Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen

Analogisten asiakirjojen säilyminen turvataan säilyttämällä asiakirjat oikeanlaisissa olosuhteissa. Kun olosuhteet ovat asiakirjoille epäotolliset, voi merkittäviä tuhoja tapahtua jo hyvin lyhyessä ajassa. Tässä osiossa tutustutaan tarkemmin arkistokelpoisiin materiaaleihin, arkistotiloihin ja homevaurioihin.

Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen -osiosta löydät tietoa seuraavista aiheista:

• Arkistokelpoiset materiaalit: Perehdytään arkistokelpoisiin materiaaleihin ja suojamateriaaleihin.

• Arkistotilat: Käydään läpi arkistotiloihin liittyviä vaatimuksia ja hyviä käytänteitä.

• Homeongelmat: Tutustutaan homeen muodostumisen syihin ja toimenpiteisiin, joihin on ryhdyttävä, mikäli on syytä epäillä homeongelmaa.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.

Arkistokelpoiset materiaalit

Säilytysmateriaalien merkitys kasvaa sen mukaan, mitä pidempään aineistoja täytyy säilyttää. Kun kyse on arkistoitavista analogisista asiakirjoista, joiden säilyttäminen tulee varmistaa lähtökohtaisesti ikuisesti, on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, millaisia suojamateriaaleja käytetään.

• Suojamateriaalivaatimukset koskevat arkistolain (813/1994) perusteella vain arkistoitavia asiakirjoja.

• Kansallisarkisto ei enää ylläpidä luetteloja arkistokelpoisista materiaaleista.

Arkistokelpoiset materiaalit tarkoittavat esimerkiksi paperiasiakirjan tuottamiseen liittyviä materiaaleja, kuten paperin ja musteen laatu, tai kirjoitusvälineitä ym. välineitä, joilla pyritään takaamaan aineistojen ja niihin tehtävien merkintöjen säilyvyys. Suojamateriaalit lukeutuvat myös lavean arkistokelpoisten materiaalien määritteen alle. Ne nimensä mukaisesti suojaavat aineistoja. Erilaisia suojamateriaaleja ovat esimerkiksi suojapaperit/”vaippalehdet”, arkistokotelot ja arkistolaatikot.

Miten arkistokelpoisista materiaaleista on ohjeistettu?

Viranomaisten käyttämille papereille ja kirjoitustarvikkeille on Suomessa asetettu vaatimuksia jo pitkään, aina 1800-luvulta lähtien. Arkistolain (831/1994, 11 §) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä. Arkistolain vaatimus kohdistuu siten vain arkistoitaviin asiakirjoihin.  

Vuonna 1982 annetun arkistoasetuksen perusteella (1012/82) vastuu arkistokelpoisuuskäytäntöjen määräämisestä siirtyi silloiselle Valtionarkistolle. Sen tuli vuosittain julkaista virallisessa lehdessä luettelo Valtion teknillisen tutkimuskeskuksen (VTT) tutkimista arkistokelpoisista papereista ja kirjoitustarvikkeista. 

Testivaatimuksia muutettiin 2000-luvun alussa niin, että arkistokelpoisuuden tutkiminen Suomessa suoritettiin vain kansainvälisen ISO 11798 -standardin mukaisesti. Edelleen vain VTT:llä tehdyt testit hyväksyttiin arkistolaitoksen vuosittain antamaan arkistokelpoisuuspäätökseen.

Suomen liittyminen Euroopan unioniin muutti arkistokelpoisuusmääräysten antamisen periaatteita. EU:n säädökset edellyttivät vapaan kaupankäynnin ja vastavuoroisuuden periaatteita, joiden mukaan myös ulkomaisten standardien soveltaminen teknisenä vaatimuksena oli huomioitava. Testien tulee olla akkreditoidun (l. puolueettoman tahon hyväksymän) Euroopan talousalueella tai Turkissa toimivan tutkimuslaitoksen tekemiä. 

