Oheisdokumentaatio

Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan siirron yhteydessä erilaisia tietosisältöjä, joiden avulla tietoaineiston myöhempi käyttäjä pystyy hahmottamaan aineistoon liittyvää kontekstia ja jotka helpottavat aineiston käyttöä. Oheisdokumentaatio tulee olla käyttöympäristöriippumatonta ja vastaanotettavassa tiedostomuodossa. Käytännössä oheisdokumentaatio ei saa olla esimerkiksi linkki verkkosivulle vaan pdf- tai muu soveltuvassa tiedostomuodossa oleva tallenne kyseisestä verkkosivusta.

Oheisdokumentaatiota voidaan tuottaa siirron yhteydessä, mutta se voi olla myös jo valmista, aiemmin tuotettua dokumentaatiota. Tietoaineistosta riippuen tällaista voi olla esimerkiksi

• TOS tai AMS tai muu tehtäväluokitus.

• Erilaiset hakemistot.

• Tietojärjestelmän käyttöohjeistus tai muut sisäiset ohjeet, jotka sisältävät myöhemmälle käyttäjälle oleellista tietoa.

• Viranomaisen tehtävään liittyvät kuvaukset.

• Aineistonmuodostuksen historiaan liittyvät kuvaukset.

• Tarkemmat kuvaukset mahdollisista puutteista aineistossa tai muutoksista aineistonmuodostuksessa.

Oheisdokumentaatio tietoaineistosiirrossa:

Mikäli oheisdokumentaatio koskee koko aineistokokonaisuutta, on se loogista siirtää aineistokokonaisuustasolle, esim. Koko viranomaisen X asianhallintaa koskeva oheisdokumentaatio.

Mikäli oheisdokumentaatio koskee vain osaa siirrettävästä tietoaineistosta, on se loogista siirtää esim. sarjatasolle Tehtäväluokkaa 01 koskeva oheisdokumentaatio.

Mikäli oheisdokumentaatio koskee vain tiettyä siirtopakettia, on se loogista siirtää tämän yhteyteen.