Määritä arkistoitavien tietoaineistojesi muoto
Tietoaineistot ja asiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin ne ovat monipuolisemmin ja myös tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjat, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen yhdisteltävyys tarjoaa muun muassa tutkimukselle aiempaa laajempia lähdeaineistoja.
Asiakirjoilla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja
Arkistoitavien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodon arviointi on osa seulontaa eli arvonmäärityksen toimeenpanoa. Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista tai analogista muotoa. Asiakirjoilla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Ne eivät ole kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä.
Kansallisarkisto antoi aiemmin asiakirjojen digitaalista tai analogista säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä seulontaesitysten pohjalta. Nyt säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä on tarve tehdä vain poikkeustapauksissa. Kansallisarkiston määräykset ja päätökset mahdollistavat digitaalisen arkistoinnin ja myös edellyttävät sitä. Digitaalisia tietoaineistoja ei pidä siis arkistointia varten tulostaa paperille. Sen sijaan tulee huolehtia tietoaineistojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä digitaalisessa muodossa.
Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen, missä tietojärjestelmissä arkistoitavat digitaaliset tietoaineistot tulisi säilyttää. Toimijan on kuitenkin turvattava arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys, kunnes ne siirretään sähköiseen arkistoon, joka täyttää sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen tai arkistoinnin vaatimukset. Mikäli tietoaineistot siirretään Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun, löydät siirto-ohjeistuksen Sähköisen arkistoinnin palvelusta
.
Kansallisarkiston määräykset ja päätökset mahdollistavat ja myös edellyttävät digitaalista arkistointia.
Julkisen hallinnon toiminnassa muodostuneet arkistoitavat tietoaineistot on pääsääntöisesti säilytetty analogisessa muodossa aina viime vuosiin saakka. Arkistointi analogisessa muodossa on perustunut Kansallisarkiston edeltäjien Valtionarkiston ja arkistolaitoksen antamiin seulontapäätöksiin. 2000-luvun alussa annettujen SÄHKE-normien (SÄHKE2-määräys 11.12.2008) myötä arkistolaitos pystyi määräämään eräiden sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden toimijoiden digitaaliset tietoaineistot arkistoitaviksi digitaalisessa muodossa.
Analoginen säilyttäminen pysyi kuitenkin pääsääntönä aina 2010-luvun alkuun saakka. Tämän seurauksena julkishallinnon toimijoiden hallussa on suuri määrä analogisia tietoaineistoja: pelkästään valtionhallinnon hallussa on arvioitu olevan noin 135 hyllykilometriä arkistoitavia paperiasiakirjoja. Arkistolaitos muutti julkishallinnon tietoaineistojen säilyttämisen tavoitteita vuoden 2012 seulontastrategiassaan, jossa lähtökohtana oli pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa aina, kun se on mahdollista.
2010-luvulla digitaalista arkistointia kohti on siirrytty askel kerrallaan. Digitoinnin laatuvaatimusten määrittely ja Kansallisarkiston massadigitoinnin käynnistyminen vuosina 2016 - 2017 olivat merkittäviä askelia analogisten asiakirjojen korvaamisessa digitoiduilla ilmentymillä. Myös alkuaan digitaalisten tietoaineistojen vastaanotolle Kansallisarkistoon rakennettiin pohja. Suuri merkitys on ollut myös julkisen hallinnon tiedonhallinnan kehittymisellä tukemaan sähköistä arkistointia.
Kansallisarkisto on edelleen vahvistanut tavoitettaan edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia vuoteen 2025 ulottuvassa strategiassaan ja vuoden 2020 arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf) .
Tutustu alkukaan digitaalisten tietoaineistojen säilytysmuotoa koskeviin päätöksiin
Alle on koottu ne keskeiset Kanallisarkiston antamat päätökset, jotka mahdollistavat tietoaineistojen digitaalisen arkistoinnin.
Ota yhteyttä sähköpostitse mikäli tarvitset apua aiemmin annettujen seulontapäätösten soveltamisessa ja tulkinnassa: 📧 viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi
📌 Määräykset ja yleispäätökset |
|
📌 Toimijakohtaiset seulontapäätökset |
Kansallisarkisto on antanut 1990-luvulta alkaen lukuisia seulontapäätöksiä, joissa alkujaan digitaaliset tietoaineistot on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa. Pääosa päätöksistä on yksittäisille toimijoille tai tiettyjen tietojärjestelmien sisältämille tietoaineistoille annettuja seulontapäätöksiä. Osa päätöksistä on yleispäätöksiä, jotka koskevat monien toimijoiden tietoaineistoja. Nämä seulontapäätökset ovat edelleen voimassa ja ohjaavat pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen digitaalista arkistointia.
|
Arkistotulosteiden korvaaminen alkuaan digitaalisilla tietoaineistoilla
Arkistointi toteutetaan digitaalisesti aina kun mahdollista. Se edellyttää arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtimista. Käytännössä tämä tarkoittaa arkistoinnin huomioimista ja suunnittelua osana tiedonhallintaa sekä elinkaaren erivaiheisiin ajoittuvia toimenpiteitä. Aivan viime vuosiin saakka on ollut tavallista, että viranomaisen toiminta on ollut osittain digitaalista, mutta arkistoitavat ja pitkään säilytettävät asiakirjat on tulostettu analogiseen muotoon. Siirtymä kohti digitaalista tiedonhallintaa on ollut liukuva ja portaittainen.
Jos asiakirjat on tulostettu arkistointia varten, toimijan pitää arvioida, voidaanko analogiset asiakirjat korvata alkuaan digitaalisilla ilmentymillä. Erityisesti vanhempien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla tätä on arvioitava siitä näkökulmasta, onko digitaalinen versio riittävän laadukas ja todistusvoimainen arkistoitavaksi. On hyvä huomata, että myös analogisissa tulosteissa voi olla puutteita. Myös niiden todistusvoimaisuutta tulee arvioida.
📌 Hyödynnä säilytysmuodon arvioinnissa seuraavia kysymyksiä |
|
Huomaa, että alkuaan digitaalinen tieto ja siitä otetut paperitulosteet vastaavat toisiaan vain harvoin yksi yhteen. Digitaalinen tieto on lähes aina monimuotoisempaa, täydellisempää ja käytettävämpää kuin analoginen. Siinä voi kuitenkin esiintyä puutteita erityisesti niissä tapauksissa, joissa kaikkia saapuneita asiakirjoja ei ole otettu talteen järjestelmään tai järjestelmään on tallennettu luonnosversioita. Mikäli digitaalisessa muodossa oleva tietoaineisto on täydellisempi kuin analoginen, arkistoidaan tiedot digitaalisessa muodossa. Mikäli digitaalisessa tietoaineistossa on puutteita, pitää analogiset asiakirjat digitoida, jotta digitaalinen arkistointi on mahdollista.
Alkujaan digitaalisina pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen analogisilla ilmentymillä (tulosteet) ei pääsääntöisesti ole kulttuurihistoriallista arvoa. Voit hävittää samansisältöiset analogiset asiakirjat, kun olet varmistanut digitaalisten asiakirjojen todistusvoimaisuuden ja säilyvyyden käyttökelpoisina.
Mitä tehdään, jos digitaaliset ilmentymät ovat puutteellisia?
Älä korvaa analogisia asiakirjoja sellaisilla digitoiduilla tai alkuaan digitaalisilla asiakirjoilla, joiden tietosisältö ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Tieto on todistusvoimaista kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu (Lähde: ISO 15489-1).
Tällaisessa tilanteessa on perusteltua digitoida analogiset asiakirjat uudestaan Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti.
Analogiset tietoaineistot digitoidaan
Julkisen hallinnon tiedonhallinta on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Mikäli analogisia asiakirjoja vielä muodostuu, myös ne arkistoidaan digitaalisessa muodossa. Käytännössä on siis kehitettävä tietojärjestelmiä ja toimintatapoja niin, että analogisten asiakirjojen kertyminen päättyy tai digitoitava analogiset asiakirjat jälkikäteen. Analogisten asiakirjojen digitoinnille ei ole asetettu aikarajaa. Kansallisarkisto ottaa kuitenkin lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja. Digitointi on lisäksi hyvä keino parantaa arkistojen käytettävyyttä ja vähentää tilakustannuksia vaikka siirtoa Kansallisarkistoon ei olisikaan näköpiirissä.
Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä, ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Oheisessa taulukossa kerrataan, mitä eroa on arkistollisen arvon arvioinnilla ja säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnilla.
TAULUKKO. Arvonmääritys ja kulttuurihistoriallisen arvon arviointi - tunnista ero
Arvonmääritys ja | Säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen |
|---|---|
Arvonmäärityksen avulla määritellään, mitkä julkishallinnon toimijoiden tietoaineistot ja asiakirjat
Arkistollinen arvo perustuu tietoaineistojen ja asiakirjojen sisältöön ja kontekstiin. Arvonmäärityksen linjaukset ja periaatteet on määritelty Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa. Arvonmäärityksestä vastaa Kansallisarkisto. Sen antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten tekemiin seulontaesityksiin, joissa nämä arvioivat tehtävissään kertyvien tietoaineistojen arkistollista arvoa. | Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi kohdistuu analogisten asiakirjojen fyysiseen olomuotoon ja niiden aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arvioinnin tuloksen perusteella ratkaistaan, arkistoidaanko arkistoitavaksi määrätyt tai jo arkistoidut analogiset asiakirjat digitoinnin jälkeen:
Arkistolain (831/1994) |
Kansainvälisesti tällaisesta arvosta on käytetty muun muassa englanninkielistä termiä intrinsic value, joka on määritelty eri lähteissä hieman eri tavoin. Joskus määritelmissä korostetaan analogisen säilytysmuodon säilyttämistä asiakirjan todistusvoimaisuuden varmistamisen vuoksi. Suomen Kansallisarkistossa tämä arvo on määritelty laajemmin kulttuurihistorialliseksi arvoksi. Kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa sitä, että analogiseen ilmentymään voi sisältyä useita erilaisia ominaisuuksia ja arvoja, kuten todistus- ja informaatioarvoa.
Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen.
Kulttuurihistoriallinen arvo on sidoksissa analogiseen ilmentymään, ja se muodostuu aineettomista ja/tai aineellisista ominaisuuksista. Se on arvo, joka voidaan antaa arkistoitaville tai jo arkistoiduille analogisille asiakirjoille säilytysmuodosta päättämisen yhteydessä.
Arvoa arvioitaessa otetaan huomioon useita eri näkökulmia. Analogisella muodolla voi olla erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina. Analoginen säilytysmuoto voi toimia esimerkiksi todistuskappaleena menneestä ajasta, ja sitä voidaan hyödyntää näyttely- ja opetustoiminnassa.
Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnissa sovelletaan erityisiä kriteereitä. Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta päättämiselle (KA/12247/07.01.01.03.00/2019, pdf), sisältävät myös soveltamisohjeen. Lisäksi kannattaa perehtyä aihetta avaavaan verkko-oppaaseen.
Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi tulee dokumentoida. Dokumentoiduilla arviointitiedoilla toimija osoittaa, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa. Toimija kirjaa arvionsa kulttuurihistoriallisesta arvosta esimerkiksi arviointilomakkeeseen.
Toimijan tehtävänä on arvioida analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Arvioinnissa kannattaa hyödyntää kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta. Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit hävittää analogiset asiakirjat, kun ne on digitoitu Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti ja digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu. Hävittäminen ei saa vaarantaa asiakirjojen todistusvoimaisuutta, säilymistä ja käytettävyyttä.
Jos digitaaliseen muotoon muuttaminen vaarantaa todistusvoimaisuuden tai analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon, arkistoidaan asiakirjat ja tietoaineistot vain analogisessa muodossa, kunnes digitaaliseen muotoon muuttaminen on mahdollista.
📌 Analogisten asiakirjojen digitointia koskevat seulontapäätökset |
Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi oli aluksi Kansallisarkiston tehtävä. Vuoden 2024 alusta menettelytapaa muutettiin niin, että Kansallisarkisto ei enää arvioi asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Kansallisarkisto päättää säilytysmuodosta vain poikkeustapauksissa eli silloin kun ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen digitointia ei ole tehty ajantasaisia digitointivaatimuksia tai aikaisintaan vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia noudattaen. Näissä tapauksissa toimijan on osoitettava seulontaesityksessä, että digitoinnin laatu on riittävä ja analogisten asiakirjojen todistusvoimainen korvaaminen digitoiduilla on mahdollista. |
MUISTA NÄMÄ!
Digitointi on tehtävä ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Ennen 1.1.2022 tehdylle digitoinnille vähimmäisvaatimuksena on Kansallisarkiston vuoden 2016 laatuvaatimusten mukaisuus.
Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä muita arkistointitoimenpiteitä.