Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatio­muutosten vaikutukset tiedonhallintaan

Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon historiaan ja siihen, miten organisaatiomuutokset vaikuttavat tiedonhallintaan. 

• Kunnallinen sosiaalihuolto on eri aikoina organisoitu kunnissa erinimisten lautakuntien yhteyteen. Sosiaalihuollon tehtävät ovat olleet kunnallisten toimijoiden vastuulla 1800-luvulta vuoteen 2022 saakka.  

• Organisaatiomuutokset vaikuttavat tehtäviin liittyvään vastuujakoon, mutta myös tehtävistä syntyvien tietojen hallintaan.  

Sosiaalihuollon tehtävien historiaa

Kunnallisen sosiaalihuollon juuret ovat 1800-luvun loppupuolella, jolloin vaivaishoitoa siirrettiin seurakunnilta kuntien tehtäväksi (asetus kunnallishallituksesta maalla, AsK 4/1865). Toimeenpanevana elimenä toimi tuolloin vaivaishoitolautakunta. 1900-luvulla vaivaishoidosta alkoivat eriytyä lasten- ja vammaishuolto sekä sairaanhoito ja 1900-luvun alkupuolella on perustettu ainakin myös kasvatuslautakuntia.  

Viimeistään vuonna 1923 vaivaishoitolautakunnat muutettiin köyhäinhoitolautakunniksi (köyhäinhoitolaki 145/1922). Köyhäinhoitolautakunnat muuttuivat vuonna 1937 huoltolautakunniksi (laki kunnallisesta huoltolautakunnasta 51/1936) ja vuonna 1951 sosiaalilautakunniksi (laki sosiaalihuollon hallinnosta 34/1950).

Sosiaali- ja terveyslautakuntia on voitu yhdistää ja lautakuntien nimet ovat kunnissa ja kuntayhtymissä muutenkin vaihdelleet vuoteen 2022 saakka. Tällöin päättyi kunnallinen sosiaalihuolto ja sosiaalihuollon tehtävät siirtyivät kaikilta osin hyvinvointialueiden vastuulle vuoden 2023 alussa (laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2022).   

Kunnallisen sosiaalihuollon organisaatiomuutokset ovat ennen vuotta 2023 olleet lähinnä tehtävien uudelleen organisointia kunnan sisällä tai tehtävien siirtämistä kuntayhtymän hoidettavaksi. Kunnilta on myös siirretty yksittäisiä sosiaalihuollon tehtäviä pois. Tällaisia ovat esimerkiksi: 

• Ennen vuotta 2006 kunnat ovat järjestäneet rikosasioiden sovittelutoimintaa vaihtelevin tavoin, vaikka siitä ei ollut säännelty lainsäädännössä. Rikos- ja riita-asioiden sovittelutoiminnan järjestämisvastuu oli vuosina 2006–2009 lääninhallituksilla, vuosina 2010–2015 aluehallintovirastoilla ja vuodesta 2016 alkaen Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksella (THL). Kunnat ovat vuodesta 2006 alkaen toimineet palveluntuottajina.  

• Vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelu siirtyi kunnilta Kelan hoidettavaksi 1.9.2010. 

• Rikoksesta epäillyn nuoren henkilötutkinta siirtyi 1.1.2011 kunnilta Rikosseuraamuslaitoksen tehtäväksi. 

• Perustoimeentulotuen myöntäminen siirtyi kunnilta Kelan tehtäväksi 1.1.2017. Kunnan tehtäväksi jäi edelleen myöntää täydentävä ja ehkäisevä toimeentulotuki. 

• Kunnat järjestivät talous- ja velkaneuvontaa ennen vuotta 2019 aluehallintoviraston kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Vuoden 2019 alusta alkaen talous- ja velkaneuvontaa ovat järjestäneet valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirit. Oikeusapu- ja edunvalvontapiiri voi oikeusministeriön kanssa neuvoteltuaan ostaa talous- ja velkaneuvontapalveluita esim. kunnalta. 

Sote-uudistuksen ja muiden organisaatiomuutosten vaikutus tiedonhallintaan  

Viimeisin sosiaalihuoltoa koskeva organisaatiomuutos on tapahtunut hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023. Organisaatiomuutoksen vaikutukset näkyvät asiakirjahallinnassa ja arkistoinnissa. Vaikutukset ovat erilaisia riippuen mm. siitä, että millaisesta muutoksesta on kyse. Tyypillisiä organisaatiomuutoksia ovat:

• toiminnan/tehtävien uudelleen organisointi yhden organisaation sisällä tai tehtävän/tehtävien jakaminen uudelleen eri organisaatioiden kesken 

• organisaation toiminnan päättyminen 

• uuden organisaation perustaminen 

Organisaatiomuutostilanteet täytyy asiakirjahallinnan ja arkistoinnin osalta hoitaa suunnitelmallisesti ja hallitusti. Tiedon saatavuus täytyy turvata sekä muutosprosessin aikana että pitkällä aikavälillä. Alkuvaiheessa on tärkeää toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja pidemmällä aikavälillä korostuu enemmän aineiston käytettävyys ja todistusvoimaisuus myös tutkimuskäytössä. 

Asiakirjahallintaa ja arkistointia ohjaavat oppaat ovat jo osittain vanhentuneet. Kunnallisten organisaatioiden muutostilanteita ohjataan Kuntaliiton vuodelta 2012 olevassa oppaassa Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Valtionhallinnon organisaatiomuutoksia ohjataan vuodelta 2009 olevassa arkistolaitoksen Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin -oppaassa (pdf). Tietyt perusperiaatteet oppaista kuitenkin edelleen löytyvät ja niitä voi soveltuvin osin edelleen hyödyntää, mutta oppaiden sisältöön on suhtauduttava riittävällä kriittisyydellä. 

🔵 SOTE-uudistus 2023 ja tietoaineistosiirrot

Asiakirjahallintaa ja arkistointia ohjaavat oppaat ovat jo osittain vanhentuneet. Kunnallisten organisaatioiden muutostilanteita ohjataan Kuntaliiton vuodelta 2012 olevassa oppaassa Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Valtionhallinnon organisaatiomuutoksia ohjataan vuodelta 2009 olevassa arkistolaitoksen Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin -oppaassa. Tietyt perusperiaatteet oppaista kuitenkin edelleen löytyvät ja niitä voi soveltuvin osin edelleen hyödyntää, mutta oppaiden sisältöön on suhtauduttava riittävällä kriittisyydellä.

Hallituskaudella 2015–2019 oli tarkoitus toteuttaa maakunta- ja sote-uudistus. Sen yhteydessä tehtiin eri tahoilla laajaa valmistelutyötä. Uudistuksessa olisi maakunnille siirtynyt tehtäviä maakuntien liitoilta, Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilta (ELY-keskukset), aluehallintovirastoilta, Valviralta, sairaanhoitopiireiltä, erityishuoltopiireiltä, vapaaehtoisilta sote-kuntayhtymiltä sekä kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon, ympäristöterveydenhuollon, maaseututoimen, lomituspalveluiden ja pelastustoimen toimialueilta. 

Tietoaineistojen siirtojen osalta Kansallisarkisto toteutti vuosina 2018–2019 Maakunnille siirtyvien tietoaineistojen ohjeistuksen laadinta -projektin. Koska uudistus lopulta kariutui vuoden 2019 alkupuolella, ei ohjeistusta tässä yhteydessä päästy laatimaan. 

Seuraavalla hallituskaudella 2019–2023 jatkettiin uudistuksen eteenpäin viemistä. Vuonna 2022 hyväksyttiin lainsäädäntö, jonka perusteella Suomeen perustettiin vuoden 2023 alusta alkaen 21 hyvinvointialuetta. Uudistus koski nyt vain sote-palveluita ja pelastustoimea. Ympäristöterveydenhuollon tehtävät oli mahdollista myös siirtää hyvinvointialueille. 

Sote-uudistuksen voimaanpanolaissa (616/2021, 64 §) on määritelty hyvinvointialueille siirtyvät tietoaineistot. Lainsäädäntöä tarkennettiin 20.5.2022 mm. edellä mainitun pykälän osalta. Aiempi muotoilu oli tulkittu niin, että hyvinvointialueille olisi siirretty kaikki potilas- ja asiakasasiakirjat 1800-luvulta alkaen. Pykälän uuden muotoilun mukaan kuntien tietoaineistosiirrot rajattiin suurelta osin vain säilytysvaiheessa oleviin tietoihin. Lisäksi pelastustoimen tietoaineistot rajattiin siirrettäviksi vain vuodesta 2004 alkaen. Siirto koski uuden muotoilun mukaan myös sivistystoimen opiskeluhuollon kuraattorien asiakirjoja.   

🔵 THL:n tietoaineistojen siirto-ohjeistus 1.1.2023 aloittaneille hyvinvointialueille

THL toteutti vuosina 2022–2023 Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektin. Projektissa laadittiin siirto-ohjeet sote-uudistuksen yhteydessä hyvinvointialueille siirrettäville tietoaineistoille. Siirto-ohjeet perustuvat pitkälti sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021, 64 §) siirtorajauksiin. Tavoitteena oli tukea uudistuksessa mukana olleita organisaatioita tietoaineistosiirtojen toteutuksessa. Projekti toteutettiin verkostomaisena yhteistyönä muiden tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien tahojen ja kohdeorganisaatioiden kanssa. 

Siirto-ohje sisältää ohjeistusta tietoaineistosiirtoihin valmistautumisesta, siirtojen dokumentoinnista, kunnan tietoaineistojen käsittelystä sekä ohjeistusta tietoaineistoryhmittäin: 

• Ohje potilasasiakirjojen käsittelystä 

• Ohje sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittelystä 

• Ohje opiskeluhuollon tietoaineistojen käsittelystä 

• Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon hallinto- ja tukipalveluiden tietoaineistojen käsittelystä 

• Ohje kunnan pelastustoimen tietoaineistojen käsittelystä 

• Ohje ympäristöterveydenhuollon tietoaineistojen käsittelystä. 

THL:n antama siirto-ohjeistus on ylätason ohjeistusta, jonka tavoitteena oli tukea muutoksessa mukana olleiden organisaatioiden omaa suunnittelua ja tietoaineistosiirtojen toteutusta. Annetun ohjeistuksen lisäksi organisaatioiden oli tehtävä paikallisesti tarkempia suunnitelmia ja hoidettava muutoksen toteutus omalla alueellaan. 

THL:n siirto-ohje julkaistiin verkkojulkaisuna. Ohjeen viimeisin versio on saatavilla THL:n sähköisenä julkaisuna. 

Sosiaalihuollon palvelutehtävät

Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksiin. Sosiaalihuollon tehtäviä on eri aikoina luokiteltu erilaisilla luokituksilla.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kansallisessa luokittelussa on käytetty pääosin kolmea erilaista luokitusta, jotka ovat vuosilta 1989, 2011 ja 2016. Vuoden 1989 luokitus ei ole alun perin varsinainen luokitus, vaan perustuu Valtionarkiston vuoden 1989 päätökseen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä. Vuosina 2011 ja 2016 julkaistut luokitukset ovat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) tuottamia.

THL on määritellyt aiemmin kuvattujen palvelutehtäväluokitusten vastaavuudet suhteessa toisiinsa Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille. Tätä vastaavuutta tarvitaan mm. silloin kun Kanta-palveluihin tallennetaan vanhoja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, joita ei ole luokiteltu vuoden 2016 luokituksen mukaisesti. Luokitusten vastaavuudet täytyy tietää myös sovellettaessa 1.1.2024 voimaan tulevan asiakastietolain (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä) säädöksiä.

Palvelut ja palvelutehtävät voivat päivittyä ja ajantasaisen tiedon palvelutehtävistä saa THL:n sivuilta.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.