Mahdollista tiedon käyttö arkistossa

Tiedonhallinta tulee organisoida ja toteuttaa niin, että se tukee viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Samalla tulee varmistaa tietosuojan sekä tietoturvan toteutuminen. Lisäksi viranomaisella on velvollisuus tiedottaa omasta toiminnastaan ja asioiden vireille tulosta.

Arkistolain (831/1994) mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että

• se tukee yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista

• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon

• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu

• asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Julkisuusperiaate koskee myös arkistoituja tietoaineistoja

Julkisuuslain mukaan tiedon pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevien asiakirjojen sisältö on yksilöitävä riittävästi. Viranomaisen velvollisuus on auttaa pyytäjää asiakirjojen yksilöimisessä. Voit tukea asiakasta pyynnön yksilöimisessä tarjoamalla käyttöön riittävät kuvaukset arkistoiduista tietoaineistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus, arkistoluettelot, tehtäväluokitus, tiedonhallintamalli, tietoaineistokohtaiset kuvailutiedot, tietoaineiston sisäisiä hakuja tukevat metatiedot, hyvin suunnitellut tietovarantojen tietorakenteet ja järjestelmien ominaisuudet tukevat arkistokäyttöä. Samoin analogisten tietoaineistojen hyvä järjestys.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tapa avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja ja tietoaineistoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta. Tiedonhallintalautakunta on julkaisut suosituksen asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta.

Arkistovaiheessa tiedon käyttö on tyypillisesti tutkimuskäyttöä, vaikka muitakin tiedontarpeita voi edelleen olla. Tutkijan tiedontarve voi kohdistua yksittäiseen tietoon tai laajaan tietoaineistoon ja tieto voi olla analogisessa tai digitaalisessa muodossa. Periaatteena on, että tieto annetaan pyydetyllä tavalla. Kaikissa tapauksissa tiedon käyttö on järjestettävä tietoturvallisesti ja henkilötietojen suoja huomioiden.

Analogisten asiakirjojen kohdalla tietoturvallinen käyttö tarkoittaa muun muassa sitä, että asiakkaalle on järjestettävä valvottu työskentelytila. Asiakasta ei päästetä arkistotiloihin. Myöskään organisaation omilla työntekijöillä, joiden tehtäviin ei kuulu työskentely arkistossa, ei saa olla esteetöntä pääsyä arkistoon. Tietopyyntöihin voidaan vastata myös suullisesti tai antamalla asiakirjoista jäljennöksiä paperimuodossa tai digitaalisina kopioina.

Digitaalisten aineistojen kohdalla taas on arvioitava, voidaanko käyttö julkisiin tietoihin mahdollistaa tietojärjestelmän selaajatunnusten avulla. Vaihtoehtona on luovuttaa tietoaineistosta pyyntöä vastaava kokonaisuus digitaalisena käytettäväksi viranomaisen näyttöpäätteellä. Tieteellisen tutkimuksen tekijälle voidaan luovuttaa kopio laajasta tietoaineistosta perusteltua käyttölupahakemusta ja aineistonhallintasuunnitelmaa vastaan. Tällaisessa tilanteessa olisi lisäksi tarvittaessa selvitettävä miten tutkimusta varten kerättyjen tietojen suojaaminen käytännössä tapahtuu ja mitä tietoaineistolle tapahtuu sen jälkeen, kun myönnetty käyttöaika on päättynyt eli tuhotaanko vai arkistoidaanko tutkimusaineisto luotettavasti.

Arkiston asiakirjoja lainataan vain omaan organisaatioon virkakäyttöön, toisille viranomaisille, Kansallisarkiston toimipaikkoihin tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua ja asiaton käyttö estetty. Yksityisille asiakirjoja ei lainata, ei esimerkiksi kotilainaksi organisaation omille työntekijöille. Missään tapauksessa viranomaisen kappaletta alkuperäisistä asiakirjoista ei saa antaa tai muuten luovuttaa yksityiselle omaksi edes säilytysaikojen päätyttyä.

Tiedon antamisen tavoista ja määräajoista on säädetty laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Pääosa arkistoon siirretyistä asiakirjoista on julkisia. Tutkija voi saada salassa pidettävän asiakirjan tai tietoaineiston käyttöönsä käyttöluvalla ja sitoumuksella.

📌 Miksi käyttörajoitukset ovat tärkeitä?

Käyttörajoitusmerkintöjen tarkoituksena on helpottaa julkisen ja salassa pidettävän tiedon tunnistamista ja varmistaa, että tietojen luovuttaminen tapahtuu asianmukaisesti. Käyttörajoitukset ilmaistaan tietojärjestelmissä metatietona ja analogisten asiakirjojen yhteydessä usein leimoilla tai muilla merkinnöillä. Käyttörajoitettu kohde ei ole vapaasti saatavilla, vaan sen käyttö vaatii erilaisia toimenpiteitä kuten käyttöluvan hakemista tai fyysistä läsnäoloa tietyssä paikassa tai tilassa. Aineiston käyttöä ja asettamista saataville voivat rajoittaa muun muassa tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset henkilötietojen suojaaminen immateriaalioikeudet, esimerkiksi tekijänoikeus. Käyttörajoitustietojen pitää olla ajantasaisia, ja ne tulisi toteuttaa siten, että ne tukevat tiedon automaattista käsittelyä. Käyttörajoitusmerkinnöistä huolimatta tiedon antaminen on kuitenkin aina harkittava tapauskohtaisesti lainsäädännön perusteella. Salassa pidettäväksi merkityn asiakirjan julkisista osista tulee antaa tieto ja esimerkiksi asianosaisella voi olla asianosaisjulkisuuden perusteella tiedonsaantioikeus salassa pidettävään tietoon. Käyttörajoituksen on perustuttava lainsäädäntöön, jos sillä rajoitetaan viranomaisen asiakirjojen saatavuutta. Viranomaisen asiakirjojen salassa pitämisestä on säädetty julkisuuslaissa. Säädöksiä voi olla myös erityislainsäädännössä. Lisäksi tietosuojalainsäädäntö rajoittaa henkilötietojen käsittelyä myös arkistossa. Käyttörajoituksen perusteeksi ei kelpaa arkiston huono järjestys tai vaikea käytettävyys ellei kyse ole yksityisarkistoista.

Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut tulee olla määritelty ja työntekijät ohjeistettu ja perehdytetty. Ratkaisuvallan tulee olla määritelty esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa asiakirjan julkisuus ei ole selvä. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä.

Arkiston tietopalvelussa sovellettavaa yleislainsäädäntöä:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

• Tiedonhallintalaki 906/2019

• Tietosuojalaki 1050/2018

• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999

• Arkistolaki 831/1994

• Voutilainen Tomi, Oikeus tietoon. Informaatio-oikeuden perusteet. Edita 2019.

Arkistojen käytön edistäminen

Arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä tukevat tietojärjestelmien monipuoliset haku- ja tarkastelutoiminnot. Niiden kehittämisessä on tärkeää muistaa käyttörajoitukset ja erilaiset käyttäjäryhmät sekä mahdollistaa hakujen rajaaminen vain tiettyihin tietokohteisiin. Hakutoiminnallisuuksiin olisi hyvä kuulua sekä tietosisältöön kohdistuva kokotekstihaku että metatietoihin perustuva laajennettu haku. Digitointi ja ja digitoitujen aineistojen sisällöntunnistus edistää analogisena arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä, kun myös niiden tietosisältö saadaan haun piiriin.

Arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä voi edistää jakamalla tietoa arkiston palveluista. Julkisia, digitaalisia tietoja voidaan tarjota verkossa kiinnostuneiden käyttöön tietosuojalainsäädäntö huomioiden. Käytettäviksi voi tarjota arkistohakemistoja tai digitoituja aineistoja. Paikallisesti arkiston profiilia voi nostaa vaikkapa asiakirjanäyttelyiden tai Arkistojen päivän tapahtumien avulla. Kunta voi myös ylläpitää kotiseutuarkistoa paikallisen yksityisluontoisen asiakirja-aineiston arkistoimiseksi.

Muistilista

• Arkistointi tulee organisoida ja toteuttaa niin, että arkistoitavat tietoaineistot toimivat tutkimuksen tiedon lähteinä sekä tukevat viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Samalla tulee varmistaa tietosuojan sekä tietoturvan toteutuminen.

• Arkistokäyttöä tukevat arkistoituja tietoaineistoja koskevat kuvaukset, kuten asiakirjajulkisuuskuvaus ja arkistoluettelot. Tietoaineiston sisällä käytettävyyttä tukevat laadukkaat metatiedot ja kuvailutiedot sekä ajan tasalla olevat ja perustellut käyttörajoitukset.

• Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut tulee olla määritelty ja työntekijät ohjeistettu ja perehdytetty. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä.