Kuvailutyö metatietolomakeella

Kansallisarkistoon siirrettävät tietoaineistot tulee kuvailla. Kuvailutyö ja kuvailutietojen oikeellisuus on Siirtäjän vastuulla. Tietoaineistojen kuvailutyö tehdään tarvittavilta osin metatietolomakkeella ja siirtopakettien kuvailut tehdään siirtokäyttöliittymässä tai rajapinnalla.

Metatietolomake

Metatietolomakkeella kuvataan niin sanottu ylätason kuvailutiedot, joiden avulla Kansallisarkiston metatietovarantoon muodostetaan tietoaineiston kuvailurakenne. Metatietolomakkeen sarakkeiden täytöstä löytyy lisätietoa, kun viet hiiren sarakkeen otsikon päälle (punainen kolmio). Lisäohjeet avautuvat vain, kun lomake on muokkaustilassa.

Esimerkkitäyttölomakkeella on kuvattu kuvailutyön periaatteita, miten tehdään hyvää kuvailua ja miten huonoa. Hyvä kuvailutyö on käyttäjälle ymmärrettävää vuosien ja vuosisatojen päästä. Varsinainen kuvailutyön voi kuitenkin olla huomattavasti laajempaa kuin esimerkkitäytössä.

Lataa täydennettävä metatietolomake ja lomakkeen esimerkkitäyttö, jossa kuvataan siirrossa tehtävän kuvailutyön periaatteita.

Metatietolomake 2025.xlsx Kuvailu metatietolomake esimerkkitäyttö 2025.xlsx

Metatietolomakkeen välilehdet

Ohje

Ohje-välilehdeltä löytyy kuvaus eri välilehdillä tehtävästä kuvailutyöstä.

Siirtoerä (Aineistokokonaisuus)

Välilehdellä kuvataan siirrettävä tietoaineisto.

Esim. Viranomaisen X asianhallinnan tiedot.

Mikäli siirrettävä tietoaineisto on osa jo aiemmin siirrettyä kokonaisuutta, kuvataan nimekkeeseen mihin aineistokokonaisuuteen aineisto liittyy. Aiemmin siirrettyjä tietoaineistoja voit hakea Kansallisarkiston ASTIA-palvelusta.

Siirtoerä (Sarjataso)

Välilehdellä kuvataan tarvittaessa kuvailurakenteen sarjatasot. Sovi ennakkoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitä sarjatasolla kuvataan.

Esim. mikäli kyseessä on asianhallintajärjestelmän tiedot, kuvataan sarjatasolla aineistoa tehtäväluokittain omilla riveillään: 00 Hallinnolliset asiat, 01 Tehtävä A, 02 Tehtävä B jne.

Aineiston loogisesta jakamisesta riippuen, voidaan sarjatasolla kuvata alasarjoja.

Tee tarvittaessa välilehdestä kopio, mikäli on tarpeen tuottaa sekä sarja- että alasarjakuvailu.

Siirtopaketti (Arkistoyksikkö)

Välilehdeltä näet siirtopakettia koskevat kuvailutiedot, kun tietoaineisto siirretään siirtokäyttöliittymällä. Tiedot tuotetaan siirtokäyttöliittymässä, eikä niitä ole tarpeen täydentää metatietolomakkeelle. Mikäli siirtopaketteja on monta, niiden kuvailu voidaan tehdä CSV-lomakkeella, josta löytyvät tämän välilehden mukaiset kuvailusarakkeet. Kuvailutiedot voidaan ladata CSV-lomakkeelta siirtokäyttöliittymään.

Rajapintasiirtoja koskevat tarkemmat tietoaineistosiirron ohjeet.

Käyttörajoitus

Välilehdellä kuvataan käyttörajoitukset, jotka perustuvat esimerkiksi erityislainsäädäntöön. Välilehden täyttämisestä sovitaan erikseen siirronohjaajan kanssa. Siirtokäyttöliittymässä on valmiiksi yleisimmät tietoaineistoja koskevat käyttörajoitukset.

Toimijakuvailu

Välilehdellä kuvataan siirrettävään tietoaineistoon liittyvät toimijat, mikäli näitä ei ole jo kuvattu Kansallisarkiston metatietovarantoon. Mikäli kuvailtavia toimijoita on enemmän, tee jokaisesta toimijasta kuvailu omalle rivilleen.

Toimijoiden tietoja voit hakea Kansallisarkiston ASTIA-palvelusta.