Toteuta arvonmääritys tehtävänä ja prosessina

Säilytysaikojen määrittely ja arkistollisen arvon arviointi ovat keskeisiä tiedonhallinnan tehtäviä. Arvonmääritys pitää sisällään nämä molemmat näkökohdat.

Arvonmääritys ja säilytysaikojen määrittely

Tiedonhallintalain 21 § edellyttää, että viranomainen arvioi sen hallussa olevien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytystarpeet ja määrittää niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota. Tuhoamista ei pidä tehdä hätiköiden vaan on aina varmistettava, että tietoaineiston arkistollinen arvo on määritelty ja sille on ajantasainen Kansallisarkiston antama seulontapäätös.

Arkistollisen arvon määrittely tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot ja asiakirjat ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä. Työvälineenä arkistollisen arvon määrittelyssä käytetään Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä.

Arvonmääritys on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä tietoaineistot arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä tietoaineistoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä tietoaineistoja säilytetään. Arvonmääritys ohjaa seulontaa.
Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:
- arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
- asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
- arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan
- tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen.

**Kuva**. Kansallisarkiston antamia seulontapäätöksiä löytyy muun muassa Kansallisarkiston verkkosivujen ohjepankista.

📌 Seulontapäätösten ajantasaisuuden arvioinnin voi yhdistää organisaation kehittämistoimintaan

Selvitä, mitä seulontapäätöksiä Kansallisarkisto on antanut organisaatiosi tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä.

Dokumentoi selvityksen tulokset organisaatiosi tiedonhallintamalliin.
Muista, että organisaatiosi velvollisuus on tietää, mitkä tietoaineistot ovat
- arkistoitavia,
- määräajan säilytettäviä tai
- arvonmäärittämättä.

Mikäli seulontapäätökset ovat vanhentuneita tai ne eivät kata kaikkia organisaatiosi tehtäviä, tee arkistollisen arvon määrittely Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikankriteereitä noudattaen.

Hyödynnä tekemäsi selvityksen tuloksia aina kun olet tekemässä arkistollisen arvon arviointia ja seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Muista ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon ennen seulontaesityksen tekemistä!

Tarkista seulontapäätösten tilanne säännöllisesti. Ota seulontapäätösten kattavuus ja sovellettavuus yhdeksi osaksi muutosvaikutusten arviointia, joka toteutetaan säännönmukaisesti organisaation saadessa uusia tehtäviä, toteuttaessa tietojärjestelmähankkeita tai liittyessä keskitettyjen tietovarantojen käyttäjiin.

Miksi ydintehtävistä vastaavien yksiköiden ja asiantuntijoiden on oltava mukana arvonmääritystyössä?

Arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen määritteleminen edellyttää, että arvonmääritystyöhön osallistuu tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon asiantuntijoiden lisäksi organisaation ydintehtävistä sekä toiminnan kehittämisestä vastaavia asiantuntijoita.

Yksiköt tuntevat parhaiten tehtävänsä, tehtävien hoitamisessa muodostuvat tietoaineistot sekä niiden käyttömahdollisuudet. Eri alojen asiantuntijoilla on ainutlaatuista osaamista ja ymmärrystä toimialaansa koskevasta tutkimuksesta ja tietoa pitkän aikavälin käyttötarpeista. Tämä asiantuntijuus ja tietotaito luovat edellytyksiä arvioida tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa ja sen ilmiöitä yleisesti dokumentoivana tietoaineistona.

Toimijan näkökulmasta tarkasteltuna arkistoitavien tietoaineistojen tulisi valaista toimijan kehitysvaiheita, eri aikoina tehtävien hoidossa ja päätösten teossa noudatettuja periaatteita ja menettelytapoja, käytettyjä resursseja ja aikaansaatuja tuloksia. Tavoitteena on arkistoida näitä asioita kuvaavat keskeiset tietoaineistot. Samansisältöisen tiedon moninkertaista arkistointia eli päällekkäisarkistointia on vältettävä ja myös tätä tulee arvioida arvonmääritystyön yhteydessä.

Toimijan osalta arvonmäärityksen arkistollisen arvon määrittelyvaihe päättyy siihen, että toimija tekee Kansallisarkistolle esityksen arkistoitavista ja määräajan säilytettävistä tietoaineistoista. Kansallisarkisto päättää esityksen perusteella organisaatiosi arkistoitavat tietoaineistot.

Käytä arvonmääritystyössä Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteerejä .

🟣 Tapausesimerkki: Katso miten organisaatio X toteuttaa arvonmääritystä.

Arkistollisen arvon määrittelystä vastaa organisaation tiedonhallinnasta vastaava tiedonhallintatiimi. Tehtävä toteutetaan yhteistyössä ydintehtäviä hoitavien yksiköiden kanssa.

Tiedonhallintatiimi esittelee organisaation johdolle tarpeen tietoaineistojen arvonmäärittämiselle. Johto hyväksyy tiedonhallintatiimin esityksen.
Tiedonhallintatiimi tekee organisaation arkistoitavista tietoaineistoista alustavan arvioinnin Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereihin nojautuen. Arviointi toteutetaan tässä tapauksessa tiedonohjaussuunnitelman (TOS) Excel-työversioon. Tapauskohtaisesti voidaan käyttää myös muita välineitä.
Tiedonhallintatiimi pyytää sähköpostitse tai yhteistyöalustan kautta ydintehtävistä vastaavia yksiköitä arvioimaan tiedonhallinnan tekemää arviota arkistollisesta arvosta.
Ydintehtävistä vastaavien yksiköiden johtajat organisoivat yksiköiden asiantuntijat arvioimaan yksikön vastuulle kuuluvien tehtävien hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen arkistollista arvoa.
Tiedonhallintatiimi antaa ohjeet johtajille ja yksiköille melko yksityiskohtaisina, jotta varmistetaan arvioinnin riittävän yhdenmukainen toteutuminen.

✔ Yksikössä tehtävän arvioinnin työvaiheet ja ohjeistus:

Yksikön johtaja päättää, ketkä osallistuvat arvonmääritystyöhön.
Johtaja päättää yksikkönsä vastuulle kuuluvan arvonmääritystyön toteutustavasta ja tarkemmasta aikataulusta. Työvaihe on toteutettava aikavälillä xx.xx.-xx.xx.xxxx. Arvioinnin voi tehdä työpalaverissa tai johtaja voi pyytää asiantuntijoita tutustumaan alustavaan arviointiin ja ilmoittamaan näkemyksensä esimerkiksi sähköpostitse. Tiedonhallintatiimi suosittelee arvioinnin tekemistä työpalavereissa.

Oleellista on, että yksikkö todella tutustuu arvioitaviin tietoaineistoihin sekä tietohallinnon TOS:aan jo tuottamaan alustavaan arvioon tietoaineistojen arkistollisesta arvosta.

Yksikkö tutustuu TOS:aan merkittyihin tehtäviin ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuviin tietoaineistoihin. Tutustuminen kohdentuu ensisijaisesti yksikön vastuulle kuuluviin tehtäviin ja tietoaineistoihin. On huomattava, että esim. päätehtäväluokan Henkilöstöasiat tehtäville ja tietoaineistoille ei tarvitse tehdä arvonmääritystä. Kansallisarkisto on määrännyt tehtävien tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä päätöksellä Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (KA/19119/07.01.01.03.01/2022) .
Yksikkö arvioi tietohallintatiimin arviota sen vastuulle kuuluvien tehtävien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen arkistollisesta arvosta.

Onko yksikkö samaa mieltä tiedonhallintatiimin kanssa vai tulisiko jotkin määräajan säilytettäväksi arvioidut tietoaineistot arkistoida tai arkistoitavaksi arvioidut säilyttää vain määräajan?

Jos yksikkö hyväksyy tiedonhallintatiimin arvioinnin tietoaineistojen arkistollisesta arvosta, sen ei tarvitse tehdä merkintöjä TOS:aan/työvälineeseen. Tällöin riittää, että johtaja ilmoittaa kohdan 7 mukaisesti tiedonhallintatiimille, että yksikkö hyväksyy arvioinnin.
Jos yksikön näkemys eroaa tiedonhallintatiimin arvioista, sen tulee perustella eriävät näkemykset ja käyttää arvioinnissa ja perusteluissa arvonmäärityksen kriteeriryhmiä. Arvioinnin tulokset dokumentoidaan TOS:aan. Kriteeriryhmät:
1. Tehtävän merkittävyys
2. Toimintaympäristö
3. Tietosisältö
4. Toimintaprosessi
5. Käyttötarpeet
Yksikkö iImoittaa tiedonhallintatiimille arvonmääritystyön tuloksista
1. Hyväksytte tiedonhallintatiimin arvioinnin tietoaineistojen arkistollisesta arvosta. Yksikkönne työvaihe päättyy ja vastuu arvonmäärityksen ja seulontaesityksen jatkovalmistelusta siirtyy tiedonhallintatiimille.
2. Yksikkönne näkymys poikkeaa tiedonhallintatiimin esittämästä arviosta ja haluatte siihen muutoksia.

Ilmoituksien vastaanottamisen jälkeen tiedonhallintatiimi järjestää työpalaverit näkemyseroista ilmoittaneiden yksiköiden kanssa.

Arviointityön jälkeen pidettävissä työpalavereissa yksiköt voivat esittää näkemyksiään muutosehdotuksista.
Työpalaverivaiheen jälkeen tiedonhallintatiimi ottaa huomioon muutosehdotukset ja viimeistelee TOS:n/muun hyödyntämänsä työvälineen.
Tiedonhallintatiimi on yhteydessä Kansallisarkistoon ja tekee seulontaesityksen ohjauspalaverissa sovitun mukaisesti.