla tavalla

Kun siirrosta on sovittu ja sitä varten tarvittavat valmistelut tehty yhteistyössä Kansallisarkiston kanssa, siirtäjä muodostaa sovituista aineistoista siirtorakenteen mukaiset siirtopaketit. Jokaisen siirtopakettityypin muodostamisesta on omat ohjeet. Siirroissa käytetään Kansallisarkiston selainpohjaista siirtokäyttöliittymää.

Siirtopaketteja voi tulla siirtoerästä yksi tai useampi. Paketin muodostamista varten tiedostot tallennetaan siirto-ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoidaan siirtoa varten yhdeksi tiedostoksi (TAR-tiedosto). Yksittäisiä tiedostoja ei kuitenkaan saa erikseen pakata tai paketoida. Hakemistorakenne ei saa sisältää ylimääräisiä hakemistotasoja tai tyhjiä hakemistoja. Saat siirtoprosessin aikana tarvittavan opastuksen ja ohjeistuksen myös tämän vaiheen toteuttamiseen.

Siirtäjänä organisaatiosi huolehtii aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolaki, 831/1994, § 14). Tuotat ja toteutat muun muassa aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut. Aineistopoiminnassa hyödynnetään yleensä järjestelmien valmiita siirtotoiminnallisuuksia tai luodaan tarvittava ratkaisu sovellustoimittajan/palveluntarjoajan tai muun teknisen kumppanin kanssa. Lisäksi on huomioitava Kansallisarkistoon vastaanotettavat tiedostomuodot ja tiedostoja koskevat vaatimukset.

Piirroshiiri sanoo puhekuplassa, että valmista tuli.