Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa
Arkistointi tarkoittaa osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä määriteltyjen tietoaineistojen säilyttämistä sekä niiden säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamista. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ja käytetään sekä nykyisen että tulevan tutkimuksen tarpeisiin ilman aikarajaa eli pysyvästi. Viranomaisen tiedonhallintaa koskevien vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo perustan myös tietoaineistojen arkistoinnille.
Arkistointi edellyttää:
kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tietoaineiston tunnistamista
kykyä tietoaineiston tekniseen säilyttämiseen
tietoaineiston ymmärrettävyyden varmistamista ja käytön mahdollistamista.
Kaikkia tietoaineistoja ei arkistoida, vaan arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Tietoaineistojen arkistollinen arvo määräytyy arvonmäärityksen kriteerien kautta
. Arkistoitujen tietoaineistojen käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä. Arkistoinnissa asiakirjat ja tietoaineistot liitetään osaksi organisaation arkistoa. Arkistoinnin edellytykset on kuitenkin huomioitava tiedonhallinnassa tiedon elinkaaren alusta alkaen.
Mikä on arkisto?
Arkisto on arkistoitavien tietoaineistojen looginen kokonaisuus.
Arkistoon kuuluvat asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on arkistollista arvoa ja jotka ovat joko saapuneet toimijalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä. Joissain tapauksissa myös usea toimija voi yhdessä kerryttää yhteistä tietovarantoa, josta muodostuu arkisto.
Arkistoiksi voidaan kutsua myös arkisto-organisaatioita ja fyysisiä tai digitaalisia arkistotiloja.
ARKISTOINTI-sanan merkitys on muuttunut Suomessa |
|---|
Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, niiden viemistä tai liittämistä arkistoon, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Arkistointi on kytkeytynyt arkistolaissa (831/1994) Arkistointi-sanan merkitys on kuitenkin muuttunut EU.n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019)
 Kuva. Tietoaineistojen arkistointi ja säilyttäminen edellyttävät samoja konkreettisia toimenpiteitä. Säädöshierarkian mukaisesti EU-lainsäädäntö ohittaa kansallisen lainsäädännön ja samantasoinen uusi lainsäädäntö ohittaa vanhemman. EU:n tietosuoja-asetus tuleekin soveltamisjärjestyksessä ensimmäisenä ja tiedonhallintalaki ja tietosuojalaki ennen arkistolakia, joka on tiedonhallinnan laeista vanhin. Siksi on syytä käyttää tietosuojalainsäädännön ja tiedonhallintalain käsitteistöä arkistolain käsitteistön sijasta. Arkistolakia ollaan parhaillaan uudistamassa.  Kuva. Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä 2020-luvun aikana. |
Arkistointi on osa tiedonhallintaa
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys on varmistettu tiedon koko elinkaaren ajan (Finto, Tietotermit ).
Tiedonhallintalaissa (906/2019)tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista. Viranomaisen tiedonhallinnassa korostuvat:
tiedon ja tietoaineistojen alkuperäisten käyttötarpeiden mukaiset vaatimukset,
viranomaisen tehtävien hoidon tukeminen sekä
tietosuojan ja tietoturvan asianmukainen toteuttaminen.
Näiden vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo perustan myös tietoaineistojen arkistoinnille, jonka tavoitteena on tutkimuksellisesti arvokkaan aineiston tunnistaminen sekä sen säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen. Arkistolain (831/1994)mukaan arkistotoimen tehtävänä on
varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen
huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta
määritellä asiakirjojen säilytysarvo
hävittää tarpeeton aineisto.
Erityisesti digitaalisessa toimintaympäristössä tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys arkistossa on riippuvaista elinkaaren eri vaiheissa tehdyistä ratkaisuista ja toimenpiteistä, kuten käytettyjen tietojärjestelmien ominaisuuksista, metatietojen tuottamisesta ja valituista tiedostoformaateista. Digitaalisen arkiston ylläpito, erityisesti tietoaineistojen säilyttäminen eheinä, muuttumattomina ja käytettävinä, tapahtuu osittain tietoturvallisuuden keinoin. Lisäksi tietoaineistojen erilaisten käyttötarpeiden tunnistaminen, eli säilytysaikojen määrittäminen ja arkistollisen arvon arviointi, kytkeytyvät yhteen.
Tiedon erityispiirteiden, kuten julkisuuden, salassapidon ja henkilötietoluonteen, tunnistaminen ja huomioiminen on edellytys asianmukaisten tietosuoja- ja tietoturvamenettelyjen toteuttamiselle niin elinkaaren alkuvaiheessa kuin arkistossakin. Tiedonhallinta muodostaa kokonaisuuden, jossa viranomaisen arkistointiin, tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät tehtävät tukevat toisiaan.
Kuva: Arkistointi on osa tiedonhallintaa. Arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella erilaisia toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä.
Arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Näitä tiedonhallintaan kytkeytyviä arkistointitoimenpiteitä ovat muun muassa:
Arkistoinnin suunnittelu
Arkistollisen arvon määritys
Elinkaaren hallinta
Tietoaineistojen arkistointi tai tuhoaminen säilytysajan päätyttyä
Metatiedot ja arkistokuvailu
Arkistointitavan hallinta
Säilytysmuoto ja tiedostoformaatit
Migraatiot ja muut aineistosiirrot
Arkistopaikan hallinta
Arkistoluovutus
Arkistoitujen tietoaineistojen säilyttäminen
Pitkäaikaissäilytykseen siirtämisestä huolehtiminen
Myös tietoturvatoimenpiteillä on merkittävä rooli myös arkiston ylläpidossa ja tietoaineistojen turvallisessa säilyttämisessä.
Kuva. Arkistoinnin kytkökset tiedonhallintaan. Tiedonhallintalaissa tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä.
Kuva. Tiedonhallinta muodostaa kokonaisuuden, jossa viranomaisen arkistointiin, tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät tehtävät tukevat toisiaan.
Peruskäsitteet: tietovaranto, tietoaineisto, asiakirja ja tieto
Kaikkien julkisen hallinnon toimijoiden toiminnassa muodostuu tietoa. Tietoa kertyy esimerkiksi silloin, kun viranomainen palvelee asiakkaita tai käsittelee hallintoasioita. Tiedoista kertyy tietoaineistoja. Myös asiakirjat muodostuvat tiedosta. Tietoaineistoista voi muodostaa tai muuten erottaa asiakirjoja. Tietoaineistot voi jäsennellä loogisiksi tietovarannoiksi. Asiakirjat ja tietoaineistot syntyvät aina jonkin tehtävän hoitamisen tuloksena ja todentavat toimintaa. Tässä oppaassa tietoa koskevia käsitteitä on pyritty käyttämään kontekstiin sopivalla tavalla siten, että yleiskäsitteenä on tietoaineisto.
Arkistoitaviksi valikoituu arvonmäärityksen perusteella tietoaineistoja, jotka muodostuvat asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Alkuperäistä tietoaineistoa arkistoidaan harvoin kokonaisuudessaan, osa sen sisältämistä asiakirjoista tai muista tiedoista on määräajan säilytettäviä ja tuhotaan säilytysaikojen päätyttyä.
Asiakirja ja viranomaisen asiakirja
Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999)
kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä viranomaisen asiakirja, jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten.
Tietoaineiston ja tietovarannon käsitteet perustuvat tiedonhallintalakiin (906/2019) . Tietovaranto on looginen kokonaisuus, joka voi sisältää eri paikoissa tai tietojärjestelmissä sijaitsevia analogisia ja digitaalisia asiakirjoja ja tietoaineistoja. Tietovarannon tietoaineistoja yhdistävä tekijä on tehtävä, jonka hoitamisen tuloksena ne ovat muodostuneet.
Asiakirjallisella tiedolla tarkoitetaan tietoa, jonka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja.
Tietoaineistolla tarkoitetaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta.
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävää tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Kuva. Asiakirjat muodostuvat tiedoista ja tietoaineistot asiakirjoista tai muista tiedoista. Tietoaineistot puolestaan kuuluvat johonkin tietovarantoon. Näitä kaikkia sitoo yhteen viranomaisen tehtävät.
Tiedonhallintalaissa (906/2019) käytetään pääasiassa käsitettä tietoaineisto. Esimerkiksi tiedonhallintalain 21 §:ssä säädetään, että säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Lisäksi lain 5 §:n mukaan tiedonhallintamalliin on sisällytettävä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta.
Tietoaineisto on vakiintunut kuvaamaan eri kokoisia tietokokonaisuuksia, joita saatettiin aiemmin kutsua aineistoiksi, tietokannoiksi, tietojärjestelmien tietosisällöiksi, ehkä jopa sarjoiksi, akteiksi ja asiakirjavihkoiksi. Tietoaineisto koostuu asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Tiedonhallintalain esitöiden mukaan muilla vastaavilla tiedoilla tarkoitetaan “asiakirjallisia tietoja, jotka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja” (HE 284/2018).
Tietoaineistojen tietosisältöä voidaan jäsennellä myös tietoryhmiksi, kuten asiakastiedoiksi ja lupatiedoiksi. Paikoin tiedonhallintalaissa käytetään tietoaineiston rinnalla tiedon käsitettä. Esimerkiksi lain mukaan tiedonhallintamallin on sisällettävä tiedon säilytysajat (5 §). Toisaalta taas säilytysajat tulee määritellä tietoaineistolle tai asiakirjoille (21 §). Käsitteet ja niihin liittyvät velvoitteet eivät ole aivan yksiselitteisiä.
Viranomaisen vastuu arkistoinnista
Tiedonhallinnan tarkoituksena on tukea julkisten palveluiden toteuttamista entistä laadukkaammin ja tehokkaammin, edistää tietosuojaa, tietoturvallisuutta, tietoaineistojen vastuullista
hyödyntämistä ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Tärkeää on myös edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta. Hyötyjä tavoitellaan tietoaineistojen suunnitelmallisen hallinnan avulla. Turhaa tietoa ei kerätä eikä säilytetä, tietoon liittyvät riskit ovat hallittuja ja tieto tukee johdon päätöksentekoa ja organisaation toimintaa. Arkistointi tukee näiden tavoitteiden toteuttamista vielä pitemmällä aikavälillä. Lisäksi se mahdollistaa tietoaineistojen hyödyntämisen tutkimuksessa.
Viranomaisen arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyvistä vastuista on säädetty arkistolaissa (831/1994) ja laajemmin tiedonhallintalaissa (908/2019) .
Arkistolain (831/1994) mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistotoimea on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä viranomaisen toiminnan avoimuutta. Lisäksi arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tiedonhallinnassa. Käytännössä viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien on huolehdittava siitä, että tietoaineistot, joilla on arkistollista arvoa, pystytään arkistoimaan. Velvoitteet koskevat samalla tavalla niin alkujaan digitaalisia, digitoituja kuin analogisia tietoaineistoja.
Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on:
määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa lainsäädännössä (esimerkiksi arkistolaissa) säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut;
ajantasaiset ohjeet tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta;
tarjolla koulutusta, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista;
asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi;
järjestetty riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta.
Hoituuko arkistointi kaiken muun ohessa? Lainsäädännössä ei mainita riittäviä resursseja, mutta viranomaisen tulee varata tehtäviensä hoitoon sellaiset resurssit, että tehtävät voidaan suorittaa asianmukaisesti. Riskienhallinnan näkökulmasta riittävät resurssit ja osaaminen ovat kriittisiä tekijöitä arkistoinnin onnistumisessa.
Arkistotoimen tehtävät ovat julkisen hallintotehtävän hoitamista, jota viranomainen ei voi antaa yksityisen hoidettavaksi. Suomen perustuslain (731/1999) 124 §:n mukaan julkinen hallintotehtävä voidaan antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla, jos se on tarpeen tehtävän tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi eikä vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hyvän hallinnon vaatimuksia. Tällaisesta mahdollisuudesta ei ole säädetty arkistolaissa (831/1994) . Arkistotoimen vastuut ja tehtävät kytkeytyvät kiinteästi tiedonhallintalaissa (906/2019) säädettyihin tiedonhallinnan vastuisiin ja tehtäviin. Myöskään tiedonhallintalaki ei mahdollista tiedonhallinnan vastuiden delegointia yksityisille toimijoille, Joissain tapauksissa vastuiden delegoinnista on säädetty muussa lainsäädännössä.
Viranomainen voi kuitenkin hankkia yksityiseltä mm. arkistotoimea ja tiedonhallintaa koskevaa koulutusta, asiantuntija-apua kehittämistehtäviin, digitointipalveluja ja määräajan säilytettävien asiakirjojen tuhoamispalveluja. Lisäksi kunnat voivat yhdessä järjestää arkistotoimen tehtävien hoidon ja jakaa yhteiset arkistotilat. Vastuuta koko arkistotoimen hoidosta ei voi luovuttaa toisen viranomaisen tehtäväksi.
Arkistotoimen ja tiedonhallinnan organisointia ja vastuiden määrittelyä käsitellään mm. Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa johdon vastuiden toteuttamisesta tiedonhallinnassa .
Tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjausvastuut
Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot kuvailutietoineen.
Julkisen hallinnon tiedonhallintaa ohjaa julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta ja arkistointia Kansallisarkisto. Tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto tekevät yhteistyötä, sillä tiedonhallintaa, tietoturvaa, asiankäsittelyä ja arkistointia toteutetaan ja kehitetään monilta osin samoilla keinoilla. Myös tavoitteet ovat osittain yhteisiä.
❓ Usein kysytyt kysymykset
Kansallisarkiston tehtävänä on Kansallisarkistosta annetun lain (1145/2016) mukaan:
varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen;
toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena, ja
edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta.
Arkistolain (831/1994) mukaan Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoitamisessa, päättää arkistoitavista tietoaineistoista ja asiakirjoista sekä vastaanottaa viranomaisten Kansallisarkiston haltuun siirtämät tietoaineistot.
Viranomaisen on arkistolain (831/1994)mukaan hoidettava arkistotointa siten, että
se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista,
yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon,
yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu, ja
asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.
Lisäksi viranomaisen on arkistolain velvoittamana
määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.
ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja tiedonhallintamallia sekä määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat,
arvioitava asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollista arvoa ja tehtävä niistä seulontaesitys Kansallisarkistolle,
laadittava arkistoitaviksi määrätyt asiakirjat ja tallennettava tiedot pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen,
säilytettävä asiakirjoja siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
hävitettävä määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.
huomioitava arkistoinnin vaatimukset tiedonhallinnassaan.
Valtion viranomaisten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjansa Kansallisarkistoon ja vastattava siirron kustannuksista.
Lisäksi viranomaisen on huomioitava tiedonhallintalaissa (906/2019) säädetyt tiedonhallinnan vastuut ja tehtävät.
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta arvioi tiedonhallintalaissa (906/2019) säädettyjä tiedonhallintaan liittyvien viranomaisen tehtävien toteutumista. Näitä ovat:
tiedonhallinnan järjestäminen,
tiedonhallintamallin laatiminen,
tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttaminen,
tietojen luovuttaminen teknisen rajapinnan avulla,
katseluyhteyden järjestäminen,
asiakirjajulkisuuskuvauksen laatiminen sekä
asiarekisterin ylläpitäminen ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttaminen.
Lisäksi lautakunta edistää tiedonhallintalaissa (906/2019) säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tämän lain vaatimusten toteuttamista.
Tiedonhallintalautakunnan tehtävät kohdentuvat säilytysvaiheessa oleviin tietoaineistoihin. Kansallisarkiston tehtävät kohdentuvat arkistoitaviin eli tutkimuksellisesti arvokkaisiin ja kulttuuriperintöön kuuluviin tietoaineistoihin.
Kansallisarkiston tehtävänä on:
varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen,
toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena, ja
edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta.
- Laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja arkistolaki (831/1994)
Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoitamisessa, päättää arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkiston haltuun siirtämät tietoaineistot.
Arkistointivelvoite koskee arkistolain (831/1994)piirissä olevia seuraavia toimijoita
valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia;
kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä;
Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja;
valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia;
ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä
muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja.
Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain.
Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen.
Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään.
Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin.
Käsitteiden arkistointi, pysyvä säilyttäminen ja säilyttäminen erot perustuvat tietosuojalainsäädäntöön (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tiedonhallintalakiin (906/2019). Jaottelu perustuu henkilötietojen käyttötarkoituksiin.
Säilyttäminen viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan, ja se tarkoittaa tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia sekä muun muassa oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten.
Pysyvä säilyttäminen ei tarkoita samaa kuin arkistointi, vaan tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Myös voimassa olevassa, vuonna 1994 säädetyssä arkistolaissa käytetään käsitettä pysyvä säilyttäminen, mutta eri merkityksessä.
Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa arkistolain (831/1994)
käsitettä pysyvä säilytys.
Toimenpidepolun etapit
Siirry toimenpidepolulle tästä.