Metoder för informationshantering stöder arkiveringen

Sedan 1980-talet har man försökt hantera handlingar och information med olika planer och beskrivningar. Deras gemensamma mål har varit att besvara frågan om vilken information myndigheten äger och vilken information den ska hantera.

Planeringsverktyg för arkivering och informationshantering

Traditionella planeringsverktyg för dokumentförvaltning och arkivering är arkivbildningsplanen (ABP, på finska AMS) och informationsstyrningsplanen (ISP, på finska TOS). Den ledande tanken i dem har varit att hantera livscykeln för dokumeninformation så att hanteringen stöder verksamheten och möjliggör arkiveringen

Bestämmelser om arkivbildningsplanen finns i arkivlagen (831/1994). Det finns inga bestämmelser om informationsstyrningsplanen i lag, men sedan början av 2000-talet har den till många delar ersatt arkivbildningsplanen, eftersom den lämpar sig bättre för digitala miljöer. Enligt Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift (2008) var informationsstyrningsplanen och genomförandet av informationshantering en förutsättning för digital arkivering.

Offentlighetslagen (621/1999) och dataskyddslagstiftningen har förutsatt upprättande av olika slags beskrivningar av personregister, dataskydd och informationssystem. I början av 2010-talet blev det också obligatoriskt att utarbeta en övergripande arkitektur inom den offentliga förvaltningen. Denna skyldighet upphörde att gälla i och med att informationshanteringslagen (906/2019) upphävde lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (2011/634). Ett av syftena med informationshanteringslagen är att kombinera och förenhetliga de olika skyldigheterna att planera, bedöma och beskriva för att skapa en informationshanteringsmodell (IHM, THM på finska). Lagen utgår från att man med hjälp av informationshanteringsmodellen även kan fullgöra de beskrivningsskyldigheter som föreskrivs i arkivlagen.

Alternativt kan man inkludera arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen i informationshanteringsmodellen. Informationshanteringsmodellen beskriver hur organisationens informationshantering har ordnats, medan beskrivningssätten i ABP och ISP hjälper att planera hur arkiveringsåtgärderna ska genomföras i praktiken i enlighet med informationshanteringsmodellen. De hjälper alltså att säkerställa överensstämmelsen med kraven. I varje fall bör man utnyttja tillgängliga beskrivningar så mycket som möjligt.

Att känna till olika beskrivningsmetoder är till fördel för planeringen av arkiveringen, eftersom det gör det möjligt att granska informationshanteringen ur olika perspektiv och stöder samarbetet mellan organisationens olika experter. Ibland har det visat sig vara ett konkret problem när de olika metoderna är så avskilda från varandra att man inte kan utnyttja arbetets resultat och använda dem tillsammans.

I tabellen nedan finns en jämförelse mellan ABP:s, ISP:s och IHM:s bakgrunder och särdrag.

	ARKIVBILDNINGSPLAN (ABP)	INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN (ISP)	INFORMATIONSHANTERINGS-MODELL (IHM)
LAGSTIFTNING	Arkivlagen (831/1994)	Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift 11.12.2008 (upphävd)	Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
BAKGRUND	Sedan 1980-talet har ABP utvecklats från en enkel organisations- och handlingsbaserad arkiveringsplan till en plan som kombinerar uppgiften, verksamheten och handlingarna. Det finns variation i hur djupgående informationsinnehållet i planerna är. Riksarkivet har publicerat en rekommendation (2000) och en guide samt blankettmallar för utarbetandet av ABP.	ISP har syftat till hantering av handlingars livscykel genom definiering av metadata på förhand och s.k. informationsstyrning. ISP har ofta ansetts som en ersättare för ABP eller en eABP avsedd för hantering av digitala material. Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen gav ut JHS 191-rekommendationen om informationsstyrningsplanens struktur 2015.	IHM togs fram i slutet av 2010-talet för att kombinera flera planerings- och beskrivningsskyldigheter inklusive ABP, övergripande arkitektur och dataskyddsbeskrivningar. Informationshanteringsnämnden har styrt utarbetandet av IHM genom en rekommendation och blankettmall.
INNEHÅLL	En uppgiftsbaserad beskrivning som omfattar alla handlingar som uppkommer i samband med en myndighets uppgifter samt förvaringstiderna och -sätten för dem, förvaringsplatser och -former för handlingarna samt deras arkivsignum, handlingarnas offentlighetsklass och personuppgiftskaraktär. Läs mer: AMS-opas (pdf). (ABP-guiden, finns endast på finska)	En uppgiftsbaserad beskrivning som omfattar huvuddelen av de handlingar och den information som uppkommer inom skötseln av en myndighets uppgifter hantering av förvaringstider hantering av användningsbegränsningar. Metadata baserar sig huvudsakligen på SÄHKE2-metadatamodellen. Läs mer: JHS 191-rekommendation	I beskrivningen ingår bland annat: verksamhetsprocesserna, informationslagren och de centrala informationsgrupperna i informationsmaterialen samt mottagarna av utlämnad information förvaringstiderna för information samt uppgifter om överföring av informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och -platsen eller förstöring av material uppgifter om informationssystemen, informationsöverföringssätten samt åtgärderna för informationssäkerhet. Läs mer: Rekommendation för en informationshanteringsmodell .

Informationshanteringsmodellen vid planering av arkiveringen

Huvuddelen av aktörerna inom den offentliga förvaltningen är skyldiga att utarbeta och upprätthålla en informationshanteringsmodell. Informationshanteringsmodellen ger en helhetsbild av informationshanteringens nuläge samt av de lösningar och metoder genom vilka organisationen genomför sin informationshantering. Den omfattar även uppgifter om informationsmaterialen i olika livscykelfaser samt ansvaren inom informationshantering, som samtidigt är ansvaren inom arkivering. Informationshanteringsmodellen har alltså många element som stöder planeringen av arkiveringen.

Enligt 5 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska man i informationshanteringsmodellen inkludera bland annat uppgifter om överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och -platsen eller förstöring. För att beskrivningen ska kunna tjäna planeringen och genomförandet av arkiveringen i praktiken ska uppgifterna om överföring till arkiv, arkiveringssättet och -platsen innefatta uppgifter om platserna för informationsmaterialen, kommande och realiserade händelser under informationsmaterialens livscykel, såsom migrationer, konversioner och digitalisering samt om analoga informationsmaterials kulturhistoriska värde och bestämning av det. I praktiken borde man med hjälp av planeringsverktyget kunna svara på frågorna i figuren nedan.

I en digital verksamhetsmiljö kräver bildande och upprätthållande av ett arkiv mer uppmärksamhet och planmässighet än tidigare. För närvarande finns det inte ett heltäckande eller helt fungerande verktyg för planering av arkivering. Fördelen med informationshanteringsmodellen är att beskrivningsskyldigheten i den omfattar informationshanteringsenhetens alla informationslager och informationsmaterial, också de som inte längre samlas. Informationshanteringsmodellen är alltså ett verktyg både för planering och beskrivning av nuläget. Med tanke på arkivering kan detta betyda att informationsmodellen kan användas både för planeringen av arkiveringen och för att upprätthålla arkivet. Svårigheten är dock att de praktiska åtgärderna vid planeringen av arkiveringen ska vara konkreta och tillräckligt exakta, även om informationshanteringsmodellen gör det möjligt att granska informationsmaterial också på informationsgruppsnivå.

Man kan också fundera på de innehållsmässiga behoven hos planeringsverktyget med beaktande av hantering av den arkiverade informationen och de beskrivningsuppgifter som användningen av den kräver. Modellen nedan grundar sig på informationshanteringsnämndens rekommendation för en informationshanteringsmodell och Riksarkivets rekommendation för grundläggande metadata om informationsmaterial som ska arkiveras

**Bild.** Beskrivnings- och planeringsbehoven kan gälla olika nivåer. I vissa fall räcker det att planeringen gäller ett informationsmaterial, men till exempel hanteringen av förvaringstiderna och användningsbegränsningarna kan kräva att planeringen utvidgas till handlings- eller informationsgruppsnivån. Livscykelhändelser omfattar bland annat migrationer, konversioner och beskrivning av material.

Man kan söka en heltäckande lösning för behovet av ett planeringsverktyg genom att utveckla informationshanteringsmodellen och inkludera element från arkivbildningsplanen i den. I struktureringen av informationslagren och informationsmaterialen i IHM är det bra att använda en uppgiftsklassificering som förenar beskrivningarna på olika nivåer med varandra. Informationsstyrningsplanen har sin egen uppgift och plats i denna helhet. Den delar informationshanteringen i konkreta informationsmaterial och behandlingsregler för dem.

I planeringen av arkiveringen kan man använda en informationshanteringsmodell, som för de flesta organisationer inom den offentliga förvaltningen är en lagstadgad skyldighet. Om organisationen inte är skyldig att utarbeta en informationshanteringsmodell, kan den i beskrivningen använda en enklare arkivbildningsplan.

För närvarande finns det bestämmelser om arkivbildningsplanen i arkivlagen (831/1994), men avsikten är att informationshanteringsmodellen ska ersätta arkivbildningsplanen i och med den arkivlag som är under beredning. Vid sidan av informationshanteringsmodellen bör man använda en informationsstyrningsplan, särskilt när informationshantering behövs till exempel vid ärendehantering.

Planering av arkiveringen: förslag till genomförandesätt

Informationsinnehållet i informationshanteringsmodellen i exemplen nedan grundar sig på 5 § i informationshanteringslagen (906/2019). Dessutom anges skyldigheten att i informationshanteringsmodellen inkludera uppgifter om överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och arkivplatsen enligt lagen som konkreta planerings- och beskrivningsbehov. I informationshanteringsmodellen kan man också inkludera en informationsstyrningsplan, vars informationsinnehåll har grundat sig på JHS 191-rekommendationen.

📌 Fall 1: Organisationen har en lagstadgad skyldighet att utarbeta en informationshanteringsmodell. Den använder också en informationsstyrningsplan.

Planeringen av arkiveringen utgår från informationshanteringsmodellen.
IHM och ISP förenas genom uppgiftsklassificering.
ISP är en del av informationshanteringsmodellen. Den innehåller en del av det lagstadgade innehållet i IHM samt innehåll som behövs för informationsstyrning:
- uppgiftsklassificering
- beskrivningar av de verksamhetsprocesser genom vilka uppgifterna sköts
- handlingar som uppkommer i samband med skötseln av uppgiften
- uppgifter om handlingars förvaringstider, arkivering, tidpunkt för arkivering samt grunder för användningsbegränsningar (offentlighetsklass, grund för sekretess, personuppgiftskaraktär, säkerhetsklass, upphörande av sekretess).
Informationshanteringsmodellen omfattar särskilt
- uppgifter om alla informationslager och informationsmaterial specificerade enligt uppgift och uppgiftsklassificering (Mer information: Rekommendation för grundläggande metadata om informationsmaterial som ska arkiveras och Rekommendation för en informationshanteringsmodell )
- på informationsmaterialnivå uppgifter om långtidsförvaring samt överföring till arkiv och upprätthållande av arkiv, som beskriver arkiveringssättet och -platsen enligt informationshanteringslagen med den noggrannhet som genomförandet av arkivering kräver. Dessa uppgifter är bland annat informationsmaterialets plats, kommande och realiserade händelser under informationsmaterialets livscykel, såsom migrationer, digitalisering samt analoga materials kulturhistoriska värde och bedömning av det.
- Till den del som ISP inte används ska IHM även omfatta beskrivningar av informationsmaterialen och handlingarna eller informationsgrupperna i dem samt av deras förvaringstider, tidpunkten för arkivering och användningsbegränsningarna (offentlighetsklass, grund för sekretess, personuppgiftskaraktär, säkerhetsklass, upphörande av sekretess).
- Nyttiga är också beskrivningsuppgifter om informationsmaterialets uppkomstprocess och innehåll samt materialets ägande och ansvaren i samband med det.
Dokumenteringen av informationsmaterialen/-systemen kan också genomföras separat.
Informationshanteringsmodellen innehåller grundläggande uppgifter om de arkiverade informationsmaterialen. Vid en mer omfattande beskrivning av informationsmaterialen kan man använda särskilda arkivtillämpningar som är avsedda för hantering av beskrivningsuppgifter eller funktioner i förvaringssystem.

📌 Fall 2: Organisationen ska upprätta en informationshanteringsmodell, men den använder inte en informationsstyrningsplan.

Planeringen av arkiveringen utgår från informationshanteringsmodellen
I informationshanteringsmodellen ska man beskriva
- informationslagren och informationsmaterialen (Mer information: Rekommendation för grundläggande metadata om informationsmaterial som ska arkiveras och Rekommendation för en informationshanteringsmodell )
- nyttiga är också beskrivningsuppgifter om informationsmaterialets uppkomstprocess och innehåll samt materialets ägande och ansvaren i samband med det.
- på informationsmaterialnivå uppgifter om långtidsförvaring samt överföring till arkiv och upprätthållande av arkiv, såsom informationsmaterialets plats och kommande livscykelhändelser, såsom migrationsbehov, digitaliseringsplan, kulturhistoriskt värde och bedömning av det. Dessa beskriver arkiveringssättet och -platsen enligt informationshanteringslagen med den noggrannhet som genomförandet av arkiveringen kräver.
- handlingarna och informationsgrupperna i informationsmaterialen samt uppgifter om deras förvaringstider, tidpunkt för arkivering och användningsbegränsningar (offentlighetsklass, grund för sekretess, personuppgiftskaraktär, säkerhetsklass, upphörande av sekretess).
Dokumenteringen av informationsmaterialen/-systemen kan också genomföras separat.
Informationshanteringsmodellen innehåller grundläggande uppgifter om de arkiverade informationsmaterialen. Vid en mer omfattande beskrivning av informationsmaterialen kan man också använda särskilda arkivtillämpningar som är avsedda för hantering av beskrivningsuppgifter eller funktioner i förvaringssystem.

📌 Fall 3: Organisationen har inte en lagstadgad skyldighet att utarbeta en informationshanteringsmodell

Planeringen av arkiveringen utgår från arkiveringsplanen. Den omfattar:
- beskrivningar av informationslagren och informationsmaterialen (Mer information: Rekommendation för grundläggande metadata om informationsmaterial som ska arkiveras och Rekommendation för en informationshanteringsmodell )
- nyttiga är också beskrivningsuppgifter om informationsmaterialets uppkomstprocess och innehåll samt materialets ägande och ansvaren i samband med det.
- på informationsmaterialnivå uppgifter om långtidsförvaring samt överföring till arkiv och upprätthållande av arkiv, såsom informationsmaterialets plats och kommande livscykelhändelser, såsom migrationsbehov, digitaliseringsplan, kulturhistoriskt värde och bedömning av det.
- handlingarna och informationsgrupperna i informationsmaterialen samt uppgifter om deras förvaringstider, tidpunkt för arkivering och användningsbegränsningar (offentlighetsklass, grund för sekretess, personuppgiftskaraktär, säkerhetsklass, upphörande av sekretess).
Dokumenteringen av informationsmaterialen/-systemen kan också genomföras separat.
Vid en mer omfattande beskrivning av informationsmaterialen kan man också använda särskilda arkivtillämpningar som är avsedda för hantering av beskrivningsuppgifter eller funktioner i förvaringssystem.

Jämförelse av planerings- och beskrivningsmetoderna ur arkiveringsperspektivet

ABP, ISP, IHM – alla dessa planerings- och beskrivningsmetoder har något olika syften. ABP stöder arkivbildningen, men kräver att informationsinnehållet utvecklas för att den ska lämpa sig för upprätthållande av digitala informationsmaterial. ISP för sin del är ett bra stöd för ärendehanteringen, men det är svårt att utnyttja den som sådan till exempel i livscykelhantering av strukturerad information. Både ABP och ISP kräver att man har arkivförteckningar vid sidan om.

Informationshanteringsmodellen är en beskrivningsmetod under utveckling. Den gör det möjligt att granska vad informationshantering innebär när det gäller information och informationssystem, men även arkivering och dataskydd. För närvarande samlar informationshanteringsmodellen ihop de övriga planerna och beskrivningarna.

📚 Jämförelse av planerings- och beskrivningsmetoderna:

✔ Arkivbildningsplan (ABP) som ett verktyg för planering av arkivering

Arkivbildningsplanen (ABP) är ett utmärkt verktyg för arkivbildning och planering av arkiv. ABP täcker alla myndighetsuppgifter och handlingar som uppkommer i samband med dem samt informationens hela livscykel. ABP-mallar har inte tagits fram för digital arkivering och upprätthållande av digitala arkiv, men organisationer har utfört fortsatt utveckling på egen hand. Vanligtvis omfattar ABP organisationens nuvarande uppgifter och informationsmaterial som uppkommer kontinuerligt, men inte de informationsmaterial som inte längre uppkommer. Detta är ett problem med tanke på upprätthållandet av arkivet, eftersom upprätthållandet av arkivförteckningar är vanskött i en digital verksamhetsmiljö. Det skulle vara möjligt att utveckla ABP så att den lämpar sig för en digital verksamhetsmiljö genom att utvidga informationsinnehållet och koppla det till informationshanteringsmodellen. Å andra sidan utgår lagstiftningen från att IHM ska ersätta APB.

Arkivbildningsplanen:

Omfattar på ett heltäckande sätt organisationens nuvarande uppgifter och handlingar och informationsmaterial som uppkommer kontinuerligt. Kan också vara organisationsbaserad.

Stöder bildandet av arkivet och gallringen.

Stöder hanteringen av handlingarnas hela livscykel.

Stöder användbarheten av de informationsmaterial som skapas.

Det finns en etablerad metod för uppgörandet av planen.

Omfattar inte informationsmaterial som inte längre samlas.

Stöder inte tillräckligt hanteringen av handlingar som ska arkiveras digitalt.

Stöder inte planeringen av informationssystemens livscykel.

💡 Problemen kan lösas genom att informationsinnehållet utvecklas.

✔ Informationsstyrningsplan (ISP) som ett verktyg för planering av arkivering

Genomförandet av informationshantering med hjälp av ISP har gjort det möjligt att producera högklassiga metadata och hantera handlingars livscykel automatiserat. Till denna del är den ett utmärkt stöd för arkiveringen och informationshanteringen. Informationsinnehållet i och användningssättet för ISP har dock i praktiken utvecklats för ärendehantering och hantering av informationsmaterial i filform, även om man försökt utvidga den till en elektronisk arkivbildningsplan. Informationshantering utnyttjas sällan för planering av livscykeln för informationsmaterial som uppkommer i samband med tjänster, och ännu mer sällan i fråga om strukturerad information.

Vanligtvis innehåller ISP organisationens nuvarande uppgifter och informationsmaterial som uppkommer kontinuerligt. Den omfattar inte informationsmaterial som inte längre samlas. Detta är ett problem med tanke på upprätthållandet av arkivet, eftersom arkivförteckningar upprätthålls sällan över digitala informationsmaterial. En annan central brist är att det med hjälp av ISP är svårt att planera åtgärder som hänför sig till upprätthållandet av arkivet, såsom migrationer, digitalisering eller arkivöverföringar.

Informationsstyrningsplanen:

Omfattar på ett ganska heltäckande sätt organisationens nuvarande uppgifter och handlingar och informationsmaterial som uppkommer kontinuerligt.

Stöder arkivbildningen och gallringen.

Stöder bildandet av information och verksamheten, är i sig själv funktionell.

Informationsinnehållet stöder hanteringen av digitala informationsmaterial och särskilt av informationsmaterial i filform.

Det finns en etablerad metod för uppgörandet av planen.

Omfattar inte informationsmaterial som inte längre samlas.

Innehåller ofta endast informationsmaterial som omfattas av informationsstyrning.

Stöder inte hanteringen av arkivet på informationsmaterialnivå eller på lång sikt.

Stöder inte planeringen av informationssystemens livscykel.

💡 I sin nuvarande form lämpar sig särskilt för ärendehanteringsmiljön.

✔ Informationshanteringsmodell (IHM) som ett verktyg för planering av arkivering

Informationshanteringsmodellen ger en mångsidig helhetsbild av informationslagren, informationsmaterialen, processerna och informationssystemen. I informationshanteringsmodellen ska man inkludera uppgifter om förvaringstiderna för informationsmaterialen samt överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och arkivplatsen eller förstöring. Informationshanteringsmodellen är en kombinerat verktyg för planering och beskrivning. Den gör det möjligt att planera hanteringen och arkiveringen av informationsmaterial som uppkommer, men också att beskriva redan samlade informationsmaterial och planera åtgärderna för att upprätthålla dem.

I praktiken grundar sig IHM ofta på andra planer (ABP och ISP) och beskrivningar, och för att den ska bli en fungerande och självständig metod för planering och beskrivning krävs utvecklingsarbete.

Informationshanteringsmodellen:

Ger en omfattande helhetsbild för informationshantering och även arkivering.

Omfattar organisationens alla informationsmaterial. Innehåller också grundläggande uppgifter om de arkiverade informationsmaterialen.

Är avsedd för både planering och beskrivning av nuläget.

Det finns inte ett etablerat framställningssätt för utarbetandet av modellen.

Modellen är inte funktionell.

💡 Är ett heltäckande och utvecklingsbart planerings- och beskrivningsverktyg även för hanteringen av arkiveringen.

Övergripande arkitektur och arkivering – synvinklar

Övergripande arkitektur (på engelska Enterprise Architecture) är ett specialiserat och brett tillvägagångssätt för beskrivning och hantering av helheterna inom en organisations verksamhet och relationerna mellan dem. Den syftar till att koppla ihop verksamheten, informationen, informationssystemen och tekniken. Övergripande arkitektur fick sin början på 1980-talet, då man förstod att organisationens IT och verksamhet inte kan utvecklas avskilda från varandra.

Målet med arkitekturarbetet är att säkerställa interoperabiliteten och utveckla verksamheten, tjänsterna och IT-miljön så att de stöder varandra. Övergripande arkitektur är ett strategiskt verktyg särskilt för planering och beslutsfattande. Dess delområden är

affärsverksamhetsarkitektur
informationsarkitektur
informationssystemsarkitektur
teknikarkitektur.

En beskrivning av den övergripande arkitekturen är ett formbundet beskrivningssätt där man vanligtvis modellerar organisationens strukturer i både nuläget och målläget. Beskrivningarna behandlar inte den information och de informationsmaterial som organisationen skapar på ett lika exakt och konkret sätt som de traditionella beskrivningsmetoderna för ärendehantering och arkivering, dvs. arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen. Jämfört med övergripande arkitektur är beskrivningar av arkivering och informationshantering funktionella beskrivningar som fokuserar på ett visst delområde. I informationsarkitekturen anges dock vilken information organisationen använder och producerar. Objekt som beskrivs är både uppgifter som behövs för verksamheten, såsom de huvudsakliga informationsgrupperna, begreppen och informationslagren, och till behövliga delar mer detaljerade uppgifter som behandlas av system

Metoderna för övergripande arkitektur tar inte direkt ställning till livscykelhantering, men genomförandet av kraven på arkivering kan inkluderas i beskrivningen av organisationens målläge. På så sätt beaktas de bland annat vid utveckling av informationssystem och processer. Å andra sidan kan man utnyttja befintliga arkitekturbeskrivningar och den modellerade informationen i dem om organisationens informationssystem, informationsflöden och andra modelleringar vid beskrivning och planering av arkiveringen och informationshanteringen.

Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen gav JHS 179-rekommendationen om ICT-tjänsters övergripande arkitektur 2011. Rekommendationen grundar sig på TOGAF (The Open Group Architecture Framework) som används brett som en referensram för övergripande arkitektur. Bestämmelser om utarbetande av en övergripande arkitektur fanns i lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen 634/2011 (upphävd).

Arkivering och organisationens utvecklingsverksamhet

Planeringen och genomförandet av arkiveringen ska förutom organisationens grundläggande verksamhet även beaktas i utvecklingsverksamheten. Nya uppgifter kräver nästan alltid bestämning av informationsmaterials arkivvärde. I samband med informationssystemprojekt ska man också planera hur det nya systemet stöder hanteringen av informationens livscykel och arkiveringen. Å andra sidan kräver ändrade gallringsbeslut eller beslutet att övergå till digital arkivering vanligtvis att informationssystem utvecklas

Konsekvensbedömning i enlighet med informationshanteringslagen

Enligt informationshanteringslagen ska informationshanteringsenheten vid planeringen av reformer och i samband med att informationssystem tas i bruk bedöma deras konsekvenser för informationshanteringen, om förändringen har väsentliga konsekvenser för innehållet i informationshanteringsenhetens informationshanteringsmodell. En konsekvensbedömning ska göras, om den planerade reformen medför förändringar i informationshanteringsenhetens verksamhetsprocesser, informationsmaterial, informationslager, arkivering av information, informationssystem och informationssäkerhetsåtgärder som riktas till dessa.

Konsekvensbedömningen hjälper dessutom att identifiera faktorer som påverkar arkiveringen och säkerställa överensstämmelsen med kraven på hantering av informationens livscykel efter ändringen.

Exempelfall, där en konsekvensbedömning kan stödja arkiveringen
Organisationen får en ny uppgift, en uppgift upphör eller organisationen ändrar sitt verksamhetssätt	Kontroll av ansvaren för arkivering Bedömning av förvaringstider och bestämning av arkivvärdet Beaktande av konsekvenser i informationssystem Uppdatering av styrningsuppgifterna i informationshanteringsmodellen och informationsstyrningsplanen
Organisationen tar ett nytt informationssystem i bruk	Genomförande av egenskaper i anslutning till livscykelhantering Planering och genomförande av tillräckliga metadata Planering av hantering av filformat Förvaring av information som ska arkiveras i ett informationssystem eller planering av eventuella migrationer och arkivöverföringar Uppdatering av styrningsuppgifterna i informationshanteringsmodellen och informationsstyrningsplanen
Ett gammalt informationssystem tas ur bruk	Förstöring av information som inte behövs Planering och genomförande av migrationer av ett informationsmaterial som ska arkiveras till ett nytt system, ett förvaringssystem eller exempelvis Riksarkivet Uppdatering av styrningsuppgifterna i informationshanteringsmodellen och informationsstyrningsplanen
Ett gallringsbeslut ändrar arkiveringen	Bedömning, planering och genomförande av utvecklingsbehov för en verksamhetsprocess eller ett informationssystem Förstöring av obehövlig information, om ett tidigare beslut om arkivering har upphävt Uppdatering av styrningsuppgifterna i informationshanteringsmodellen och informationsstyrningsplanen

LÄS OCKSÅ:

Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista, Finansministeriets publikationer 2024:21 (endast på finska).