Etappi 1. Suunnittele ja kehitä arkistointia

Toimenpidepolun ensimmäinen etappi on suunnittelu. Sen aikana luodaan kokonaiskuva arkistoitavien tietoaineistojen tiedonhallinnasta ja tunnistetaan arkistointia tukevien toimenpiteiden tarve. Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta tietoaineistojen elinkaaren hallinta voidaan toteuttaa hallitusti ja minimoida siihen liittyviä riskejä. Löydät tästä osiosta tietoa siitä, mitä pitäisi suunnitella, miten tiedonkeruu nykytilan kartoitusta ja suunnittelua varten kannattaa tehdä ja millaisia suunnittelu- ja kuvausvälineitä voit hyödyntää.

Miksi suunnittelua tarvitaan?

Arkistoinnin kehittäminen ja toteuttaminen tapahtuu suunnitelmallisesti osana organisaation tiedonhallintaa ja kehittämistoimintaa. Tavoitteena on tiedonhallinta, jonka avulla voidaan hallitusti varmistaa paitsi viranomaisen omien tehtävien hoidossa tarvittavien tietojen saatavuus, myös arkistoitavien tietoaineistojen tunnistaminen, säilyminen ja käytettävyys.

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen on käytännössä aina sekä hallinnollista, teknistä että sisällöllistä. Eri osa-alueita ja niihin kohdistuvia vaatimuksia voi jäsennellä oheisen taulukon tapaan. Hallinnollisessa näkökulmassa korostuvat tiedon omistajuus ja organisaation vastuut riippuvuuksineen. Teknisessä näkökulmassa kyse on tiedon säilyvyyteen, käytettävyyteen ja suojaamiseen liittyvistä tarpeista. Sisällöllisessä näkökulmassa taas korostuu tiedon ymmärrettävyys ja käyttö nyt ja tulevaisuudessa. On keskeistä ymmärtää, että toimiva tiedonhallinta ja arkistointi edellyttää kehittämistä ja toimenpiteitä kaikilla kolmella osa-alueella.

Arkistointi ja arkiston ylläpito ovat laajoja tehtäviä, jotka voidaan jäsennellä konkreettisiksi toimenpiteiksi. Arkistoinnin suunnittelu on käytännössä näiden toimenpiteiden tarpeen arvioimista sekä ajoittamista kunkin tietoaineiston vaatimalla tavalla.

Suunnittelua ja erityisiä toimenpiteitä vaativat muun muassa:

• säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määrittely ja seulontapäätöksen hakeminen

• riittävien meta- ja kuvailutietojen tuottaminen

• tiedon elinkaaren vaiheiden hallinta mukaan lukien arkistointi ja tuhoaminen

• arkistointitavan hallinta eli säilytysmuodon ja tiedostoformaattien hallinta sekä migraatiot

• arkistopaikan hallinta eli siirtäminen arkistojärjestelmään sekä omistajuuden hallinta

• aineistojen pitkäaikainen ja tietoturvallinen säilyttäminen.

Lisäksi on suunniteltava ja järjestettävä myös tietoaineistojen käyttö arkistosta.

Toimenpidepolulla arkistoinnin suunnittelu ja arvonmääritys ovat saaneet omat etappinsa. Muita toimenpiteitä on käsitelty tiedon laatuun ja käytettävyyteen sekä tiedon eheyteen ja säilyvyyteen keskittyvillä etapeilla.

Suunnittelulla hallitaan riskejä

Arkistointitoimenpiteet tukevat arkistoinnin suunnittelua ja tietoaineistojen säilyttämistä käytettävinä ja ymmärrettävinä. Jos pitkäaikaisen säilyttämisen tai arkistoinnin tarpeita ei huomioida tietojärjestelmää, tiedon tuottamista ja ylläpitoa suunniteltaessa, riski tiedon menettämisestä kasvaa.

Erityisesti digitaaliset tietoaineistot ovat alttiita vahingossa tapahtuvalle tuhoutumiselle ja tietoaineiston muuttumiselle käyttökelvottomaksi esimerkiksi teknologiaan tai tiedon ymmärrettävyyteen liittyvien muutosten vuoksi.

Riskejä voidaan hallita:

• tunnistamalla ongelmakohdat

• ennakoimalla

• suunnittelemalla.

Suunnittelutyön toteuttaminen

Arkistoinnin suunnittelu ja toimenpiteiden tarpeen tunnistaminen edellyttää organisaation ja sen tehtävien, tietoaineistojen ja tietovarantojen sekä tietojärjestelmien tuntemusta ja arviointia. Käytännön suunnittelutyössä voit edetä seuraavasti:

1. Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi

2. Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit

3. Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset

4. Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta

5. Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet

Suunnittelun voi toteuttaa osin projektityöskentelynä, mutta lopulta sen tulisi olla jatkuva tehtävä. Projekti auttaa “suuren harppauksen” ottamisessa, mutta esimerkiksi vuosikelloon perustuva jatkuva kehittäminen tukee arkiston ylläpitoa ja esimerkiksi seulontapäätösten ajantasaisuuden seurantaa. Digitaalisen toimintaympäristön muutosvauhti vaatii jatkuvaa tietoaineistojen ylläpitoa, mutta myös osaamisen kehittämistä ja uteliaisuutta uutta kohtaan.

Tutustu tiedonhallinnan suunnittelu- ja kuvausvälineisiin ja menetelmiin oheisten lyhyiden esittelyjen avulla. Suunnitteluvälineiden hyödyntämistä on esitelty tarkemmin etapin alasivulla.

📌 Välineitä suunnittelun avuksi

✔ Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on perinteinen tiedonhallinnan väline Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on tiedonhallinnan ja asiakirjojen elinkaaren suunnittelun väline, josta on säädetty arkistolaissa (831/1994) . AMS ohjaa tiedon hallintaa ja arkiston muodostamista aina asiakirjojen laatimisesta ja saapumisesta päätearkistoon tai hävittämiseen saakka. AMS on kehittynyt 1980-luvulta alkaen yksinkertaisesta organisaatio- ja asiakirjapohjaisesta arkistointisuunnitelmasta tehtävän, toiminnan ja asiakirjat yhdistäväksi suunnitelmaksi. Kuitenkin käytännön toteutusten tietosisältöjen tarkkuus vaihtelee paljon. Useimmiten AMS sisältää: kaikki viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden säilytysajat ja -tavat, asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytyspaikat ja -muodot sekä arkistotunnukset asiakirjojen ja tietoaineistojen julkisuusluokat ja henkilötietoluonteet. Lue lisää: AMS-opas (pdf). ✔ Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tukee elinkaaren hallintaa tietojärjestelmissä Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on tehtäväpohjainen tiedonhallinnan väline, jonka tavoitteena on ollut asiakirjojen elinkaaren hallinta metatietojen ennalta määrittelyn ja ns. tiedonohjauksen avulla. TOS on usein mielletty AMS:n korvaajaksi tai digitaalisten aineistojen hallintaan tarkoitetuksi eAMS:ksi. Tiedonohjaussuunnitelma perustuu Kansallisarkiston sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä koskeviin ns. SÄHKE-määräyksiin. SÄHKE1-määräys annettiin vuonna 2005 ja SÄHKE2 vuonna 2008. Molemmat määräykset on kumottu. TOS:n tietosisältöä on lisäksi tarkennettu ja laatimista ohjeistettu JHS-suositusten avulla. TOS sisältää: pääosan viranomaisen tehtävissä syntyvistä asiakirjoista ja tiedoista säilytysaikojen hallinnan käyttörajoitusten hallinnan. Tiedonohjauksessa hyödynnettävät metatiedot perustuvat pääosin SÄHKE2-metatietomalliin. Lue lisää: https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/jhs-191-tiedonohjaussuunnitelman-rakenne/resource/1bd2a615-2e82-49ba-974b-987dacad4059 ✔ Tiedonhallintamalli (THM) kokoaa kuvaus- ja suunnittelutarpeet Tiedonhallintamalli (THM) on tiedonhallinnan kuvaus- ja suunnitteluväline, josta on säädetty tiedonhallintalaissa (906/2019) . THM auttaa luomaan kokonaiskuvan organisaation tiedonhallinnasta riippuvuuksineen. Tiedonhallintamalli kehitettiin yhdistämään useita suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita mukaan lukien AMS, kokonaisarkkitehtuuri ja tietosuojaan liittyvät selosteet. Tiedonhallintamalli sisältää muun muassa: toimintaprosessit, tietovarannot ja tietoaineistojen keskeiset tietoryhmät sekä tietojen luovutuskohteet tietojen säilytysajat sekä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta tiedot tietojärjestelmistä, tiedonsiirtotavoista sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä. Lue lisää: Suositus tiedonhallintamallista. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:22. ✔ Muutosvaikutusten arviointi auttaa pitämään toteutukset ajan tasalla Tiedonhallintalaki (906/2019) edellyttää, että tiedonhallintayksikkö arvioi suunnittelemansa uudistuksen ja tietojärjestelmien käyttöönoton vaikutuksia tiedonhallintaan, mikäli muutoksella on olennaisia vaikutuksia tiedonhallintayksikön tiedonhallintamallin sisältöön. Muutosvaikutusten arviointi tulee tehdä, jos suunniteltu uudistus aiheuttaa muutoksia tiedonhallintayksikön toimintaprosesseihin, tietoaineistoihin, tietovarantoihin, tietojen arkistointiin, tietojärjestelmiin sekä näihin kohdentuviin tietoturvallisuustoimenpiteisiin. Muutosvaikutusten arviointi auttaa tunnistamaan myös arkistointiin vaikuttavia tekijöitä ja varmistamaan tiedon elinkaaren hallinnan vaatimusten toteutumisen muutoksen jälkeen. Vaikutusten arviointi auttaa vastaamaan muun muassa siihen, syntyykö muutoksen jälkeen uudenlaisia tietoaineistoja, joiden käyttötarvetta ja arkistollista arvoa tulisi arvioida, pystytäänkö määräajan säilytettävät asiakirjat tuhoamaan edelleen tietoturvallisesti säilytysajan päätyttyä ja voidaanko arkistoitavien asiakirjojen säilyminen käytettävinä edelleen turvata. Lue lisää: Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:21.

Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi

Arkistoinnin suunnittelun perustana ovat riittävät tiedot organisaatiosta, sen tehtävistä sekä tehtävissä kertyvistä tietoaineistoista. Tietoaineistojen säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määrittely edellyttää, että työn tukena on riittävä ymmärrys toimijan asemasta hallinnollisessa hierarkiassa sekä juridisesta asemasta. Tietojen keräämisessä voit hyödyntää muun muassa organisaatiotasi koskevaa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä ja toimintakertomuksia sekä strategia-asiakirjoja.

Tutki organisaatiotasi. Käytä apuna esimerkiksi näitä kysymyksiä:

• Onko kyse valtionhallinnosta, kuntaorganisaatiosta, itsenäisestä julkisoikeudellisesta laitoksesta, valtion tai kunnan liikelaitoksesta tai osakeyhtiöstä tai yksityisestä toimijasta?

• Mitä organisaatiostasi on säädetty? Koskeeko sitä oma organisaatiolaki tai noudattaako se esimerkiksi kuntalakia tai yliopistolakia?

• Miltä osin organisaatiosi tulee noudattaa julkisuuslakia, tiedonhallintalakia ja arkistolakia?

• Onko organisaatiollasi laissa säädettyjä julkisia hallintotehtäviä tai tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa?

• Säädetäänkö erityislainsäädännössä organisaatiosi rekisterinpitovelvollisuuksista, tietoaineistojen säilytysajoista tai arkistoinnista?

• Mitä muita ulkoisia standardeja tai sisäisiä toimintasääntöjä organisaatiosi noudattaa?

• Onko kyse keskusvirastosta, jolla on ohjaava rooli sen alaiseen hallintoon nähden vai edellä mainitun ohjauksen mukaan toimivasta substanssitoimijasta?

• Mitä ovat organisaatiosi tavoitteet ja kehityssuunnat? Miten ne vaikuttavat tiedonhallintaan ja arkistointiin?

• Miten organisaatiosi on syntynyt ja kehittynyt? Millainen historia sillä on? Onko sillä useita edeltäjiä?

• Miten tiedonhallinta ja arkistointi on organisoitu? Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit?

Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit

Toiminnan analysoinnin tarkoituksena on tunnistaa organisaatiosi tehtävät sekä se, mitä tietoaineistoja niiden hoitamisessa syntyy. Ydintehtäviensä lisäksi organisaatiolla on tuki- ja ylläpitotehtäviä, kuten yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto sekä viestintä ja tiedonhallinta.

Julkisen hallinnon organisaation tehtävistä säädetään tyypillisesti organisaatiolaeissa ja tehtävää koskevassa lainsäädännössä. Lisäksi organisaatio on saattanut ottaa itselleen tehtäviä, joita ei ole säädetty sen velvollisuudeksi. Kaupungit esimerkiksi rakentavat ja ylläpitävät vuokra-asuntoja.

Tehtäviä hoidetaan muun muassa tuottamalla palveluja. Osa tehtävistä sisältää jo lähtökohtaisesti velvoitteen palveluiden tuottamiseen tai järjestämiseen, esimerkiksi terveydenhuollon palvelut.

Tehtäviä hoidetaan ja palveluja tuotetaan erilaisten prosessien avulla. Toistuvia ja melko määrämuotoisia prosesseja ovat esimerkiksi suunnittelu-, lausunto-, päätös-, muutoksenhaku-, maksatus- ja laskutusprosessit. Prosessi voi olla myös hyvin erikoistunut, esimerkiksi digitaalisen aineiston vastaanoton prosessi Kansallisarkistossa. Prosessien tutkiminen auttaa sinua tunnistamaan eri prosessien sidokset muihin prosesseihin ja voit paikantaa kohdat, joissa eri viranomaisten tehtävät risteävät ja liittyvät toisiinsa. Usein näissä tilanteissa tuotetaan myös tietoa yhteiseen tietovarantoon.

Tehtävissä ja prosesseissa muodostuu arkistoitavaa tietoa, jota käsitellään ja säilytetään tietojärjestelmissä. Arvonmääritys edellyttää tehtävien, prosessien ja tietoaineistojen välisten yhteyksien ymmärtämistä. Arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys puolestaan asettavat vaatimuksia tietoaineistojen ja tietojärjestelmien ominaisuuksille. Tällaisia ovat riittävät metatiedot ja tekniset toiminnallisuudet.

Pääset pureutumaan tehtäviin ja prosesseihin tutkimalla lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä, strategia-asiakirjoja sekä prosessikuvauksia. Tärkeitä tiedonlähteitä ovat tiedonhallinnan kuvaukset, kuten arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai tiedonhallintasuunnitelma tehtäväluokituksineen sekä asianhallintajärjestelmän asiaryhmitykset. Hyödyllisiä ovat myös kokonaisarkkitehtuurikuvaukset, tiedonhallintamallit ja datanhallintasuunnitelmat.

Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat sekä tunnista niihin liittyvät vaatimukset

Tietovarantojen, tietoaineistojen ja asiakirjojen kartoittaminen kulkee yleensä käsi kädessä tehtävien ja toimintaprosessien kartoittamisen kanssa. Laissa säädetty tehtävä tai käytännön toimintaprosessi antaa tietoaineistolle kontekstin eli viitekehyksen, joka tukee sen käyttöä ja ymmärtämistä.

Arkistoinnin näkökulmasta tiedon keskeisin ominaisuus on sen arkistollinen arvo. Arkistollisesta arvosta johtuu, että tiedon säilyminen käytettävänä ja ymmärrettävänä on varmistettava pysyvästi. Lisäksi tietoaineistoihin, asiakirjoihin ja tietoon kohdistuu erilaisia muita ominaisuuksia ja vaatimuksia, jotka tulisi tunnistaa ja huomioida paitsi tietoa tuotettaessa myös sen myöhemmissä elinkaaren vaiheissa. Vaatimukset voivat liittyä organisaation oman toiminnan tarpeisiin, lainsäädäntöön, muuhun sääntelyyn tai toimintaympäristöön.

Vaatimuksia liittyy esimerkiksi:

• todistusvoimaisuuteen ml. asiarekisterin ylläpitäminen ja allekirjoitusten tarve

• asiakirjajulkisuuteen eli tiedon antamiseen ja salassapitoon

• tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn

• tiedon keräämiseen ja luovutuksiin

• käyttötarpeisiin ja niiden kestoon mm. viranomaisen toiminnassa tai todisteena oikeuksista ja velvollisuuksista.

Vaatimukset tulee huomioida, kun suunnitellaan tietoturvatoimenpiteitä, tietojärjestelmiä tai tietoaineistojen elinkaaren hallintaan liittyviä tapahtumia, kuten metatietojen tuottamista ja kuvailua, digitointia, migraatioita ja arkistoinnin ajankohtaa. On hyvä muistaa, että vaatimusten toteuttaminen edellyttää yleensä sekä hallinnollisten, teknisten että sisällöllisten näkökulmien huomiointia. Arkistokäytön ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmat pitää esimerkiksi huomioida, kun toteutetaan sähköisten allekirjoitusten tuottamistapaa ja dokumentointia.

📌 Esimerkkejä asiakirjoihin ja tietoaineistoihin kohdistuvista vaatimuksista

✔ Säilytysaikojen, arkistoinnin ja tuhoamisen hallinta kytkeytyvät toisiinsa Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:ssä tietoaineistojen säilytysajalla tarkoitetaan tietoaineistojen säilyttämistä siihen käyttötarkoitukseen, mitä varten ne on kerätty. Tiedonhallintayksikön on määriteltävä säilytysaika kaikille niille asiakirjoille ja tietoaineistoille, joiden säilytysaikaa ei ole säädetty laissa. Säilytysajan päätyttyä määräajan säilytettävät asiakirjat tai tietoaineistot tuhotaan ja arkistoitavaksi laissa säädetyt tai arkistolain perusteella määrätyt tietoaineistot arkistoidaan. Myös arkistoitaville tietoaineistoille tai asiakirjoille on määriteltävä säilytysaika. Säilytysajan päättyminen määrittää sen hetken, jolloin asiakirja tai tietoaineisto siirtyy arkistovaiheeseen ja arkistoidaan. Arkistoiminen tarkoittaa tiedon käyttötarkoituksen ja käsittelyperusteen muuttumista ja vaikuttaa rekisterinpitäjän tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin. Tietosuojaan liittyvät velvoitteet sekä arkistosiirtojen varmistaminen edellyttävät, että arkistoitava tieto ja arkistoitavat tietokokonaisuudet on pystyttävä yksilöimään muun tiedon joukosta. Tiedon säilytysarvo ja -aika sekä arkistollinen arvo tulisi esittää tiedonhallintamallissa, tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistointisuunnitelmassa. Lisäksi tulisi suunnitella, miten elinkaaren hallinta pystytään käytännössä toteuttamaan oikea-aikaisesti. Tietojärjestelmissä säilytysaikoja sekä arkistointia ja tuhoamista tulisi voida hallita metatietoelementtien, tilatietojen, käsittelysääntöjen tai muiden teknisten ominaisuuksien avulla. ✔ Rekisteröinti asiarekisteriin tukee tiedon käytettävyyttä ja todistusvoimaisuutta Asiakirjojen käsittelyä ja hallintakeinoja koskevat vaatimukset riippuvat siitä, millaisen tehtävän hoidossa asiakirjat syntyvät. Tiedonhallintalain (906/2019) mukaan viranomaisen käsittelyyn otettavat asiat on rekisteröitävä asiarekisteriin. Mikä on asiarekisteri? Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterin tarkoitus on tukea viranomaisen toiminnan avoimuutta ja helpottaa kansalaisten tiedonsaantia keskeneräisistä ja käsitellyistä asioista. Asianhallinnasta ja rekisteröinnistä asiarekisteriin on ohjeistanut tarkemmin Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta. Myös palveluja tuotettaessa muodostuvan tietoaineiston hallinta on toteutettava siten, että tietoaineistosta muodostettavat asiakirjat ovat haettavissa tietokokonaisuudet yksilöivällä tunnuksella. Asiakirjat ja muut tiedot on rekisteröitävä siten, että niiden muodostuminen palvelua tuotettaessa voidaan jälkikäteen todentaa. Rekisteröinti tukee myös tietoaineiston käyttöä arkistossa. Rekisteröinti tukee metatietojen tuottamista, kytkee asiakirjat ja tiedot syntykontekstiinsa sekä mahdollistaa monipuolisemmat haut ja siten luo perustan tiedon käytettävyydelle ja ymmärrettävyydelle. Rekisteröintimetatiedot aikaleimoineen tukevat myös tiedon elinkaaren hallintaa. ✔ Sähköisten allekirjoitusten arkistointi edellyttää metatietojen tuottamista Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti asiakirjan metatietokortille liitettävinä metatietoina. Vähimmäistietoja ovat tiedot siitä, keitä ovat allekirjoittajat ja milloin asiakirja on allekirjoitettu. Allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot esimerkiksi itse PDF-tiedostoon. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa muunnettava toiseen muotoon. Tällöin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan. Asiakirjatiedostoon sisältyvien allekirjoitustietojen säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ei siis ole varmaa. Poikkeuksen tekee vain asiakirjan pinnassa tekstinä näkyvä allekirjoitus. ✔ Asiakirjojen julkisuus, käyttörajoitukset ja henkilötietojen suoja arkistossa Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Asiakirjojen käyttöä ja asettamista saataville voivat kuitenkin rajoittaa muun muassa tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset henkilötietojen suoja immateriaalioikeudet, kuten tekijänoikeudet. Käyttörajoitettavat asiakirjat tulee tunnistaa ja suojata asianmukaisesti. Tietojärjestelmissä henkilötietojen suojaamista, julkisuutta sekä käyttö- ja tekijänoikeuksien toteutumista tuetaan metatiedoilla, käsittelysäännöillä ja käyttöoikeuksilla. Suojaamista ja tiedon käytettävyyttä edistävät lisäksi johdonmukaisesti käytetyt luokitukset ja koodistot sekä asioiden ja asiakirjojen yhtenäiset nimeämiskäytännöt. Tiedonhallintalain (906/2019) 13 §:n mukaan viranomaisen on suunniteltava tietojärjestelmät, tietovarantojen tietorakenteet ja niihin liittyvä tietojenkäsittely siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivatta toteuttaa. Henkilötietojen suojasta on säädetty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) , kansallisessa tietosuojalaissa (1050/2018) ja perustuslaissa (731/1999) . Sääntely koskee merkittävää osaa arkistoitavista asiakirjoista ja tiedoista. Myös arkistovaiheessa henkilötietojen käsittelyä tulee rajoittaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Jotta rajoitukset voidaan toteuttaa luotettavasti ja mahdollisimman automaattisesti, tulee henkilötietoja sisältävät asiakirjat voida tunnistaa, yksilöidä ja eritellä arkistoinnin ja aineistosiirtojen yhteydessä. Arkistointi tarkoittaa sitä, että henkilötietojen käyttötarkoitus muuttuu yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi. Tällöin tietosuoja-asetuksen mukaista velvoitetta virheellisen tai epätarkan henkilötiedon oikaisemiseen ei enää ole. Käyttörajoitukset kannattaa kuvata tiedonhallintamalliin, tiedonohjaussuunnitelmaan tai arkistointisuunnitelmaan. Tietojärjestelmissä käyttörajoituksiin liittyvien metatietojen arvot tulee toteuttaa yksikäsitteisinä ja määrämuotoisina, jotta ne tukevat tiedon ja metatiedon yksiselitteisyyttä, käytettävyyttä ja automaattista käsittelyä silloin, kun aineistoa siirretään arkistoon tai muuten käsitellään koneellisesti. Henkilötietojen merkitsemistä metatietoihin tulee harkita ja arvioida suhteessa käsittelyn tarkoitukseen. Mikäli metatietokentät sisältävät henkilötietoja, tulee se kuvailla ja dokumentoida aineistoja koskeviin kuvauksiin.

Arvioi tietojärjestelmiä suhteessa arkistoinnin vaatimuksiin

Arvonmääritys ja arkistointi kohdistuu tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Niitä tuotetaan, käsitellään, säilytetään, tuhotaan tai arkistoidaan tietojärjestelmissä. Arkistoinnin toteuttamisen helppous tai haastavuus riippuu tiedon rakenteesta ja laadusta sekä tietojärjestelmän ominaisuuksista. Muun muassa siirtotoiminnallisuudet tulisi huomioida kaikkien tietojärjestelmien kehittämisessä. Toiminnallisuuksia pitää myös testata huolellisesti sekä ylläpitää ja tarvittaessa päivittää. Tärkeää on lisäksi tietojärjestelmien käytettävyys, kattava ohjeistus ja järjestelmän käyttäjien perehdyttäminen. Sujuvan arkistoinnin edellytys on, että myös tiedon tuottaminen on johdonmukaista ja tietoon liittyvä metatieto laadukasta.

Tietojärjestelmien arviointi auttaa sinua tunnistamaan arkistointiin liittyviä riskejä, puutteita ja tarpeita. Muodostat sen aikana yleiskuvan siitä, millaisia tietojärjestelmiä organisaatiosi käyttää ja missä arkistoitavia tietoaineistoja muodostuu, säilytetään ja ylläpidetään. Arvioinnin tuloksia voi käyttää uusien järjestelmien kehittämisen yhteydessä. Voi hyödyntää arvioinnissa esimerkiksi oppaan luvussa Arvioi organisaatiosi onnistumista esiteltävää tarkistuslistaa.

Pohdi muun muassa sitä, miten seuraavia osa-alueita koskevat asiat toteutuvat järjestelmässä:

Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet

Kartoitustyön tuloksena syntynyt tieto on syytä dokumentoida tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan tai muuhun kuvausvälineeseen, jonka avulla tehtävien, toimintaprosessien, tietoaineistojen, tietovarantojen ja tietojärjestelmien kokonaisuus on hallittavissa. Tutustu suunnittelu- ja kuvausvälineisiin tämän etapin alasivulla. Dokumentoi myös havaitut puutteet ja kehittämistarpeet, priorisoi ne ja nosta organisaatiosi johdon tietoon. Hyödynnä organisaatiosi toiminnan suunnittelua ja vuosikelloa erikokoisten ongelmien ratkomisen aikatauluttamisessa.

📚 Tietoaineistojen elinkaaren vaiheistaminen tukee suunnittelua

✔ Asiakirjan ja tiedon elinkaaren vaiheita voi tarkastella elinkaaren jatkumomallin avulla Jatkumomalli tukee erityisesti elinkaaren suunnittelua. Elinkaari jäsentyy seuraavasti: Asiakirjan elinkaari alkaa asiakirjan laatimisesta tai sen saapumisesta organisaatioon. Asiakirja otetaan talteen asianhallinta- tai muuhun tietojärjestelmään. Asiakirja liitetään luokitukseen, ja se saa metatiedot. Asiakirjaa käytetään viranomaisen tehtävän hoidossa, ja siitä tulee osa tehtävien hoidon yhteydessä muodostuvia, hyödynnettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot ovat todisteita tehdyistä toimenpiteistä ja todentavat viranomaisen toimintaa. Kun asiakirjan alkuperäinen käyttötarve päättyy, se joko tuhotaan tai arkistoidaan. Arkistoon siirretyt asiakirjat ovat osa asiakirjallista kulttuuriperintöä – yhteiskunnan yhteistä, kollektiivista muistia. Jatkumomalli auttaa hahmottamaan myös tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviä vastuita. Oheisessa kuvassa elinkaarimalliin on sovitettu kansallisen lainsäädännön vaatimukset. Lainsäädännön vaatimukset koskevat muun muassa asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä, henkilötietojen käsittelyä, asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon toteuttamista sekä säilyttämistä ja arkistointia. Kuva: Tiedon elinkaaren hallinta: kooste asianhallinnassa huomioitavista laeista, määräyksistä, ohjeista ja suosituksista. Katso kuva suuremmassa koossa tästä (png) . Lähde: Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, liite 1 (pdf) . Valtiovarainministeriön julkaisuja 2021. Elinkaaren vaiheet ovat riippuvaisia toisistaan, eikä elinkaari aina etene suoraviivaisesti.  Myös arkistoitu tieto voi myöhemmin osoittautua tarpeelliseksi todisteeksi yksilön oikeuksista ja velvollisuuksista tai toimia pohjana myöhemmälle viranomaistoiminnalle. Lähtökohtaisesti nämä tarpeet kuitenkin kuuluvat säilytysvaiheeseen. Lue lisää jatkumomallista Henttonen Pekka: Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen, 2015, s. 81-89. Kilkki, Jaana: Suomalainen erikoisuus: asiakirjojen elinkaaren jatkumomalli, Arkistoviesti 4/2006. Kilkki, Jaana: Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentaminen Suomessa: Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935-2015, 2020, s. 81-84. (pdf).

Muistilista

1. Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta tietoaineistojen elinkaaren hallinta voidaan toteuttaa hallitusti ja minimoida siihen liittyviä riskejä.

2. Huomioi suunnittelussa sekä hallinnollinen, tekninen että sisällöllinen näkökulma.

3. Suunniteltavia arkistointitoimenpiteitä ovat arvonmääritys, elinkaaren hallinta, metatietojen tuottaminen ja arkistokuvailu, arkistointitavan hallinta, arkistoidun tiedon säilyttäminen ja arkistopaikan hallinta.

4. Voit hyödyntää suunnittelussa seuraavaa etenemistapaa:

   • Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi

   • Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit

   • Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset

   • Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta

   • Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet