Etappi 4. Varmista tiedon eheys ja säilyminen
Toimenpidepolun neljäs etappi on tiedon eheyden ja säilymisen varmistaminen. Ennen kuin arkistoitava tieto siirretään arkistoon, sitä voidaan käyttää ja säilyttää alkuperäisessä käyttötarkoituksessaan pitkään. Löydät tästä osiosta ohjeita tiedon eheyden ja säilymisen turvaamiseen siihen saakka, että se on siirretty arkistoon, joka huolehtii tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön.
Kuva. Toimenpidepolun neljännellä etapilla huolehditaan siitä, että tietoaineistot ja tiedostot säilyvät kaikissa olosuhteissa eheinä.
Arkistoitavan tiedon pitää olla autenttista, luotettavaa ja eheää. Näitä vaatimuksia tarkastellaan tällä etapilla kolmesta näkökulmasta:
Tiedon säilyttäminen eheänä ja todistusvoimaisena
Tiedostomuotojen merkitys
Tiedon siirtäminen sen elinkaaren eri vaiheissa (migraatiot)
Millaista on eheä tieto?
Eheys (engl. integrity) tarkoittaa sitä, ettei tietoa ole muutettu luvatta eikä se ole muuttunut vahingossa. Tietokokonaisuus on tällöin eheä, eikä mitään kokonaisuuteen kuuluvaa ole esimerkiksi jäänyt pois. On myös tärkeää, että mahdolliset muutokset pystytään todentamaan, jos niitä on tapahtunut. Eheys jaetaan usein edelleen semanttiseen ja tekniseen eheyteen:
Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Joskus käytetään myös termejä sisällöllinen, tietosisällöllinen tai looginen eheys.
Tekninen eheys tarkoittaa sitä, että data ja sen tallennusrakenne (bitit) ovat muuttumattomia (engl. fixity).
Mitä pidempään digitaalisia tietoaineistoja säilytetään, sitä tärkeämpää niiden eheyden varmistamisessa on ottaa huomioon arkistoinnin ja digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositellut tiedostomuodot, säilytettävien tiedostomuotojen joukon rajaaminen ja tiedostojen laadun säännöllinen varmistaminen. Näin rakennetaan perustaa pitkäaikaissäilytykselle, jossa tietoaineistoja muunnetaan uuteen säilytyskelpoiseen muotoon, kun teknologiset muutokset sitä vuosien ja vuosikymmenten saatossa vaativat.
Suositellut tiedostomuodot ovat määrityksiltään avoimia, standardoituja ja yleisessä käytössä olevia formaatteja, jotka todennäköisesti säilyvät käytettävänä pitkällä aikavälillä. Tiedostojen laadunvarmistus taas perustuu tiedostomuotostandardin tarkkaan noudattamiseen, siihen, että tiedostot ovat hyödynnettävissä ilman ulkoisia riippuvuuksia ja että ne säilyvät teknisesti eheinä.
Tiedostojen eheyden ja muuttumattomuuden säilymistä voidaan valvoa muun muassa säilyttämällä tiedostoja lukutilassa (engl. read-only). Muutoksia voidaan silloin tehdä vain dokumentoidusti ja riittävin käyttöoikeuksin. Tiedostojen muutosten seuraamisessa hyödynnetään usein lisäksi aineistosta erillään säilytettäviä eheystarkisteita, joita aineistoon vertaamalla mahdolliset muutokset pystytään huomaamaan. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei tekninen muuttumattomuus takaa semanttista eheyttä eli sitä, että myös tiedoston tietosisältö on eheää ja ymmärrettävää.
Tiedostonäkökulman lisäksi eheyteen liittyy se, miten digitaalisten tietokokonaisuuksien muodostumis- ja käsittelyhistoria on dokumentoitunut. Esimerkiksi käyttöoikeuksien perusteella tiedon yhteyteen tallentuu käyttäjä- ja käsittelytietoja, muun muassa erilaiset aikaleimat tiedon luomisajankohdasta tai muokkaamisesta. Tietoja ei voi lisätä tai poistaa ilman, että muutoksesta jää jälki. Eheyttä tukee lisäksi tietoaineistojen kuvailu ja dokumentointi niiden elinkaaren eri vaiheissa. Kuvailutietoina voidaan kertoa esimerkiksi se, että asiakirjoissa on käytetty sähköisiä allekirjoituksia tai että autenttisuus ja eheys on todennettu tarkistussumman avulla. On tärkeää kertoa myös, se että jokin tietoaineistoon liittyvä tieto on epävarma tai sitä ei pystytä varmistamaan.
Riittävien tietoturvallisuustoimienpiteiden toteuttaminen on pitkällä aikavälillä tiedon eheyden, aitouden ja autenttisuuden varmistamisen kannalta ratkaisevaa. Tiedon hyödyntäjän pitää pystyä luottamaan siihen, että tieto on tallennettu oikein ja että se on koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta muutoksilta.
Voit arvioida arkistoidun tiedon autenttisuutta, luotettavuutta ja eheyttä näistä näkökulmista:
Dokumentoiko tieto kattavasti ja virheettömästi niitä toimenpiteitä, tehtäviä tai asioita, joista sitä säilytetään todisteena? Vai onko tieto esimerkiksi puutteellista, ristiriitaista tai valikoivaa?
