Esimerkkejä arvonmäärityksestä
Tutustu sivun esimerkkeihin ja opi millaisissa tilanteissa seulontaesitys on tehtävä ja mitä seikkoja sen laatimisessa kannattaa ottaa huomioon.
Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija tekee Kansallisarkistolle seulontaesityksen, jossa perustelee arkistoitavat tietoaineistot. Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä.
Tapaus 1: Aiempi seulontapäätös on vanhentunut ja koskee vain osaa tietoaineistoista
Toimijan tehtävissä muodostuvien tietoaineistojen arvonmääritys on tehty edellisen kerran 2000-luvun alussa, jolloin arkistolaitos määräsi arkistonmuodostussuunnitelman perusteella asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä.
Annettu päätös koski vain asianhallintajärjestelmän avulla hoidettuja tehtäviä ja siitä rajattiin pois kaikki ydintehtävien hoitamisessa käytettävät, erillisten tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot. Lisäksi päätöksen antamisen jälkeen toimijan tehtävät ovat muuttuneet lainsäädäntömuutosten seurauksena.
Miten tästä eteenpäin? |
Arvioi tietoaineistojen arkistollista arvoa tehtävä kerrallaan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. |
Huomioi samaan tehtävään liittyvät, eri tietojärjestelmissä käsiteltävät ja säilytettävät tietoaineistot ja arvioi ne kokonaisuutena. |
Älä kopioi jo vanhentuneiden seulontapäätösten arvonmääritysratkaisuja valmisteltavaan esitykseen vaan huomioi toimintaympäristön, tehtävän merkityksen ja arvonmäärityksen kriteerien mahdolliset muutokset. |
Merkitse organisaatiosi arvio tietoaineistojen arkistollisesta arvosta tehtävittäin tiedonohjaussuunnitelmaan tms. tiedonhallintamalliin sisältyvään kuvaukseen ja liitä kuvaus seulontaesitykseen. Perustele esityksesi arvonmäärityksen kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa tehtävittäin ja tietoaineistoittain. |
Tapaus 2: Tietojärjestelmästä ollaan luopumassa, mutta sen sisältämältä tietoaineistolta puuttuu arvonmääritys
Toimija on päättänyt luopua vanhentuneesta tietojärjestelmästä, jota käytetään erään rekisterin ylläpitojärjestelmänä. Toimija on hoitanut rekisterillä ja tietojärjestelmällä sen vastuulla olevaa tehtävää. Tietojärjestelmässä käsiteltyjä tietoaineistoja ei ole kuvattu toimijan arkistonmuodostussuunnitelmassa tai tiedonohjaussuunnitelmassa.
Kansallisarkisto tai sen edeltäjät eivät ole koskaan määränneet tietojärjestelmässä käsiteltyjen tietoaineistojen arkistoinnista. Tietojärjestelmän tietoja ei saa hävittää ennen kuin arvonmääritys on tehty. Toimijan on tehtävä seulontaesitys Kansallisarkistolle tietoaineistojen arkistoinnista tai tuhoamisesta (määräaikainen säilytys).
Miten tästä eteenpäin? |
Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi. Hanki riittävät taustatiedot. |
Arvioi tietojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtävää että rekisterin tietoaineistoja. |
Koska kyseessä on rekisterin tiedot, ota arvioinnissa huomioon ensisijaisesti tehtävä ja rekisteritietojen kokonaisuus, mutta huomioi tarvittaessa myös yksittäisten tietojen arkistollinen arvo. |
Perustele tietojen arkistointi tai tuhoaminen arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä, ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa. Esimerkiksi tehtävän merkittävyys ja/tai tietosisällön arvo eri käyttötarkoituksissa. Harkitse tietoaineistojen kuvaamista tiedonhallintamallin kuvauksiin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmaan. Tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyssä tarvittava ryhmittely tukee myös tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelyä. |
👉 Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti |
Tapaus 3: Yksityisen toimijan lakisääteisten tehtävien tietoaineistojen ja asiakirjojen arvonmääritys
Yksityiselle toimijalle on laissa säädetty julkinen tehtävä, joka on aiemmin kuulunut viranomaiselle. Julkisen tehtävän osalta yksityisen toimijan on noudatettava arkistolakia ja asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja.
Miten tästä eteenpäin? |
Yksityinen toimija voi noudattaa viranomaiselle aiemmin annettua seulontapäätöstä, mikäli se on julkisen tehtävän osalta ajantasainen. Seulontaesitystä ei tällöin tarvitse tehdä. |
Mikäli lakisääteiset palvelutehtävät ovat muuttuneet, on seulontapäätöstä ajantasaistettava. |
Tee seulontaesitys lakisääteisten, julkisten tehtävien tietoaineistoista ja asiakirjoista. Yksityisen toimijan yksityisluonteisia tehtäviä ei tarvitse sisällyttää seulontaesitykseen. |
Mikäli samoja tehtäviä hoitavia yksityisiä toimijoita on useita, kannattaa seulontaesitys laatia yhteistyönä. Mikäli yhteistyötä ei synny, voi esityksen valmistella myös yksi toimija. Valmistelun aikana muilta pyydetään tarvittaessa lausunnot/kommentit. |
Tapaus 4: Erillislainsäädännössä määriteltyjen rekisterien tietojen arvonmääritys
Toimija käyttää tehtävän hoitamiseen rekisteriä, jonka tietosisällöstä on säädetty laissa. Rekisteriä koskevassa laissa on myös säädetty, että osa tiedoista on poistettava rekisteristä tietyn määräajan jälkeen ja osa tiedoista on pysyvästi säilytettäviä. Rekisterin tietojen arkistollista arvoa ei kuitenkaan ole arvioitu eikä niitä koskevaa Kansallisarkiston seulontapäätöstä ole koskaan annettu.
Poistaminen, tuhoaminen, pysyvä säilyttäminen ja arkistointi.
Poistaminen ei tarkoita tietojen tuhoamista vaan poistamista rekisteristä säilytysajan tai rekisteröinnin päätyttyä. Poistetut tiedot voidaan arkistoida tutkimustarkoituksia varten.
Tuhoaminen tarkoittaa tietojen lopullista tuhoamista. Tuhotut tiedot eivät ole millään keinoin palautettavissa käyttökelpoisiksi.
Pysyvä säilyttäminen saattaa viitata sekä arkistointiin että pysyvään käyttötarpeeseen henkilötietojen alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Merkitystä voi koettaa tulkita lain perustelujen avulla. On syytä huomata että käsitteiden muutos tapahtui EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)
myötä vuonna 2016.
Vaikka laissa säädetty pysyvä säilyttäminen olisi tulkittavissa säilyttämiseksi alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, on tietoaineistot syytä arvonmäärittää. Henkilötietojen pysyvän säilyttämisen tarvetta saatetaan ajan kuluessa arvioida uudestaan ja muuttaa säilytys määräaikaiseksi.
Miten tästä eteenpäin? |
Tee seulontaesitys Kansallisarkistolle rekisterin tietoaineistojen arvonmääritystä varten. |
Arvonmääritys koskee kaikkia rekisterin tietoja, ei pelkästään laissa määriteltyjä henkilötietoja. |
Toimija voi ottaa lainsäätäjän arviot tietoaineistojen pysyvästä tai määräaikaisesta säilyttämisestä seulontaesityksessään huomioon, mutta niistä voidaan myös poiketa arvioitaessa tietoaineistojen arkistollista arvoa. |
Kansallisarkistolla on arkistolaissa säädetty tehtävä ja oikeus määrätä arkistoitavista asiakirjoista, mikäli kyseisiä asiakirjoja ei ole erikseen säädetty arkistoitavaksi tai tuhottavaksi. Laissa arkistoitaviksi säädetyt tietoaineistot voidaan siirtää Kansallisarkistoon ilman Kansallisarkiston seulontapäätöstä.
Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sillä itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoaineistoja alkuperäisissä käyttötarkoituksissa pysyvästi. Toimija ei voi siirtää näitä rekisterin tietoaineistoja Kansallisarkistoon arkistoitaviksi, koska niiltä puuttuu Kansallisarkiston seulontapäätös.
Tapaus 5: Ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen arvonmääritys ennen digitointia
Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet ennen 1.1.2022. Osalla asiakirjoista ei ole seulontapäätöstä eli Kansallisarkisto ei ole määrännyt asiakirjojen arkistoinnista. Aineiston kulttuurihistoriallista arvoa ei ole arvioitu.
Miten tästä eteenpäin? |
Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös. |
Arvioi asiakirjojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtäviä että asiakirjojen tietosisältöjä. |
Perustele seulontaesityksessä asiakirjojen arkistointi tai määräaikainen säilytys arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa. |
Tutustu ennen digitointia Kansallisarkiston antamaan seulontapäätökseen (KA/15927/28.02.01/2023) |
Digitoi asiakirjat ajantasaisten digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti sekä varmista digitoitujen asiakirjojen todistusvoimaisuus. |
Mikäli tietoaineisto on digitoitu aiemmin
voit soveltaa omatoimisesti Kansallisarkiston antamaa päätöstä (KA/15927/28.02.01/2023) |
Mikäli tietoaineisto on digitoitu jo ennen 1.1.2022 eivätkä digitoidut ilmentymät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointimäärityksiä tai vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia, tee seulontaesitys säilytysmuodosta. Tällöin Kansallisarkisto arvioi voidaanko analogiset asiakirjat korvata digitoiduilla asiakirjoilla. |