Suomi.fi-käyttäjän valtuuttaminen ja rekisteröityminen siirtokäyttöliittymään

Kenelle ohje on tarkoitettu	Ohje on tarkoitettu Suomi.fi-tunnistautumista hyödyntäville siirtäjille, jotka siirtävät aineistoa Kansallisarkistoon siirtokäyttöliittymän kautta.
Ennen rekisteröitymistä	Siirtäjällä tulee olla voimassa oleva siirtosopimus. Organisaation tulee ilmoittaa Kansallisarkiston siirronohjaajalle, kenelle organisaatio haluaa tunnukset Sähköisen arkistoinnin palveluun. Rekisteröitymiset hyväksytään ilmoituksen mukaisesti. Rekisteröityvillä henkilöillä tulee olla voimassa oleva siirtovaltuus siirtää aineistoa organisaationsa puolesta (alla ohjeet siirtäjän valtuuttamisesta Suomi.fi-palvelussa). Mikäli organisaatio ei ole aiemmin siirtänyt aineistoa Sähköisen arkistoinnin palveluun, tulee ennen rekisteröitymistä tuottaa organisaation kuvailutiedot metatietolomakkeella, sekä toimittaa tiedoksi organisaation y-tunnus ja nimen tarkka kirjoitusasu Suomi.fi-palvelussa. Kansallisarkiston siirronohjaaja opastaa näistä tarkemmin.
Kuka rekisteröityy	Siirtokäyttöliittymään rekisteröityvät ne henkilöt, jotka tulevat toteuttamaan aineistosiirrot Kansallisarkistoon.
Siirtokäyttöliittymän osoite	Siirtokäyttöliittymän osoite Suomi.fi-palvelun kautta tunnistautuville käyttäjille: https://ka-sapa.arkisto.fi/

Siirtäjän valtuuttaminen Suomi.fi-palvelussa

Suomi.fi:n kautta kirjautuvalle käyttäjälle tulee ennen Sähköisen arkistoinnin palvelun siirtokäyttöliittymään rekisteröitymistä antaa valtuudet toimia siirtäjänä sen organisaation puolesta, jonka aineistoa ollaan siirtämässä. Valtuutus on edellytys palvelun käyttämiselle, ellei Kansallisarkiston kanssa toisin sovita.

Annettava valtuus on nimeltään Arkistoitavien kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien tietoaineistojen siirtäminen arkistoon.

Valtuus annetaan Suomi.fi-palvelussa sellaisen henkilön toimesta, jolle organisaatio on myöntänyt valtuutusoikeuden tähän kyseiseen valtuusasiaan. Jos organisaatio ei voi asioida valtuuspalvelussa omatoimisesti, valtuusasioiden valtuutusoikeuksia voi hakea DVV:ltä erillisellä hakemuksella. Suomi.fi-palvelun sivuilta löytyy tarkemmat ohjeet siihen, miten ja kenen toimesta organisaation valtuuksia voidaan antaa.

Asiointivaltuutta annettaessa, osapuolista valtuuttaja on organisaatio, jonka aineistoa ollaan siirtämässä, ja valtuutettu se henkilö, joka tulee siirtämään aineiston organisaation puolesta sähköisen arkistoinnin palveluun.

Siirtokäyttöliittymään rekisteröityminen

Kun tarvittava siirtovaltuus on myönnetty, valtuutettu käyttäjä voi rekisteröityä Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymään. Siirtokäyttöliittymän osoite Suomi.fi-palvelun kautta tunnistautuville käyttäjille: https://ka-sapa.arkisto.fi/

Rekisteröityäkseen siirtokäyttöliittymään, käyttäjän tulee ensin tunnistautua palveluun. Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen rekisteröimätön käyttäjä ohjataan rekisteröintinäkymään (kuva 1).

Tutustu käyttöehtoihin Käyttöehdot -linkistä.
Hyväksy käyttöehdot, jotta Rekisteröidy -painike aktivoituu.
Paina Rekisteröidy -painiketta.

Kuva 1. Siirtokäyttöliittymän rekisteröitymisnäkymä.

Rekisteröidy-painikkeen painamisen jälkeen rekisteröitymispyynnöstä lähtee ilmoitus Kansallisarkiston ylläpitoon. Kun rekisteröityminen on ylläpidon toimesta hyväksytty, tulee tästä sähköposti-ilmoitus käyttäjälle.

Huomaa, että siirtokäyttöliittymään voi rekisteröityä useampi samaa siirtoa edistävä käyttäjä, mutta useampi henkilö ei pysty samanaikaisesti edistämään samaa siirtoerää. Yhtä siirtoerää voi siis siirtää käyttöliittymässä vain yksi käyttäjä kerrallaan. Mikäli alkuperäinen käyttäjä ei pysty jatkamaan siirtämistä, tarvittaessa Kansallisarkiston siirronohjaajat voivat vaihtaa järjestelmässä aloitetun siirron käyttäjältä toiselle. Jos siirrossa on useampi siirtoerä, voi niitä kuitenkin edistää saman aikaisesti eri käyttäjien toimesta. Aineiston jaottelusta siirtoeriin sovitaan tarkemmin Kansallisarkiston siirronohjaajan kanssa.

Valtuutettuna toimiminen siirtokäyttöliittymässä

Kun rekisteröityminen on hyväksytty, voi käyttäjä tunnistautua palveluun uudelleen. Tunnistautunut käyttäjä ohjataan aina ensimmäiseksi näkymään, jossa valitaan, kenen toimeksiannosta aineistoa ollaan siirtämässä (kuva 2). Vaihtoehtoina on siirtää joko ilman valtuutta, tai valtuutettuna. Ellei Kansallisarkiston kanssa ole toisin sovittu, valitaan aina ”Asioi valtuutettuna”.

Kuva 2. Kenen toimeksiannosta siirrät? -näkymä. Näkymässä valitaan, siirretäänkö aineistoa valtuutettuna vai ilman valtuutta.

Kun käyttäjä valitsee "Asioi valtuutettuna", ohjaa järjestelmä käyttäjän Suomi.fi-palveluun. Suomi.fi-palvelussa valitaan se organisaatio, jonka puolesta aineistoa ollaan siirtämässä. Organisaation valinnan jälkeen järjestelmä palauttaa käyttäjän takaisin SAPA-siirtokäyttöliittymän etusivulle ja samalla tarkistaa, että tarvittava siirtovaltuus on voimassa.

Kun järjestelmä on palauttanut käyttäjän onnistuneesti takaisin siirtokäyttöliittymään, voi aineistoa siirtää valtuuttaneen organisaation puolesta.