Bestäm formen för de informationsmaterial som ska arkiveras
Informationsmaterial och handlingar arkiveras i regel enbart i digital form. Då är de tillgängliga och användbara på ett mångsidigare och mer jämlikt sått än analoga handlingar, vars användning är beroende av tid och plats. Möjligheten att kombinera informationsmaterial i digital form ger mer omfattande källmaterial bland annat för forskning.
En handling kan ha flera olika förvaringsformer under sin livscykel
Bedömningen av förvaringsformen för informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras ingår i gallringen, dvs. verkställandet av värdebestämningen. Med förvaringsform avses handlingens digitala eller analoga form. En handling kan ha flera olika förvaringsformer under sin livscykel. De är inte kopior av en handling, utan olika uttryck av en och samma handling.
Tidigare meddelade Riksarkivet gallringsbeslut om handlingars digitala eller analoga förvaringsform utifrån gallringsframställningar. Nuförtiden behöver man göra en gallringsframställan om förvaringsform endast i undantagsfall. Riksarkivets föreskrifter och beslut möjliggör digital arkivering och förutsätter också det. Digitala informationsmaterial ska alltså inte skrivas ut på papper för arkivering. I stället ska man sörja för informationsmaterialens bevarande och användbarhet i digital form.
Riksarkivet tar inte ställning till i vilka informationssystem digitala informationsmaterial som ska arkiveras bör förvaras. Aktören ska dock säkerställa att de informationsmaterial som ska arkiveras bevaras och är användbara fram till dess att de överförs till ett digitalt arkiv som uppfyller kraven på digital långtidsförvaring eller arkivering. Om informationsmaterialen överförs till Riksarkivets tjänst för digital arkivering, hittar du anvisningar för överföring i Tjänsten för digital arkivering.
Bild. Riksarkivets föreskrifter och beslut möjliggör digital arkivering och förutsätter också det.
Ta del av besluten om förvaringsform för ursprungligen digitala informationsmaterial
Nedan finns en samling av Riksarkivets beslut som möjliggör digital arkivering av informationsmaterial
Ta kontakt per e-post om du behöver hjälp med att tillämpa och tolka tidigare gallringsbeslut: viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi
📌 Föreskrifter och allmänna beslut |
|
📌 Aktörsspecifika gallringsbeslut |
Riksarkivet har sedan 1990-talet gett ett stort antal gallringsbeslut, i vilka ursprungligen digitala informationsmaterial föreskrivs för varaktig förvaring i digital form. Huvuddelen av besluten är gallringsbeslut för enskilda aktörer eller informationsmaterial i vissa informationssystem. En del av besluten är allmänna beslut som gäller flera aktörers informationsmaterial. Dessa gallringsbeslut gäller fortfarande och styr den digitala arkiveringen av informationsmaterial och handlingar som ska förvaras varaktigt. |
Ersättande av arkivutskrifter med ursprungligen digitala informationsmaterial
Arkivering ska genomföras digitalt alltid när det är möjligt. Detta förutsätter att man sörjer för bevarandet och användbarheten av de informationsmaterial som ska arkiveras. I praktiken innebär detta att man beaktar och planerar arkiveringen som en del av informationshanteringen och åtgärderna under livscykelns faser. Fram till de senaste åren var det vanligt att en myndighets verksamhet var delvis digital, men att handlingar för arkivering och långtidsförvaring skrevs ut i analog form. Övergången till digital informationshantering har varit glidande och stegvis.
Om handlingar har skrivits ut för arkivering ska aktören bedöma om man kan ersätta de analoga handlingarna med ursprungligen digitala uttryck. Särskilt i fråga om äldre digitala informationsmaterial ska detta bedömas med tanke på om den digitala versionen är tillräckligt kvalitativ och beviskraftig för arkivering. Man bör observera att även analoga utskrifter kan vara bristfälliga. Även deras beviskraft ska bedömas.
📌 Använd följande frågor vid bedömning av förvaringsform |
|
Observera att ursprungligen digital information och pappersutskrifter av den endast sällan motsvarar varandra till fullo. Digital information är nästan alltid mångsidigare, fullständigare och mer användbar än analog. Den kan dock ha brister, särskilt i de fall där man inte har tagit till vara alla inkomna handlingar i systemet eller där man lagrat utkastversioner i systemet. Om det digitala informationsmaterialet är fullständigare än det analoga, arkiveras informationen i digital form. Om det digitala informationsmaterialet är bristfälligt, ska de analoga handlingarna digitaliseras för att möjliggöra digital arkivering.
Analoga uttryck (utskrifter) av ursprungligen digitala handlingar som föreskrivits för varaktig förvaring har i princip inget kulturhistoriskt värde. Du kan förstöra de analoga handlingarna med samma innehåll efter att du har säkerställt att de digitala handlingarna är beviskraftiga och bevaras användbara
Vad ska man göra om de digitala uttrycken är bristfälliga?
Ersätt inte analoga handlingar med sådana digitaliserade eller ursprungligen digitala handlingar vars informationsinnehåll och dokumentära beviskraft är bristfälliga. Information är beviskraftig när dess autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet har säkerställts (Källa: ISO 15489-1).
I en sådan situation är det motiverat att digitalisera de analoga handlingarna på nytt i enlighet med Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer.
Analoga informationsmaterial ska digitaliseras
Informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen är nuförtiden huvudsakligen digital. Om det fortfarande skapas analoga handlingar, ska även de arkiveras i digital form. I praktiken ska man alltså utveckla informationssystemen och verksamhetssätten så att det inte längre bildas analoga handlingar, eller så ska man digitalisera de analoga handlingarna i efterhand. Det har inte fastställts någon tidsgräns för digitalisering av analoga handlingar. I princip tar Riksarkivet dock emot endast digitala arkivöverföringar. Digitalisering är också ett bra sätt att förbättra arkivens användbarhet och minska kostnaderna för lokalerna även om man inte planerar en överföring till Riksarkivet.
En digital handling som producerats genom digitalisering enligt Riksarkivets kravspecifikationer av en analog handling och som har samma innehåll som den analoga handlingen är inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av handlingens uttryck. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck och den analoga formen av handlingen kan förstöras. En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är dock i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form efter digitaliseringen. I tabellen nedan finns en sammanfattning av skillnaderna mellan bedömningen av arkivvärdet och förvaringsformens kulturhistoriska värde.
TABELL. Värdebestämning och bedömning av kulturhistoriskt värde – känn till skillnaden
Värdebestämning och gallringsbeslut | Bedömning av förvaringsformens kulturhistoriska värde |
|---|---|
Med värdebestämning fastställs vilka informationsmaterial och handlingar hos aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska
Arkivvärdet baserar sig på informationsmaterialens och handlingarnas innehåll och kontext. Riktlinjerna och principerna för värderingsbestämning har definierats i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. Riksarkivet ansvarar för värdebestämningen. Riksarkivets gallringsbeslut baserar sig på myndigheternas gallringsframställningar, där de bedömer arkivvärdet hos de informationsmaterial som tillkommer i samband med deras uppgifter. | Fokus i bedömningen av det kulturhistoriska värdet ligger på analoga handlingars fysiska utformning och deras materiella och immateriella egenskaper. Resultatet av bedömningen avgör om de analoga handlingar som ska arkiveras eller redan har arkiverats kommer att arkiveras efter digitaliseringen
De aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) bedömer själva det kulturhistoriska värdet hos analoga handlingar i deras besittning. Bedömningen baserar sig på kriterier som fastställts av Riksarkivet. Riksarkivet ger stöd och vägledning för bedömningen. |
Aktören har till uppgift att bedöma analoga handlingars kulturhistoriska värde. Man bör använda sig av näthandboken som stöder bedömningen av det kulturhistoriska värdet. Om du inte identifierar grunder för analog arkivering kan du förstöra de analoga handlingarna efter att de har digitaliserats i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav och uttryckens bevarande och användbarhet har säkerställts. Förstöringen får inte äventyra handlingarnas beviskraft, bevarande och användbarhet.
Om omvandlingen till digital form äventyrar beviskraften eller den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde, ska handlingarna och informationsmaterialen arkiveras endast i analog form tills det är möjligt att omvandla dem till digital form.
📌 Gallringsbeslut om digitalisering av analoga handlingar |
I början ansvarade Riksarkivet för bedömningen av det kulturhistoriska värdet. Vid ingången av 2024 ändrades förfarandesättet så att Riksarkivet inte längre bedömer handlingars kulturhistoriska värde. Riksarkivet beslutar om förvaringsformen endast i undantagsfall, dvs. då digitaliseringen av analoga handlingar som tillkommit före 1.1.2022 inte har gjorts i enlighet med gällande digitaliseringskrav eller kvalitetskrav som meddelats tidigast 2016. I sådana fall ska aktören i gallringsframställan påvisa att digitaliseringens kvalitet är tillräcklig och att det är möjligt att ersätta de analoga handlingarna med digitaliserade utan att äventyra beviskraften |
KOM IHÅG DE HÄR!
Digitaliseringen ska utföras i enlighet med aktuella kvalitetskrav. Minimikravet för digitalisering som utförts före 1.1.2022 är att den överensstämmer med Riksarkivets kvalitetskrav från 2016.
Analoga handlingar vars förvaringsform har kulturhistoriskt värde arkiveras fortfarande både i analog och digital form efter digitaliseringen.
För att digitala uttryck ska bevara sin beviskraft och användbarhet krävs beskrivning och andra arkiveringsåtgärder.