Etappi 2. Mitä arkistoit - määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto

Toimenpidepolun toinen etappi on arvonmääritys. Arvonmäärityksen tuloksena julkishallinnon tietoaineistoista jää jäljelle kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö tutkimuksen ja muun käytön tarpeisiin. Tietoaineistojen säilytystarpeiden ja arkistollisen arvon tunnistaminen ovat keskeinen osa tiedonhallintaa ja arkistoinnin suunnittelua. Löydät tästä osiosta tietoa siitä mitä arvonmääritys on, miten arkistollista arvoa arvioidaan, miten arkistoitava säilytysmuoto valitaan ja miten vastuut jakautuvat viranomaisen ja Kansallisarkiston välillä näissä tehtävissä.

Piirroshiiri tutkii suurennuslasilla toisen etapin kuvaa. — **Kuva.** Toimenpidepolun toisella etapilla määritellään, mitkä asiakirjat ja tietoaineistot ovat määräajan säilytettäviä ja mitkä arkistoidaan.

Mitä arvonmääritys tarkoittaa?

Arvonmääritys on tiedon elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asia-
kirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Tietoaineistot voidaan arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Arkistointi edellyttää sitä, että tiedon arkistollinen arvo arvioidaan ja tunnistetaan. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä ja missä toimintakontekstissa tiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä.

Tietoaineistojen arkistollinen arvo muodostuu niiden todistusarvosta ja informaatioarvosta. Arkistollisen arvon vuoksi niitä on perusteltua säilyttää ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Todistusarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen arvoa toimintaa dokumentoivina tietoina. Informaatioarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa, yhteiskunnallisia prosesseja ja ilmiöitä yleisesti dokumentoivina tietoina.

Arvonmääritys pitää sisällään myös säilytysaikojen määrittelyn. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 § edellyttää, että viranomainen arvioi tarpeet sen hallussa olevien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämiselle ja määrittää niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee huomioida tehtävää koskeva lainsäädäntö sekä tiedon erilaiset käyttötarpeet. On huomattava että säilytysajan pituutta ja arkistollista arvoa arvioidaan eri perusteilla.

Säilytysaikojen määrittelyä ohjaa Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta tai hallinnonalan ohjaavat viranomaiset. Vastuu määrittelytyöstä sekä säilytysaikojen hallinnasta ja toimeenpanosta on viranomaisella. Viranomaisen tulee arvioida myös tietoaineistojensa arkistollista arvoa, vaikka Kansallisarkisto arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena tekeekin lopullisen päätöksen arkistoitavista tietoaineistoista.

Arvonmääritys ohjaa seulontaa. Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:

arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen
asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan
tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen.

Analogisessa ympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä ja arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Käytännössä näitä keinoja ovat metatietojen ja toiminnallisuuksien yhdistelmät (tilasiirtymät ja vastaavat), arkistoitavien ja tuhottavien poiminnat sekä hävityslistat ja niiden tarkistaminen. Seulontaa voidaan joutua tekemään myös migraatioiden ja aineistosiirtojen yhteydessä, kun ratkaistaan mitä tietoja ja millaisessa rakenteessa siirretään järjestelmästä toiseen.

Arvonmääritys on yhteistyötä

Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee seulontaesityksessä arkistoitavat tietoaineistot, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä.

Arvonmääritys edellyttää moninaisten näkökohtien huomioonottamista ja kokonaisuuksien hallintaa. Se tehdään aina Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja kriteereitä noudattaen. Lähtökohtana on toimijan tehtävien ja toimintojen hyvä tuntemus sekä käsitys niistä kertyvistä tietoaineistoista ja asiakirjoista. Arvonmääritys on usein ristikkäisten intressien punnintaa, jossa hyödynnetään yhteisesti hyväksyttyjä arvonmäärityksen periaatteita ja ohjeita.