Suomessa ei enää tutkita arkistokelpoisuutta ISO 11798 standardin mukaisesti, eikä Kansallisarkisto anna enää vuosittaista päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin päätös on vuodelta 2010. Kansallisarkisto ei myöskään ylläpidä enää luetteloa arkistokelpoisista materiaaleista verkkosivuillaan. Kansallisarkisto suosittelee kuitenkin käytettävän paperimateriaaleja, jotka täyttävät viimeisimmän, eli vuoden 2010 arkistokelpoisuusmääräyksen kriteerit. Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä löytyy Kansallisarkiston verkkosivuilta kumotuista määräyksistä. 

Hankintoja tekevän tahon on itse varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset. 

Suojamateriaalit

Silloin, kun asiakirjat ovat vielä käsiarkistossa, viraston toimistotiloissa ja niitä käsitellään suhteellisen usein, säilytysvälineiden on oltava helppokäyttöisiä. Tällöin voidaan säilytykseen käyttää kiinnitysmekanismilla varustettuja mappeja tai kansioita, riippukansioita tai kortistolaatikoita. Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistokoteloissa.

Säilytysyksiköihin (sidoksiin, koteloihin tai laatikoihin) kiinnitetään nimiöt, joihin on merkitty arkistonmuodostajan nimi, asiakirjasarjan nimi, aikaväli, suojeluluokka, sekä yksikön muut tunnistetiedot ja mahdollinen hävittämisvuosi. Nimiöihin käytetyn paperin ja liiman on oltava happamuudeltaan neutraalia. Valmiiden tarrojen osalta on nämä ominaisuudet varmistettava. Myös tarrojen kiinni pysyminen on kokeellisesti varmistettava. Nimiöiden merkinnät on tehtävä arkistokelpoisella menetelmällä. 

Suojamateriaalien käyttötarkoitus ja laatu

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten arkistoitavien asiakirjojen säilyvyyteen. Suojaamisessa tulisi käyttää Kansallisarkiston ohjeessa (Analogisten arkistoitavien asiakirjojen suojaamisessa käytettävät materiaalit 2018) mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaetaan primäärisuojiin ja sekundäärisuojiin 

• Primäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka ovat suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten esimerkiksi suojapaperit (”vaippalehdet”) ja valokuvien suojakuoret.

• Sekundäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka eivät ole suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten kotelot ja laatikot. 

Kun analoginen tietoaineisto on jotain muuta kuin paperia, tulee miettiä, vaatiiko niiden säilyttäminen ja arkistointi erityisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi valokuvien suojaamiseen ohjeistetaan käyttämään paksumpaa suojapaperia ja suojakuoria. Valokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten valokuville soveltuvat primäärisuojat sopivat kaikille arkistoaineistoille.

Esimerkkejä erilaisista säilytyskoteloista ja -laatikoista

NAPPI-NAUHAKOTELO

VAAKALAATIKKO

KANNELLINEN KORTISTOLAATIKKO

KARTTAKOTELO

KUVA: Ylimmäisenä nappi-nauhakotelo asiakirjojen pystysäilytykseen ja sen alla vaakalaatikko vaakasälytykseen, kannellinen kortistolaatikko ja alimpana karttakotelo.

Lue lisää

• Kansallisarkiston ohjeesta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista  ja suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista 3.9.2018

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.

Arkistotilat

Arkistolain (831/1994) 12 §:ssä kuvataan vaatimuksia, jotka tulee huomioida asiakirjojen säilyttämisessä. Asiakirjojen tulee lain mukaan olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tuleekin tarjota asiakirjoille asianmukainen säilytyspaikka aineistojen jokaisessa elinkaarenvaiheessa, aktiivikäytöstä arkistointiin. 

• Aineistojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa tulee huomioida aineiston elinkaaren vaihe.

• Arkistotilat jaetaan kolmeen ryhmään aineiston käyttötarkoituksen mukaan. 

• Arkistoitavien aineistojen säilyttäminen tulee toteuttaa Kansallisarkiston arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012) mukaisesti.

• Oikeanlaiset tilat ja olosuhteet varmistavat asiakirjojen säilymisen. 

Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012; 1.3.2013) (pdf). Määräys koskee arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja, mutta sitä voi soveltaa myös määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen suunnittelussa. Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistus­ratkaisut. Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä.

Seuraavaksi käydään läpi muutamia perusasioita, joita on hyvä miettiä sekä nykyisten arkistotilojen kohdalla että arkistotilasuunnittelun yhteydessä. Arkistotilojen tulee suojata aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain henkilöille, joiden työtehtäviin aineistojen käsittely kuuluu.

Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään:

Lähi- ja päätearkistojen rakennustekniset vaatimukset ovat samat. Pienten viranomaisten asiakirjat voidaan säilyttää kokonaan lähiarkistotilassa, paloturvallisessa arkistokaapissa tai -holvissa.

Arkistotilojen tulee suojata aineistot:

• vedeltä ja haitalliselta kosteudelta

• tulelta ja palokaasuilta

• liialliselta lämpenemiseltä ja valolta

• ilman epäpuhtauksilta

• ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä

• poikkeusoloissa

Arkistotilojen sijoitus ja rakenteellisia huomioita

Päätearkistotilan paras sijoituspaikka on ensimmäinen kerros tai ylimmät kellarikerrokset. Alinta kellarikerrosta ei suositella päätearkistotilan sijoituspaikaksi. Vesi- ja viemäriputket, palo- ja räjähdysherkät aineet sekä sähkökaapit on sijoitettava arkistotilan ulkopuolelle. Mikäli arkistotilassa on putkia, tulee niiden alle rakentaa suojakourut. Arkistotilassa pitää olla muusta kiinteistöstä erillinen lämmitys. Arkistotiloihin asennettavat sähkölaitteet tulee voida tehdä jännitteettömäksi tilan ulkopuolelta. 

Olosuhdevaatimukset 

Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Arkistotiloissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin, sillä suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut rasittavat asiakirjoja eniten. 

Arkistotilan lämpötilan ja ilman suhteellisen kosteuden olosuhteita on valvottava säännöllisesti luotettavilla mittareilla mittaamalla. Mitatut arvot tulee kirjata ylös. Mittauksessa suositellaan käytettäväksi mittalaitteita (esim. kerääviä dataloggereita), jotka keräävät mittausdataa lyhyin väliajoin siten, että tuloksista saadaan havaittua äkilliset vaihtelut. Jos olosuhteissa tapahtuu olennaisia ja suositukset ylittäviä muutoksia, on ryhdyttävä toimenpiteisiin olosuhteiden korjaamiseksi. Suurin vaara arkistoaineiston säilymiselle on pitkäaikainen, korkea ilman suhteellinen kosteus.

Kalusteet ja välineet

Arkistotiloissa voidaan käyttää sekä kiinto- että siirtohyllykköjä. Siirtohyllyköt voivat olla käsi- tai sähkökäyttöisiä. Hyllyköiden tulee olla metallisia. Karttoja, piirustuksia, kortistoja, filmejä, nauhoja yms. säilytetään metallisissa kaapeissa tai laatikostoissa, joiden koko ja rakenne määräytyy säilytettävän aineiston koon ja muodon sekä säilytystavan mukaan. 

Esimerkkejä arkistohyllyistä

Uudemmissa arkistotiloissa voi olla sähköisesti liikkuvia ja lukittavia hyllyratkaisuja. Erilaisilla lukitusratkaisuilla pystytään rajoittamaan aineistoihin pääsy vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Kuvat (yllä): Lukittavia arkistohyllyjä. (THL 2023.) 

Arkistotiloissa tulee olla ainakin yksi työpöytä sekä liikuteltavia laskutasoja asiakirjojen selaamista ja muuta käsittelyä varten. Arkistohuoneessa ei kuitenkaan tule työskennellä vakituisesti. 

Kun asiakirjoja siirretään päätearkistoon, niiden tulee olla sijoitettuina suositusten mukaisiin arkistokelpoisiin ja umpinaisiin koteloihin tai laatikoihin. Hyvät säilytysvälineet suojaavat aineistoa olosuhteiden vaihteluilta ja jonkin verran mahdollisilta vesivahingoilta. Lue lisää arkistokelpoisista materiaaleista.

Arkistotilojen puhtaanapito

Arkistotilat tulee pitää siistinä. Tilat on siivottava säännöllisesti ja arkistoaineistot on puhdistettava pölystä vähintään kerran vuodessa. Arkistotilojen ja -aineistojen siivous tulisi sisällyttää viraston siivoussopimukseen. Arkistotila on tarkoitettu vain asiakirjojen säilyttämistä varten, eikä tilassa tule säilyttää tyhjiä koteloita, käyttämättömiä hyllytasoja tai mitään muuta sinne kuulumatonta. 

Homeongelmat

Asiakirjojen säilyttäminen oikeissa olosuhteissa on tärkein toimenpide, jolla homeongelmat voidaan estää. Mikäli homeongelma on kuitenkin päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti.

• Homeen syntyyn vaikuttavat ilmankosteus, lämpötila ja ravinnonlähteenä toimiva kasvualusta.

• Homelajikkeita on runsaasti, joten homeen tunnistaminen on haastavaa.

• Homeongelmissa on usein syytä turvautua asiantuntija-apuun.

Miksi hometta muodostuu?

Home on mikrosieni, joka kasvaa rihmastona ja lisääntyy itiöiden avulla. Homeitiöitä löytyy kaikilta pinnoilta ulkona ja sisällä. Ne siirtyvät ilmavirtojen mukana materiaalista toiseen. Sisätiloissa ne voivat levitä ilmanvaihdon kautta eri tiloihin. 

Homeet menestyvät hyvin erilaisissa olosuhteissa. Ne tarvitsevat kasvaakseen ja lisääntyäkseen happea, vettä ja ravintoa. Homeiden kasvamiselle on otollista, jos ilman suhteellinen kosteus on yli 65 % ja lämpötila + 4–30 asteen välillä. Homeet voivat kasvaa myös pimeässä, koska niissä ei ole lehtivihreää (klorofylliä). 

Home hankkii ravintonsa kasvualustasta. Paperin selluloosa, lumppu, liima- ja täyteaineet sekä musteet kelpaavat homeiden ravinnoksi. Huokoinen paperi on alttiimpi homeiden kasvulle kuin tiivis paperimateriaali. 

Homeen tunnistaminen ei ole helppoa

On syytä huomata, että homelajeja on satoja ja että niiden ravintovaatimukset ja elinolosuhteet sekä haitallisuus ihmisille vaihtelevat suuresti. Homelajit voivat olla värillisiä tai värittömiä tai jopa paljaalle silmälle näkymättömiä. Lisäksi home on helppo sekoittaa likaan, nokeen, pölyyn tai foxing-tahroihin, jotka ovat paperissa muun muassa epäpuhtauksien aiheuttamia ruskeita jälkiä. Homelajien tunnistaminen on vaativaa asiantuntijatyötä. 

Kuiva passiivinen homepöly ei ole asiakirjoille haitallista, mutta aineiston käyttäjälle se voi olla. Aktiivinen kasvava home on myös asiakirjoille haitallista.

Kokeile pystytkö arvioimaan silmämääräisesti, mitkä seuraavista kuvissa näkyvistä vaurioista ovat homeen aiheuttamia.

Home haurastuttaa ja pehmentää paperia, minkä seurauksena paperiin voi muodostua puuttuvia alueita. Homeet saattavat myös kiinnittää papereita yhteen, jolloin yhteen tarttuneita papereita ei voi irrottaa toisistaan. 

Osa homeista värjää paperia keltaisen, punaisen, sinisen, vihreän tai ruskean väriseksi. Toiset homeet esiintyvät paperipinnoilla pölyä muistuttavina irrallisina kerrostumina. 

Homeen haju vaihtelee tunkkaisesta kellarista makeaan omenaan, mutta home voi olla myös täysin hajutonta. 

Jos epäilet hometta…

• Homehaittojen hallinnassa on olennaista estää homeisen aineiston sisältämien itiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin. 

• Eristä homeinen aineisto muusta aineistoista sijoittamalla se suojakoteloon tai käärimällä se suojapaperiin. 

• Kaikki kotelot, joissa on homeista aineistoa, pitää merkitä. 

• Huolehdi, että säilytystilassa on asianmukaiset olosuhteet.

• Hanki varmistus home-epäilylle ja turvaudu asiantuntijaan. Ota tarvittaessa yhteyttä Kansallisarkistoon.

•  Jos aineistossa todetaan aktiivista hometta tai homepölyä, homepuhdistus pitää aloittaa mahdollisimman pian aineiston säilymisen turvaamiseksi ja henkilöiden turvaamiseksi.

• Muista, että homepuhdistuksen tekee aina asiaan erikoistunut alan asiantuntija.

• Jos käsittelet home-epäiltyä tai homeista aineistoa, suojaa itsesi ja käytä asianmukaisia suojavälineitä. 

Yleisin syy: kosteus

Arkistojen homeongelmat johtuvat usein vesivahingoista, jolloin arkistoaineisto on päässyt kastumaan. Kastunut arkistoaineisto tulee kuivattaa mahdollisimman nopeasti, sillä homehtumisen riski on suuri. Homerihmaston kasvaminen ja itiöiden leviäminen voi alkaa jo 24–28 tunnissa. Hometta voi näin ollen olla myös aineistoissa, jotka ovat uusissa koteloissa. Koteloihin, joissa on havaittu homeista aineistoa, tulee aina tehdä merkintä homehavainnosta.

Jos kastunutta aineistoa on paljon, osan aineistosta voi pakastaa pienemmissä erissä kuivattamisen jaksottamiseksi. Kastunut aineisto tulisi pakastaa ennen kuin aineistoon on ehtinyt tulla homekasvustoa. Pakastaminen ei poista hometta, mutta se antaa lisää aikaa aineiston pelastamiseksi. Ennen pakastamista kastunut aineisto olisi hyvä saada puristetuksi esimerkiksi kartonkien avulla mahdollisimman hyvin alkuperäiseen muotoonsa, jotta minimoidaan aineiston fyysiset epämuodostumat.  

On syytä muistaa, että paperimateriaalin ei tarvitse kastua täysin, vaan hometta voi kasvaa paperin pinnalla, jos ilman suhteellinen kosteus on pitempään yli 65 %. Kastuneen paperin tunnistaa paperin aaltoiluna. Paperiin tulee myös kosteusraitoja.

Homeongelmien syntymistä ehkäistään parhaiten huolehtimalla asianmukaisista arkistotiloista sekä varautumalla yllättäviin tilanteisiin kuten vesivahinkoihin. Hyvällä suunnittelulla ja ennalta varautumisella voidaan pelastaa arvokkaat arkistoaineistot vahingoilta tai saada niiden pelastamiseen lisää aikaa.

Rakennusten sisäilmaongelmat eivät välttämättä tarkoita, että tiloissa säilytettävät arkistoaineistot olisivat homeessa, vaan homeeseen tarvitaan aina aineiston kastuminen tai pitkäaikainen korkea ilmankosteus. Sisäilmaongelmien ilmetessä asiakirja-aineistot tulee puhdistaa huolellisesti ennen mahdollista siirtoa muihin tiloihin, jotta mahdolliset käyttäjille haitalliset kosteusperäiset homeitiöt eivät siirry muihin tiloihin. 

Tiloissa, joissa säilytetään pysyvästi säilytettäviä asiakirja-aineistoja, ei saa käyttää hapettavia kaasuja ja kemikaaleja (kuten peroksidiyhdisteitä ja otsonia) sisältäviä puhdistus-, kaasutus- ja desinfiointimenetelmiä. Menetelmät ovat asiakirja-aineistoille erittäin haitallisia eivätkä poista aineistoissa mahdollisesti olevaa homekasvustoa

Tutustu Kansallisarkiston verkkosivujen ohjeisiin home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä sekä määräykseen/ohjeeseen arkistotiloista. Mainitut ohjeet löytyvät Kansallisarkiston verkkosivujen ohjepankista.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.