Toimenpidepolun sanasto
Arkistoinnin toimenpidepolku -oppaan sanastoa täydennetään tarvittaessa.
KÄSITE | MÄÄRITELMÄ |
|---|---|
Aineistopoiminta | Kansallisarkistoon siirto-ohjeistuksen mukaan siirrettävä tietoaineistokokonaisuus poimitaan tavallisesti yhdestä tai useammasta tietolähteestä (esimerkiksi tietojärjestelmä). Aineistopoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa keskeiset, ennalta määritellyt tietoyksiköt. Poiminta voi perustua myös kokonaan tai osin määritykseen, jota viranomainen hyödyntää jo jossain säännöllisessä tai lakisääteisessä tiedonsiirrossa tai -luovutuksessa. Ks. myös Migraatio |
Alkujaan digitaalinen asiakirja | Syntyjään digitaalinen asiakirja eli asiakirja, joka on alun perin valmistettu digitaaliseen muotoon. Lähde: Finto, KOKO-ontologia: alkujaan digitaalinen Ks. myös Asiakirja, Digitaalinen asiakirja |
Alkuperäinen käyttötarkoitus | Alkuperäisellä käyttötarkoituksella tarkoitetaan sitä tehtävää, jonka hoitamista varten viranomainen on asiakirjan tai tiedon saanut tai laatinut. Ks. myös Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Analoginen asiakirja | Paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja käytettävä asiakirja. Vrt. digitaalinen tieto, joka muodostuu bittijonoista. Ks. myös Digitaalinen asiakirja |
Analogisen säilytysmuodon/ilmentymän kulttuurihistoriallinen arvo | Arkistoidulle tai arkistoitavalle analogiselle asiakirjalle annettu arvo, joka on sidoksissa asiakirjan aineettomiin tai aineellisiin ominaisuuksiin. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu asiakirja on sellaisenaan korvaamaton ja pitää siksi säilyttää ja arkistoida myös digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Asiakirjan analogista ilmentymää ei saa hävittää. Ks. Ilmentymä |
Arkisto |
|
Arkistointi |
Ks. myös Alkuperäinen käyttötarkoitus, Säilyttäminen, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, |
Arkistointitapa | Arkistoitavien tietoaineistojen säilytysmuoto, hyödynnettävät tiedostomuodot ja tietorakenteet. Arkistointitapaan liittyviä ratkaisuja tehdään tiedon tuottamisen, arvonmäärityksen, konversioiden ja migraatioiden yhteydessä. Ks. myös Arvonmääritys, Migraatio, Konversio |
Arkistointitarkoitus | Ks. Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Arkistointitoimenpide | Arkistointi edellyttää tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Tiedonhallintaan kytkeytyviä arkistointitoimenpiteitä ovat muun muassa:
Ks. myös Arkistointi, Arkiston ylläpito, Arvonmääritys, Arkistointitapa, Tiedonhallinta |
Arkistokuvailu | 1) Metatietojen hallinnointi tai tuottaminen tietoaineistojen arkistointitarkoituksen näkökulmasta. 2) Arkistointitarkoituksen näkökulmasta tuotettu tai hallinnoitu, tiettyyn tietoaineistoon liittyvä metatietokokonaisuus. Lähde: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus Ks. myös Arkistometatieto, Kuvailu, Metatieto, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Arkistometatieto | Metatieto, jonka tavoitteena on varmistaa arkistoitavan tietoaineiston käytettävyys arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa sekä arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointi tiedon elinkaaren aikana. Lähde: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus Ks. myös Arkistointi, Arkistokuvailu, Kuvailu, Metatieto, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Arkiston ylläpito | Arkistoitujen tietoaineistojen ylläpitäminen sellaisissa tietojärjestelmissä, arkistotiloissa ja menetelmin, että asiakirjojen saatavuus, käytettävyys, pitkäaikainen säilyminen ja turvallisuus on varmistettu. Ks. myös Arkisto, Arkistointi |
Arkistonmuodostaja | Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta ja toiminnasta on muodostunut tai muodostuu yksi tai useampi arkisto. Arkistonmuodostaja voi olla myös yksityinen henkilö. Ks. myös Arkisto |
Arkistonmuodostussuunnitelma | Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin suunnitteluväline. Arkistonmuodostussuunnitelmasta (lyhenne AMS) säädetään arkistolaissa (831/1994). |
Arkistoon siirtäminen | Arkistoon siirtäminen säilytysajan päätyttyä voi olla fyysinen siirto tai esimerkiksi tilatiedon muutos tietojärjestelmässä. Ks. myös Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi, Säilytysaika, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Arvonmääritys | Asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan. Ks. myös Seulonta, Seulontapäätös, Tehtäväanalyysi |
Asiakirja | Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki, 621/1999) kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä viranomaisen asiakirja, jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten. Ks. myös Tieto, Tietoaineisto |
Asiakirjallinen tieto | Ks. Tieto |
Asiaryhmitys | Asiaryhmitys on asioiden ja asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka perustuu yleensä organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa käytettyyn tehtäväluokitukseen. Ks. myös Arkistonmuodostussuunnitelma, Luokitus |
Autenttisuus | Autenttisuus tarkoittaa tiedon alkuperäisyyttä. Tiedon alkuperä voidaan tunnistaa luotettavalla tavalla ja tieto on oikeellinen ja väärentämätön. Ks. myös Tieto, Todistusvoimaisuus |
Avoimet tiedostomuodot | Avoimet tiedostomuodot ovat ei-kaupallisia tiedostomuotoja, joita kuka tahansa voi hyödyntää ilmaiseksi. |
Data-aineisto | Kansallisarkiston siirto-ohjeissa data-aineisto tarkoittaa siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden osaa, joka sisältää siirrettävän tietosisällön. Ks. myös Oheisdokumentaatio |
Digitaalinen asiakirja | Digitaalinen asiakirja voi olla alkujaan digitaalinen tai digitaaliseen muotoon muunnettu eli digitoitu asiakirja. Digitaalinen tieto muodostuu bittijonoista, vrt. paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja käytettävä analoginen asiakirja. Ks. myös Asiakirja, Alkujaan digitaalinen asiakirja, Analoginen asiakirja |
Digitaalinen pitkäaikaissäilytys | Joukko teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä, joilla varmistetaan digitaalisten tietoaineistojen säilyminen, käytettävyys ja ymmärrettävyys silloin, kun säilyttäminen jatkuu niin pitkään, että on huomioitava teknologioiden ja käyttäjäyhteisön muutokset. Pitkäaikaissäilytys edellyttää tiedon eheyden valvontaa, riskeihin varautumista ja säilyttämistoimenpiteiden toteuttamista hallitusti. |
Digitointi | Digitoinnilla tarkoitetaan analogisessa muodossa säilytettävien tai arkistoitujen asiakirjojen tietosisällön muuntamista digitaaliseen muotoon. Digitointi on prosessi eli joukko toimenpiteitä, joita tehdään manuaalisesti, laittein sekä tietojärjestelmäympäristössä. Esimerkiksi skannaaminen on yksi digitointiprosessin toimenpiteistä. Ks. Analoginen asiakirja, Digitoitu asiakirja |
Digitoitu asiakirja | Analogisesta asiakirjasta digitoinnissa tuotettu samansisältöinen digitaalinen asiakirja eli analogisen asiakirjan digitaalinen ilmentymä. Digitaalinen asiakirja voi koostua useista tiedostoista. Ks. myös Analoginen asiakirja, Digitointi, Ilmentymä |
Dokumentointi | Ks. Oheisdokumentaatio |
Eheys | Tiedon ominaisuus, joka ilmentää sitä, että tietoa ei ole muutettu luvatta tai että se ei ole muuttunut vahingossa ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa. Lähde: TEPA-termipankki Ks. myös Semanttinen eheys, Tekninen eheys, Todistusvoimaisuus |
Eheystarkiste | Eheystarkisteet ovat tiedostokohtaisia uniikkeja tarkistesummia. Ne ovat algoritmien generoimia merkkijonoja, joiden luomiseen on tarjolla monia avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Yleisiä eheysalgoritmeja ovat ainakin MD5, SHA-256 ja SHA-1. Tarkistesummaa ja tiedostoa vertaamalla pystytään huomaamaan, onko tiedosto muuttunut, esimerkiksi korruptoitunut. Ks. myös Eheys, Semanttinen eheys, Tekninen eheys |
Elinkaaritapahtuma | Elinkaaritapahtumat ovat tietoaineistoon tai sen ilmentymiin kohdistuvia suunniteltuja toimenpiteitä tai hallitsemattomia tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa niiden ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Suunnitellut elinkaaritapahtumat auttavat hallinnoimaan ja toteuttamaan tietoaineistojen elinkaaren eri vaiheissa tarvittavia hallintatoimenpiteitä. Niitä voivat olla muun muassa:
Eri tavoin hallitsemattomat tapahtumat voivat vaikuttaa tiedon ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Lue lisää: Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus |
Formaatti | Ks. Tiedostomuoto |
Formaattirekisteri | Tiedostomuodoilla ja niiden versioilla on oma yksilöllinen tunniste (engl. Persistent Unique Identifier, puid), jonka avulla voidaan viitata juuri tämän version ominaisuuksiin sekä ohjeissa että erilaisissa teknisissä rekistereissä. Esimerkki teknisestä rekisteristä on Iso-Britannian Kansallisarkiston digitaalisten säilytyspalvelujen tukemiseen kehittämä selainpohjainen tekninen formaattirekisteri PRONOM, josta löytyvät:
Ks. myös Tiedostomuoto |
Formaattitunniste | Tiedostomuodoilla ja niiden versioilla on oma yksilöllinen tunniste (engl. Persistent Unique Identifier, puid), jonka avulla voidaan viitata juuri tämän version ominaisuuksiin sekä ohjeissa että erilaisissa teknisissä rekistereissä. Ks. myös Tiedostomuoto, Formaattirekisteri |
Hävittäminen | Ks. Tuhoaminen |
Ilmentymä | Tietoaineiston digitaalinen tai analoginen ilmenemismuoto, joka muodostuu, kun aineistoa tallennetaan eri tallennusvälineille. Tietoaineistolla voi olla elinkaarensa aikana useita ilmentymiä. Perinteinen esimerkki eri ilmentymien välisestä suhteesta on aineiston analoginen ilmentymä ja siitä digitoimalla tuotettu digitaalinen ilmentymä, jotka ovat saman asiakirjan kaksi eri ilmentymää. Ks. myös Analoginen asiakirja, Digitointi |
Informaatioarvon analyysi | Arvonmäärityksessä informaatioarvon analyysin tavoitteena on tunnistaa tietoaineistojen keskeisin tietosisältö ja arvioida niiden käyttötarpeita. Ks. myös Arvonmääritys, Tehtäväanalyysi |
Immateriaalioikeudet | Oikeudet, joiden perusteella haltijalla on omistusoikeuden kaltainen määräysvalta oikeuden aineettomaan kohteeseen; Immateriaalioikeuksilla suojataan mm. teoksia, tekniikkaa, muotoilua ja tavaramerkkejä. |
Integraatio | Integraatio tarkoittaa säännöllistä ja jatkuvaa tiedonsiirtoa esimerkiksi tietojärjestelmien välillä. Ks. myös Migraatio |
Kokonaisarkkitehtuuri | Kokonaisarkkitehtuuri (engl. Enterprise Architecture) on organisaation toimintaan liittyvien kokonaisuuksien ja niiden välisten suhteiden kuvaamiseen ja hallintaan erikoistunut laaja lähestymistapa ja menetelmäjoukko. Se on erityisesti suunnittelun ja päätöksenteon strateginen väline, jonka osa-alueita ovat
|
Kokonaisarkkitehtuurikuvaus | Kokonaisarkkitehtuurikuvaus on määrämuotoinen kuvaustapa, jossa on tyypillisesti mallinnettu organisaation rakenteet sekä nykytilassa että tavoitetilassa. |
Kontekstitieto | Tietoaineistoon liittyvä asiayhteys ja viitekehys. Esimerkiksi yhteys tehtävään tai toimintaprosessiin, jonka yhteydessä tietoaineisto on muodostunut sekä aikaan, paikkaan ja toimijoihin, jotka ovat vaikuttaneet tietoaineiston muodostumiseen tai käsittelyyn. |
Konversio | Konversio (myös konvertointi) on migraation alalaji tai osa. Tiedot muunnetaan siinä yhdestä muodosta toiseen. Konversio voi liittyä esimerkiksi tiedostomuodon tai tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen. Ks. myös Migraatio |
Koodi (koodistossa) | Tiettyjen sääntöjen mukainen metatiedon esitysmuoto. Lähde: Finto. Tietotermit - koodi (koodistossa) Ks. myös Koodisto |
Koodisto | Metatietoina käytettävien koodien kokoelma. Lähde: Finto. Tietotermit - koodisto Ks. myös Koodi (koodistossa) |
Korruptoituminen | Tietojen korruptoitumisella tarkoitetaan sellaisia virheitä, jotka tapahtuvat esimerkiksi tiedon tallentamisen, siirtämisen tai muun käsittelyn aikana ja jotka aiheuttavat tahattomia muutoksia alkuperäisiin tietoihin. |
Kulttuurihistoriallinen arvo | Ks. Analogisen säilytysmuodon/ilmentymän kulttuurihistoriallinen arvo |
Kuvailu |
Kuvailun tavoitteena on muun muassa varmistaa tiedon ja tietoaineistojen ymmärrettävyys, käytettävyys ja säilyvyys niiden välittömän muodostumis- ja käyttökontekstin ulkopuolella. Ks. myös Arkistokuvailu, Metatieto, Oheisdokumentaatio |
Käytettävyys | Ominaisuus, joka ilmentää sitä, miten tieto, järjestelmä tai palvelu on niihin oikeutettujen hyödynnettävissä haluttuna aikana. Lähde: TEPA-termipankki Käytettävyys tarkoittaa, että tieto paikallistettavissa, haettavissa ja tulkittavissa. Ks. myös Todistusvoimaisuus |
Käyttörajoitus | Oikeudellinen käyttörajoitus liittyy tietoaineistoon tai sen sisältämään tietoon. Käyttörajoitettu kohde ei ole vapaasti saatavilla, vaan sen käyttö vaatii erilaisia toimenpiteitä, kuten käyttöluvan hakemista tai fyysistä läsnäoloa tietyssä paikassa tai tilassa. Aineiston käyttöä ja asettamista saataville voivat rajoittaa muun muassa
Käyttörajoitusten pitää olla ajantasaisia, ja ne tulisi toteuttaa siten, että ne tukevat tiedon automaattista käsittelyä. |
Looginen tietovaranto | Looginen tietovaranto on toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko. Se sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä tai osia niistä eli tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä. Lähde: JHS 179 -suositus Ks. myös Tietoaineisto, Tietoryhmä, Tietovaranto |
Luokitus | Ilmiöiden ryhmittely luokkiin niiden samankaltaisten ominaisuuksien perusteella niin, että luokat eroavat toisistaan. Lähde: Finto. Tietotermit Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset asiaryhmitykset ja organisaation tehtäviin perustuvat tehtäväluokitukset. Ks. myös Asiaryhmitys, Tehtäväluokitus |
Luotettavuus | Luotettavuus tarkoittaa sitä, että tieto on virheetön ja kattava esitys niistä tosiasioista tai tapahtumista, joista sitä säilytetään todisteena. Ks. myös Todistusvoimaisuus |
Mappaus | Tietojen mappaus (myös mäppäys, engl. mapping, crosswalk) tarkoittaa tiedon semanttisten eli merkitykseen liittyvien vastaavuuksien kartoittamista ja hallintaa esimerkiksi kahden eri metatietomallin, formaatin tai muun tietorakenteen välillä. Näin määritellään, mikä kohdejärjestelmän tietokenttä vastaa tietosisällöltään lähdejärjestelmän tietokentän tai tietokenttien tietosisältöä. |
Metatieto | Metatieto on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa. Lähde: Finto, Tietotermit. Ks. myös Arkistokuvailu, Kuvailu |
Migraatio | Migraatiossa tiedot ja tietoaineistot siirretään kertaluonteisesti esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Migraation alalaji tai osa on konversio. Ks. myös Integraatio, Konversio |
Mäppäys | Ks. Mappaus |
Oheisdokumentaatio | Oheisdokumentaatio on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa. Sen avulla voidaan antaa yleiskuvaus tietoaineistosta ja toiminnasta, jonka tuloksena se on muodostunut sekä kuvata tietoaineiston tietorakenteet. Dokumentaatiossa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, joita tietojärjestelmästä ja tietoaineistoista on laadittu niiden elinkaaren varrella. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa suositellut tiedostomuodot. Ks. myös Data-aineisto, Dokumentointi, Kuvailu, Arkistokuvailu |
Pitkäaikaissäilytys | Ks. Digitaalinen pitkäaikaissäilytys |
Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä | Pitkäaikaissäilytysjärjestelmässä on huomioitu tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet, joiden tarkoitus on varmistaa tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys hyvin pitkällä aikavälillä. Tärkeää on muun muassa aineistojen kontekstin ja tietosisällön kuvailu, eheyden varmistaminen ja tiedostomuotokonversiot, joissa tietoaineistoja muunnetaan tarvittaessa hallitusti ja häviöttömästi uuteen säilytyskelpoiseen muotoon. Ks. Digitaalinen pitkäaikaissäilytys, Säilytysjärjestelmä |
Poistaminen | Poistaminen tarkoittaa tietojen poistamista rekisteristä säilytysajan tai rekisteröinnin päätyttyä. Poistetut tiedot voidaan arkistoida tutkimustarkoituksia varten eli poistaminen ei tarkoita samaa kuin tietojen tuhoaminen. Ks. myös Tuhoaminen |
Pysyvä säilyttäminen | Pysyvä säilyttäminen saattaa viitata sekä arkistointiin (arkistolaki, 831/2994) että pysyvään käyttötarpeeseen henkilötietojen alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Käsitteiden muutos tapahtui EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) myötä. Ks. myös Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Pysyvä tunniste | Ks. Tunniste |
Semanttinen eheys | Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Joskus käytetään myös termejä sisällöllinen, tietosisällöllinen tai looginen eheys. Ks. myös Eheys |
Seulonta | Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:
Analogisessa toimintaympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien tietoaineistojen hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla sekä arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä että arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Ks. myös Arvonmääritys, Seulontapäätös |
Seulontapäätös | Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista. Seulontapäätökset ovat viranomaisia velvoittavia, ja ne perustuvat arvonmääritykseen. Ks. myös Arvonmääritys, Seulonta |
Siirtoerä | Kansallisarkistoon siirrettävästä tietoaineistosta muodostetaan yksi vai useampi siirtoerä. Siirtoerä on looginen, ehyt ja valmis kokonaisuus, jonka sisältämiin aineistoihin tai tietoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita. Tietoaineisto voidaan jakaa siirtoeriksi esimerkiksi tehtäväluokkien ja erilaisten aikarajausten mukaisesti. Ks. Siirtopaketti |
Siirtokäyttöliittymä | Kansallisarkiston selainpohjainen asiakasliittymä siirrettävien tietoaineistojen metatietojen luomiseen ja online-siirtoihin. |
Siirtopaketti | Kansallisarkistoon siirrettävästä tietoaineistosta muodostetaan yksi vai useampi siirtoerä. Siirtoerästä muodostetaan yksi tai useampi siirtopaketti. Paketin muodostamista varten tiedostot tallennetaan Kansallisarkiston siirto-ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoidaan siirtoa varten yhdeksi tiedostoksi. Ks. Siirtoerä |
Siirtorakenne | Tietoaineistoja otetaan Kansallisarkistoon vastaan valmiiksi määritellyissä siirtorakenteissa. Käytettävä siirtorakenne riippuu siirrettävän tietoaineiston muodosta ja muista siihen liittyvistä reunaehdoista. |
Säilyttäminen | Tietoja säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa määritelty aika, jonka jälkeen arkistoitavaksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan ja määräajan säilytettävät tuhotaan. Lähde: Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto Säilyttäminen kattaa tekniset, hallinnolliset, taloudelliset ja strategiset toimet, joilla tiedon säilyminen ja eheys varmistetaan ennen kuin se säilytysaikansa mukaisesti joko tuhotaan tai arkistoidaan tai siirretään muusta syystä pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Ks. myös Arkistointi, Alkuperäinen käyttötarkoitus, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, |
Säilytysaika | Viranomaisen tulee määritellä asiakirjatietojensa säilytysajat, ellei niistä ole säädetty laissa. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitava tietojen alkuperäinen käyttötarve sekä esimerkiksi kansalaisten oikeusturva. Tietoja säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa määritelty aika, jonka jälkeen arkistoitavaksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan tai määräajan säilytettävät tuhotaan. Lähde: Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto Ks. myös Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi, Säilyttäminen, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus |
Säilytysjärjestelmä | Säilytysjärjestelmä on yleiskäsite tietojärjestelmälle, jonka pääasiallinen käyttötarkoitus liittyy digitaalisten tietoaineistojen ja niiden kuvailutietojen säilyttämiseen, tietopalveluun tai arkistointiin. Säilytysjärjestelmiin tallennettava tieto voi olla määräajan säilytettävää, lain perusteella pysyvästi säilytettävää tai arkistolain (831/1994) nojalla arkistoitavaa. Säilytysjärjestelmissä on yleensä huomioitu tiedon luokittelu, säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittely, tiedon säilyminen muuttumattomana, tarpeettomien tietoaineistojen tuhoaminen ja tietoaineistojen siirtäminen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen ja arkistoon. Ne vastaavat siis yleensä hyvin arkistoitavan tiedon hallinnan vaatimuksiin. Säilytysjärjestelmän oma elinkaari on muiden tietojärjestelmien tapaan rajallinen. Sen käytön suunnittelussa ja käyttöönotossa pitää varmistaa se, että arkistoitava tieto pystytään siirtämään hallitusti muualle, kun järjestelmän käyttö päättyy. Ks. myös Arkiston ylläpito, Digitaalinen pitkäaikaissäilytys, Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä, Säilyttäminen |
Säilytysmuoto | Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista ja/tai analogista muotoa. Asiakirjalla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Ne eivät ole asiakirjan kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. Ks. Arvonmääritys, Digitointi, Ilmentymä |
Tehtävä | Tehtävällä tarkoitetaan säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle annettua työtä tai velvoitetta. Lähde: JHS 201 -suositus. |
Tehtäväanalyysi | Tehtäväanalyysissa arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät, toimintaympäristö ja toimintaprosessit. Analyysissa tarkastellaan:
Näiden avulla tunnistetaan ne tehtävät ja niihin liittyvät asiakirjatiedot, jotka arkistoidaan tutkimusta ja muuta yhteiskunnallista toimintaa varten. Tehtäväanalyysin tuloksena voidaan tunnistaa myös tehtävät ja toiminnot, joiden yhteydessä ei kerry arkistoitavia asiakirjatietoja. Ks. myös Arvonmääritys, Informaatioarvon analyysi, Tehtävä |
Tehtäväluokitus | Asioiden ja asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka perustuu organisaation tehtävien pohjalta laadittuun hierarkiaan. Ks. myös Asiaryhmitys, Luokitus, Tehtävä |
Tekninen eheys | Ks. myös Eheys, Semanttinen eheys |
Tiedonhallinta |
Lähde: Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto
Lähde: Finto, Tietotermit - tiedonhallinta |
Tiedonhallintamalli | Tiedonhallintayksikön toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevä ja kuvaava kuvaus. Lähde: Tiedonhallintautakunnan suositusten sanasto Tiedonhallintamalli kehitettiin 2010-luvun lopulla yhdistämään useita suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita mukaan lukien arkistonmuodostussuunnitelma, kokonaisarkkitehtuuri ja tietosuojaan liittyvät selosteet. Tiedonhallintamallista säädetään tiedonhallintalaissa (906/2019). Ks. Arkistonmuodostussuunnitelma, Kokonaisarkkitehtuuri, Tiedonhallintayksikkö |
Tiedonhallintayksikkö | Viranomainen, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti. Lähde: Tiedonhallintautakunnan suositusten sanasto Ks. myös Tiedonhallinta |
Tiedonohjaus | Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen (9815/07.01.01.00/2008) mukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS). Ks. Tiedonohjaussuunnitelma |
Tiedonohjaussuunnitelma | Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin suunnitteluväline. Tiedonohjaussuunnitelman (lyhenne TOS) tavoitteena on ollut asiakirjojen elinkaaren hallinta metatietojen ennalta määrittelyn ja niin kutsutun tiedonohjauksen avulla. TOS on usein mielletty arkistonmuodostussuunnitelman korvaajaksi tai digitaalisten aineistojen hallintaan tarkoitetuksi. Ks. Arkistonmuodostussuunnitelma, Tiedonohjaus |
Tiedostomuoto | Digitaalisessa muodossa oleva aineisto muodostuu bittijonoista, joilla on aina jokin määrätty tiedostomuoto eli formaatti. Formaatti on käytännössä standardi. Sen perusteella voidaan luoda sovellus, jonka avulla bittijono esitetään ymmärrettävässä ja käyttökelpoisessa muodossa. Ks. myös Formaattirekisteri, Avoimet tiedostomuodot |
Tieto | Merkkijono, viesti, tosiasia, havainto, tulkinta tai käsitys. Lähde: Finto, Tietotermit Asiakirjallisella tiedolla tarkoitetaan tiedonhallintalain perusteluissa (HE 284/2018) tietoa, jonka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja. Arkistoinnin toimenpidepolussa tiedolla tarkoitetaan ensisijaisesti asiakirjallista tietoa. Tietoaineisto muodostuu asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Ks. Tietoaineisto |
Tieto-objekti | Tässä oppaassa: itsenäinen tietojoukko, jota käsitellään yhtenä kokonaisuutena ja jolla on oma identiteetti. Tieto-objektilla on esimerkiksi nimeke tai tunniste, joka erottaa sen muista tietokohteista. |
Tietoaineisto | Asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Lähde: Tiedonhallintalaki (906/2019) Ks. myös Asiakirja, Tieto |
Tietomalli | Tietomalli on kuvaustapa, jossa määritellään ja kuvataan tietokokonaisuuksien eri ominaisuustietojen keskinäiset suhteet, tiedon muoto ja koodistot sekä käsitteet. |
Tietopyyntö | Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjasta. Pyynnön kohteena voi olla yksittäinen tieto, tietyistä tietosisällöistä koostuva asiakirja tai näitä laajempi erimuotoinen viranomaisaineisto. |
Tietorakenne | Tietoaineiston looginen tai fyysinen rakenne. Ks. myös Tieto, Tietoaineisto |
Tietoryhmä | Tietoaineistoon sisältyvien tietojen käyttötarkoitukseen perustuva ryhmä. Ryhmittelyn perusteena voi olla mm.
Ks. myös Tieto, Tietoaineisto |
Tietovaranto | Viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Ks. myös Looginen tietovaranto, Tietoaineisto |
Todistusvoimaisuus | Todistusvoimainen tieto on autenttista, luotettavaa, eheää ja käytettävää. Ks. myös Autenttisuus, Eheys, Käytettävyys, Luotettavuus |
Toimija | Henkilö, organisaatio tai muu ryhmä (esim. suku). |
Toimintaprosessi | Viranomaisen asiankäsittely- tai palveluprosessi. |
Tuhoaminen | Määräajan säilytettävän asiakirjan fyysinen (ml. tekninen) tuhoaminen. Arkistoitavan asiakirjan analogisen ilmentymän tuhoaminen. Tiedonhallintalaki (906/2019, 21 §) käyttää käsitettä tuhoaminen: “Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.” Arkistolaki (831/1994, 7§) käyttää käsitettä hävittäminen: “Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.” Ks. myös Poistaminen |
Tunniste | Tunnisteet ovat johonkin kohteeseen, tietoon tai aineistoon liittyviä yksilöiviä, ainutkertaisia tunnuksia, joiden avulla kohteeseen voidaan yksiselitteisesti viitata. Tunniste voi yksilöidä kohteita yksittäisen tietojärjestelmän tai organisaation sisällä. Globaalisti yksilöivät tunnukset yksilöivät kohteen ainutlaatuisesti ja pysyvästi. Ne perustuvat ylläpidettyihin tunnistejärjestelmiin, jotka mahdollistavat tunnisteen luotettavan hyödyntämisen ajasta, paikasta tai organisaatiosta riippumatta. Tunnisteita saavat tietoaineistojen lisäksi monenlaiset reaalimaailmaan kohteet, muun muassa organisaatiot ja rakennukset. |
Vaatimustenmukaisuus | Suositeltujen vaatimusten täyttyminen arvioinnin kohteessa. |
Validointi | Tietoaineiston teknisen tai semanttisen laadun tarkastaminen. |
Viranomaisen asiakirja | Ks. Asiakirja |
Yksilöivä tunniste | Ks. Tunniste |
Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus | Arkistoituja tietoaineistoja käsitellään yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa, jolloin asiakirjaan tai tietoaineistoon kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä. Ks. myös Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi |