Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi

Opit arvioimaan arkistoitavien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja ratkaisemaan, millaiset asiakirjat arkistoidaan vielä digitoinnin jälkeenkin myös analogisessa muodossa.

Tervetuloa oppimaan, miten arvioidaan arkistoitavien asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta käytetään oppaassa lyhennystä kulttuurihistoriallinen arvo.

Mitä opit? Opit arvioimaan arkistoitavien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja ratkaisemaan, millaiset asiakirjat arkistoidaan vielä digitoinnin jälkeenkin myös analogisessa muodossa.

Kenelle opas on tarkoitettu? Opas on tarkoitettu arkistolain (831/1994) piirissä oleville toimijoille, jotka arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa.

Mitä opas sisältää? Löydät oppaasta tietoa kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin perusteista, kriteereistä ja työvaiheista sekä esimerkkejä ja käytännön harjoituksia.

Mitä sinun on hyvä tietää ennen oppaaseen tutustumista?

• Tunnet arkistoinnin sekä arvonmäärityksen ja seulonnan peruskäsitteet ja toimintaympäristön.

• Tunnet säilytysmuotoa koskevan Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä ja niiden soveltamisesta sekä tehtävään liittyvistä vastuista.

• Tunnet kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteerit.

TUTUSTU NÄIHIN:

📚 Kansallisarkiston yleispäätös KA/15927/28.02.01/2023 Kansallisarkiston yleispäätös Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys (KA/15927/28.02.01/2023) Kansallisarkiston verkkosivuilla Päätöksessä määrätään arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1–6 arkistonmuodostajien (julkishallinnon toimijat) ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista. Ennen 1.1.2022 muodostuneet pysyvästi säilytettävät digitoidut asiakirjat määrätään arkistoitavaksi yksinomaan digitaalisessa muodossa​ lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja​.​ Päätöksessä määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä​.​ Toimijat vastaavat kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista noudattaen päätöksen kriteereitä ja dokumentoivat arviointitiedot​.​ Arkistoitavat analogiset asiakirjat määrätään digitoimaan Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Tämä mahdollistaa analogisten asiakirjojen korvaamisen digitaalisilla ilmentymillä.​ Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista ja/tai analogista muotoa. Asiakirjalla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Eri muodot eivät ole asiakirjan kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. 📚 Aiheeseen liittyviä Kansallisarkiston määräyksiä, suosituksia tai ohjeita Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (16.12.2020, KA/12247/07.01.01.03.00/2019) Kansallisarkiston verkkosivuilla Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (politiikan päivitetty erillisliite 12.1.2024, KA/1042/28.02.00/2024, 1. versio julkaistu vuonna 2019) Kansallisarkiston verkkosivuilla Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon (18.5.2021, KA/26492/03.99/2020) verkkosivuilla Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) Kansallisarkiston verkkosivuilla Kansallisarkiston digitointimääritykset Kansallisarkiston verkkosivuilla Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (12.4.2019, KA/3357/07.01.02.04.02/2019) Kansallisarkiston verkkosivuilla Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (ohje 19.1.2021, KA/15780/07.01.02.04.02/2020) Kansallisarkiston verkkosivuilla Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely -opas Tietoa arkistoinnista Kansallisarkiston verkkosivuilla Tietoa arvonmäärityksestä ja seulonnasta Kansallisarkiston verkkosivuilla Säilytysmuodon määräytyminen Kansallisarkiston verkkosivuilla 📚 Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi -webinaari (18.3.2024)

Mitä analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa?

Analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo muodostuu asiakirjan aineettomista ja/tai aineellisista ominaisuuksista. Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on tärkeää, kun tavoitteena on, että arkistoitavaksi määrätyt aineistot arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin myös analogiset asiakirjat digitoidaan arkistointia varten.

Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen.

Kun analogisilla asiakirjoilla ei arvioinnin mukaan ole kulttuurihistoriallista arvoa, ne voidaan asianmukaisen digitoinnin jälkeen tuhota. Tuhoaminen on peruuttamaton toimenpide, jota ennen on varmistettava digitaalisten ilmentymien todistusvoimaisuus, säilyvyys ja käytettävyys.

• Asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.

Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on julkishallinnon toimijan velvollisuus ja tärkeä osa arkistotyötä. Arvioinnissa otetaan aina huomioon useita asiakirjan aineettomiin ja aineellisiin ominaisuuksiin liittyviä näkökulmia:

• Analoginen asiakirja voi olla kulttuurihistoriallisesti arvokas, koska se on esimerkiksi laadittu erityiselle paperilaadulle tai siihen on liitetty sinettejä, postimerkkejä tai muita materiaalinsa ja merkityksensä kannalta kiinnostavia yksityiskohtia.

• Kulttuurihistoriallinen arvo voi perustua myös siihen, että analogisella asiakirjalla on erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina (perustamisasiakirja, sopimus), se toimii todistuskappaleena menneestä ajasta, tai sitä voidaan hyödyntää näyttely- ja opetustoiminnassa.

Arkistollinen arvo ja kulttuurihistoriallinen arvo - opi ero

Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen. Kansallisarkisto päättää, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §).

Kansallisarkiston arkistollisesta arvosta antamia päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi. Ne ovat arkistolain piiriin kuuluvia toimijoita sitovia. Seulontapäätökset perustuvat arvonmääritykseen. Arvonmäärityksessä arvioidaan muun muassa julkishallinnon toimijoiden tehtäviä sekä niiden hoitamisessa muodostuvien asiakirjojen tietosisältöä.

Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Siihen kuuluu

• säilytysmuodon määrittely,

• arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan sekä

• määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen.

Kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen on osa säilytysmuodon määrittelyä. Se kohdistuu siis vain niihin asiakirjoihin, jotka on jo määrätty arkistoitavaksi Kansallisarkiston arvonmääritykseen perustuvalla seulontapäätöksellä.

TAULUKKO 1. Arkistollisen arvon ja kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin ero

Arvonmääritys ja seulontapäätökset

Säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi

Arvonmäärityksen avulla määritellään, mitkä julkishallinnon toimijoiden asiakirjat arkistoidaan ja mitkä ovat määräajan säilytettäviä. Arkistollinen arvo perustuu asiakirjojen sisältöön ja kontekstiin. Arvonmäärityksen linjaukset ja periaatteet on määritelty Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa. Arvonmäärityksestä vastaa Kansallisarkisto. Sen antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten tekemiin seulontaesityksiin, joissa nämä arvioivat tehtävissään kertyvien asiakirjojen arkistollista arvoa.

Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi kohdistuu analogisten asiakirjojen fyysiseen olomuotoon ja niiden aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arvioinnin tuloksen perusteella ratkaistaan, arkistoidaanko arkistoitavaksi määrätyt tai jo arkistoidut analogiset asiakirjat digitoinnin jälkeen: vain digitaalisessa muodossa sekä digitaalisessa että analogisessa muodossa Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon itse. Arviointi perustuu Kansallisarkiston määrittämiin kriteereihin. Kansallisarkisto tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta.

Arkistollisen arvon ja kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnit täydentävät toisiaan, mutta ne perustuvat erilaiseen kriteeristöön. Molemmat kriteeristöt löytyvät Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjastasekä sen kulttuurihistoriallisen arvon arviointia koskevasta liitteestä.

Kansallisarkisto antoi aiemmin seulontapäätöksiä myös analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Tästä toimintatavasta luovuttiin säilytysmuotoa koskevan yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023)myötä. Yleispäätös on kaikkia arkistolain piirissä olevia toimijoita koskeva seulontapäätös.

• Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan säilytysmuodon itsenäisesti noudattaen Kansallisarkiston antamaa yleispäätöstä ja arviointikriteereitä.

• Kansallisarkistolle tehdään esitys analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta vain silloin, kun on arvioitava niiden digitoitujen asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä yleispäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia​​.​

Jaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointi vaiheisiin

Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on hyvä jakaa selkeisiin vaiheisiin. Aluksi kannattaa suunnitella arviointiprosessi kokonaisuutena. Arviointi kohdistetaan joko koko arkistoon tai suppeampaan asiakirjakokonaisuuteen eli sarja- tai tehtäväkokonaisuuteen tai arkistoyksikköön.

Kaikkia asiakirjoja ei ole mahdollista käydä erikseen läpi, joten huomioon pitää ottaa arvioitavana olevan aineiston kokonaisuus. Jos aineisto on pitkälti tasalaatuista, arvoa on perusteltua arvioida koko arkiston tasolla. Joskus on tarpeellista hyödyntää otantaa. Arvioinnin toteutustapa riippuu myös aineistomäärästä sekä siitä, miten hyvin tunnet arvioitavan aineiston etukäteen.

Alin arvioitava taso on aina arkistoyksikkö. Jos arkistoyksikköön kuuluu arkistoitavia asiakirjoja, joista osalla arvioidaan olevan arvoa myös analogisessa muodossa, arkistoidaan koko arkistoyksikkö analogisena mahdollisesta digitoinnista huolimatta.

Arvioinnissa tulee käyttää Kansallisarkiston määrittelemiä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteerejä.

Arvioinnin suunnittelu ja vaiheet

Arviointi kannattaa aloittaa suunnittelemalla koko arviointiprosessi ja sen vaiheet. Vastausten kirjaamisessa voit hyödyntää valmista Analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallinen arvo ja säilytysmuoto sekä arviointia dokumentoivat tiedot -lomakepohjaa: Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx Muista, että myös arviointitiedot pitää säilyttää ja arkistoida.

Lopulliseen arviointitulokseen pääseminen vaatii yleensä useampia arviointikierroksia, joiden aikana palataan edeltäneisiin vaiheisiin ja pohditaan aineiston piirteitä eri näkökulmista.

• Arvioi, millä tasolla säilytysmuodon arviointi pitää tehdä suhteessa aineistokokonaisuuteen. Pohdi muun muassa sitä, tarkastetaanko jokainen arkistoyksikkö vai hyödynnetäänkö otantaa.

  • Esimerkki otannan hyödyntämisestä: Arvioitavana on 500 hyllymetriä tulostettuja asiakirjoja vuosilta 1980–2000. Asiakirjat ovat pääosin päätöstoisteita ja saapuneita asiakirjoja liitteineen.

  • Esimerkki arkistoyksikkötasolla tutkimisesta: Arvioitavana on 200 hyllymetriä asiakirjoja vuosilta 1920–1960. Asiakirjojen joukossa on käsin piirrettyjä karttoja, piirustuksia ja manuaalisesti tuotettuja kaavioita.

• Selvitä aineiston sisältöön liittyvät piirteet ja yksityiskohdat.

  • Hyödynnä erilaisia lähteitä, kuten vuosikertomuksia, työjärjestyksiä, aiempia seulontapäätöksiä, kirjallisuutta, historiikkeja.

  • Selvitä liittyykö asiakirjoihin tekijänoikeuksia.

  • Selvitä koskevatko esimerkiksi piirustukset suojeltuja rakennuksia tai muuten merkittäviä kohteita.

• Selvitä aineiston kunto.

  • Tutki samalla aineiston muita materiaalisia piirteitä, jotka liittyvät esimerkiksi analogiseen tallennusalustaan.

  • Tutki esimerkiksi piirustusten ja karttojen pohjamateriaaleja, ja perehdy niiden säilyvyyteen.

• Vastaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteereistä johdettuihin kysymyksiin, jotka esitellään tämän oppaan luvussa “Hyödynnä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä”.

• Kirjaa ylös yleisluonteiset perustelut vastauksillesi. Muista, että arviointikriteerit limittyvät toisiinsa ja niiden soveltamiseen ei ole vain yhtä ja oikeaa tapaa.

• Arviointia dokumentoivat tiedot todentavat ja kuvaavat sekä arvioinnissa tehtyjä toimenpiteitä että arvioinnin lopputuloksen.

Näin käytät kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä

Analogisten asiakirjojen kulttuurihistorialliselle arvolle on määritelty Kansallisarkistossa kaksi kategoriaa, joihin asiakirjat arvioinnin perusteella sijoitetaan:

• Kategoria 1: Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat  

  • Tähän kategoriaan sijoitetaan ne asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjat arkistoidaan mahdollisesta digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossa.  

• Kategoria 2: Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat  

  • Tähän kategoriaan sijoitetaan ne asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjojen analogiset ilmentymät on mahdollista hävittää digitoinnin jälkeen. Hävittäminen on mahdollista, kun digitaalisten ilmentymien laatu, säilyvyys ja saatavuus on varmistettu Kansallisarkiston ajantasaisten päätösten, määräysten ja ohjeiden perusteella. 

Kategorioihin liittyy 10 kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteeriä (ks. taulukko 2). Kriteereistä on johdettu kysymyksiä, joiden avulla voit eritellä asiakirjat oikeaan kategoriaan. Hyödynnä arviointikriteereistä johdettuja apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja teet arviointia:

• Vastaa kysymykseen “Kyllä”, “Ei” tai “Ei tietoa”.

• Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymystä uudestaan.

Jotta asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat, pitää täyttyä:

• Kriteeri 1: Kunto

• Vähintään yksi muista kriteereistä.

Jos nämä ehdot eivät täyty, asiakirja kuulu kategoriaan 2 Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat.

TAULUKKO 2. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kategorian 1 kriteerit

KRITEERI JA APUKYSYMYS Vastaa: Kyllä / Ei / Ei tietoa	LISÄTIEDOT	ESIMERKKEJÄ
Kriteeri 1: Kunto Onko asiakirjojen kunto sellainen, että ne voidaan arkistoida tai konservoida arkistoitaviksi analogisessa muodossa? Kunto on pakollinen kriteeri. Jotta asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat, pitää tämän sekä vähintään yhden muun kriteerin täyttyä. Muuten asiakirjat kuuluvat kategoriaan 2 “Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat”.	Asiakirja ei ole esimerkiksi merkittävästi homeessa tai muulla tavoin vaurioitunut käyttö-/ arkistointikelvottomaksi.   Asiakirja ei ole materiaaliltaan itsestään tuhoutuva, kuten selluloosanitraattifilmi (mm. varhaiset valokuvanegatiivit), selluloosa-asetaattifilmi (mm. röntgenfilmit) tai epävakaa muovi (esim. PVC-pohjainen kopiomateriaali).   Esimerkiksi erityisin kopiomenetelmin valmistetut kartat ja piirustukset, haalistuvat musteet tai AV-aineisto (lukukyvyttömyys, laiteriippuvaisuus) asettavat haasteita arkistoinnille analogisessa muodossa.
Kriteeri 2: Ikä  Ovatko asiakirjat vuotta 1921 vanhempia?	Asiakirja on laadittu ennen 1.1.1921. Aikarajaus perustuu tavoitteeseen arkistoida kattavasti erityyppistä paperimateriaalia ja muuta materiaalia arkistoinnin historian ajalta.   Ikää koskeva kriteeri ei ole pakollinen. Analogisessa muodossa voidaan arkistoida digitoinnista huolimatta myös vuodelta 1921 tai sitä uudemmalta ajalta peräisin olevia asiakirjoja, jos jokin muu kulttuurihistoriallisen arvon kriteeri täyttyy.
Kriteeri 3: Analoginen tallennusformaatti Ovatko asiakirjat tallennusformaatiltaan ainutlaatuisia, erityisiä?	Tallennusformaatti tarkoittaa alustaa, jolle asiakirjatiedot on tallennettu. Alusta voi olla muun muassa historiallinen paperi, pergamentti, lasinegatiivi, erityisellä tekniikalla sidottu sidos, kortiston kortti tai A4-toimistopaperi.	Tallennusformaatti voi esimerkiksi toimia todistuskappaleena arkistointitavan, asiakirjahallinnan ja asiakirjakulttuurin historiasta. olla osa paperihistoriallista aikajanaa, joka koostuu muun muassa Suomessa käsintehdyistä papereista, jotka ovat identifioitavissa vesileimojensa kautta.  kertoa kirjansidontaperinteestä Suomessa.
Kriteeri 4: Materiaaliset lisäominaisuudet Onko asiakirjoissa ainutlaatuisia, erityisiä materiaalisia lisäominaisuuksia?	Asiakirjassa voi olla materiaalisia lisäominaisuuksia, jotka on tarkoituksella liitetty asiakirjaan sen alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesti tai ne ovat tulleet osaksi asiakirjaa ajan kuluessa käytön myötä. Vain merkittävät lisäominaisuudet antavat perusteen analogiselle arkistoinnille. Esimerkiksi postimerkki ei välttämättä anna asiakirjalle erityistä lisäarvoa. Museot säilyttävät kattavasti aineellista kulttuuriperintöä, jolloin Kansallisarkiston ei ole perusteltua arkistoida vastaavaa aineistoa.	Ainutlaatuisia, erityisiä materiaalisia lisäominaisuuksia saattavat olla esimerkiksi vahasinetit, leimat, vesileimat tai postimerkit. Asiakirja on voitu konservoida erityisellä tavalla. Sidosten kansien sisällä voi olla informaatiota sisältävää materiaalia. Kannet on esimerkiksi voitu käyttää ajan kuluessa uudestaan. Kansien valmistamisessa on saatettu hyödyntää vanhoja asiakirjoja sijoittamalla niitä esimerkiksi sidosten etulehtipapereiden väliin. Kirjekuoren sisäpuolelle tai postimerkin alle on voitu esimerkiksi sensuurin välttämiseksi piilottaa informaatiota. Sota-aikaisissa aineistoissa voi olla esimerkiksi veriroiskeita.
Kriteeri 5: Materiaalien sisältämä informaatio  Sisältävätkö asiakirjojen materiaalit ainutlaatuista, erityistä informaatiota, jota digitaalinen ilmentymä ei voi välittää?	Asiakirjan materiaalit voivat sisältää ainutlaatuista, erityistä informaatiota.   Tämän kriteerin soveltaminen voi olla haasteellista. Esimerkiksi tallennusalustan materiaalin ja siihen merkintäaineilla (mm. musteet) kirjatun informaation koostumusta voidaan tarkastella osittain visuaalisesti, mutta tarkempien tietojen saamiseksi vaaditaan muun muassa kemiallisia tutkimusmenetelmiä. Teollisen paperinvalmistuksen myötä paperilaatujen määrä kasvoi merkittävästi, joten ei ole mahdollista arkistoida kattavasti kaikkia erityyppisiä paperilaatuja Kansallisarkistossa.	Materiaalien valintapäätökset voivat kertoa muun muassa maantieteellisistä, historiallisista tai poliittisista näkökulmista. Muutokset materiaalien käytössä voivat kertoa muutoksista yhteiskunnassa, esimerkiksi materiaalien saatavuudesta tai uusista innovaatioista.
Kriteeri 6: Taiteellisuus ja esteettisyys Sisältävätkö asiakirjat ainutlaatuisia, erityisiä taiteellisia ja/tai esteettisiä piirteitä?	Asiakirja sisältää ainutlaatuisia, erityisiä taiteellisia ja/tai esteettisiä piirteitä, kuten valokuvia, arkkitehtuuripiirustuksia, piirustuksia tai vastaavia, jotka ilmaisevat inhimillistä taitoa ja joiden kautta välittyy esimerkiksi kulttuurisia normeja ja ihanteita.   Teoskynnyksen ylittäneet teokset ovat säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita.
Kriteeri 7: Rahallinen arvo Ovatko asiakirjat rahallisesti arvokkaita tai sisältävätkö asiakirjat osia, joiden rahallinen arvo on suuri?	Asiakirja voi olla kokonaisuudessaan rahallisesti arvokas tai se voi sisältää osia, joiden rahallinen arvo on suuri.	Esimerkiksi postimerkkien, sinettien, teoskynnyksen ylittävien teosten tai merkittävän henkilön tuottamien tai omistamien asiakirjojen rahallinen arvo voi olla suuri.
Kriteeri 8: Harvinaisuus, ainutlaatuisuus  Ovatko asiakirjat harvinaisia, ainutlaatuisia suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen?	Asiakirja on tyypiltään harvinainen, ainutlaatuinen suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen.  Se voi olla esimerkiksi harvinainen nykypäivään säilyneenä tai ollut harvinaislaatuinen jo omana aikanaan.
Kriteeri 9: Edustavuus, hyödynnettävyys, käytettävyys Ovatko asiakirjat edustavia suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen? Onko asiakirjoilla käyttöä esimerkiksi näyttely- ja opetustoiminnassa?	Asiakirja voi olla tyypiltään edustava suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan, aiheeseen. Tällöin sitä voidaan käyttää esimerkiksi näyttely- ja opetustoiminnassa todistamassa muun muassa jotakin ilmiötä, tapahtumaa tai henkilöhistoriallista näkökulmaa.   Kriteerin toteutumista arvioidessa pitää pohtia, tuoko alkuperäiskappale lisäarvoa verrattuna esimerkiksi digitaalisesta ilmentymästä tuotettuun tulosteeseen.	Rakennushallituksen piirustukset II (kokoelma). Ib KULTTUURIRAKENNUKSET. Ibb Kirjastot ja arkistot. RakH II Ibb. 8:/- - 1-10. [Viipuri, Maakunta-arkisto (=keskeneräinen kreikkal.-kat. kirkko): pohjat; leikkaukset; julkisivut; talousrakennus]. (--). Tiedosto 7. Kansallisarkisto. Viitattu 14.5.2024.
Kriteeri 10: Tunnearvo Onko asiakirjoilla tunnearvoa, aineetonta arvoa?	Asiakirja kantaa ja välittää erilaisia tunteita, jotka mahdollistavat elämyksellisyyden ja kokemuksellisuuden. Kriteerin soveltaminen vaatii erityistä tuntemusta ja ymmärrystä asiakirjan merkityksistä. Kriteeri voi täyttyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:  Asiakirjalla on erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina. Asiakirja sisältää esimerkiksi sukututkimuksen ja henkilöhistorian kannalta yksilölle merkittäviä objekteja, kuten alkuperäisiä valokuvia, kirjeitä tai käsikirjoituksia.  Asiakirjalla on erityistä julkista merkitystä liittyen kuuluisiin tai historiallisesti merkittäviin henkilöihin, paikkoihin, asioihin tai tapahtumiin. Asiakirja on ollut esimerkiksi merkittävässä roolissa jossakin historiallisessa tapahtumassa.  Asiakirja sisältää keskeisiä viranomaisen tai muun merkittävän toimijan organisaation perustamiseen liittyviä sekä merkittäviä lainmuodostusta koskevia tietoja.

Dokumentoi ja arkistoi arviointia koskevat tiedot

Arvioinnista tuotettavat tiedot on määrätty arkistoitavaksi (pysyvästi säilytettäväksi)
Kansallisarkiston antamassa yleispäätöksessä 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023) Dokumentoimalla arvioinnin osoitat, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa.

Arviointia dokumentoivat tiedot todentavat arviointia tekevän toimijan toimintaa. Ne kuvaavat sekä arvioinnissa tehdyt toimenpiteet että arvioinnin lopputuloksen. Dokumentoinnissa kannattaa hyödyntää Kansallisarkiston laatimaa arviointilomaketta:

• Lataa Word-lomake: Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx

Arvioinnista dokumentoidaan vähintään seuraavat tiedot: 

• Arvioinnin tehnyt vastuutaho 

• Arvioinnin toteutusajankohta (päivämäärä) 

• Arvioitavan aineiston 

  • Arkistonmuodostaja 

  • Nimeke ja mahdollinen tunniste 

  • Arkisto tai muu tietoaineistokokonaisuus, johon aineisto kuuluu (sarja- tai tehtäväkokonaisuus tai arkistoyksikkö)  

  • Rajavuodet 

  • Määrä (hm/kpl) 

• Erittely kulttuurihistoriallisen arvon kriteerien toteutumisesta  

• Johtopäätös siitä, mihin kategoriaan asiakirjat sijoittuvat arvioin lopputuloksena 

• Lisätiedot, jos niitä on tuotettu arvioinnin yhteydessä. 

Tallenna arviointitiedot esimerkiksi asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään, josta ne on helppo arkistoida.

Harjoittele arviointia käytännössä: Terveydenhuoltohenkilöstön keskuskortisto

Harjoittele kulttuurihistoriallisen arvon arviointia esimerkkiaineiston avulla. Tutustu ensin aineistoon ja sitä koskeviin taustatietoihin. Pohdi sitten vastaukset alla oleviin kysymyksiin ja tee oma arviointisi arviointilomaketta hyödyntäen. Tarkista lopuksi, miten oma arviointisi sujui.