Käykö tiedosta ilmi, milloin se on luotu? Entä mikä taho sen on luonut? Mitkä tahot ovat käsitelleet tai muuttaneet sitä?
Onko tieto ollut koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta lisäyksiltä, poistoilta ja muutoksilta? Pystytäänkö mahdolliset muutokset havaitsemaan, yksilöimään ja jäljittämään?
Onko tieto luokittelun, muun metatiedon ja dokumentoinnin avulla asetettu tarvittaviin konteksteihin eli asiayhteyksiin niin, että se pystytään paikallistamaan ja sitä voidaan myös hakea? Pystytäänkö tietoa hyödyntämään ja tulkitsemaan?
Onko tieto ajantasaisten käyttörajoitusten ja -oikeuksien mukaisesti käytettävissä?
Onko tieto suositelluissa ja tuetuissa tietorakenteissa ja tiedostomuodoissa? Voidaanko se tarvittaessa hallitusti konvertoida eli muuntaa sellaisiin?
Pystytäänkö tietoaineisto siirtämään eheänä ja hallitusti toiseen tietojärjestelmään tai arkistoon?
Tilastokeskuksen laatimat tiedon laatukriteerit on kehitetty ensisijaisesti rakenteellisten rekisteriaineistotyyppisten tietoaineistojen laadun arviointiin. Niiden periaatteita voi kuitenkin hyvin soveltaa kaikkien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla. Laadukkaan tiedon ominaisuudet on kriteereissä jäsennelty sen mukaan:
Miten tieto kuvaa todellisuutta? Onko se virheetöntä, tarkkaa, kattavaa, johdonmukaista ja ajan tasalla?
Miten tieto on kuvattu? Miten voidaan varmistua sen alkuperäisyydestä ja alkuperästä? Ovatko metatiedot ymmärrettäviä?
Miten tietoa voi käyttää? Onko tieto suositustenmukaista? Onko se saatavilla oikea-aikaisesti? Voivatko sitä käyttää ne, joilla siihen on säännösten ja toimintatapojen mukaiset käyttöoikeudet? Onko tieto koneluettavassa muodossa?
Kuvan lähde. Tilastokeskus. Tiedon laatukriteerit.
Missä arkistoitavia tietoaineistoja voi säilyttää?
Säilyttämisellä tarkoitetaan usein tietoaineistojen säilyvyyden varmistamista riippumatta siitä, onko kyse niiden arkistoinnista vai tiedon säilyttämisestä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Arkistoitua tietoa säilytetään ilman aikarajaa eli käytännössä ikuisesti, joten sen säilymisen ja eheyden varmistaminen vaatii kuitenkin erilaista suunnittelua ja varmistamista kuin lyhyen määräajan säilytettävän tiedon. Organisaatiosi on taattava tiedon eheys ja säilyminen siihen asti, että aineistot on siirretty varsinaisen pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Tähän sillä pitää olla riittävät toimintatavat, välineet ja osaaminen.
Arkistointi ja säilyttäminen – lainsäädäntö on muovannut käsitteitä.
Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Näin on arkikielessä usein nytkin. Sanan merkitys on muuttunut EU.n yleisestä tietosuoja-asetuksesta (2016/679)
ja laista julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)johtuen. Lainsäädäntö erottaa toisistaan tietoaineistojen säilyttämisen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten ja arkistoinnin yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Käytännössä myös arkistoituja tietoaineistoja säilytetään eli huolehditaan niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä. Arkistointi tarkoittaa kuitenkin myös kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tietoaineiston tunnistamista, sen teknistä säilyttämistä pitkäaikaissäilytykseen tukeutuen sekä aineiston monipuolisen tutkimuskäytön ja muun käytön mahdollistamista.
Digitaalisella pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan sellaisia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä ja palveluita, joilla varmistetaan, että aineistot ovat hyödynnettävissä useita vuosikymmeniä tai -satoja. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmissä korostuvat erityisesti tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet, joiden tarkoitus on varmistaa tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys hyvin pitkällä aikavälillä. Tärkeää on muun muassa aineistojen kontekstin ja tietosisällön kuvailu, eheyden varmistaminen ja tiedostomuotokonversiot, joissa tietoaineistoja muunnetaan tarvittaessa hallitusti ja häviöttömästi uuteen säilytyskelpoiseen muotoon.
Arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen onnistuminen perustuu sille, että tietoaineistojen pitkän elinkaaren edellytykset huomioidaan sen elinkaaren aiemmissa vaiheissa. Samat tarpeet koskevat myös muita hyvin pitkään säilytettäviä tietoaineistoja. Arkistovaiheessa olevaa digitaalista tietoa voidaan ennen pitkäaikaissäilytyksen piiriin siirtämistä säilyttää siinä järjestelmässä, jossa se on muodostunut, alkuperäisen järjestelmän korvanneessa järjestelmässä tai esimerkiksi erillisessä säilytysjärjestelmässä. Oleellista on, että järjestelmän ominaisuudet tukevat luotettavaa säilyttämistä.
⚫ SÄILYTTÄMINEN
Tekniset, hallinnolliset, taloudelliset ja strategiset toimet, joilla tiedon säilyminen ja eheys varmistetaan ennen kuin se säilytysaikansa mukaisesti joko tuhotaan tai arkistoidaan tai siirretään muusta syystä pitkäaikaissäilytyksen piiriin.
⚫ PITKÄAIKAISSÄILYTYS
Joukko teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä, joilla varmistetaan tietoaineistojen säilyminen, käytettävyys ja ymmärrettävyys silloin, kun säilyttäminen jatkuu niin pitkään, että on huomioitava teknologioiden ja käyttäjäyhteisön muutokset. Pitkäaikaissäilytys edellyttää tiedon eheyden valvontaa, riskeihin varautumista ja säilyttämistoimenpiteiden toteuttamista hallitusti.
⚫ ARKISTOINTI
Teknisen säilyttämisen lisäksi keskeistä on kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tiedon tunnistaminen, liittäminen osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä ja säilyttäminen ymmärrettävänä sekä tarjoaminen käyttöön.
Tietojärjestelmät ja arkistointi - näkökulmia puolin ja toisin
Arkistoinnin toimenpidepolun ensimmäisellä etapilla kerrotaan, miten arkistointia voi suunnitella ja kehittää osana organisaation tiedonhallintaa. Suunnitteluun kuuluu myös olemassa olevien tietojärjestelmien arviointi arkistoinnin näkökulmasta. Arviointi auttaa tunnistamaan arkistointiin liittyviä riskejä, puutteita ja tarpeita. Sen perusteella muodostettua tietoa voidaan puolestaan hyödyntää arkistoitavaa tietoaineistoa sisältävien tietojärjestelmien kehittämisessä.
Pohdi muun muassa sitä, millaista suunnittelua tai esimerkiksi sopimuksia arkistointi edellyttää järjestelmien hankinta- ja kehittämisvaiheessa. Entä miten arkistoinnin vaatimukset näkyvät järjestelmien käytössä, ylläpidossa ja yleisesti organisaation kehittämistoiminnassa?
Järjestelmäkehitys tapahtuu yleensä organisaation substanssiasiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, tiedonhallinnan asiantuntijoiden ja tietojärjestelmätoimittajien välisenä yhteistyönä. Se voi olla sekä jatkuvaa toimintaa että projektiluonteista. Erilaisia toimijoita voi olla paljon, samoin ammattialoja tai moninaisia taustatietoja. Varmista, että kaikki tahot ymmärtävät riittävästi, mitä arkistointi tarkoittaa yleisesti ja toisaalta mitä se yksittäisen tietojärjestelmän näkökulmasta merkitsee. Käytä apuna esimerkiksi oheisen Arkistoinnin näkökulma yksittäiseen tietojärjestelmään -muistilistan kohtia.
Arkistointi tarkoittaa osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä määritellyn tiedon säilyttämistä sekä sen säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamista. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa eli pysyvästi.
Arkistointi ei tarkoita tietoaineistojen passiivista säilyttämistä vaan niiden ymmärrettävyyden, eheyden ja käytettävyyden varmistamista. Arkistoitujen tietoaineistojen käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä.
Kaikkia tietoaineistoja ei arkistoida. Viranomaisten tietoaineistojen arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Arkistollinen arvo määräytyy arvonmäärityksen kriteerien
perusteella.Arvonmäärityksen kohteena ovat tietojärjestelmiin sisältyvät tietoaineistot ja asiakirjat, eivät itse tietojärjestelmät. Samaan tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat arkistoitavat tietoaineistot ja asiakirjat voivat sisältyä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään. Niin sanottujen loogisten tietovarantojen hahmottaminen on arvonmäärityksen ja arkistoinnin kannalta tärkeää.
Arkistoitavaksi määrätyillä tietoaineistoilla on säilytysaika, joka kertoo, miten pitkään niitä käsitellään ja säilytetään niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoitavat tietoaineistot siirtyvät elinkaaressaan niin kutsuttuun arkistovaiheeseen.
Siirtyminen arkistovaiheeseen tarkoittaa tiedon käsittelyperusteen muuttumista alkuperäisestä käyttötarkoituksesta yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi. Tämä vaikuttaa rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)
mukaisiin velvoitteisiin. Muutoksen edellyttämät toiminnallisuudet pitää pystyä toteuttamaan järjestelmässä. Viranomaisten tietojärjestelmien kehittämisessä ja suunnittelussa tulee huomioida lainsäädännön sekä tiedonhallinnan ja arkistoinnin vaatimukset. Tiedot on pystyttävä tietosuojalainsäädännön, tiedonhallintalain (906/2019)
ja arkistolain (831/1994)vaatimusten mukaisesti muun muassa tuhoamaan tai arkistoimaan niiden säilytysajan päättymisen jälkeen. Viranomaisen on huolehdittava arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon, jossa arkistotoimija huolehtii digitaalisen tiedon varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön.
Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä vaatii sitä, että arkistoinnin ja tulevan pitkäaikaissäilytyksen tarpeet huomioidaan tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa ja niissä tietojärjestelmissä, joissa sitä käsitellään.
Tietojärjestelmän oma elinkaari on tyypillisesti melko lyhyt, keskimäärin noin 10–15 vuotta. Arkistoitavan tiedon elinkaaren jatkuminen sen sijaan pitää taata yli ohjelmisto- ja laitteistosukupolvien. Arkistointi perustuu suunnitelmallisuuteen ja konkreettisiin, tietoon ja tietoaineistoihin kohdistuviin toimenpiteisiin sekä tiedon laadun ja eheyden takaamiseen niiden aikana ja jälkeen. Tämä koskee arkistoinnin toteuttamista myös yksittäisen järjestelmän näkökulmasta.
Kuva. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa. Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä vaatii sitä, että arkistoinnin ja tulevan pitkäaikaissäilytyksen tarpeet huomioidaan tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Suuri osa tiedonhallinnan ja arkistoinnin toimenpiteistä on riippuvaisia tietoaineistoja koskevista kuvauksista ja luetteloista. Niiden avulla pystytään ymmärtämään tietoaineistojen konteksti, arvioimaan tiedon eheyttä, todistusvoimaisuutta ja täydellisyyttä sekä suunnittelemaan arkistoitavan tiedon hallintaa. On tärkeää huolehtia siitä, että myös yksittäisestä tietojärjestelmästä ylläpidetään dokumentaatiota, josta käyvät ilmi järjestelmän sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet, rakenteet, sisältö ja metatiedot. Niiden pitää lisäksi olla yhdistettävissä organisaation käsitemalleihin, luokituksiin ja ryhmityksiin. Dokumentaation pitäisi olla ajantasaista ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä ja saavutettavissa.
Esimerkiksi säilytysjärjestelmän käyttö, tietoaineistojen saaminen pitkäaikaissäilytyksen piiriin ja usein myös uuden tietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää tietoaineistojen siirtämistä eli migraatioita. Siihen liittyy aina tiedon eheyteen ja käytettävyyteen liittyviä riskejä. Onnistuminen on riippuvaista tiedon laadusta ja siitä, miten tietoaineistojen semanttinen ja tekninen eheys on varmistettu tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Siirto vaatii suunnittelua ja tietosisällön sekä tietorakenteiden syvällistä ymmärtämistä ja määrittelyä. Suunnittelussa ja toteutuksessa käytetään apuna myös tietojärjestelmien dokumentaatiota.
Säilytysjärjestelmä on yleinen nimitys tietojärjestelmälle, jonka pääasiallinen käyttötarkoitus liittyy digitaalisten tietoaineistojen ja niiden kuvailutietojen säilyttämiseen, tietopalveluun tai arkistointiin. Säilytysjärjestelmiin tallennettava tieto voi olla määräajan säilytettävää, lain perusteella pysyvästi säilytettävää tai arkistolain (831/1994) nojalla arkistoitavaa.
Säilytysjärjestelmissä on yleensä huomioitu tiedon luokittelu, säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittely, tiedon säilyminen muuttumattomana, tarpeettomien tietoaineistojen tuhoaminen ja tietoaineistojen siirtäminen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen ja arkistoon. Ne vastaavat siis yleensä hyvin arkistoitavan tiedon hallinnan vaatimuksiin. Säilytysjärjestelmän oma elinkaari on kuitenkin muiden tietojärjestelmien tapaan rajallinen. Sen käytön suunnittelussa ja käyttöönotossa pitää siksi varmistaa se, että arkistoitava tieto pystytään siirtämään hallitusti muualle, kun järjestelmän käyttö päättyy.
Kun arkistoitavaa tietoa siirretään säilytysjärjestelmään, pitää semanttisen ja teknisen eheyden varmistamisen lisäksi suunnitella, miten varmistetaan siirrettävän tietokokonaisuuden kattavuus ja ymmärrettävyys tulevan tutkimuksen näkökulmasta. Samoin pitää huomioida käyttöön liittyvät oikeudet ja käyttörajoitukset sekä sellaiset elinkaaritapahtumat, jotka ovat voineet vaikuttaa aineiston ymmärtämiseen tai säilymiseen.
Aineistoa pitäisi pystyä säilytysjärjestelmässä kuvailemaan ja dokumentoimaan, jotta tietoa voidaan ymmärtää ja käyttää myös sen välittömän muodostumiskontekstin ulkopuolella. Tietosisällön lisäksi kuvailussa huomioidaan tietorakenne, aineistojen alkuperä ja muut asiayhteydet sekä suhteet muihin aineistoihin, toimijoihin ja toimintaan, muun muassa tehtäviin.
Oheisdokumentaatio on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa. Dokumentoinnissa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, joita tietojärjestelmästä ja aineistoista on laadittu niiden käytön ja erilaisten elinkaaritapahtumien, esimerkiksi tiedon siirtämisen yhteydessä. Esimerkiksi siirto säilytysjärjestelmään on sellainen tiedon ja aineiston elinkaaritapahtuma, jonka yhteydessä pitää yleensä sekä kuvailla että dokumentoida aineistoa ja siirtotapahtumaa eli migraatiota.
Apua tietojärjestelmien arviointiin
Arkistointiin liittyviä näkökulmia ja toiminnallisuuksia voi järjestelmässä jäsentää arvioimalla sitä, miten järjestelmä mahdollistaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaritapahtumien hallinnan. Elinkaaritapahtumilla tarkoitetaan tietoaineistoon liittyviä suunniteltuja toimenpiteitä tai siihen kohdistuvia erilaisia odottamattomia tapahtumia.
Suunnitellut eli tulevat elinkaaritapahtumat auttavat hallinnoimaan ja toteuttamaan tietoaineistojen elinkaarensa eri vaiheissa edellyttämiä toimia. Esimerkiksi säilytysaikoihin ja elinkaaren vaiheisiin liittyvät metatiedot, tilasiirtymät, käsittelysäännöt ja muut toiminnallisuudet tulee suunnitella ja toteuttaa tietojärjestelmissä siten, että niiden avulla voidaan hallita asiakirjan säilyttämiseen, arkistoimiseen tai tuhoamiseen liittyviä toimenpiteitä riittävällä tavalla tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Suunniteltuja elinkaaritapahtumia ovat muun muassa:
Metatietojen tuottaminen, mukaan lukien tiedon ja tietoaineistojen kuvailu
Käyttörajoituksiin tai -oikeuksiin liittyvät muutokset
Tiedon muuntaminen yhdestä muodosta toiseen eli konversio, joka voi liittyä tiedostomuodon tai esimerkiksi tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen.
Tiedon tekniseen eheyteen liittyvät tarkistukset
Tiedon omistajuuteen tai elinkaaren vaiheeseen liittyvät muutokset
Tiedon tuhoaminen sen säilytysajan päättymisen jälkeen
Migraatiot eli tiedon siirtäminen toiseen järjestelmään
Tiedon siirtäminen Kansallisarkistoon
Odottamattomat elinkaaritapahtumat puolestaan voivat vaikuttaa tiedon ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Kyse voi olla esimerkiksi:
Tiedon alkuperän hämärtymisestä
Tiedon korruptoitumisesta
Tiedon katoamisesta kokonaan.
Järjestelmässä pitää ennakoida ja käsitellä myös odottamattomia tapahtumia. Lisäksi niiden seuraukset pitäisi pystyä dokumentoimaan tiedon yhteyteen, jota tietoaineistoja pystytään niiden elinkaaren myöhemmissä vaiheissa myös näiltä osin ymmärtämään ja tulkitsemaan. Näin parannetaan tiedon laatua ja säilyvyyttä.
TAULUKKO. Arvioi tietojärjestelmiä ja niiden ylläpitoa esimerkiksi alla olevan taulukon näkökulmista
📌 Tietomalli ja dokumentaatio |
Ylläpidetäänkö järjestelmästä tietomallia, joka kuvaa ja selittää sen sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet ja rakenteet?
|
📌 Säilytysaikojen hallinta |
Onko tietoaineistoille määritellyt säilytysajat toteutettu tietojärjestelmässä metatietoina, joiden avulla voidaan toteuttaa tiedon tuhoamiseen, siirtämiseen tai arkistointiin liittyviä toiminnallisuuksia?
|
📌 Hakutoiminnallisuudet ja tiedon esitysmuodot |
Ovatko tiedot ja tietoaineistot kaikissa elinkaarensa vaiheissa haettavissa ja käytettävissä? Pystytäänkö ne esittämään ymmärrettävässä muodossa?
|
📌 Tiedostojen hallinta |
Onko tiedostomuodon tunnistamiseen ja tiedostojen laadun valvontaan liittyvät toiminnallisuudet huomioitu tiedon laatimiseen, vastaanottoon ja siirtämiseen liittyvissä työnkuluissa?
|
📌 Metatiedot |
Liittyykö kaikkiin tietokokonaisuuksiin tai onko niihin liitettävissä kattava ja ajantasainen metatietokokonaisuus?
|
📌 Siirtäminen |
Pystytäänkö arkistoitavat tiedot siirtämään yhdenmukaisesti ja hallitusti joko Kansallisarkistoon tai toiseen tietojärjestelmään?
|
📌 Käyttörajoitukset |
Tallentuvatko käyttörajoituksiin liittyvä tiedot tietoaineistojen metatiedoksi johdonmukaisesti ja luotettavasti?
|
Tietoturva tukee eheyttä ja säilyvyyttä
Tietoaineistojen pitkäaikainen ja turvallinen säilyttäminen rakentuu osin tietoteknisten ja tietoturvaan kuuluvien keinojen varaan. Ne varmistavat tietojen säilymistä luotettavina ja eheinä sekä turvassa luvattomalta käytöltä. Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät tyypillisesti paljon henkilötietoja. Niiden kasautumisvaikutusten takia tietoturvaan on suhtauduttava erityisen vakavasti.
Huomioi, että arkistoituihin tietoaineistoihin sovelletaan tiedonhallintalain (906/2019) tietoturvallisuussäännöksiä, ellei muualla ole toisin säädetty. Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on julkaissut tietoturvasuosituksia sekä tietoturvallisuuden arviointikriteeristön, joihin kannattaa tutustua myös arkistoinnin kehittämisen ja arkiston ylläpidon vuoksi:
Huomaathan, että arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta tietoturvaan liittyviin keinoihin voi sisältyä myös riskejä. Esimerkiksi tiedostojen kirjoitussuojaukset ja salausmenetelmät voivat estää tiedostojen käsittelytoimet pitkäaikaissäilytyksessä.
Analogisten asiakirjojen säilyttäminen
Julkisen hallinnon tiedonhallinta on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Mikäli analogisia asiakirjoja vielä syntyy, myös ne arkistoidaan digitaalisessa muodossa. Käytännössä on siis kehitettävä tietojärjestelmiä ja toimintatapoja niin, että analogisten asiakirjojen kertyminen päättyy tai digitoitava analogiset asiakirjat jälkikäteen. Analogisten asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamiselle ei ole asetettu aikarajaa. Kansallisarkisto ottaa kuitenkin lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja.
Monien organisaatioiden hallussa on kuitenkin edelleen kilometreittäin analogisina arkistoituja asiakirjoja, joiden säilyvyydestä on huolehdittava. Analogisten asiakirjojen säilyvyyden turvaamiseen kuuluu varautumista ja suunnittelua, aktiivisia toimenpiteitä, asianmukaisia suojamateriaaleja sekä säilytystiloja ja -olosuhteita.
Säilyvyyteen vaikuttavat sisäiset tekijät | Säilyvyyteen vaikuttavat ulkoiset tekijät |
|---|---|
|
|
Asiakirjojen säilymiseen vaikuttavat sekä sisäiset että ulkoiset tekijät. Sisäiset tekijät liittyvät aineiston materiaaleihin, kuten paperin ja merkintäaineiden laatuun. Ulkoiset tekijät taas liittyvät siihen, miten ja missä aineistoa säilytetään ja toisaalta siihen, minkälaista käyttöä aineistoon kohdistuu. Lisäksi analogisen aineiston säilyvyyden varmistamiseksi on tärkeää ennakoida ja varautua aineiston säilyvyyttä vaarantaviin – myös yllättäviin – tilanteisiin, kuten tulipaloon tai vesivahinkoon.
📌 Arkistoitavien asiakirjojen materiaalit - tallennusalustat ja merkintäaineet |
Arkistoitavan aineiston materiaaleilla, kuten paperilla ja merkintäaineilla, on vaikutusta säilyvyyteen. Kansallisarkisto on antanut aiemmin määräyksiä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin määräys on Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävät materiaalit ja menetelmät (AL/9419/07.01.01.00/2010) |
📌 Arkistoitavien asiakirjojen suojamateriaalit eli säilytysvälineet |
Oikeanlaiset suojamateriaalit suojaavat arkistoitavaa analogista aineistoa muun muassa pölyltä ja valon aiheuttamilta vaurioilta. Aineistojen suojaamisessa pitäisi käyttää Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeessa määriteltyjen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja. Oikeanlaisten suojamateriaalien lisäksi säilyvyyteen vaikuttaa keskeisesti myös se, miten aineisto sijoitetaan säilytysvälineisiin, kuten koteloihin. Säilytysvälinettä ei saa jättää liian tyhjäksi, jotta aineisto ei pääse liikkumaan säilytysvälineen sisällä. Liian täysi säilytysväline voi vastaavasti aiheuttaa asiakirjojen taittumista ja murtumista tai likaantumista, kun säilytysväline ei mene kunnolla kiinni. Valitse aina oikean kokoinen säilytysväline arkistoitavalle aineistolle.  Kuva: Esimerkki asianmukaisesta suojaamisesta nappinauhakoteloon. Lue lisää: Suojamateriaaliohje sekä luettelo Kansallisarkistossa käytettävistä sekundäärisuojista |
📌 Asianmukaiset tilat ja olosuhteet |
Asianmukaisissa arkistotiloissa on vakaat lämpötila- ja kosteusolosuhteet ja ne ovat mahdollisimman paloturvalliset. Analogisena arkistoitava aineisto tulee suojata säilyvyyden varmistamiseksi muun muassa:
Kansallisarkisto on ohjeistanut tiloista ja niiden olosuhteista. Viimeisin määräys on vuodelta 2013 (Määräys ja ohjeet arkistotiloista, AL/19699/07.01.01.00/2012) |
Parhaiten aineisto säilyy ilman käyttöä, hyvin suojattuna pimeässä ja muutenkin olosuhteiltaan sopivassa tilassa. Tämä on ristiriidassa arkiston tarkoituksen kanssa, sillä arvokkaita tietoaineistoja säilytetään nimen omaan käyttöä varten. Digitointi edistää asiakirjojen käyttöä, mutta myös analogisten asiakirjojen säilyvyyttä, kun analogisen aineiston sijasta arkiston käyttäjät voivat hyödyntää digitaalisia ilmentymiä.
Hyvin toteutettu digitointi tukee käytettävyyttä ja säilyvyyttä
Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston, esimerkiksi paperin tai mikrofilmin, muuntamista digitaaliseksi.
Digitoinnin tavoite on tuottaa autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä alun perin analogisessa muodossa syntyneestä tiedosta. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan useimmiten korvata digitaalisella ilmentymällä, ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota asianmukaisen varoajan jälkeen.
Digitoinnissa on noudatettava ajantasaisia laatuvaatimuksia:
Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (KA/3357/07.01.02.04.02/2020)
Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää aina siirtää uuteen muotoon eheästi - siis kokonaisuudessaan ja virheettömästi. Tiedon säilymistä eheänä on voitava seurata tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Tämä tarkoittaa, että digitoitavaan tietoaineistoon on tutustuttava huolellisesti, suunniteltava digitointi etukäteen ja toteutettava se digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti sekä valvottava digitoinnin laatua ja dokumentoitava digitointi elinkaaritapahtumaksi asiakirjan tai tietoaineiston kuvailutietoihin. Lisäksi on huolehdittava digitoinnissa tuotettujen tiedostojen ja tietojen laadusta, tallentamisesta, säilymisestä sekä saattamisesta käyttöön.
Kuva, Digitointiprosessiin kuuluvia toimenpiteitä ovat muun muassa digitoitavan aineiston tunnistaminen ja valmistelu, skannaus, digitoinnin laadun varmistaminen eri menetelmin sekä analogisen ja digitaalisen tietoaineiston siirtäminen.
Arvioi digitoinnin aikataulu, kokonaiskesto, kustannukset ja työvoimatarve. Suunnittele kaikki työvaiheet yksityiskohtaisesti ja käytännöllisesti. Huomaa, että digitointi voi kestää pitkään, jopa vuosia.
Aloita digitoinnin suunnittelu tutustumalla digitoitavaan tietoaineistoon. Arvioi inventoinnin yhteydessä analogisen tietoaineiston mahdollisia erityispiirteitä: kuntoa, rakennetta, sisältöä, digitointijärjestystä sekä yhteyksiä muihin tietoaineistoihin.
Suunnittele sekä digitoitavan analogisen aineiston että digitoidun digitaalisen aineiston kaikki suojaus-, siirto-, tallennus- ja käyttötavat.
Luetteloi ja kuvaile tietoaineistot ennen digitoinnin aloittamista. Digitointiprosessissa muodostuvat digitaaliset ilmentymät pitää pystyä yhdistämään luettelointi- ja kuvailutietoihin. Myös analogisen ilmentymän käsittelyketju sekä digitointivalmistelua koskevat tiedot tulisi aina dokumentoida. Digitointilaitteet ja ohjelmistot muodostavat digitointiprosessin yhteydessä tiedostokohtaisia metatietoja, jotka dokumentoivat digitointiprosessia ja digitoinnissa muodostuneen tiedoston ominaisuuksia. Skannauksen lopputuloksena muodostunutta digitaalista tiedostoa pitää usein vielä rikastaa erilaisin metodein.
Valmistele analogiset asiakirjat digitointia varten. Suunnittele esimerkiksi leikataanko sidokset ja vihkomaiset asiakirjat irtoarkeiksi digitointia varten vai digitoidaanko ne purkamattomina. Tarkista, soveltuvatko kaikki digitoitaviksi suunnitellut asiakirjat skannattaviksi valitulla skannerityypillä. Erota tarvittaessa erikoisaineisto muiden asiakirjojen joukosta. Poista asiakirjoista lika sekä niitit, muovitaskut ja muoviruoteet. Varmista, ettei informaatiota katoa esimerkiksi asiakirjojen päälle liimattujen irtoarkkien ja merkkien vuoksi. Muita tavanomaisia valmisteluun kuuluvia tehtäviä ovat taittuneiden asiakirjojen suoristaminen ja repeytymien paikkaaminen.
Digitoi ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Huomioi erilaiset aineistotyypit. On tärkeää digitoida analoginen aineisto aina nimenomaan ohjeen mukaiseen tallennusformaattiin, eikä digitointiprosessissa tuotettava tiedosto saa missään käsittelyvaiheessa olla esitettyjä vaatimuksia heikkolaatuisempi. Heikompilaatuisesta tallennusformaatista ei voi tuottaa parempilaatuista versiota myöhemmässä käsittelyssä.
Dokumentoi tietoaineistolle tehdyt toimenpiteet, mahdolliset poikkeukset sekä linjaukset, joihin ne perustuvat. Muista dokumentoida digitoinnin eteneminen myös digitoitavan analogisen aineiston yhteyteen.
Tee laadunvalvontaa prosessin eri vaiheissa järjestelmällisesti. Hyödynnä sekä erilaisia teknisiä keinoja että silmämääräistä tarkastelua. Digitoitu kuvatiedosto ei saa olla epätarkka, vääristynyt tai muuten mittasuhteiltaan muuttunut, jotta tietosisällön tulkinta ei vaarannu. Kuvan laadun lisäksi laiteinfrastruktuurissa on varmistettava, että analogiset asiakirjat muunnetaan digitaaliseen muotoon tietosisällöltään täydellisinä. Skannausinfrastruktuuri tulee optimoida ennen skannauksen aloittamista. Lisäksi laitteiston suorituskykyä tulee tarkkailla suunnitelmallisesti, jotta digitaalisten ilmentymien laatu säilyy tasaisena. Validointi voidaan toteuttaa otannoilla, joiden määrä ja koko riippuvat skannausprosessin luotettavuudesta. Laadun tarkkailua varten tarvitaan yleensä mittataulu, mittataulun referenssiarvot ja analysointiohjelmisto.
Varmista, että tietoaineisto digitoidaan kokonaisuudessaan.
Varmista digitoitujen tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys.
Kuva. Analogista aineistoa voi liikutella kärryillä, mutta digitaaliselle tiedolle pitää kehittää digitaalisia keinoja.
Mitä tarkoittaa analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo?
Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Toisin sanoen alkuperäiset analogiset asiakirjat voidaan hävittää digitoinnin jälkeen vain, jos niiden säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa.
Hyödynnä arvioinnissa kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta
. Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit hävittää analogiset asiakirjat, kun digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu.
MUISTA NÄMÄ!
Suunnittele ja dokumentoi digitointiprosessi sekä digitoitujen tietoaineistojen hallinta, säilyttäminen ja käyttö.
Digitointi on tehtävä ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Aiemmin (ennen 1.1.2022) tehdylle digitoinnille vähimmäisvaatimuksena on vuoden 2016 laatuvaatimusten mukaisuus.
Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä aktiivisia arkistointitoimenpiteitä.
Muistilista
Arkistoitavan tiedon pitää olla autenttista, luotettavaa ja eheää. Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Tekninen eheys tarkoittaa sitä, että data ja sen tallennusrakenne (bitit) ovat muuttumattomia. Toimijan on taattava tiedon eheys ja säilyminen siihen asti, että aineistot on siirretty pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Tähän sillä pitää olla riittävät toimintatavat, välineet ja osaaminen.
Mitä pidempään digitaalisia tietoaineistoja säilytetään, sitä tärkeämpää niiden eheyden varmistamisessa on ottaa huomioon arkistoinnin ja digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositellut tiedostomuodot, säilytettävien tiedostomuotojen joukon rajaaminen ja tiedostojen laadun säännöllinen varmistaminen.
Suositellut tiedostomuodot ovat määrityksiltään avoimia, standardoituja ja yleisessä käytössä olevia formaatteja, jotka todennäköisesti säilyvät käytettävänä pitkällä aikavälillä.
Tiedostojen laadunvarmistus perustuu tiedostomuotostandardin noudattamiseen. Tiedostojen pitää myös olla hyödynnettävissä ilman ulkoisia riippuvuuksia ja niiden on säilyttävä teknisesti eheinä.
Säilyttämisellä tarkoitetaan tietoaineistojen säilyvyyden varmistamista riippumatta siitä, onko kyse niiden arkistoinnista vai tiedon säilyttämisestä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
Digitaalisella pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan sellaisia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä ja palveluita, joilla varmistetaan, että aineistot ovat hyödynnettävissä useita vuosikymmeniä tai -satoja. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmissä korostuvat erityisesti tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet,
Arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen onnistuminen perustuu sille, että tietoaineistojen pitkän elinkaaren edellytykset huomioidaan sen elinkaaren aiemmissa vaiheissa.
Arkistovaiheessa olevaa digitaalista tietoa voidaan ennen pitkäaikaissäilytyksen piiriin siirtämistä säilyttää siinä järjestelmässä, jossa se on muodostunut, alkuperäisen järjestelmän korvanneessa järjestelmässä tai esimerkiksi erillisessä säilytysjärjestelmässä. Oleellista on, että järjestelmän ominaisuudet tukevat luotettavaa säilyttämistä.
Arkistointi perustuu suunnitelmallisuuteen ja konkreettisiin, tietoon ja tietoaineistoihin kohdistuviin toimenpiteisiin sekä tiedon laadun ja eheyden takaamiseen niiden aikana ja jälkeen. Tämä koskee arkistoinnin toteuttamista myös yksittäisen järjestelmän näkökulmasta. Tietoaineistojen pitkäaikainen ja turvallinen säilyttäminen rakentuu osin tietoteknisten ja tietoturvaan kuuluvien keinojen varaan
Arkistointiin liittyviä näkökulmia ja toiminnallisuuksia voi järjestelmässä jäsentää arvioimalla sitä, miten järjestelmä mahdollistaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaritapahtumien hallinnan. Elinkaaritapahtumilla tarkoitetaan tietoaineistoon liittyviä suunniteltuja toimenpiteitä tai siihen kohdistuvia erilaisia odottamattomia tapahtumia.
Tietojärjestelmästä on tärkeää ylläpitää dokumentaatiota, josta käyvät ilmi järjestelmän sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet, rakenteet, sisältö ja metatiedot.
Monien organisaatioiden hallussa on edelleen paljon analogisina arkistoituja asiakirjoja, joiden säilyvyydestä on huolehdittava. Analogisten asiakirjojen säilyvyyden turvaamiseen kuuluu varautumista ja suunnittelua, aktiivisia toimenpiteitä, asianmukaisia suojamateriaaleja sekä säilytystiloja ja -olosuhteita.
Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston, esimerkiksi paperin tai mikrofilmin, muuntamista digitaaliseksi. Hyvin toteutettu digitointi tukee käytettävyyttä ja säilyvyyttä.
Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia laatuvaatimuksia
Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä aktiivisia arkistointitoimenpiteitä.
Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Hyödynnä arvioinnissa kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta
. Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit vaatimusten mukaisen digitoinnin jälkeen hävittää analogiset asiakirjat, kun digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu