Skip to main content
Skip table of contents

Bestäm formen för de informationsmaterial som ska arkiveras

Informationsmaterial och handlingar arkiveras i regel enbart i digital form. Då är de tillgängliga och användbara på ett mångsidigare och mer jämlikt sått än analoga handlingar, vars användning är beroende av tid och plats. Möjligheten att kombinera informationsmaterial i digital form ger mer omfattande källmaterial bland annat för forskning.


En handling kan ha flera olika förvaringsformer under sin livscykel

Bedömningen av förvaringsformen för informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras ingår i gallringen, dvs. verkställandet av värdebestämningen. Med förvaringsform avses handlingens digitala eller analoga form. En handling kan ha flera olika förvaringsformer under sin livscykel. De är inte kopior av en handling, utan olika uttryck av en och samma handling.

Tidigare meddelade Riksarkivet gallringsbeslut om handlingars digitala eller analoga förvaringsform utifrån gallringsframställningar. Nuförtiden behöver man göra en gallringsframställan om förvaringsform endast i undantagsfall. Riksarkivets föreskrifter och beslut möjliggör digital arkivering och förutsätter också det. Digitala informationsmaterial ska alltså inte skrivas ut på papper för arkivering. I stället ska man sörja för informationsmaterialens bevarande och användbarhet i digital form.

Riksarkivet tar inte ställning till i vilka informationssystem digitala informationsmaterial som ska arkiveras bör förvaras. Aktören ska dock säkerställa att de informationsmaterial som ska arkiveras bevaras och är användbara fram till dess att de överförs till ett digitalt arkiv som uppfyller kraven på digital långtidsförvaring eller arkivering. Om informationsmaterialen överförs till Riksarkivets tjänst för digital arkivering, hittar du anvisningar för överföring i Tjänsten för digital arkivering.

kuva-20250610-135523.png

Bild. Riksarkivets föreskrifter och beslut möjliggör digital arkivering och förutsätter också det.

✔ Läs mer: Resan mot digital arkivering har varit lång

Informationsmaterial som ska arkiveras och som tillkommit i verksamhet inom den offentliga förvaltningen har i regel förvarats i analog form fram till de senaste åren. Arkiveringen i analog form har grundat sig på gallringsbeslut som meddelats av Riksarkivets föregångare arkivverket. I och med SÄHKE-normerna (SÄHKE2-föreskriften 11.12.2008) i början av 2000-talet har arkivverket kunnat bestämma att digitala informationsmaterial hos vissa aktörer som övergått till elektronisk ärendehantering ska arkiveras i digital form.

Trots detta var den primära förvaringsformen ända till början av 2010-talet den analoga förvaringsformen. Till följd av detta har aktörer inom den offentliga förvaltningen kvar en stor mängd analoga informationsmaterial: till exempel uppskattas statsförvaltningen ha cirka 135 hyllkilometer av pappershandlingar som ska arkiveras. Arkivverket ändrade målet för förvaring av informationsmaterial inom den offentliga förvaltningen i sin gallringsstrategi 2012, där utgångspunkten var att informationsmaterial som ska förvaras varaktigt enbart ska förvaras i digital form när möjligt.

På 2010-talet gick man steg för steg mot digital arkivering. Definieringen av kvalitetskraven för digitalisering och inledningen av Riksarkivets massdigitalisering 2016–2017 var betydande steg på vägen mot att ersätta analoga handlingar med digitaliserade uttryck. Riksarkivet byggde också ett underlag för att ta emot ursprungligen digitala informationsmaterial. Att informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen har utvecklats så att den stöder digital arkivering har också spelat en stor roll.

Riksarkivet har vidare stärkt målet att främja den offentliga förvaltningens digitala arkivering i sin strategi som sträcker sig till 2025 och i sin bevarande- och gallirngsplicy 2020 (pdf).


Ta del av besluten om förvaringsform för ursprungligen digitala informationsmaterial

Nedan finns en samling av Riksarkivets beslut som möjliggör digital arkivering av informationsmaterial

Ta kontakt per e-post om du behöver hjälp med att tillämpa och tolka tidigare gallringsbeslut:  viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi

📌 Föreskrifter och allmänna beslut

  • Ursprungligen digitala informationsmaterial som har uppkommit från och med 1.1.2022 ska arkiveras enbart i digital form med stöd av Riksarkivets föreskrift om formen för handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/2021).

    • Bestämmelser om omvandling till elektroniskt format finns i informationshanteringslagen (906/2019, 19 §):
      “Om en handling inkommer till en myndighet i annat än elektroniskt format ska den omvandlas till elektroniskt format, om det i eller med stöd av lag föreskrivs att handlingen ska förvaras varaktigt eller arkiveras. Myndigheten ansvarar för att en till elektroniskt format omvandlad handlings tillförlitlighet och integritet säkerställs. Handlingar som utarbetats av en myndighet ska förvaras elektroniskt.” Till denna del tillämpas informationshanteringslagen från och med 1.1.2022. Riksarkivets föreskrift följer informationshanteringslagen)Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle

  • Ursprungligen digitala informationsmaterial som har uppkommit före 1.1.2022 ska arkiveras enbart i digital form med tillämpning av följande beslut om förvaringsform:

    • Riksarkivets beslut av 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02./2016) om elektronisk förvaring av registreringsuppgifter och varaktigt förvarade handlingar som ingår i elektroniska diarier och ärendehanteringssystem

    • Riksarkivets föreskrift av 22.12.2021 om formen för handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/2021)

📌 Aktörsspecifika gallringsbeslut

Riksarkivet har sedan 1990-talet gett ett stort antal gallringsbeslut, i vilka ursprungligen digitala informationsmaterial föreskrivs för varaktig förvaring i digital form. Huvuddelen av besluten är gallringsbeslut för enskilda aktörer eller informationsmaterial i vissa informationssystem.

En del av besluten är allmänna beslut som gäller flera aktörers informationsmaterial. Dessa gallringsbeslut gäller fortfarande och styr den digitala arkiveringen av informationsmaterial och handlingar som ska förvaras varaktigt.

✔Hela den offentliga förvaltningen
  • Aktörs- och informationssystemspecifika gallringsbeslut om arkivering av informationsmaterial endast i digital form

    • Sådana beslut är bland annat aktörsspecifika beslut om information inom ärendehantering, som grundar sig på SÄHKE1- och SÄHKE2-föreskrifterna.

    • De enskilda aktörs- och informationssystemspecifika besluten har skickats till de aktörer som gjort gallringsframställningar. Aktörerna ansvarar för verkställandet av besluten.

✔ Kommunala aktörer


Ersättande av arkivutskrifter med ursprungligen digitala informationsmaterial

Arkivering ska genomföras digitalt alltid när det är möjligt. Detta förutsätter att man sörjer för bevarandet och användbarheten av de informationsmaterial som ska arkiveras. I praktiken innebär detta att man beaktar och planerar arkiveringen som en del av informationshanteringen och åtgärderna under livscykelns faser. Fram till de senaste åren var det vanligt att en myndighets verksamhet var delvis digital, men att handlingar för arkivering och långtidsförvaring skrevs ut i analog form. Övergången till digital informationshantering har varit glidande och stegvis.

Om handlingar har skrivits ut för arkivering ska aktören bedöma om man kan ersätta de analoga handlingarna med ursprungligen digitala uttryck. Särskilt i fråga om äldre digitala informationsmaterial ska detta bedömas med tanke på om den digitala versionen är tillräckligt kvalitativ och beviskraftig för arkivering. Man bör observera att även analoga utskrifter kan vara bristfälliga. Även deras beviskraft ska bedömas.

📌 Använd följande frågor vid bedömning av förvaringsform

  • Har din organisation sådana ursprungligen digitala informationsmaterial som till sitt informationsinnehåll motsvarar handlingar i analog form?

  • Motsvarar de digitala uttrycken de analoga uttrycken till innehåll och kontext (metadata)?

    • Har man lagrat alla handlingar även i digital form eller har man även tagit en utskrift av alla handlingar?

    • Är handlingarna slutgiltiga eller utkastversioner?

  • Är de använda filformaten lämpliga för långtidsförvaring eller kan de ändras till sådana?

  • Är det digitala informationsmaterialet begripligt? Kan man öppna filerna och tolka datafältens värden?

Observera att ursprungligen digital information och pappersutskrifter av den endast sällan motsvarar varandra till fullo. Digital information är nästan alltid mångsidigare, fullständigare och mer användbar än analog. Den kan dock ha brister, särskilt i de fall där man inte har tagit till vara alla inkomna handlingar i systemet eller där man lagrat utkastversioner i systemet. Om det digitala informationsmaterialet är fullständigare än det analoga, arkiveras informationen i digital form. Om det digitala informationsmaterialet är bristfälligt, ska de analoga handlingarna digitaliseras för att möjliggöra digital arkivering.

Analoga uttryck (utskrifter) av ursprungligen digitala handlingar som föreskrivits för varaktig förvaring har i princip inget kulturhistoriskt värde. Du kan förstöra de analoga handlingarna med samma innehåll efter att du har säkerställt att de digitala handlingarna är beviskraftiga och bevaras användbara


Vad ska man göra om de digitala uttrycken är bristfälliga?

Ersätt inte analoga handlingar med sådana digitaliserade eller ursprungligen digitala handlingar vars informationsinnehåll och dokumentära beviskraft är bristfälliga. Information är beviskraftig när dess autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet har säkerställts (Källa: ISO 15489-1).

I en sådan situation är det motiverat att digitalisera de analoga handlingarna på nytt i enlighet med Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer.


Analoga informationsmaterial ska digitaliseras

Informationshanteringen inom den offentliga förvaltningen är nuförtiden huvudsakligen digital. Om det fortfarande skapas analoga handlingar, ska även de arkiveras i digital form. I praktiken ska man alltså utveckla informationssystemen och verksamhetssätten så att det inte längre bildas analoga handlingar, eller så ska man digitalisera de analoga handlingarna i efterhand. Det har inte fastställts någon tidsgräns för digitalisering av analoga handlingar. I princip tar Riksarkivet dock emot endast digitala arkivöverföringar. Digitalisering är också ett bra sätt att förbättra arkivens användbarhet och minska kostnaderna för lokalerna även om man inte planerar en överföring till Riksarkivet.

En digital handling som producerats genom digitalisering enligt Riksarkivets kravspecifikationer av en analog handling och som har samma innehåll som den analoga handlingen är inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av handlingens uttryck. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck och den analoga formen av handlingen kan förstöras. En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är dock i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form efter digitaliseringen. I tabellen nedan finns en sammanfattning av skillnaderna mellan bedömningen av arkivvärdet och förvaringsformens kulturhistoriska värde.

TABELL. Värdebestämning och bedömning av kulturhistoriskt värde – känn till skillnaden

Värdebestämning och gallringsbeslut

Bedömning av förvaringsformens kulturhistoriska värde

Med värdebestämning fastställs vilka informationsmaterial och handlingar hos aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska

  •  arkiveras och

  • vilka som ska förvaras en viss tid.

Arkivvärdet baserar sig på informationsmaterialens och handlingarnas innehåll och kontext. Riktlinjerna och principerna för värderingsbestämning har definierats i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy.

Riksarkivet ansvarar för värdebestämningen. Riksarkivets gallringsbeslut baserar sig på myndigheternas gallringsframställningar, där de bedömer arkivvärdet hos de informationsmaterial som tillkommer i samband med deras uppgifter.

Fokus i bedömningen av det kulturhistoriska värdet ligger på analoga handlingars fysiska utformning och deras materiella och immateriella egenskaper.

Resultatet av bedömningen avgör om de analoga handlingar som ska arkiveras eller redan har arkiverats kommer att arkiveras efter digitaliseringen

  • endast i digital form

  • i både digital och analog form.

De aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994) bedömer själva det kulturhistoriska värdet hos analoga handlingar i deras besittning. Bedömningen baserar sig på kriterier som fastställts av Riksarkivet. Riksarkivet ger stöd och vägledning för bedömningen.

✔ Läs mer om den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde

På det internationella planet har man för detta värde använt bland annat den engelskspråkiga termen intrinsic value, som definieras på litet olika sätt i olika källor. I definitionerna betonas ibland behovet av att bevara den analoga förvaringsformen för att säkerställa handlingens beviskraft. I finska Riksarkivet har detta värde definierats bredare som kulturhistoriskt värde. Med kulturhistoriskt värde avses att ett analogt uttryck kan ha ett antal olika egenskaper och värden, till exempel bevis- och informationsvärde.

En digital handling som producerats genom digitalisering enligt Riksarkivets kravspecifikationer av en analog handling och som har samma innehåll som den analoga handlingen är inte en kopia av den ursprungliga handlingen, utan ett av handlingens uttryck. Efter digitaliseringen kan den analoga handlingen vanligtvis ersättas av ett digitalt uttryck och den analoga formen av handlingen kan förstöras. En analog handling som har bedömts vara av kulturhistoriskt värde är dock i sig oersättlig och väsentlig. Den måste därför förvaras och arkiveras också i sin ursprungliga form efter digitaliseringen.

Det kulturhistoriska värdet är knutet till det analoga uttrycket och består av immateriella och/eller materiella egenskaper. Det är ett värde som kan ges till analoga handlingar som ska arkiveras eller redan har arkiverats i samband med beslut om förvaringsform.

Vid bedömningen av värdet ska man beakta flera olika perspektiv. Den analoga formen kan ha en särskild betydelse som symbol för en individ eller en gemenskap. Den analoga förvaringsformen kan till exempel fungera som bevis för den förflutna tiden, och den kan utnyttjas i utställnings- och undervisningsverksamhet.

Vid bedömning av kulturhistoriskt värde tillämpas särskilda kriterier. Riksarkivets bedömningskategorier och -kriterier vid beslut om analoga handlingars förvaringsform (KA/12247/07.01.01.03.00/2019, pdf) innehåller också anvisningar för tillämpning. Dessutom är det bra att ta del av näthandboken om temat.

Bedömningen av det kulturhistoriska värdet ska dokumenteras. Med dokumenterade uppgifter om bedömningen kan aktören påvisa varför de analoga handlingarna har eller saknar kulturhistoriskt värde. Aktören ska registrera sin bedömning av det kulturhistoriska värdet till exempel i bedömningsblanketten.

Aktören har till uppgift att bedöma analoga handlingars kulturhistoriska värde. Man bör använda sig av näthandboken som stöder bedömningen av det kulturhistoriska värdet. Om du inte identifierar grunder för analog arkivering kan du förstöra de analoga handlingarna efter att de har digitaliserats i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav och uttryckens bevarande och användbarhet har säkerställts. Förstöringen får inte äventyra handlingarnas beviskraft, bevarande och användbarhet.

Om omvandlingen till digital form äventyrar beviskraften eller den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde, ska handlingarna och informationsmaterialen arkiveras endast i analog form tills det är möjligt att omvandla dem till digital form.

📌 Gallringsbeslut om digitalisering av analoga handlingar

  • Beslutet om förvaringsform för handlingar som har eller som ska digitaliseras och som ska förvaras varaktigt inom den offentliga förvaltningen samt varaktig förvaring av uppgifter om bedömning av den analoga förvaringsformens kulturhistoriska värde, 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01.2023), gäller handlingar och informationsmaterial som tillkommit före 1.1.2022.

  • Föreskriften om formen för handlingar som ska arkiveras, 22.12.2021 (KA/15906/07.01.01.00/2021) gäller digital arkivering av handlingar och informationsmaterial som tilllkommit efter 1.1.2022.

I början ansvarade Riksarkivet för bedömningen av det kulturhistoriska värdet. Vid ingången av 2024 ändrades förfarandesättet så att Riksarkivet inte längre bedömer handlingars kulturhistoriska värde. Riksarkivet beslutar om förvaringsformen endast i undantagsfall, dvs. då digitaliseringen av analoga handlingar som tillkommit före 1.1.2022 inte har gjorts i enlighet med gällande digitaliseringskrav eller kvalitetskrav som meddelats tidigast 2016. I sådana fall ska aktören i gallringsframställan påvisa att digitaliseringens kvalitet är tillräcklig och att det är möjligt att ersätta de analoga handlingarna med digitaliserade utan att äventyra beviskraften

KOM IHÅG DE HÄR!

  • Digitaliseringen ska utföras i enlighet med aktuella kvalitetskrav. Minimikravet för digitalisering som utförts före 1.1.2022 är att den överensstämmer med Riksarkivets kvalitetskrav från 2016.

  • Analoga handlingar vars förvaringsform har kulturhistoriskt värde arkiveras fortfarande både i analog och digital form efter digitaliseringen.

  • För att digitala uttryck ska bevara sin beviskraft och användbarhet krävs beskrivning och andra arkiveringsåtgärder.

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.