KYSYMYKSET:

1. Voitko soveltaa esimerkkiaineistoon Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä KA/15927/28.02.01/2023?​

2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisitko hyödyntää otantaa?

3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos?

Esimerkkiaineisto

Arvioitava aineisto on terveydenhuoltohenkilöstön keskuskortisto ja pieni määrä rekisteriin liittyviä sidoksia.

Tämän tiedät aloittaessasi arvioinnin:

• Aineisto on analogisessa muodossa.

• Aineisto on sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran hallussa.

• Aineiston on muodostanut Lääkintöhallitus.

• Aineisto edeltää nykyisin käytössä olevaa Terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri Terhikkiä.

• Valvira ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteriä valvontatehtäviensä hoitamiseksi.​ Keskusrekisteristä voidaan tarkistaa ammattihenkilöiden ammattipätevyys.​

• Rekisteriä ja sen edeltäjiä on ylläpidetty yhtäjaksoisesti vuodesta 1879 alkaen.​

• Rekisteriä ylläpidettiin pahvikortistona vuoteen 1994 asti.

• Kortistoa edelsivät rekisteritiedot sidoksissa.​

• Tiedot on kokonaisuudessaan määrätty pysyvään säilytykseen eli arkistoitavaksi Kansallisarkiston antamassa seulontapäätöksessä.​

• Aineisto aiotaan digitoida ja siirtää Kansallisarkistoon.

✅ Tee arviointi: ✔ Tutustu esimerkkiaineistoon Muista jakaa arviointi sopiviin vaiheisiin. Tutustu arvioitavaan aineistoon yleisellä tasolla. Pohjatietojen avulla saat riittävän kokonaiskuvan siitä, millainen aineisto on kyseessä ja millaista vaihtelua aineistossa on eri aikoina. Varmista aineiston rajavuodet sekä kerää tarvittavat muut luettelointi- ja kuvailutiedot.​ Aineiston rajavuodet ovat 1879 - 1993. Alkuvuosien sidosaineisto on vaihteleva kokonaisuus, mutta korttimuotoinen rekisteri on säilynyt samankaltaisena vuosikymmenten ajan.  Tarkasta aineiston määrä. Varmista, että kaikki aineistoon kuuluvat kotelot, sidokset ym. ovat tiedossasi, jotta voit arvioida sen kokonaisuutena.​​ Rekisteriin kuuluvaa aineistoa on säilytetty useassa paikassa. Arviointia sekä digitointia varten kokonaisuus on siirretty yhteen paikkaan hyvään järjestykseen.​ Aineistoa on yhteensä 25 hyllymetriä, josta 24 hyllymetriä on kortteja ja 1 hyllymetri sidoksia.​ Selvitä ja kerää aineiston sisältöön liittyviä tietoja: Aineiston on muodostanut vuonna 1878 perustettu Lääkintöhallitus. Se syntyi, kun Houruinhoidon johtokunta ja Lääkintölaitoksen ylihallitus yhdistettiin.​ Aineisto muodostaa rekisterin, jota on ylläpidetty yhtäjaksoisesti vuodesta 1879 alkaen. Kyse on yhdestä pitkäaikaisimmista rekistereistä Suomessa.​ Analoginen aineisto sisältää muun muassa sairaanhoitajia, lääkäreitä, hammaslääkäreitä, farmaseutteja ja lastenhoitajia koskevia tietoja.​ Selvitä ja kerää aineiston materiaaleihin liittyviä tietoja: Kortteja säilytettiin alun perin rummussa, josta sai koodien avulla valittua, tietyn ammattiryhmän kortit ja aakkosvälin. Painamalla oikeaa koodiyhdistelmää rumpu pyöräytti halutun lokerikon esille.​ Rumpu ei ole enää tallessa.​​ Korttien ulkomuoto, kuten väri, vaihtelee jonkin verran.​​ Kortisto on pääsääntöisesti hyvässä kunnossa. Paikoittain korteissa on esimerkiksi taittumia tai teipillä tehtyjä paikkauksia.​ Sidosmuodossa oleva aineisto on osittain melko huonossa kunnossa.​ Osassa sidoksista on esimerkiksi merkittäviä rakennevauriota sekä kansimateriaaleissa kulumia.  Sidoksien sisältämissä arkeissa on paikoittain esimerkiksi repeytymiä.​​ Aineistoon on tehty paikkauksia, jotka eivät ole kaikilta osin arkistokelpoisia. ​​ Aineisto on kunnostettavissa konservoinnin keinoin.​ Merkintäaineet ja paperilaadut voivat aiheuttaa riskejä säilyttämiselle analogisessa muodossa. ✔ Täytä arviointilomake Tee seuraavaksi arviointi. Hyödynnä arviointilomaketta. Käytä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä. Muista, että asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 vain silloin kun täyttyy: kriteeri 1: Kunto sekä vähintään yksi muista kriteereistä. Muissa tapauksissa asiakirja kuuluu kategoriaan 2 Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat. Hyödynnä apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja suoritat arviointia. Vastaa kysymyksiin “Kyllä”, “Ei” tai “Ei tietoa”. Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymystä uudestaan. Täytä arviointisi lomakkeelle. Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx ✅ Tarkista, miten arviointisi sujui: 1. Voiko esimerkkiaineiston kohdalla soveltaa Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä? ✅ Rekisterin analogisiin asiakirjoihin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä, koska: Valvira kuuluu päätöksen soveltamisen piiriin.​ Digitoitavaksi suunnitellut analogiset asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.​ Asiakirjoilla on Kansallisarkiston seulontapäätös pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista). 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisiko tässä hyödyntää otantaa? ✅ Korttien tarkastamisessa voidaan hyödyntää otantaa. Sidosten fyysinen muoto vaihtelee ja niitä on vähän, joten ne kannattaa käydä läpi kokonaisuudessaan. 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin lopputulos? Katso, miltä arviointi näyttää valmiilla lomakkeella. ✅ Aineisto sijoittuu arviointikriteeristön kategoriaan yksi: Kategoria 1: Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjat arkistoidaan mahdollisesta digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossa.  Aineistossa täyttyi yhteensä neljä kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteeristön kriteeriä. Arviointi on eritelty ja dokumentoitu valmiille lomakepohjalle. Tutki valmista arviointilomaketta: Terhikki_arviointi- ja dokumentointilomake.docx

Muista, ettei arviointikriteerien soveltamiseen ole vain yhtä oikeaa tapaa.

🔗 Syvennä osaamistasi

Yhteiskunta ja samalla myös arkistokenttä ovat digitalisoituneet voimakkaasti erityisesti 2000-luvun aikana. Julkishallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamisen tuloksena muodostuneet ja muodostuvat asiakirjat säilytetään pysyvästi eli arkistoidaan pääosin yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Digitalisaatiota ovat jouduttaneet myös periaatepäätökset, strategiset muutokset ja uudistunut lainsäädäntö, kuten muutokset arkistolaissa (1994/831). Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä annetiin 21.6.2017. Vuonna 2017 tuli voimaan arkistolain muutos:

“Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on sallittua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa tai oikeudellista todistusvoimaa.”
Arkistolaki (16.12.2016/1146) 14 a §:

Kansallisarkiston strategiassa 2025 digitaalisuus on vahvasti osana asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyvyyden varmistamista ja käytettäväksi antamista. Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla on kulttuurihistoriallista arvoa.

Myös vuonna 2019 voimaan tullut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (9.8.2019/906) velvoittaa digitaalisuuteen ja aineistojen muuttamiseen sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi.

Digitointi osana digitalisaatiokehitystä
Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi. Usein analoginen aineisto mielletään paperiasiakirjoiksi, mutta kyse voi olla mistä tahansa ei-digitaalisesta aineistosta.

Digitoidut ja alkujaan digitaaliset asiakirjat ovat Suomen lainsäädännön näkökulmasta yhtä todistusvoimaisia kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat. Keskeistä on arkistoida asiakirjojen tietosisältö ja konteksti eli sen erilaiset käsittely- ja asiayhteydet.

Asiakirjojen digitoinnissa tulee noudattaa digitointia koskevia vaatimuksia ja ohjeita. Arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) määrättyjen asiakirjojen digitointia ohjaavat Kansallisarkiston ajantasaiset digitointimääritykset. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja on kyseessä oleva asiakirja. Se ei siis ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä.

Muistathan, että kun alkuperäinen analoginen ilmentymä digitoinnin jälkeen hävitetään, kaikki tieto asiakirjasta ja sen tietosisällöstä löytyy ainoastaan digitaalisen ilmentymän ja siihen liittyvien metatietojen yhteydestä. Tuhoaminen on peruuttamaton toimenpide. Digitaaliseen muotoon muuttamisen jälkeen alkuperäiset analogiset ilmentymät voidaan tuhota vain, jos se ei vaaranna asiakirjatietojen:

• säilymistä,

• eheyttä ja autenttisuutta,

• kulttuurihistoriallista arvoa tai

• oikeudellista todistusvoimaa.

Katso myös: Kansallisarkiston digitointimääritykset

Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tausta
Vaikka tavoitteena on digitaalinen arkistointi, voidaan arkistoitaville tai jo arkistoiduille analogisille asiakirjoille määritellä niiden fyysiseen olomuotoon ja aineettomiin tai aineellisiin ominaisuuksiin kohdistuva arvo, jonka vuoksi asiakirjat ovat sellaisenaan korvaamattomia ja olennaisia historiallisen ja kulttuurisen ymmärryksen näkökulmista. Siksi ne pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan.

Kansainvälisesti tällaisesta arvosta on käytetty muun muassa englanninkielistä termiä intrinsic value, joka on määritelty eri lähteissä hieman eri tavoin. Joskus määritelmissä korostetaan analogisen säilytysmuodon säilyttämistä asiakirjan todistusvoimaisuuden varmistamisen vuoksi. Suomen Kansallisarkistossa tämä arvo on määritelty laajemmin kulttuurihistorialliseksi arvoksi. Kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa sitä, että analogiseen ilmentymään voi sisältyä useita erilaisia ominaisuuksia ja arvoja, kuten todistus- ja informaatioarvoa.

✔ Miten kulttuurihistoriallisen arvon kategoriat ja kriteerit on määritelty Kansallisarkistossa?

Arvottamisen kategoriat ja kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit suunniteltiin Kansallisarkistossa virkatyönä. Osana suunnittelua perehdyttiin muiden maiden arvonmääritys- ja seulontakäytänteihin. Luotavia kategorioita ja kriteereitä peilattiin kansainvälisiin vaihtoehtoihin. Lisäksi analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteereihin vaikutti Kansallisarkiston asettama kansallinen työryhmä, joka koostui muun muassa yliopistojen sekä museo- ja kirjastosektorien edustajista.

Kategorioita ja kriteereitä koskeva asiakirja julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 2019. Asiakirjasta on julkaistu päivitetty versio Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan uudistamisen yhteydessä vuonna 2020 sekä vuonna 2024 säilytysmuotoa ja kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvää säilytystä koskevan yleispäätöksen yhteydessä.

Kansallisarkisto on antanut yhteensä 86 seulontapäätöstä koskien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja säilytysmuotoa (31.12.2023). Aineistolle tai osalle siitä on annettu kulttuurihistoriallinen arvo analogisessa muodossa 31 päätöksessä. Näihin päätöksiin sisältyvien aineistojen kokonaismäärä on ollut yli 36 000 hyllymetriä. Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi on Kansallisarkiston päätöksissä arvioitu 425 hyllymetriä asiakirjoja.

Kansallisarkisto antoi vuoden 2023 loppuun mennessä yhteensä 86 seulontapäätöstä analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat itse analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistotavan muodon Kansallisarkiston antamia päätöksiä, määräyksiä ja ohjeita noudattaen.

• Kansallisarkistolle tehdään esitys analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta vain silloin, kun on arvioitava niiden digitoitujen asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä yleispäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia​​.​

❔ Usein kysyttyjä kysymyksiä

📑 Muistilista

✔️ Analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo muodostuu asiakirjan aineettomista tai aineellisista ominaisuuksista. Niiden vuoksi asiakirjat ovat sellaisenaan korvaamattomia historiallisen ja kulttuurisen ymmärryksen vahvistamiseksi.

​✔️ Asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa, arkistoidaan digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.

​✔️ Jos asiakirjoilla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, asiakirjojen analogiset ilmentymät on mahdollista hävittää digitoinnin jälkeen. Ennen hävittämistä digitaalisten ilmentymien laatu, todistusvoimaisuus, säilyvyys ja saatavuus pitää varmistaa. Varmistamisessa pitää huomioida Kansallisarkiston ajantasaiset päätökset, määräykset ja ohjeet.

​✔️ Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa itse.

​✔️ Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi koskee vain jo arkistoitavaksi määrättyjä asiakirjoja eli asiakirjoja, joilla on Kansallisarkiston antama seulontapäätös. Tutustu arvonmäärityksen periaatteisiin ja Kansallisarkiston seulontapäätöksiin.

​✔️ Kansallisarkisto on määritellyt kulttuurihistoriallisen arvon arviointia varten kriteerit ja tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta. Käytä Kansallisarkiston arviointikriteereitä omassa arvioinnissasi. Sekä arkistollisen arvon että kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin kriteeristöt löytyvät Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvästä arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjastaja sen liitteestä, joka käsittelee kulttuurihistoriallisen arvon arviointia

​✔️ Alin arvioitava taso on arkistoyksikkö. Jos arkistoyksikköön kuuluu arkistoitavia asiakirjoja, joista osalla arvioidaan olevan arvoa myös analogisessa muodossa, arkistoidaan koko arkistoyksikkö analogisena mahdollisesta digitoinnista huolimatta.

​✔️ Jaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointi vaiheisiin. Yleensä arviointitulos vaatii useampia arviointikierroksia.

• Suunnittele ensin koko arviointiprosessi.

• Tee sen jälkeen tarvittavat yleiset ja aineistokohtaiset selvitykset.

• Suorita ja dokumentoi arviointi sekä sen lopputulokset.

​✔️ Arvioinnista tuotettavat tiedot on määrätty arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) Kansallisarkiston antamassa yleispäätöksessä 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023). Arviointitietojen dokumentoinnilla osoitat, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa.

​✔️ Tallenna arviointitiedot niin, että niiden arkistointi käy helposti. Arvioinnin dokumentoinnissa voit hyödyntää Kansallisarkiston arviointilomaketta

• Lataa arviointilomake: Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx

Oppaan sanasto