Joissain tapauksissa laissa on säädetty tietoaineistojen tai asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Tietoaineistojen arkistollista arvoa on silti syytä tarkastella. Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sille itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoaineistoja pysyvästi. Toisaalta mikäli pysyvä säilytys purettaisiin lainsäädännön muuttuessa, olisi vaara arvokkaan tietoaineiston tuhoutumisesta. Tietoaineistot voi siirtää Kansallisarkistoon arkistoitaviksi seulontapäätöksen perusteella. Ilman seulontapäätöstä Kansallisarkistoon voidaan siirtää vain sellaiset tietoaineistot, jotka on säädetty laissa arkistoitaviksi.

Arvonmäärityksen kriteeristö työvälineenä

Arvonmäärityksen työvälineitä ovat arvonmäärityksen kriteerit, joilla tehtäviä ja niiden hoitamisen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja arvioidaan.

Kriteerejä on yhteensä seitsemän. Tehtäväanalyysin kriteerejä ovat tehtävän merkittävyys, toimintaympäristö ja toimintaprosessi. Informaatioanalyysissa käydään läpi tietoaineistojen tietosisällöt ja käyttötarpeet. Lisäksi analysoidaan säilytysmuotoa ja kustannustekijöitä. Kriteerien tarkempi sisältö ja käyttö arvonmäärityksessä on kuvattu Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa .

📌 ARVONMÄÄRITYKSEN KRITEERIT

✔ Kriteeri 1: Tehtävän merkittävyys

Tehtävän merkityksellä tarkoitetaan tehtävän vaikutusta yhteiskuntaan ja sen
kehitykseen, kansalaisiin ja ympäristöön sekä sitä, kuinka laajaa ja syvää tämä vaikutus on. Tehtävän merkittävyyttä voidaan arvioida suhteessa muihin julkishallinnon tehtäviin. Yhtenä näkökulmana voi olla tehtävän hoitamiseen liittyvä harkintavallan käyttö. Mitä enemmän toimijalla on harkintavaltaa, sitä merkittävämpiä tehtävä ja sen tietoaineistot ovat arvonmäärityksen näkökulmasta.

Tehtävää voidaan arvioida myös suhteessa ajan yleisiin yhteiskunnallisiin arvoihin: miten tehtävä heijastaa ja todentaa yhteiskunnassa vallitsevia arvoja, niihin liittyviä eri intressiryhmien tavoitteita sekä yleisesti hyväksyttyihin arvoihin kohdistuvaa kritiikkiä ja vastapyrkimyksiä. Eri aikoina voidaan painottaa esimerkiksi ympäristöön, turvallisuuteen, talouteen, teknologiaan ja kansainvälisyyteen
liittyviä arvoja ja tehtäviä.

Suomen perustuslaissa mainittujen perusoikeuksien turvaamiseen ja toisaalta niiden rajoittamiseen liittyvät tehtävät ovat merkittäviä ja kuvastavat erityisellä tavalla yhteiskunnassa yleisesti hyväksyttyjen arvojen konkreettista toteutumista. Näitä ovat muun muassa yhdenvertaisuus, oikeus elämään ja henkilökohtaiseen vapauteen, yksityiselämän suoja, liikkumisvapaus, uskonnon ja omantunnon vapaus, kokoontumis- ja yhdistymisvapaus, sivistykselliset oikeudet, oikeus omaan kieleen ja kulttuuriin, omaisuuden suoja sekä oikeus työhön ja elinkeinovapaus.

Ydintehtävien tiedot ovat arvokkaampia kuin tukitehtävien tiedot. Joillekin toimijoille tukitehtävät ovat kuitenkin ydintehtäviä.

✔ Kriteeri 2: Toimintaympäristö

Toimintaympäristön analyysissä tarkastellaan toimijoita ja toiminnan kohteita sekä yhteiskunnallista kehitystä ja poikkeuksellisia ilmiöitä. Analyysissa huomioidaan yhtäläisesti kansalaiset ja yhteisöt, luonnonympäristö ja rakennettu ympäristö. Toimijan arviointi liittyy välillisesti sen tehtävien merkittävyyden arviointiin.

Toimijan ja sen toimivallan arvioinnin periaatteita:

Mitä laajempi yhteiskunnallinen vaikutus toiminnalla on, sitä merkittävämpiä ovat toimijan substanssitehtävistä kertyneet tiedot.
Mitä keskeisempi toimijan asema yhteiskunnassa on, sitä merkittävämpiä ovat sen tuottamat tiedot. Mitä lähempänä toimija on päätöksenteon korkeinta tasoa, sitä suurempi sen vaikutus yhteiskuntaan ja sen kehitykseen yleensä on.
Mitä suurempaa osaa väestöstä toimijan tehtävät koskevat, sitä merkittävämpiä tiedot yleensä ovat. Arvioinnissa on kuitenkin otettava huomioon muut tehtävän merkittävyyteen vaikuttavat tekijät ja tietosuojanäkökohdat.
Mikäli toimijan tehtävät rajoittavat tai erityisellä tavalla turvaavat perusoikeuksia, sitä merkittävämpiä tiedot ovat. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kielellistä, etnistä tai uskonnollista vähemmistöä koskevissa tehtävissä syntyvät tiedot. Tietosuojanäkökohdat tulee
kuitenkin ottaa huomioon näitä tietoja arvioitaessa.
Arkistoitavia ovat tiedot, jotka dokumentoivat hallinnon toimijan toimivaltaa ja
oikeuksia sekä keskeiset toimijan toimintaa dokumentoivat tietoaineistot.

Vaikka itse tehtävä ei olisi merkityksellinen, toiminnan kohdetta koskevat tiedot voivat olla tutkimusta ja intressiryhmiä kiinnostavia ja siten arkistoitavia. Lisäksi tietyt toiminnan kohteet, kuten esimerkiksi maaperä ja vesistöt, ovat hitaasti muuttuvia, joten niitä koskevia tietoja tutkimus voi hyödyntää pitkään sekä alkuperäisessä käyttötarkoituksessa että arkistointitarkoituksessa.

Merkittäviä ovat myös tiedot, jotka valaisevat poikkeavaa yhteiskunnallisen kehityksen muutosta, murrosaikoja ja käännekohtia sekä dokumentoivat merkittäviä ilmiöitä ja tapahtumia.

✔ Kriteeri 3: Toimintaprosessi

Toimintaprosessin eri vaiheissa syntyvien tietojen merkittävyyden arviointi liittyy yhden toimijan kohdalla lähinnä asianhallinta- ja palveluprosesseihin. Monitoimijaprosesseissa se voi liittyä yhteisten tietojärjestelmien käyttöön sekä tietojen talteen ottoon ja arkistointiin.

Toimintaprosessin eri vaiheiden tietoja voidaan arkistoida esimerkiksi seuraavasti:

Merkitykselliset tehtävät

Kaikki toimintaprosessin tiedot arkistoidaan, kuitenkin yleensä seuraavin rajauksin:

Toimijoilla, joiden päätöksiin muutoksenhaku kohdistuu, muutoksenhakuasiakirjat yleensä säilytetään määräajan, lukuun ottamatta oikaisumenettelyä. Lainkäyttöasioiden toimijat pääsääntöisesti arkistoivat muutoksenhakuasiakirjat.
Lausuntoprosessin asiakirjat arkistoi pääsääntöisesti lausunnon pyytäjä.

Vähemmän merkitykselliset tehtävät

Toimintaprosessista arkistoidaan usein ainoastaan päätöstiedot ja valvontaprosessin tiedot. Muut tehtävän tiedot ovat määräajan säilytettäviä (mm. hakemus- eli vireillepanoasiakirjat ja muut valmisteluasiakirjat).

Arvonmäärityksessä on pyrittävä ottamaan huomioon tehtäväkokonaisuudet sekä tehtävän yhteys muihin tehtäviin, joiden suorittamiseen voi osallistua yksi tai useampi toimija. Mikäli samat tiedot ovat useammalla toimijalla, arkistoitavaksi valitaan sen toimijan tiedot, jolla on ensisijainen vastuu tietojen säilyttämisestä tai jonka tiedot ovat parhaiten hyödynnettävissä tutkimusta ja muuta käyttötarkoitusta varten.

✔ Kriteeri 4: Tietosisältö

Arvonmäärityksen kohteena olevan tietoaineiston tietosisältöä arvioidaan irrallaan tehtävästä. Toisin sanoen ainutlaatuinen, kattava ja monipuolisesti käytettävä tietosisältö voi tehdä tietoaineiston arvokkaaksi vaikka tehtävä, jonka yhteydessä se on muodostunut, ei olisi erityisen merkittävä. Tietosisällön arviointia tehdään myös toiminnan kohteiden arvioinnin yhteydessä. Arkistointia puoltavat esimerkiksi seuraavat kriteerit:

Tieto on ainutkertaista, vastaavaa tietoa ei sisälly muihin arkistoitaviin aineistoihin.
Tiedot ovat kattavia alueellisesti, ajallisesti (pitkä jatkumo) tai kohteensa puolesta (kattaa huomattavan osuuden väestöstä tai muusta kohderyhmästä). Kattavuus on tutkimuksen näkökulmasta merkittävä ominaisuus, mistä syystä esimerkiksi asiakastiedot pyritään arkistoimaan kaikkien toiminnan kohteiden (henkilöt, yhteisöt) osalta, mikäli arvonmäärityksen kriteerit muutoin täyttyvät.
Tiedot ovat helposti käytettäviä ja yhdisteltävissä muihin tietoihin.

✔ Kriteeri 5: Käyttötarpeet

Arvonmäärityksessä on huomioitava tietoaineistojen monipuoliset käyttötarpeet: tutkimuksen, yhteiskunnan, talouden, ympäristön ja kansalaisten tiedon, sivistyksen ja itseymmärryksen tarpeet sekä tietojen uudelleenkäyttö.

Arvonmäärityksessä nojataan tietoon siitä, mitä tietoaineistoja tutkimus on tähän asti käyttänyt, mutta pyritään myös ennakoimaan tulevaisuuden tutkimustarpeita yhteistyössä tutkimusyhteisöjen kanssa. Lisäksi eri tieteen- ja tutkimusalojen tietotarpeet ja näkemykset pyritään ottamaan tasapuolisesti huomioon.

Tietoaineistojen pitkäaikainen merkitys alkuperäisessä käyttötarkoituksessa indikoi usein merkittävää arkistollista arvoa ja lyhytaikainen merkitys vähäistä arkistollista arvoa. Arvonmääritykseen vaikuttavat kuitenkin myös muut tekijät, kuten toimintaympäristön ja tietosisällön arviointi.

✔ Kriteeri 6: Säilytysmuoto

Julkishallinnon toiminnasta arkistoidaan ensisijaisesti digitaalisessa muodossa olevaa tietoaineistoa. Arkistoidut digitaaliset tietoaineistot ovat sähköisissä palveluissa tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjat, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisten rekisteritietojen yhdistelymahdollisuudet tarjoavat tutkimukselle ja muulle käytölle aiempaa laajempia lähdeaineistoja.

Mikäli asiakirjoista on käytettävissä sekä analogiset että digitaaliset ilmentymät, ensisijaisesti arkistoidaan digitaaliset ilmentymät. Mikäli asiakirjojen digitaaliset ilmentymät eivät ole riittävän todistusvoimaisia, myös analogiset ilmentymät arkistoidaan.

Mikäli analogiset asiakirjat digitoidaan Kansallisarkiston antamien vaatimusten mukaisesti, asiakirjojen analogiset ilmentymät voidaan tuhota, jos niillä ei ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. Esimerkiksi alkujaan digitaalisina eheästi ja todistusvoimaisesti arkistoitujen asiakirjojen paperitulosteilla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa.

✔ Kriteeri 7: Kustannustekijät

Arvonmäärityksessä ja asiakirjojen säilytysmuodon määrittelyssä kiinnitetään huomiota myös kustannustekijöihin. Kustannusnäkökohdat eivät kuitenkaan saa ensisijaisesti ratkaista, mitkä tietoaineistot arkistoidaan.

Säilytysvaiheessa tietoja joudutaan usein säilyttämään operatiivisissa tietojärjestelmissä pitkiäkin aikoja, ja julkishallinnolle aiheutuu kustannuksia jo yksin tästä säilyttämisestä. Säilytystarpeen määrittely ja määräajan säilytettävien säännönmukainen tuhoaminen alentavat säilytyskustannuksia.
Arvonmäärityksen tavoitteissa ja kriteereissä on otettu välillisesti huomioon sähköisen arkistoinnin kustannustekijöitä.

Tavoitteena on, että tietoaineistot arkistoidaan vain kerran.
Kaikkia tietojärjestelmän tietoaineistoja ei arkistoida, eivätkä kaikkien tietojärjestelmien tietoaineistot ole arkistoitavia.

Arkistoinnin kustannuksia voidaan vähentää noudattamalla yhteisiä standardeja ja suosituksia sekä käyttämällä yhteisesti sovittuja tiedostoformaatteja.

Suojaa arkistoitavat henkilötiedot – älä tuhoa

Arvonmäärityksessä on arvioitava henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoinnin tarpeellisuutta ja oikeasuhtaisuutta. Arkistointitarve on perusteltava.

Henkilötiedon käsite on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)mukaan hyvin laaja, joten tietosuojalainsäädäntö koskee merkittävää osaa arkistoitavista tietoaineistoista. Henkilötietoja ei tule säilyttää tai muuten käsitellä tarpeettomasti. Myös arkistointi on henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain sääntelyä ei kuitenkaan sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin, jos tästä ei ole erikseen säädetty.

Henkilötietojen arvonmäärityksessä arvioidaan tutkimustarpeita ja kulttuuriperintöarvoja suhteessa yksityisyyden suojaan pitkällä aikavälillä. Niin tieteelliselle kuin muullekin tutkimukselle on tärkeää, että arkistoitavat tietoaineistot antavat oikean, totuudenmukaisen sekä riittävän kattavan ja edustavan kuvan siltä ajalta, johon ne liittyvät. Esimerkiksi anonymisointi voi heikentää tietoaineistojen informaatioarvoa ja vaarantaa todistusvoimaisuuden, jolloin niitä ei voida enää pitää autenttisina, luotettavina, eheinä ja käytettävinä tutkimuksen lähteinä. Lisäksi anonymisointi kaventaa aineiston käyttömahdollisuuksia ja estää henkilötietojen yhdistämisen muihin tietoihin.

Arvonmäärityksessä henkilötietoja on punnittava ainakin sivistyksellisten oikeuksien, sananvapauden ja yksityiselämän suojan näkökulmasta. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden luvaton käyttö voi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. Tietosuoja-asetus (2016/679, artikla 9) ja tietosuojalaki (1050/2018, 6 §) mahdollistavat kuitenkin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisia tai yleishyödyllisiä arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten (artikla 9, 2 j). Esimerkiksi terveyteen ja sosiaalihuollon tarpeeseen liittyvät tiedot voivat olla tärkeitä kansanterveyttä koskeviin tutkimustarpeisiin, ja siitä syystä ne voidaan arkistoida.

✔ Henkilötiedot ja erityiset henkilötietoryhmät

Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.

Niin sanottuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvista henkilötiedoista ilmenee henkilön

rotu tai etninen alkuperä
poliittisia mielipiteitä
uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
ammattiliiton jäsenyys
terveyttä koskevia tietoja
seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen
geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten.

Näitä tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden käsittely voi aiheuttaa huomattavia riskejä henkilön perusoikeuksille ja -vapauksille.

✔ Anonymisointi ja pseudonymisointi

Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että henkilöä ei enää voida tunnistaa niistä. Tiedot voidaan esimerkiksi karkeistaa yleiselle tasolle (aggregoida) tai muuttaa tilastolliseen muotoon siten, etteivät yksittäistä henkilöä koskevat tiedot ole enää tunnistettavassa muodossa. Tunnistaminen estyy peruuttamattomasti ja siten, että rekisterinpitäjä tai muu ulkopuolinen taho ei voi enää hallussaan olevilla tiedoilla muuttaa tietoja takaisin tunnistettaviksi.

Anonymisoituja tietoja ei enää katsota henkilötiedoiksi. Niihin ei sovelleta tietosuojasäännöksiä.

Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. Tällaiset lisätiedot täytyy säilyttää huolellisesti erillään henkilötiedoista. Vaikka tiedot olisi pseudonymisoitu, niiden avulla yksilö voidaan edelleen erottaa joukosta ja yhdistää eri tietoaineistoissa.

Pseudonymisoidut tiedot ovat yhä henkilötietoja, ja niiden käsittelyssä on sovellettava tietosuojasäännöksiä. Esimerkiksi henkilötietojen koodaaminen on pseudonymisointia. Koodattuja tietoja ei voida yhdistää tiettyyn henkilöön ilman koodiavainta.

Mikäli pseudonymisoituja tietoja arkistoidaan, on myös koodiavainten arkistoiminen välttämätöntä.

Arkistossa henkilötiedot on suojattava tietosuojasäädösten ja -määräysten edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen suoja on huomioitava suunniteltaessa tietojärjestelmiä ja tietorakenteita, käyttöoikeuksien toteuttamista sekä metatietoja. Tietoturvan toteuttaminen asianmukaisesti fyysisissä toimitiloissa ja digitaalisessa toimintaympäristössä on keskeinen osa henkilötietojen suojaamista.

Tietosuojavaltuutetun toimistovalvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista.

Arvonmäärityksen kohteena ovat tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät

Arvonmäärityksen kohteena ovat aina tehtävät ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuneet ja muodostuvat tietoaineistot, eivät tietojärjestelmät. Kansallisarkisto ei enää anna päätöksiä yksittäisten tietojärjestelmien tiedoille. Esimerkiksi seulontaesityksessä on oltava mukana tiedot kaikista tietoaineistoista, joita tietyn tehtävän hoidossa syntyy, sekä tiedot niistä tietojärjestelmistä, joissa tietoaineistot sijaitsevat. Loogisten tietovarantojen ja niiden sisältämien tietoaineistojen hahmottaminen on arvonmäärityksen kannalta keskeistä.

Asianhallinnan järjestelmiin sisältyvien tietoaineistojen arkistoinnista päätetään pääosin tehtäväluokka- tai asiaryhmätasolla mutta tarvittaessa myös asiakirjatyypeittäin. Tietokantojen tietojen arvonmääritys kohdistuu ensisijaisesti tehtävien arviointiin ja tietoaineistojen informaatioarvoon. Arvonmäärityksen tuloksena arkistoitavaksi jää tehtäväkohtaisia tietoaineistoja kuvailutietoineen.

Analogisten asiakirjojen taannehtiva arvonmääritys

Analogisten asiakirjojen arvonmääritys kohdistuu pääosin jo kertyneisiin asiakirjoihin, joille ei ole annettu seulontapäätöstä. Tällöin kyseessä on niin kutsuttu taannehtiva seulonta. Arvonmääritys tehdään pääosin asiakirjatyyppikohtaisesti tehtävittäin.

Analogisia asiakirjoja koskeviin jo aiemmin tehtyihin seulontapäätöksiin ja niiden arvonmääritysratkaisuihin ei pääsääntöisesti tehdä muutoksia.

Muistilista

Tee arvonmääritys Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja erityisesti kriteereitä noudattaen.
Arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät sekä niiden tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät.
Arvonmääritysratkaisut on perusteltava.
Henkilötietoja voidaan arkistoida, kun se on yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen näkökulmasta perusteltua.

Käytä arvonmääritystyössä Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteerejä.