Etappi 3. Varmista tiedon laatu ja käytettävyys

Toimenpidepolun kolmas etappi on arkistoitavien tietoaineistojen todistusvoimaisuuden ja käytettävyyden varmistaminen. Laadukas ja luotettava tieto on rakenteeltaan, tarkkuudeltaan ja metatiedoiltaan yhtenäistä. Sitä on helppo käyttää ja käsitellä. Tästä osiosta opit, mistä ominaisuuksista todistusvoimaisuus ja käytettävyys muodostuvat ja miten niitä on mahdollista tukea ja ylläpitää. Opit myös arkistoitavien tietoaineistojen kuvailusta sekä tietoaineistojen arkistokäytön erityispiirteistä.

Millaista on laadukas tieto?

Arkistoinnin näkökulmasta laadukas tieto on todistusvoimaista, käytettävää ja ymmärrettävää. Käyttäjän pitää sitä tarkastellessaan vaivatta ymmärtää:

• Millaisesta tiedosta on kyse

• Milloin tieto on muodostunut

• Mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy

• Millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty

• Miten tieto liittyy muihin tietoihin

• Miten sitä saa ja voi käyttää.

✔ Ota tiedon laatukriteerit avuksi arviointiin

Tilastokeskuksen laatimat tiedon laatukriteerit on kehitetty ensisijaisesti rakenteellisten rekisteriaineistotyyppisten tietoaineistojen laadun arviointiin. Niiden periaatteita voi kuitenkin hyvin soveltaa kaikkien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla. Laadukkaan tiedon ominaisuudet on kriteereissä jäsennelty sen mukaan:

• Miten tieto kuvaa todellisuutta? Onko se virheetöntä, tarkkaa, kattavaa, johdonmukaista ja ajan tasalla?

• Miten tieto on kuvattu? Miten voidaan varmistua sen alkuperäisyydestä ja alkuperästä? Ovatko metatiedot ymmärrettäviä?

• Miten tietoa voi käyttää? Onko tieto suositustenmukaista? Onko se saatavilla oikea-aikaisesti? Voivatko sitä käyttää ne, joilla siihen on säännösten ja toimintatapojen mukaiset käyttöoikeudet? Onko tieto koneluettavassa muodossa?

 

Varmista todistusvoimaisuus ja käytettävyys

Tieto on todistusvoimaista, kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu. Todistusvoimaisuus rakentuu muun muassa tietosisällöstä ja metatiedoista, jotka kuvaavat tietoaineiston

• rakennetta 

• sisältöä 

• alkuperää

• toimijoita 

• suhdetta muuhun tietoon 

• suhdetta muihin tietoaineistoihin 

• muita asiayhteyksiä.  

Todistusvoimaisuus tukee tiedon haettavuutta ja käytettävyyttä. Käytettävän tiedon tulee olla helposti löydettävissä, tunnistettavissa ja tulkittavissa. Tämä perustuu laadukkaiden metatietojen lisäksi muun muassa tietojärjestelmien ominaisuuksiin. Ymmärrettävyyttä tukee myös oheisdokumentaatio eli esimerkiksi tiedot käytetyistä koodistoista ja tietorakenteiden kuvaukset.

“Metatieto on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa”. Lähde: Finto, Tietotermit

Lisäksi käytettävyys edellyttää käyttöoikeuksien hallittua toteuttamista. Julkisen tiedon tulee olla helposti saatavissa, joten pääsyä lain perusteella salassa pidettävään tai suojattavaan tietoon pitää pystyä rajoittamaan. Tietoaineistojen käyttöä voivat rajoittaa muun muassa

• tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset

• henkilötietojen suojaaminen

• immateriaalioikeudet, esimerkiksi tekijänoikeus

• ilmentymän - esimerkiksi analogisessa muodossa olevan asiakirjan - suojelutarve ja fyysinen kunto.

Käyttörajoitukset pitää merkitä riittävän tarkalle tasolle ja toteuttaa yksiselitteisesti, jotta niitä voidaan hyödyntää koneellisesti ja automaattisesti. Niihin liittyvien metatietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisesta käyttäjähallinnasta tulee huolehtia koko tiedon elinkaaren ajan. Arkistossa käyttörajoituksiin pitää liittyä viittaus lakiin, päätökseen tai sopimukseen, johon oikeudellinen rajoitus perustuu. Tärkeä on myös tieto rajoituksen kestosta ja ajasta, josta keston laskenta alkaa.

Analogisessa toimintaympäristössä rekisteröintikäytännöt, säilytysjärjestys ja luettelointitiedot ovat varmistaneet asiakirjojen käytettävyyden, luoneet yhteyden muodostumis- ja käsittelykontekstiin sekä tukeneet todistusvoimaisuutta. Tietojärjestelmissä osa todistusvoimaisuudesta toteutuu muun muassa eheystarkisteiden ja erilaisten teknisten ominaisuuksien kautta. Järjestelmään ei esimerkiksi voi lisätä tai poistaa mitään olennaista ilman, että muutoksesta jää jälki. Käyttöoikeuksien perusteella tiedon yhteyteen tallentuvat myös käyttäjätiedot sekä erilaiset aikaleimat, jotka dokumentoivat esimerkiksi tiedon luomisajankohtaa tai muokkaamista.

Aloita ajoissa, korjaa tarvittaessa

Arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyys ja käytettävyys ei voi olla muistin varassa, sillä henkilöstö vaihtuu ja aineistoja koskeva muistitieto rapautuu. Pohjan tulevalle käytölle luovat paitsi henkilöstön koulutus ja opastus myös monipuoliset metatiedot sekä tietoaineistojen kuvailu ja dokumentointi. Tietoaineiston ymmärtämistä ja käyttöä tukevan tiedon arvo paljastuu viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatiossa ei enää ole käytettävissä ketään, joka tuntee tietyn tietoaineiston koko syntyhistorian ja käyttötavat.

Käytännössä tietoaineistojen hallinta ja käyttö elinkaaren eri vaiheissa perustuu metatietoon. Se on tietoaineiston tietosisältöä, kontekstia ja rakennetta kuvaavaa tietoa, joka sekä ohjaa että dokumentoi tiedon käsittelyä ja hallintaa. Metatiedon laatu vaikuttaa siihen, miten vaivatonta tai työlästä tiedon hyödyntäminen tai esimerkiksi arkistosiirron tekeminen on. Laadun varmistaminen on hyvä aloittaa siinä vaiheessa, kun tietoa muodostuu ja otetaan talteen. Tieto kannattaa tuolloin sitoa luokittelun, muun metatiedon sekä tarvittavan oheisdokumentoinnin avulla aina vähintään toimijoihin, aikaan, paikkaan sekä siihen tehtävään ja toimintaprosessiin, jonka yhteydessä se on syntynyt. 

Laadukas metatieto perustuu standardeihin ja niiden pohjalta tehtyihin ohjeisiin ja suosituksiin. Metatiedon pitää olla oikeellista, määrältään riittävää, ajantasaista, ymmärrettävää ja mielellään koneluettavaa.

Muista, että myös metatiedon alkuperä pitää dokumentoida. Tiedon laadun ja luotettavuuden arvioinnissa on tärkeää tietää, milloin metatieto on tuotettu, onko sen tuottanut tiedon alkuperäinen laatija vai onko se tuotettu elinkaaren myöhemmässä vaiheessa. Entä onko metatieto tuotettu perinteisesti manuaalisesti vai perustuuko sen tuottaminen automatiikkaan ja käsittelysääntöihin? Ovatko sitä tuottaneet jossain vaiheessa esimerkiksi automaattiseen sisällönkuvailuun tai “tekoälyyn” perustuvat mekanismit? Huomaa myös, että rajanveto tiedon ja ja sitä koskevan metatiedon välillä ei ole yksiselitteistä varsinkaan silloin, kun on kyse rakenteisesta tiedosta. 

Tue tiedon laatua muun muassa näillä käytännön keinoilla:
Muista, että koskaan ei ole liian myöhäistä parantaa tiedon ja sen hallinnan laatua.	Jos metatiedot ovat vajavaiset, kuvailutietoa ei ole tai dokumentointi on hajanaista, aloita niiden kerryttäminen huomattuasi puutteet. Jos tieto on kokonaan kadonnut tai korruptoitunut, dokumentoi myös tämä, jotta puutteet ja niiden syyt ovat myöhemmin todettavissa.
Muista suositustenmukaisuus ja vaatimustenmukaisuus.	Viranomaisen on noudatettava toiminnassaan lainsäädännön tai muun sääntelyn asettamia vaatimuksia. Suositusten ja standardien noudattaminen tukee tiedon laatua, ymmärrettävyyttä ja ylläpitoa. Se tukee myös yhteentoimivuutta ja helpottaa osaltaan muun muassa tiedon siirtämistä eli migraatioiden toteuttamista.
Ymmärrä tiedonhallintaan, asianhallintaan ja arkistointiin liittyvien metatietovaatimusten merkitys. Ne eivät korvaa muita metatietoja, vaan täydentävät niitä.	Metatiedon laatu, saatavuus ja ylläpito on erityisen tärkeää, kun kyse on pitkään säilytettävistä tietoaineistoista. Varmista, että tämä otetaan huomioon, kun metatietoon liittyviä toimintatapoja ja sääntöjä kehitetään.
Muista yhdenmukaiset, määrämuotoiset metatiedot, jotka perustuvat esimerkiksi arvolistoihin ja yksilöiviin tunnisteisiin. Tärkeitä ovat myös oikein käytetyt ja dokumentoidut luokitukset ja koodistot.	Vapaasti käytettäviin tekstikenttiin tuotetut metatiedot ovat usein sisällöltään ja laadultaan hajanaisia sekä vaikeasti tulkittavia. Tiedonsiirron yhteydessä ne voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä ja vaikeuttaa automaation hyödyntämistä. Koodiavainten saatavilla pitäminen ja säilyttäminen ymmärrettävinä varmistaa, että esimerkiksi numeraalisiin koodeihin perustuvaa tietoaineistoa on mahdollista käyttää ja ymmärtää.
Vakiinnuta asioiden ja asiakirjojen yhtenäiset nimeämiskäytännöt.	Yhtenäiset kirjaustavat tukevat haettavuutta ja tietosuojan toteuttamista, kun esimerkiksi salassa pidettävää tietoa ei päädy vahingossa nimekkeisiin.
Jos metatietoa pitää lisätä manuaalisesti, varmista, että tätä varten on olemassa selkeä toimintatapa ja ohjeistus.	Järjestelmän käyttäjät ja muut tiedon tuottajat ovat avainasemassa, kun puhutaan laadukkaasta tiedosta. Automatisoi metatiedon tuottaminen aina kun se on mahdollista.
Arvioi, miten tietojärjestelmän ominaisuudet tukevat tiedon alkuperäisyyden ja luotettavuuden todentamista.	Tietojärjestelmissä osa todistusvoimaisuudesta toteutuu eheystarkisteiden ja teknisten ominaisuuksien kautta. Laatua ja eheyttä tukee lisäksi asianmukaisesti toteutettu tietoturva.
Ota omat ja muiden oppimiskokemukset hyötykäyttöön.	✔ Tapausesimerkki: Rekisteröintitietojen yhdenmukaisuuden merkitys Pienessä valtion virastossa otettiin käyttöön asiankäsittelyjärjestelmä. Virastossa ei ollut aiempaa rekisteröintikäytäntöä, joten uusi tehtävä ja järjestelmä otettiin käyttöön kokeillen. Sähköisessä järjestelmässä hakujen tekeminen olikin helppoa ja mukavaa. Sähköinen diaari siirrettiin arkistoon paperimuodossa 15 vuotta myöhemmin. Aakkostulosteista huomattiin, että vireillepanijat oli kirjattu vaihtelevasti etunimi tai sukunimi ensin. Yritysten nimistä oli käytössä useita muotoja, mikä vaikutti aakkostukseen. Diaaritulosteiden käyttö paperimuodossa oli lähes mahdotonta. Sähköisen järjestelmän hyvät hakuominaisuudet olivat peittäneet tämän ongelman. Lopulta ryhdyttiin selvittämään, saataisiinko sittenkin arkistoitua sähköinen tietoaineisto paperisen sijasta. Tämä ratkaisikin edellisen pulman. Tietosisältöä lähemmin tarkasteltaessa havaittiin, että asioiden nimekkeet sisälsivät salassa pidettäviä tietoja, eikä asioiden näkyvyyttä ollut mahdollista rajata käyttörajoituksin. Siksi koko rekisterille oli määriteltävä käyttörajoitus. Arkistossa ilmenneet tietoaineiston laadulliset ongelmat olisi voitu välttää ohjeistamalla kirjaamista jo tiedon elinkaaren alkuvaiheessa.

Luokittelu jäsentää tietoa, kuvailee sitä ja ohjaa sen käsittelyä

Luokittelu on perinteinen tiedonhallinnan väline. Tiedot tai laajemmat tietoaineistot määritellään sen avulla yhteenkuuluviksi esimerkiksi niiden sisällön, muodon, käyttötarkoituksen tai jonkin muun piirteen perusteella. Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset asiaryhmitykset ja organisaation tehtäviin perustuvat tehtäväluokitukset.

Luokituksella tarkoitetaan ilmiöiden ryhmittelyä luokkiin niiden samankaltaisten ominaisuuksien perusteella niin, että luokat eroavat toisistaan. Lähde: Finto. Tietotermit

Tehtävällä tarkoitetaan säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle annettua työtä tai velvoitetta. Lähde: JHS 201 -suositus

Tietoaineistojen näkökulmasta tehtävänäkökulman erityisyys liittyy siihen, että se ei perustu aineistojen sisältöön tai muotoon, vaan niiden syntykontekstiin. Luokitus kytkee siis asiat, asiakirjat ja tietoaineistot siihen toimintaan ja tehtävään, jonka hoitamisen yhteydessä ne ovat muodostuneet. Tehtäväluokitus jäsentelee tehtävät hierarkkiseen järjestykseen. Samalla se voi luoda rakenteen myös muodostuvalle arkistolle. Tässä tehtäväluokituksen etuna on yleensä pidetty sitä, että se on organisaatiorakenteeseen perustuvaa jäsentelyä tai luokittelua pysyvämpi. Organisaatioiden muutostilanteissakin organisaation tehtävät usein säilyvät. Toisaalta julkisessa hallinnossa tehtävät voivat lisäksi siirtyä organisaatiolta toisille. Myös tällöin tehtäväluokitus palvelee tietoaineistojen tunnistamista ja käsittelyä.

Luokittelujen ja muiden metatietojen muodostamaa rakennetta voi verrata analogiseen toimintaympäristöön, jossa rekisteröintikäytännöt ja säilytysjärjestys ovat varmistaneet asiakirjojen käytettävyyden, luoneet yhteyden kontekstiin ja tukeneet todistusvoimaisuutta. Erityisesti digitaalisille tietoaineistoille on tyypillistä tietynlainen aineettomuus, monistettavuus ja helppo muunneltavuus, joiden vuoksi metatiedon ja dokumentoivan tiedon merkitys on erityisen suuri.

Tehtäväluokitus voi olla organisaation oma tai sen pohjana voi olla valmis luokittelu. Esimerkki valmiista luokittelusta on 2000-luvun alkupuolella eri asiantuntijaorganisaatioiden yhteistyönä määritelty Kuntien yhteinen tehtäväluokitus. Tietojärjestelmissä tehtäväluokan tai muun tehtäväkontekstiin liittyvän tiedon voi ymmärtää yhdeksi metatiedoksi muiden joukossa. Asianhallintajärjestelmissä näin usein onkin, mutta muissa järjestelmissä muodostuvan tiedon kytkeytymistä tehtäviin ei aina ole toteutettu yhtä konkreettisesti. Ota tämä huomioon, kun arvioit organisaatiosi tietojärjestelmiä ja niihin liittyviä mallinnuksia ja muuta dokumentaatiota arkistoinnin näkökulmasta. Pohdi, miten niiden sisältämä tieto ja tietoelementit ovat yhdistettävissä organisaatiosi käyttämiin käsitemalleihin, luokituksiin ja ryhmityksiin.

Tehtävä tai tehtäväluokka ovat yksi näkökulma tiedon syntykontekstia, käsittelyä ja elinkaaren muita vaiheita dokumentoivaan tietoon. Tehtäväkonteksti ei korvaa organisaationäkökulmaa tai tietosisällön merkitystä, vaan tuo tiedon hallintaan ja ymmärtämiseen niitä täydentävän luokittelutavan. Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät lisäksi muun muassa

• muihin tietoaineistoihin 

• erilaisiin toimintaprosesseihin

• erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö

• paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus

• erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika

✔ Tiedonohjaus on esimerkki tehtäväluokituksen hyödyntämisestä tiedon hallinnassa

Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksenmukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta (engl. lifecycle management) tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS).

Käytännössä tiedonohjauksella tarkoitetaan tietojärjestelmien taustalle laadittavia metatietomäärityksiä ja niihin perustuvia käsittelysääntö, jotka toteuttavat jonkin toiminnon järjestelmässä. Tyypillinen esimerkki käsittelysäännöstä on asian tai asiakirjan tilatiedon automaattinen muuttuminen. Suunnitelmallinen ja keskitetty tiedonhallinta tukee automatisointia, yhdenmukaisuutta ja yhteentoimivuutta.

Tiedonohjaussuunnitelman runko on organisaation tehtävien hoitoon perustuva tehtäväluokitus tai muu vastaava luokitus, esimerkiksi palveluluokitus. Tiedonohjaussuunnitelmassa tehtäväluokkaan liitetään tehtävän hoitoon liittyvät käsittelyvaiheet, niissä syntyvät asiakirjalliset tiedot sekä niiden oletusmetatietoarvoja, joita ovat esimerkiksi käyttörajoitukset, säilytysaika tai salassapitoaika. Käyttäjän ei tällöin tarvitse lisätä näitä tietoja.

Metatietojen, käsittelyprosessien kuvausten ja käsittelysääntöjen avulla tiedonohjaus automatisoi asiakirjatietojen käsittelyä. Kun tieto luodaan tai sitä käsitellään, osan siihen liittyvästä metatiedosta luo tietojärjestelmä, osan käyttäjät eri rooleissaan ja osa metatietoarvoista saadaan suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta.

Esimerkki: Asiakirja liitetään tietojärjestelmässä käsittelyvaiheeseen ja sen kautta oikeaan asiaan. Samalla asiakirja saa tiedonohjaussuunnitelman kautta automaattisesti metatiedokseen säilytysajan. Tämä tieto yhdessä säilytysajan laskentaperuste -metatiedon arvon, aikamääreiden ja järjestelmään luotujen käsittelysääntöjen ja muiden toiminnallisuuksien kanssa mahdollistaa tietojen hallitun tuhoamisen tai arkistoinnin säilytysajan päätyttyä.

Tiedonohjausratkaisu voidaan toteuttaa joko keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän avulla tai luoda tietojärjestelmä- tai prosessikohtaisena ratkaisuna tarpeen mukaan.

Muistilista

• Arkistoinnin näkökulmasta laadukas tieto on todistusvoimaista, käytettävää ja ymmärrettävää. Käyttäjän pitää pystyä ymmärtämään sitä tarkastellessaan:

  • Millaisesta tiedosta on kyse

  • Milloin tieto on muodostunut

  • Mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy

  • Millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty

  • Miten tieto liittyy muihin tietoihin

  • Miten sitä saa ja voi käyttää.

• Käytännössä asiakirjojen hallinta ja käyttö elinkaaren eri vaiheissa perustuu metatietoon. Se on aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta kuvaavaa tietoa. Laadukas metatieto perustuu standardeihin ja niiden pohjalta tehtyihin ohjeisiin ja suosituksiin.

• Suositusten- ja vaatimustenmukaisuus tukee digitaalisen tiedon käytön, hallinnan, säilymisen ja arkistoinnin näkökulmasta elintärkeää tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta.

• Luokittelu on keino jäsentää ja kuvailla tietoa sekä hallita sen käsittelyä. Arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yhteydessä hyödynnetään usein tehtäväluokituksia.

• Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset asiaryhmitykset ja organisaation tehtäviin perustuvat tehtäväluokitukset.

• Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät tehtävän lisäksi muun muassa

  • muihin tietoaineistoihin 

  • erilaisiin toimintaprosesseihin

  • erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö

  • paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus

  • erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika