Metoder för informationshantering stöder arkiveringen
Sedan 1980-talet har man försökt hantera handlingar och information med olika planer och beskrivningar. Deras gemensamma mål har varit att besvara frågan om vilken information myndigheten äger och vilken information den ska hantera.
Planeringsverktyg för arkivering och informationshantering
Traditionella planeringsverktyg för dokumentförvaltning och arkivering är arkivbildningsplanen (ABP, på finska AMS) och informationsstyrningsplanen (ISP, på finska TOS). Den ledande tanken i dem har varit att hantera livscykeln för dokumeninformation så att hanteringen stöder verksamheten och möjliggör arkiveringen
Bestämmelser om arkivbildningsplanen finns i arkivlagen (831/1994). Det finns inga bestämmelser om informationsstyrningsplanen i lag, men sedan början av 2000-talet har den till många delar ersatt arkivbildningsplanen, eftersom den lämpar sig bättre för digitala miljöer. Enligt Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift (2008) var informationsstyrningsplanen och genomförandet av informationshantering en förutsättning för digital arkivering.
Offentlighetslagen (621/1999) och dataskyddslagstiftningen har förutsatt upprättande av olika slags beskrivningar av personregister, dataskydd och informationssystem. I början av 2010-talet blev det också obligatoriskt att utarbeta en övergripande arkitektur inom den offentliga förvaltningen. Denna skyldighet upphörde att gälla i och med att informationshanteringslagen (906/2019) upphävde lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (2011/634). Ett av syftena med informationshanteringslagen är att kombinera och förenhetliga de olika skyldigheterna att planera, bedöma och beskriva för att skapa en informationshanteringsmodell (IHM, THM på finska). Lagen utgår från att man med hjälp av informationshanteringsmodellen även kan fullgöra de beskrivningsskyldigheter som föreskrivs i arkivlagen.
Alternativt kan man inkludera arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen i informationshanteringsmodellen. Informationshanteringsmodellen beskriver hur organisationens informationshantering har ordnats, medan beskrivningssätten i ABP och ISP hjälper att planera hur arkiveringsåtgärderna ska genomföras i praktiken i enlighet med informationshanteringsmodellen. De hjälper alltså att säkerställa överensstämmelsen med kraven. I varje fall bör man utnyttja tillgängliga beskrivningar så mycket som möjligt.
Att känna till olika beskrivningsmetoder är till fördel för planeringen av arkiveringen, eftersom det gör det möjligt att granska informationshanteringen ur olika perspektiv och stöder samarbetet mellan organisationens olika experter. Ibland har det visat sig vara ett konkret problem när de olika metoderna är så avskilda från varandra att man inte kan utnyttja arbetets resultat och använda dem tillsammans.
I tabellen nedan finns en jämförelse mellan ABP:s, ISP:s och IHM:s bakgrunder och särdrag.
ARKIVBILDNINGSPLAN (ABP) | INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN (ISP) | INFORMATIONSHANTERINGS-MODELL (IHM) | |
LAGSTIFTNING | Riksarkivets SÄHKE2-föreskrift 11.12.2008 (upphävd) | Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) | |
BAKGRUND | Sedan 1980-talet har ABP utvecklats från en enkel organisations- och handlingsbaserad arkiveringsplan till en plan som kombinerar uppgiften, verksamheten och handlingarna. Det finns variation i hur djupgående informationsinnehållet i planerna är.
| ISP har syftat till hantering av handlingars livscykel genom definiering av metadata på förhand och s.k. informationsstyrning. ISP har ofta ansetts som en ersättare för ABP eller en eABP avsedd för hantering av digitala material.
| IHM togs fram i slutet av 2010-talet för att kombinera flera planerings- och beskrivningsskyldigheter inklusive ABP, övergripande arkitektur och dataskyddsbeskrivningar.
|
INNEHÅLL | En uppgiftsbaserad beskrivning som omfattar
Läs mer: AMS-opas (pdf) | En uppgiftsbaserad beskrivning som omfattar
Metadata baserar sig huvudsakligen på SÄHKE2-metadatamodellen. Läs mer: JHS 191-rekommendation | I beskrivningen ingår bland annat:
Läs mer: Rekommendation för en informationshanteringsmodell |
Informationshanteringsmodellen vid planering av arkiveringen
Huvuddelen av aktörerna inom den offentliga förvaltningen är skyldiga att utarbeta och upprätthålla en informationshanteringsmodell. Informationshanteringsmodellen ger en helhetsbild av informationshanteringens nuläge samt av de lösningar och metoder genom vilka organisationen genomför sin informationshantering. Den omfattar även uppgifter om informationsmaterialen i olika livscykelfaser samt ansvaren inom informationshantering, som samtidigt är ansvaren inom arkivering. Informationshanteringsmodellen har alltså många element som stöder planeringen av arkiveringen.
Enligt 5 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska man i informationshanteringsmodellen inkludera bland annat uppgifter om överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och -platsen eller förstöring. För att beskrivningen ska kunna tjäna planeringen och genomförandet av arkiveringen i praktiken ska uppgifterna om överföring till arkiv, arkiveringssättet och -platsen innefatta uppgifter om platserna för informationsmaterialen, kommande och realiserade händelser under informationsmaterialens livscykel, såsom migrationer, konversioner och digitalisering samt om analoga informationsmaterials kulturhistoriska värde och bestämning av det. I praktiken borde man med hjälp av planeringsverktyget kunna svara på frågorna i figuren nedan.

I en digital verksamhetsmiljö kräver bildande och upprätthållande av ett arkiv mer uppmärksamhet och planmässighet än tidigare. För närvarande finns det inte ett heltäckande eller helt fungerande verktyg för planering av arkivering. Fördelen med informationshanteringsmodellen är att beskrivningsskyldigheten i den omfattar informationshanteringsenhetens alla informationslager och informationsmaterial, också de som inte längre samlas. Informationshanteringsmodellen är alltså ett verktyg både för planering och beskrivning av nuläget. Med tanke på arkivering kan detta betyda att informationsmodellen kan användas både för planeringen av arkiveringen och för att upprätthålla arkivet. Svårigheten är dock att de praktiska åtgärderna vid planeringen av arkiveringen ska vara konkreta och tillräckligt exakta, även om informationshanteringsmodellen gör det möjligt att granska informationsmaterial också på informationsgruppsnivå.
Man kan också fundera på de innehållsmässiga behoven hos planeringsverktyget med beaktande av hantering av den arkiverade informationen och de beskrivningsuppgifter som användningen av den kräver. Modellen nedan grundar sig på informationshanteringsnämndens rekommendation för en informationshanteringsmodell och Riksarkivets rekommendation för grundläggande metadata om informationsmaterial som ska arkiveras

Bild. Beskrivnings- och planeringsbehoven kan gälla olika nivåer. I vissa fall räcker det att planeringen gäller ett informationsmaterial, men till exempel hanteringen av förvaringstiderna och användningsbegränsningarna kan kräva att planeringen utvidgas till handlings- eller informationsgruppsnivån. Livscykelhändelser omfattar bland annat migrationer, konversioner och beskrivning av material.
Man kan söka en heltäckande lösning för behovet av ett planeringsverktyg genom att utveckla informationshanteringsmodellen och inkludera element från arkivbildningsplanen i den. I struktureringen av informationslagren och informationsmaterialen i IHM är det bra att använda en uppgiftsklassificering som förenar beskrivningarna på olika nivåer med varandra. Informationsstyrningsplanen har sin egen uppgift och plats i denna helhet. Den delar informationshanteringen i konkreta informationsmaterial och behandlingsregler för dem.
I planeringen av arkiveringen kan man använda en informationshanteringsmodell, som för de flesta organisationer inom den offentliga förvaltningen är en lagstadgad skyldighet. Om organisationen inte är skyldig att utarbeta en informationshanteringsmodell, kan den i beskrivningen använda en enklare arkivbildningsplan.
För närvarande finns det bestämmelser om arkivbildningsplanen i arkivlagen (831/1994), men avsikten är att informationshanteringsmodellen ska ersätta arkivbildningsplanen i och med den arkivlag som är under beredning. Vid sidan av informationshanteringsmodellen bör man använda en informationsstyrningsplan, särskilt när informationshantering behövs till exempel vid ärendehantering.
Planering av arkiveringen: förslag till genomförandesätt
Informationsinnehållet i informationshanteringsmodellen i exemplen nedan grundar sig på 5 § i informationshanteringslagen (906/2019). Dessutom anges skyldigheten att i informationshanteringsmodellen inkludera uppgifter om överföring av ett informationsmaterial till arkiv, arkiveringssättet och arkivplatsen enligt lagen som konkreta planerings- och beskrivningsbehov. I informationshanteringsmodellen kan man också inkludera en informationsstyrningsplan, vars informationsinnehåll har grundat sig på JHS 191-rekommendationen.
📌 Fall 1: Organisationen har en lagstadgad skyldighet att utarbeta en informationshanteringsmodell. Den använder också en informationsstyrningsplan. |
|
📌 Fall 2: Organisationen ska upprätta en informationshanteringsmodell, men den använder inte en informationsstyrningsplan. |
|
📌 Fall 3: Organisationen har inte en lagstadgad skyldighet att utarbeta en informationshanteringsmodell |
|
Jämförelse av planerings- och beskrivningsmetoderna ur arkiveringsperspektivet
ABP, ISP, IHM – alla dessa planerings- och beskrivningsmetoder har något olika syften. ABP stöder arkivbildningen, men kräver att informationsinnehållet utvecklas för att den ska lämpa sig för upprätthållande av digitala informationsmaterial. ISP för sin del är ett bra stöd för ärendehanteringen, men det är svårt att utnyttja den som sådan till exempel i livscykelhantering av strukturerad information. Både ABP och ISP kräver att man har arkivförteckningar vid sidan om.
Informationshanteringsmodellen är en beskrivningsmetod under utveckling. Den gör det möjligt att granska vad informationshantering innebär när det gäller information och informationssystem, men även arkivering och dataskydd. För närvarande samlar informationshanteringsmodellen ihop de övriga planerna och beskrivningarna.
📚 Jämförelse av planerings- och beskrivningsmetoderna: |
Övergripande arkitektur och arkivering – synvinklar
Övergripande arkitektur (på engelska Enterprise Architecture) är ett specialiserat och brett tillvägagångssätt för beskrivning och hantering av helheterna inom en organisations verksamhet och relationerna mellan dem. Den syftar till att koppla ihop verksamheten, informationen, informationssystemen och tekniken. Övergripande arkitektur fick sin början på 1980-talet, då man förstod att organisationens IT och verksamhet inte kan utvecklas avskilda från varandra.
Målet med arkitekturarbetet är att säkerställa interoperabiliteten och utveckla verksamheten, tjänsterna och IT-miljön så att de stöder varandra. Övergripande arkitektur är ett strategiskt verktyg särskilt för planering och beslutsfattande. Dess delområden är
affärsverksamhetsarkitektur
informationsarkitektur
informationssystemsarkitektur
teknikarkitektur.
En beskrivning av den övergripande arkitekturen är ett formbundet beskrivningssätt där man vanligtvis modellerar organisationens strukturer i både nuläget och målläget. Beskrivningarna behandlar inte den information och de informationsmaterial som organisationen skapar på ett lika exakt och konkret sätt som de traditionella beskrivningsmetoderna för ärendehantering och arkivering, dvs. arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen. Jämfört med övergripande arkitektur är beskrivningar av arkivering och informationshantering funktionella beskrivningar som fokuserar på ett visst delområde. I informationsarkitekturen anges dock vilken information organisationen använder och producerar. Objekt som beskrivs är både uppgifter som behövs för verksamheten, såsom de huvudsakliga informationsgrupperna, begreppen och informationslagren, och till behövliga delar mer detaljerade uppgifter som behandlas av system
Metoderna för övergripande arkitektur tar inte direkt ställning till livscykelhantering, men genomförandet av kraven på arkivering kan inkluderas i beskrivningen av organisationens målläge. På så sätt beaktas de bland annat vid utveckling av informationssystem och processer. Å andra sidan kan man utnyttja befintliga arkitekturbeskrivningar och den modellerade informationen i dem om organisationens informationssystem, informationsflöden och andra modelleringar vid beskrivning och planering av arkiveringen och informationshanteringen.
Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen gav JHS 179-rekommendationen om ICT-tjänsters övergripande arkitektur 2011. Rekommendationen grundar sig på TOGAF (The Open Group Architecture Framework) som används brett som en referensram för övergripande arkitektur. Bestämmelser om utarbetande av en övergripande arkitektur fanns i lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen 634/2011 (upphävd).
Arkivering och organisationens utvecklingsverksamhet
Planeringen och genomförandet av arkiveringen ska förutom organisationens grundläggande verksamhet även beaktas i utvecklingsverksamheten. Nya uppgifter kräver nästan alltid bestämning av informationsmaterials arkivvärde. I samband med informationssystemprojekt ska man också planera hur det nya systemet stöder hanteringen av informationens livscykel och arkiveringen. Å andra sidan kräver ändrade gallringsbeslut eller beslutet att övergå till digital arkivering vanligtvis att informationssystem utvecklas
Konsekvensbedömning i enlighet med informationshanteringslagen
Enligt informationshanteringslagen ska informationshanteringsenheten vid planeringen av reformer och i samband med att informationssystem tas i bruk bedöma deras konsekvenser för informationshanteringen, om förändringen har väsentliga konsekvenser för innehållet i informationshanteringsenhetens informationshanteringsmodell. En konsekvensbedömning ska göras, om den planerade reformen medför förändringar i informationshanteringsenhetens verksamhetsprocesser, informationsmaterial, informationslager, arkivering av information, informationssystem och informationssäkerhetsåtgärder som riktas till dessa.
Konsekvensbedömningen hjälper dessutom att identifiera faktorer som påverkar arkiveringen och säkerställa överensstämmelsen med kraven på hantering av informationens livscykel efter ändringen.
Exempelfall, där en konsekvensbedömning kan stödja arkiveringen | |
---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
LÄS OCKSÅ:
Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista, Finansministeriets publikationer 2024:21 (endast på finska).