Genomför värdebestämningen som en uppgift och process

Bestämning av förvaringstider och bedömning av arkivvärde är centrala uppgifter inom informationshantering. Värdebestämning innefattar båda dessa synpunkter.

Värdebestämning och fastställande av förvaringstider

Enligt 21 § i informationshanteringslagen ska en myndighet bedöma behovet av att förvara informationsmaterial och handlingar i sin besittning och bestämma förvaringstiderna för dem. När förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialet arkiveras eller förstöras. Man ska inte göra förstöringen förhastat, utan man ska alltid säkerställa att informationsmaterialets arkivvärde har bestämts och att det finns ett gallringsbeslut från Riksarkivet för det.

Arkivvärdet bestäms i ett samarbete: aktören lägger fram och motiverar vilka informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras, medan Riksarkivet beslutar om arkivering och motiverar den i gallringsbeslutet. Verktyget för bestämning av arkivvärdet är metoderna och kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy.

Värdebestämning är en process inom handlingens livscykel, där man bestämmer vilka informationsmaterial som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt, och vilka som ska förvaras en viss tid samt hur länge de handlingar som förvaras en viss tid ska förvaras. Värdebestämningen styr gallringen.
Gallring är verkställande av värdebestämningen. Gallringen kan vara proaktiv (förhandsgallring) eller retroaktiv. Gallringen omfattar följande åtgärder:
- beslut om förvaringsformen för informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras eller som ska förvaras en viss tid
- bedömning av den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde
- åtskiljande av informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras och som ska förvaras en begränsad tid
- arkivering eller förstöring av informationsmaterial och handlingar efter förvaringstidens slut.

**Bild.** Riksarkivets gallringsbeslut finns bland annat i instruktionsbanken på Riksarkivets webbplats.

📌 Bedömningen av gallringsbeslutens aktualitet kan kombineras med organisationens utvecklingsverksamhet

Ta reda på vilka gallringsbeslut Riksarkivet har meddelat om varaktig förvaring av din organisations informationsmaterial och handlingar.

Dokumentera utredningens resultat i organisationens informationshanteringsmodell.
Kom ihåg att din organisation är skyldig att veta vilka informationsmaterial som
- ska arkiveras,
- förvaras en viss tid eller
- saknar värdebestämning.

Om gallringsbesluten är föråldrade eller inte omfattar alla organisationens uppgifter ska du göra en bedömning av arkivvärdet i enlighet med kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy

Utnyttja resultaten av utredningen alltid när du håller på att göra en bedömning av arkivvärdet eller en gallringsframställan till Riksarkivet. Kom ihåg att kontakta Riksarkivet innan du gör en gallringsframställan!

Kontrollera läget för gallringsbesluten regelbundet. Inkludera omfattningen och tillämpligheten av gallringsbesluten i konsekvensbedömningen, som görs regelmässigt alltid när organisationen får nya uppgifter, genomför informationssystemprojekt eller blir en användare av centraliserade informationslager.

Varför ska de enheter och experter som ansvarar för kärnuppgifterna delta i värdebestämningen

Definieringen av vilka informationsmaterial som ska arkiveras och vilka förvaras en viss tid kräver att förutom experter inom informationshantering och ärendehantering även experter som ansvarar för kärnuppgifterna och utvecklandet av verksamheten deltar i värdebestämningen.

Enheterna känner bäst till sina uppgifter och de informationsmaterial som skapas i samband med skötseln av uppgifterna samt deras användningsmöjligheter. Experter inom olika områden har en unik kunskap och förståelse om forskningen inom sin bransch och information om användningsbehov på lång sikt. Denna sakkunskap och know-how skapar förutsättningar för bedömning av informationsmaterials betydelse som en allmän dokumentation över samhället och dess fenomen.

Ur aktörens perspektiv bör de arkiverade informationsmaterialen belysa aktörens utvecklingsfaser, olika principer och förfarandesätt som iakttagits vid skötseln av uppgifterna och beslutsfattandet under olika tider, använda resurser och åstadkomna resultat. Målet är att arkivera de centrala informationsmaterial som beskriver dessa. Man ska undvika arkivering av samma information många gånger, dvs. överlappande arkivering, och även detta ska bedömas i samband med värdebestämningen.

För aktörens del avslutas bestämningen av arkivvärdet inom värdebestämningen när aktören gör en framställan om informationsmaterial som ska arkiveras och förvaras en viss tid till Riksarkivet. Utifrån framställan fattar Riksarkivet beslut om vilka av din organisations informationsmaterial som ska arkiveras.

Använd kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy vid värdebestämningen.

🟣 Fallexempel: Se hur organisationen X genomför värdebestämning.

Organisationens informationshanteringsteam som ansvarar för informationshanteringen ansvarar för att definiera arkivvärdet. Uppgiften genomförs i samarbete med de enheter som sköter kärnuppgifterna.

Informationshanteringsteamet lägger fram behovet av bestämning av informationsmaterialens värde för organisationens ledning. Ledningen godkänner informationshanteringsenhetens förslag.
Informationshanteringsteamet gör en preliminär bedömning av organisationens informationsmaterial som ska arkiveras baserat på kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. I detta fall genomförs bedömningen i Excel-arbetsversionen i informationsstyrningsplanen (ISP). Även andra verktyg kan användas från fall till fall.
Informationshanteringsteamet ber per e-post eller via samarbetsplattformen att de enheter som ansvarar för kärnuppgifterna ska bedöma informationshanteringens bedömning av arkivvärdet.
Ledningen för de enheter som ansvarar för kärnuppgifterna organiserar så att enheternas experter bedömer arkivvärdet hos de informationsmaterial som uppkommer till följd av skötseln av de uppgifter som enheten ansvarar för.
Informationshanteringsteamet bör ge ganska detaljerade anvisningar till ledningen och enheterna för att säkerställa ett tillräckligt enhetligt genomförande av bedömningen.

✔ Arbetsfaserna och anvisningarna för bedömningen vid enheten:

Enhetens chef bestämmer vilka personer som ska delta i värdebestämningen.
Chefen bestämmer genomförandesättet och ett detaljerat tidsschema för den värdebestämning som enheten ansvarar för. Arbetsfasen ska genomföras xx.xx–xx.xx.xxxx. Bedömningen kan göras vid ett arbetsmöte eller chefen kan be experterna ta del av den preliminära bedömningen och meddela sina synpunkter till exempel per e-post. Informationshanteringsteamet rekommenderar att bedömningen görs vid arbetsmöten.

Det väsentliga är att enheten verkligen gör sig förtrogen med de informationsmaterial som ska bedömas och informationshanteringens preliminära bedömning av informationsmaterialens arkivvärde som redan införts i ISP.

Enheten bekantar sig med uppgifterna och de informationsmaterial som uppkommer vid skötseln av dem i ISP. Detta gäller i första hand de uppgifter och informationsmaterial som enheten ansvarar för. Man bör observera att man inte behöver göra en värdebestämning för uppgifter och informationsmaterial i huvuduppgiftsklassen Personalärenden. Riksarkivet har bestämt om varaktig förvaring av informationsmaterial i samband med uppgifter genom beslutet Varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial från personalförvaltningen och upphandlingsverksamheten inom den offentliga förvaltningen (KA/19119/07.01.01.03.01/2022) .) .
Enheten bedömer informationshanteringsteamets bedömning av arkivvärdet hos de uppgifter som den ansvarar för och de informationsmaterial som uppkommer i samband med skötseln av uppgifterna.

Har enheten samma åsikt som informationshanteringsteamet eller bör vissa informationsmaterial som enligt bedömningen ska förvaras en viss tid arkiveras eller bör informationsmaterial som enligt bedömningen ska arkiveras förvaras endast en viss tid?

Om enheten godkänner informationshanteringsteamets bedömning av informationsmaterialens arkivvärde behöver den inte göra anteckningar i ISP/verktyget. Då räcker det med att chefen i enlighet med punkt 7 meddelar informationshanteringsteamet att enheten godkänner bedömningen.
Om enhetens syn skiljer sig från informationshanteringsteamets bedömning ska den motivera sin avvikande syn och använda kriteriegrupperna för värdebestämning i bedömningen och motiveringen. Resultaten av bedömningen dokumenteras i ISP. Kriteriegrupper:
1. Uppgiftens (verksamhetens betydelse)
2. Omvärld
3. Informationsinnehåll
4. Verksamhetsprocess
5. Användningsbehov
Enheten meddelar informationshanteringsteamet om resultaten av värdebestämningen
1. Ni godkänner informationshanteringsteamets bedömning av informationsmaterialens arkivvärde. Er enhets arbetsfas avslutas och ansvaret för den fortsatta beredningen av värdebestämningen och gallringsframställan övergår till informationshanteringsteamet.
2. Er enhets syn avviker från informationshanteringsteamets bedömning och ni vill att den ska ändras.

Efter att ha fått meddelandena ordnar informationshanteringsteamet arbetsmöten med de enheter som meddelat om avvikande synpunkter.

Enheterna kan lägga fram ändringsförslag vid arbetsmötena efter bedömningsarbetet.
Efter arbetsmötena beaktar informationshanteringsteamet ändringsförslagen och färdigställer ISP/annat verktyg som använts.
Informationshanteringsteamet kontaktar Riksarkivet och gör en gallringsframställan vid ett styrningsmöte enligt överenskommelse.